Des moyens simples d'améliorer la communication d'équipe avec Austin Norton et David Patton

Avez-vous déjà pensé aux meilleurs moyens de communiquer avec votre équipe ?

De nombreuses entreprises mettront tout leur cœur et leur âme à élaborer les meilleurs moyens de faire passer leur message aux clients. Mais lorsqu'il s'agit de communications internes, elles sont souvent négligées.

Dans cet épisode de The Visual Lounge, Austin Norton (chef de projet) et David Patton (spécialiste du marketing de partenariat) de TechSmith rejoignent l'hôte Matt Pierce pour discuter de l'importance d'une bonne communication au sein de votre équipe.

Austin et David expliquent comment l'utilisation de simples captures d'écran ou de vidéos peut faire passer des messages beaucoup plus rapidement et plus clairement. Ils nous expliquent leurs différentes approches pour créer des vidéos internes et expliquent comment l'ère du travail à distance a affecté notre volonté d'être devant la caméra.

Vous pouvez regarder la vidéo sur ce sujet en haut de cet article, pour écouter l'épisode du podcast, cliquer sur lecture ci-dessous ou lire la suite pour en savoir plus…

Captures d'écran vs communication écrite

La plupart des entreprises de l'ère distante s'appuient sur des choses comme le courrier électronique ou Slack, avec l'appel occasionnel de Zoom. Mais Austin préfère une approche plus visuelle. Il dit qu'en utilisant des captures d'écran, il peut faire passer son message beaucoup plus clairement qu'en écrivant une simple phrase.

« Si je commence à décrire quelque chose qui est une phrase ou plus, j'essaie d'utiliser une capture d'écran ou un visuel pour lui rendre justice et l'expliquer. C'est tellement plus facile pour quelqu'un de pouvoir regarder ce que je vois.

David est d'accord et le compare à prendre des photos. Un bon photographe et un photographe diffèrent parce qu'un grand photographe sait simplement quand sortir son appareil photo. Il dit qu'une fois que vous avez pris l'habitude de faire des captures d'écran et des captures d'écran, cela devient une seconde nature.

"Ce qui me déclenche, c'est lorsque je commence à taper des instructions, et je pense que je pourrais simplement prendre une photo et mettre des flèches, et peut-être même inclure des chiffres. C'est comme une seconde nature maintenant.

Utiliser la puissance de la vidéo dans la communication interne

Allant un peu plus loin que l'humble capture d'écran, les gars de TechSmith aiment aussi utiliser la vidéo pour communiquer en interne. Une vidéo est un peu plus flexible qu'une capture d'écran et vous permet d'expliquer les instructions en détail.

Avec l'ère du travail à distance, l'utilisation de la vidéo est devenue une solution naturelle pour de nombreuses organisations. À l'heure actuelle, nous sommes tous tellement habitués à nous voir à l'écran, mais nous n'avons pas à nous fier uniquement à Zoom. Nous pouvons également créer des ressources vidéo que les gens peuvent regarder à leur propre rythme.

David suggère une configuration simple pour la vidéo. Il n'a pas besoin d'être fantaisiste. Avec une caméra et un microphone installés, David porte son attention sur le contenu lui-même. Que dira-t-il devant la caméra ?

« Je réfléchis à ce que je veux dire. J'ouvre un document et je fais juste quelques puces sur les sujets de ce que je veux dire.

Son approche pour créer une vidéo consiste simplement à s'asseoir devant la caméra et à converser avec elle. Il parle pendant environ 30 ou 40 minutes et prend de très longues pauses entre les pensées où il réfléchit à ce qu'il va dire ensuite.

« Je dois vraiment entrer dans cette zone où je peux laisser tomber mes hésitations et mes défenses. Et à ce moment-là, je continue à rouler, je continue. Et quand j'ai l'impression d'avoir tout donné, je l'éteins. Je vais à Camtasia. Et puis j'ai juste coupé, coupé, coupé.

C'est la façon de faire de David, mais qu'en est-il d'Austin ?

Austin adopte une approche totalement différente. Il préfère créer des vidéos courtes et douces sans trop de travail de préparation et de montage.

« J'utilise généralement un enregistreur vidéo Snagit , car c'est ce à quoi je suis habitué. Je commence un enregistrement vidéo et j'essaie de les garder deux minutes ou moins parce que si je vais plus longtemps, je continue à radoter.

Austin préfère cette façon de travailler car il sait qu'il pourrait passer deux fois plus de temps à écrire une longue description d'un nouveau projet et à vérifier les fautes de frappe. Au lieu de cela, il réalise une vidéo de deux ou trois minutes et l'envoie à l'équipe.

"Ils peuvent entendre directement de moi quelle est la demande et ne pas avoir à lire entre les lignes de ce que j'ai écrit."

Jouez sur vos points forts

Et si être devant la caméra n'était pas pour vous ? Tout le monde n'aime pas parler à une caméra, mais cela signifie-t-il que la communication de votre équipe doit en souffrir ?

David dit non. Bien qu'il aime utiliser la vidéo pour faire passer son message, il pense que la chose la plus importante à retenir est de jouer sur vos points forts. Faire une vidéo est ce avec quoi il se sent à l'aise, mais ce n'est pas pour tout le monde.

Certaines personnes peuvent être d'excellents orateurs de présentation PowerPoint. D'autres peuvent avoir besoin d'une vidéo qu'ils peuvent enregistrer et corriger les erreurs. D'autres préfèrent simplement enregistrer leurs écrans et en parler s'ils n'aiment pas être devant la caméra.

"Faites votre propre truc, et tant que cela reflète votre personnalité, je pense que ça va vraiment transparaître."

Amener les gens à regarder votre contenu

Une fois que vous avez consacré du temps et des efforts à votre contenu, comment pouvez-vous amener les gens à le regarder ?

Austin dit que c'est un risque, et vous ne pouvez pas en être certain. Mais il dit qu'essayer de trouver des moyens de permettre aux gens d'interagir et de poser des questions est un bon début. La bonne chose à propos de la vidéo est que vous pouvez laisser les gens la regarder à leur propre rythme.

Si vous voulez vraiment creuser dans les statistiques, vous pouvez utiliser quelque chose comme Knowmia de TechSmith. Knowmia aide les gens à interagir avec la vidéo et mesure également l'efficacité et les performances du contenu.

David ajoute qu'une chose que vous devez apprendre à faire est de dissocier les points de vue et les commentaires de la qualité du travail que vous avez fait. Il reconnaît que nous sommes tous bombardés d'e-mails, de liens et de vidéos à regarder, il est donc important de ne pas le prendre personnellement si peu de personnes regardent votre vidéo.

Il a cependant quelques suggestions pour encourager les points de vue :

• Ne postez pas votre vidéo le vendredi. Tout le monde se prépare pour le week-end
• Affichez-le là où les gens peuvent le voir. Si personne n'utilise vraiment le courrier électronique, publiez-le dans Slack là où les gens recherchent
• Indiquez toujours la durée de votre vidéo dans le titre, afin que les gens sachent à quoi s'attendre

Comment la vidéo a changé la réunion hebdomadaire moyenne

Beaucoup d'entreprises ont une réunion le lundi matin. Chez TechSmith, il s'agissait de passer un microphone et d'enregistrer la réunion afin que les gens puissent la regarder plus tard. Il y aurait généralement une présentation PowerPoint et/ou une vidéo.

David dit que les réunions reposent davantage sur la vidéo maintenant.

« En fin de compte, toutes les informations sont transmises par vidéo maintenant qu'il n'y a plus personne dans une même pièce. Ainsi, l'ensemble du support a vraiment changé et s'est déplacé pour devenir une expérience en ligne uniquement, une expérience vidéo exclusivement à ce stade.

Fait intéressant, cela a changé le sentiment des réunions du lundi parce que tout le monde est à la maison et parle juste devant sa caméra.

"La teneur de la conversation est devenue moins présentationnelle et plus conversationnelle."

Austin ajoute que la barrière à l'entrée semble désormais plus faible. Peu importe que vous parliez à trois personnes ou que vous donniez une grande présentation. C'est la même chose parce que tout ce que vous faites, c'est regarder une caméra.

En créant des vidéos comme celle-ci plutôt que des présentations en direct, vous pouvez gagner du temps, vous sentir plus à l'aise et donner également à votre équipe la possibilité de les regarder à leur propre rythme.

Si vous êtes prêt à commencer à expérimenter la vidéo ou l'enregistrement d'écran dans votre équipe, consultez les outils de TechSmith - Camtasia, Snagit et Knowmia ou rendez-vous à la TechSmith Academy pour des tonnes de ressources gratuites.

Pour plus de conseils et d'astuces d'experts, visitez TechSmith Academy sur YouTube ou écoutez le podcast.