Comment utiliser un filtre avancé dans Microsoft Excel

Bien que Microsoft Excel offre une fonctionnalité intégrée pour filtrer les données, vous pouvez avoir un grand nombre d'éléments dans votre feuille ou avoir besoin d'un filtre plus complexe. Ici, nous allons vous expliquer comment créer un filtre avancé dans Excel.

Comment configurer la plage de critères

Avant de pouvoir utiliser le filtre avancé dans Excel, vous devez créer une plage de cellules pour les conditions que vous utiliserez.

Ajoutez au moins quelques lignes au-dessus de vos données pour commencer ; vous pouvez toujours insérer plus de lignes si nécessaire. Gardez à l'esprit que vous aurez besoin d'une ligne pour les étiquettes et d'une ligne vide entre les critères et les données.

CONNEXION: Comment insérer plusieurs lignes dans Microsoft Excel

Dans la ligne du haut, saisissez les libellés de vos colonnes. Ceux-ci doivent correspondre à ceux de vos données car ils seront utilisés pour les critères de filtrage.

Nous utiliserons un exemple tout au long de ce didacticiel. Vous trouverez ci-dessous les données que nous utilisons.

Nous insérons ensuite cinq lignes au-dessus de nos données. Nous avons une ligne pour les étiquettes, trois pour les critères et une ligne vide. Nous copions ensuite nos en-têtes de colonne dans la première ligne. Donc, maintenant, notre feuille ressemble à ceci :

Une fois que vous avez configuré la plage de vos conditions de filtre, vous êtes prêt à créer le filtre avancé.

Conseil : Vous pouvez nommer votre plage de critères pour l'insérer automatiquement dans le filtre si vous le souhaitez.

Saisie de critères pour un filtre avancé dans Excel

Pour entrer des critères pour votre filtre Excel avancé dans une cellule, vous utiliserez le format ="=variable" .

Le premier signe égal commence la chaîne et les guillemets contiennent les critères. Vous pouvez utiliser les opérateurs de comparaison normaux pour vos conditions. Voici quelques exemples.

• Égal à Smith : ="=Smith"
• Différent de Smith : ="<>Smith"
• Moins de 100 : ="<100"
• Supérieur ou égal à 100 : =">=100"

Lorsque vous tapez les critères de cette manière dans la cellule, Excel les convertit au format dont il a besoin pour le filtre.

Comment utiliser un filtre Excel à un seul critère et à une seule colonne

La meilleure façon de commencer est avec un exemple simple utilisant une condition et une colonne. Ici, nous filtrerons nos données en fonction de l'identifiant d'emplacement 2B.

Accédez à la colonne "Identifiant de l'emplacement" et saisissez ce qui suit pour égal à 2B dans la première ligne sous l'étiquette :

 ="=2B" 

Ensuite, sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données, accédez à l'onglet Données et choisissez "Avancé" dans la section Trier et filtrer du ruban.

Dans la fenêtre contextuelle, commencez par choisir où vous souhaitez que les données filtrées apparaissent. Vous pouvez le filtrer en place ou à un autre endroit. Si vous choisissez ce dernier, entrez l'emplacement dans la zone Copier vers.

Confirmez maintenant les cellules dans la zone List Range. Excel devrait les avoir ajoutés automatiquement pour vous, alors assurez-vous simplement qu'ils sont corrects.

Ensuite, entrez la plage de cellules dans la zone Plage de critères. Vous pouvez le faire facilement en cliquant à l'intérieur de la zone, puis en utilisant votre curseur pour faire glisser la plage dans votre feuille. Veillez à inclure les cellules d'étiquette de colonne et uniquement les lignes supplémentaires avec des cellules contenant des critères. Si vous incluez des lignes vides, il est fort probable que les résultats de votre filtre soient incorrects.

Cochez éventuellement la case si vous souhaitez uniquement des enregistrements uniques. Cliquez sur "OK" lorsque vous avez terminé.

Vous devriez alors voir vos données filtrées. Si vous choisissez de filtrer vos données sur place, les autres lignes doivent être masquées. Ici, nous avons choisi un emplacement dans notre feuille pour les données filtrées.

CONNEXION: Comment compter les valeurs uniques dans Microsoft Excel

Comment utiliser un filtre Excel à plusieurs critères et à une seule colonne

Vous souhaitez peut-être filtrer les données à l'aide de plusieurs conditions qui apparaissent dans une seule colonne. Vous pouvez le faire avec un filtre Excel avancé. Par exemple, nous filtrerons nos données pour les ID de localisation 1B et 2B.

Accédez à la colonne ID d'emplacement et saisissez les critères dans deux lignes distinctes, 2 et 3, en commençant directement sous l'étiquette.

 ="=1B"

 ="=2B"

Ça devrait ressembler à ça:

Sélectionnez une cellule dans votre ensemble de données, accédez à l'onglet Données et choisissez "Avancé" pour ouvrir l'outil de filtrage.

Complétez les mêmes détails qu'auparavant, mais cette fois, développez la plage de critères pour inclure la condition supplémentaire. Cliquez sur "OK" pour appliquer le filtre.

Vous devriez alors voir les deux résultats du filtre à l'emplacement que vous avez choisi.

Comment utiliser un filtre Excel à plusieurs critères et plusieurs colonnes

Ensuite, nous verrons comment utiliser plusieurs conditions dans un filtre Excel avancé. Il peut s'agir de critères ET ou OU. Par exemple, vous pouvez filtrer pour que l'ID d'emplacement soit égal à 1A et que Lead soit égal à Jones lorsque toutes les conditions sont vraies. Ou vous pouvez filtrer pour que l'ID d'emplacement soit égal à 1B ou que Lead soit égal à Jones lorsque toutes les conditions sont vraies.

CONNEXION: Comment utiliser les fonctions logiques dans Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT

Toutes les conditions sont vraies

Pour filtrer avec une condition AND, vous placerez les deux critères dans la même ligne sous leurs étiquettes correspondantes.

Ainsi, nous entrons ce qui suit sous l'étiquette d'ID d'emplacement dans la ligne 2 :

 ="=1A"

Ensuite, nous entrons ce qui suit sous le libellé Lead, également à la ligne 2 :

 ="= Jones"

Il ressemble à ceci :

Et comme avant, sélectionnez une cellule dans l'ensemble de données, accédez à l'onglet Données et choisissez "Avancé" pour ouvrir l'outil.

Pour ce filtre, nous modifions notre plage de critères car elle ne comprend que les lignes 1 et 2. Ajustez les autres options si nécessaire et cliquez sur "OK".

Remarque : Notez dans la capture d'écran qu'Excel a nommé notre plage de critères pour nous. Vous pouvez voir la même chose lorsque vous réutilisez la même plage de cellules.

Nous avons alors notre seul résultat. N'oubliez pas que placer les critères dans la même ligne indique l'opérateur AND. Ainsi, même si nous avons Jones comme responsable pour deux emplacements, nous avons filtré uniquement l'emplacement 1A avec Jones.

CONNEXION: Comment voir toutes les plages de cellules nommées dans un classeur Excel

Toutes les conditions sont vraies

Ensuite, nous filtrerons à nouveau par plusieurs conditions, mais en utilisant des critères OR. Pour cela, vous placez les conditions dans des lignes séparées sous les étiquettes correspondantes.

Ainsi, nous entrons ce qui suit sous l'étiquette d'ID d'emplacement dans la ligne 2 :

 ="=1B"

Ensuite, nous entrons ce qui suit sous le libellé Lead, mais à la ligne 3 :

 ="= Jones"

Il ressemble à ceci :

Ouvrez l'outil de filtre avancé comme précédemment, ajustez la plage de critères pour accueillir la ligne supplémentaire, puis cliquez sur "OK".

Comme vous pouvez le voir, nous avons trois résultats, un pour 1B et deux pour Jones. Parce que nous avons utilisé les critères OR, toutes les conditions que nous avons incluses ont été remplies.

La clé pour configurer un filtre à critères multiples dans Excel est que pour les critères ET, vous placez les conditions dans la même ligne et pour les critères OU, vous placez les conditions dans des lignes séparées.

Toutes les conditions sont vraies

Pour un dernier exemple, nous appliquerons un filtre plus complexe utilisant les critères AND et OR avec un opérateur de comparaison différent. Nous filtrerons pour que l'ID de lieu soit égal à 1A et que le prospect soit égal à Jones ou que les ventes soient supérieures à 50 000.

Dans la ligne 2, nous entrons les critères suivants sous l'identifiant de l'emplacement et le prospect respectivement :

 ="=1A"

 ="= Jones"

Dans la ligne 3, nous saisissons la condition suivante sous l'étiquette Ventes :

 ==">50000"

Cette configuration ressemble à ceci :

Ouvrez l'outil de filtre avancé, revérifiez ou ajustez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur "OK".

Vous verrez alors les résultats. Ici, nous avons la ligne 2 contenant nos critères ET, 1A et Jones. Ensuite, les lignes supplémentaires 3 à 5 contenant nos critères OR pour les ventes supérieures à 50 000.

Si vous avez une grande quantité de données dans votre feuille de calcul et que vous avez besoin d'une option de filtre plus robuste, gardez à l'esprit le filtre avancé d'Excel.

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