Comment partager des fichiers Google Drive

Saisissez un contact Google ou l'adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager le fichier ; vous pouvez partager un fichier avec jusqu'à 200 personnes ou groupes. Cliquez sur la flèche déroulante et choisissez si vous voulez que la ou les personnes puissent modifier le document, y insérer des commentaires ou seulement le visualiser. Vous pouvez également ajouter une note à l'invitation par e-mail. Cliquez sur Envoyer.

Si la personne a un compte Google, votre email est envoyé. Si votre destinataire n'a pas de compte Google, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez envoyer une invitation, auquel cas la personne dispose de 14 jours pour se connecter avec un compte Google pour modifier, commenter ou afficher le document.

Vous pouvez également créer et envoyer un lien vers votre document, auquel cas votre destinataire peut afficher le document sans compte Google, mais pas le modifier ni le commenter.

À l'autre bout, votre destinataire ouvre votre e-mail et clique sur le bouton Ouvrir dans Docs. Si la personne possède un compte Google, elle est invitée à s'y connecter pour modifier, commenter ou afficher votre document dans Google Docs.

Si la personne n'a pas de compte Google et que vous avez choisi l'option d'envoi du lien, le document s'ouvre dans Google Docs où la personne peut le lire mais pas le commenter ni le modifier. Cette personne ne peut pas demander l'accès aux commentaires ou à la modification à moins qu'elle ne possède un compte Google.

Si la personne possède un compte Google et accède au document avec l'autorisation de le modifier, elle peut cliquer sur le bouton qui indique Modification dans le coin supérieur droit et changer l'option en Suggestion ou Affichage. Si la personne accède au document avec la permission de le commenter, elle peut cliquer sur le bouton qui dit Suggestion et changer l'option en Affichage.

Vous pouvez maintenant jouer avec trois options de partage de lien. La première option pour Public sur le Web permet à quiconque d'accéder à votre document sur le Web via le bon lien. Vous pouvez définir des autorisations afin de limiter les autres utilisateurs à modifier, commenter ou simplement afficher le document. Selon les autorisations que vous choisissez, les destinataires peuvent réellement modifier, commenter ou afficher le document sans avoir à se connecter à Google.

La deuxième option pour Toute personne disposant du lien permet aux personnes d'accéder à votre document si elles connaissent son URL. Cette option est un peu plus sécurisée que la première, en fonction de votre anticipation du partage du lien.

La troisième option pour Off désactive le partage de lien afin que seules les personnes que vous invitez directement puissent accéder au document.

Dans la fenêtre Publier sur le Web, cliquez sur la flèche vers le bas pour Contenu et paramètres publiés. Vous pouvez décider si vous souhaitez que votre document public soit mis à jour chaque fois que vous apportez une modification. Par défaut, votre document sera publié sur sa propre page Web dédiée. Cliquez sur Publier et répondez oui lorsque Google vous demande si vous êtes sûr.

Vous pouvez également choisir d'intégrer le document, si vous souhaitez générer du code qui vous permet de l'intégrer dans une page Web existante. Vous copiez ensuite le code intégré.