Comment tuer les e-mails avec le bon logiciel de gestion de projet

Les e-mails augmentent le stress, créent un travail inutile et font que les gens se sentent dépassés. Personne ne peut être la meilleure version de soi au travail dans ces conditions. Ces dernières années, les organisations ont commencé à s'éloigner du courrier électronique au profit d'applications de messagerie d'équipe, telles que Slack et d'autres outils de communication en milieu de travail. Trouver le bon outil, ou le bon ensemble d'outils, détermine si votre équipe sera en mesure d'abandonner ses boîtes de réception traditionnelles. Pour de nombreuses équipes, un logiciel de gestion de projet devrait faire partie de la solution.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Les logiciels de gestion de projet, également appelés applications de gestion de projet, sont des outils en ligne que les équipes utilisent pour suivre le travail. Au sens le plus large, une application de gestion de projet peut être n'importe quoi, d'un logiciel complexe pour la gestion du travail, comme Microsoft Project, à une application de tâches de base. Les applications les plus puissantes incluent d'autres outils professionnels pour la gestion des ressources, le suivi du temps passé sur une tâche ou même la facturation.

Nous distinguons souvent différents types d'outils de collaboration des applications de gestion de projet pour faciliter la recommandation de la bonne application pour le bon objectif. Cela dit, ces deux catégories et quelques autres (telles que les applications de tableau kanban et les applications de gestion du travail) se chevauchent considérablement. Ainsi, même si je prétends parfois que des applications telles que Asana, Trello, Airtable et Basecamp ne sont pas strictement des applications de gestion de projet, nous pouvons les inclure ici.

Que faites-vous dans un logiciel de gestion de projet ?

Chaque application de gestion de projet est un peu différente, mais la plupart d'entre elles vous permettent de voir divers aspects du travail de votre équipe sans vous obliger à en parler à vos collègues.

Lorsque vous vous connectez, vous voyez toutes les tâches que votre équipe doit accomplir et les délais. Vous voyez qui a été affecté à quelle tâche, si et quand ils l'ont terminée, et s'ils ont des commentaires à faire à ce sujet. Si l'un de vos collègues est absent de manière inattendue, vous pouvez vous connecter à l'application de gestion de projet et vérifier s'il avait quelque chose d'urgent assigné aujourd'hui qu'un autre membre de l'équipe devrait récupérer. Si vous utilisez actuellement le courrier électronique pour informer quelqu'un qu'une tâche est terminée, poser des questions sur une tâche ou envoyer quelque chose pour approbation, vous bénéficierez probablement d'une application de gestion de projet.

Il y a plus que cela. Lorsque vous et vos collègues utilisez une application de gestion de projet, l'application comptabilise le travail effectué. Combien de tâches ont été réalisées à temps ? Le projet dans son ensemble est-il toujours sur la bonne voie pour être achevé à sa date limite ? Des applications de gestion de projet robustes sont livrées avec toutes sortes de tableaux et de graphiques pour vous aider à garder un œil sur ce genre de choses. De cette façon, si le projet commence à déraper, vous pouvez le détecter tôt et travailler pour l'empêcher. Mais ne nous laissons pas distraire. Tenons-nous en à la façon dont les applications de gestion de projet aident les gens à communiquer.

Que fait un chef de projet ?

Un projet est une série de tâches. Un chef de projet est la personne qui connaît toutes ces tâches ou, à tout le moins, qui les supervise. Parfois, le chef de projet distribue les tâches ou les place dans un pool pour que les personnes puissent les réclamer. Le chef de projet garde ensuite un œil sur les tâches et les personnes qui les réalisent jusqu'à ce qu'elles soient toutes terminées.

Toutes les équipes n'ont pas un chef de projet en soi, mais la plupart ont quelqu'un qui est responsable. Il peut s'agir d'un propriétaire d'entreprise, d'un gestionnaire ou d'un chef d'équipe. Quelle que soit votre personne de référence ou votre décideur quotidien, c'est votre chef de projet.

Pourquoi le courrier électronique est mauvais pour les projets

Le courrier électronique est un courrier électronique, ce qui, je le sais, semble évident, mais restez avec moi ici. Le courrier est une avenue horrible pour assigner du travail. Imaginez si vos missions vous parvenaient par courrier postal. C'est presque ridicule. Pourtant, le courrier électronique n'est pas si différent du courrier ordinaire, sauf qu'il est plus rapide.

Pensez à ce que le courrier électronique est bon pour fournir :

• communication asynchrone avec trace papier
• livraison de documents

Réfléchissez maintenant à ce qu'un chef de projet doit savoir lorsqu'il gère une série de tâches :

• qui est disponible
• combien de travail chaque travailleur a actuellement assigné à eux et quand il est dû
• l'avancement du travail qui est déjà assigné (par exemple, "John a deux tâches qui lui sont assignées et les deux sont faites à 90 %")
• un calendrier des échéances
• la capacité de prioriser et de reprioriser les tâches en fonction des besoins du projet

Faire ce genre de travail par courrier est risible.

Plus important encore, la façon dont la plupart des employés de bureau utilisent le courrier électronique crée des interruptions. Lorsque de nouveaux e-mails arrivent avec des dings ou des notifications contextuelles, les employés vérifient généralement que le message entrant n'est pas urgent. Ensuite, ils reviennent à ce que nous faisions jusqu'à la prochaine interruption. Les gens font cela toute la journée, vérifiant et scannant leurs e-mails. Plusieurs études montrent que l'utilisation du courrier électronique occupe environ 30 % de la journée d'un travailleur du savoir, et que le temps est réparti uniformément tout au long de la journée, plutôt que d'être en morceaux discrets. En d'autres termes, le courrier électronique nous interrompt constamment.

Les interruptions ont généralement un effet négatif net, même si ce n'est peut-être pas comme vous le supposez. Les interruptions rendent les gens plus stressés et donnent l'impression qu'ils ont une charge de travail plus importante qu'ils ne le font réellement. Les gens ressentent également une plus grande frustration et une pression de temps.

La façon dont les gens interagissent avec le courrier électronique entraîne également une perte de temps. Nous perdons du temps lorsque nous devons relire le même e-mail que nous avons scanné plus tôt dans la journée car nous avons oublié ce qu'il disait. Si vous oubliez la date d'un livrable clé, l'extraire d'un e-mail prend du temps. Et que se passe-t-il si l'e-mail que vous déterrez est ancien et que la date a depuis avancé d'une semaine ?

Tout cela pour dire que le courrier électronique n'a pas été conçu pour gérer des tâches. Ce n'est pas le bon outil pour ce travail.

Communiquer avec un service de gestion de projet

La gestion de projet implique de jongler avec les personnes et les ressources, de garder un œil vigilant sur le temps et de redistribuer ou de redéfinir les priorités des tâches à mesure que la situation évolue. Le logiciel de gestion de projet a été conçu pour gérer ce genre de problèmes et d'autres qui surviennent fréquemment au cours d'un projet.

À quoi ressemble la communication dans une application de gestion de projet par rapport à un e-mail ? C'est comme la différence entre voir quelque chose de ses propres yeux et en lire une description. Dans le premier scénario, vous avez le contrôle sur ce que vous voulez voir et quand. Dans le second, vous comptez sur d'autres personnes pour taper des messages vous disant ce qu'ils pensent être le plus important ou, pire, ce qu'ils pensent que vous voulez entendre.

Différentes applications de gestion de projet ont différents outils de communication. Presque tous prennent en charge les mentions @, par exemple. Étant donné que Slack et d'autres applications de messagerie d'équipe sont devenues si populaires, vous pouvez souvent les connecter à votre application de gestion de projet, rationalisant ainsi vos conversations en un seul endroit. Si vous n'avez pas encore d'application de chat d'équipe, vous pouvez l'ignorer et rechercher à la place une application de gestion de projet qui inclut une boîte de chat intégrée à l'application. Zoho Projects et ProofHub le proposent tous les deux.

Disons que le projet en question comporte de nombreux éléments visuels et que l'équipe qui y travaille doit en discuter. Votre vie sera beaucoup plus facile si vous disposez d'outils de balisage d'image dans votre application de gestion de projet. De cette façon, vous pouvez griffonner électroniquement sur une image et joindre des commentaires, ce qui permet à tous les membres de votre équipe de donner et de comprendre plus facilement les commentaires. Volerro est un exemple d'application de gestion de projet avec des outils de balisage.

Comme mentionné, les applications de gestion de projet gèrent tous les éléments de base dont vous avez besoin pour jongler et suivre, comme les tâches, les délais, les progrès et les cessionnaires. Toutes ces informations sont visibles pour ceux qui en ont besoin. En ce sens, il est moins nécessaire de communiquer sur ce genre de sujets. Vous n'avez jamais besoin d'envoyer un e-mail à quelqu'un et de mettre en copie une demi-douzaine de personnes pour savoir si elles ont presque terminé une tâche lorsque vous pouvez vous connecter au système et voir qu'elle est terminée à 75 %. Beaucoup de choses qui vous obligent à lire entre les lignes lorsque vous utilisez le courrier électronique pour la gestion des tâches deviennent soudainement limpides lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet.

Moins de temps à envoyer des e-mails signifie plus de temps à travailler

Les avantages de faire passer une équipe par e-mail et dans une application de gestion de projet pour communiquer peuvent être énormes. La réduction des e-mails à elle seule rendra certainement tout le monde heureux, mais cela n'a rien à voir avec la valeur ajoutée d'une plus grande visibilité sur qui fait quoi, ce qu'ils font d'autre et le statut de chaque tâche. Il est beaucoup plus facile d'avoir des informations précises à portée de main pendant que vous travaillez, afin que les décideurs puissent prendre de bonnes décisions.

Pour des conseils plus spécifiques sur l'utilisation d'une application de gestion de projet, consultez 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et 5 fonctionnalités de Zoho Projects pour organiser votre entreprise.