Créez un guide pratique efficace qui engage votre public

À quelle fréquence vos collègues vous interrompent-ils pour demander de l’aide ?

Saviez-vous que 46 % des travailleurs sont interrompus plus de six fois par jour ? Dans notre étude sur la flexibilité du lieu de travail, ces employés ont signalé une baisse de productivité ou un stress plus élevé.

Améliorez la qualité de vie de chacun avec un peu de documentation. Voici tout ce dont vous avez besoin pour créer des instructions étape par étape confortablement et en toute confiance.

Les opportunités de partager des procédures, des explications et des méthodes sont partout.

• Formez-vous les membres de votre équipe sur un nouveau processus ?
• Intégrer des clients à votre produit ou service commercial ?
• Faciliter les inscriptions ouvertes sur le nouveau logiciel RH ?
• Expliquez comment vider le marc de café ?
• Contribuer à la base de connaissances clients ?

Apprenons à créer un guide pratique.

Arrêtez de répéter les questions

Créez des vidéos et des guides clairs avec Snagit afin de n'avoir à expliquer les tâches qu'une seule fois.

Essayez-le gratuitement

Les instructions étape par étape font partie d'une base de connaissances interne

Un didacticiel rapide est un guide étape par étape pour accomplir une tâche spécifique.

• Clair – Les lecteurs doivent pouvoir suivre les étapes. Cela signifie souvent combiner du texte avec des images ou des vidéos.
• Engagement – ​​Organisez le guide pour retenir l’attention des lecteurs et les aider à gagner du temps.
• Informations pertinentes – Fournissez un contexte et des cas d'utilisation qui aident le lecteur à comprendre pourquoi cela est précieux pour lui.

D'autres parties importantes d'une base de connaissances diffèrent

• Manuel de formation – N'essayez pas de remplacer une formation approfondie ou un cours de certification.
• Guide de référence – Concentrez-vous sur un objectif spécifique que votre public peut atteindre.
• Manuel d'utilisation – Incluez quelques conseils, mises en garde ou bons à savoir, pas tous les scénarios extrêmes.
• Articles de blog – Simplifiez le contenu des stratégies marketing et des campagnes marketing orientées client. Ou remplacez-les par des études de cas ou des listes à puces pour vous aider à prendre des décisions d'achat.

Étape 1 : Comprenez les points faibles de votre public cible

"Mesurez deux fois, coupez une fois." Le temps supplémentaire dépensé au préalable en vaut la peine pour garantir l’expérience client.

Identifiez leurs points faibles

Avant de commencer, identifiez votre public cible, ses objectifs et ses problèmes ou lacunes dans les connaissances à aborder avec votre guide. Il peut être utile de :

• Mener des enquêtes
• Parcourez les forums en ligne
• Solliciter les commentaires des clients

Adaptez votre guide au niveau de compétence et au point de vue de votre public

Vous voudrez également connaître le niveau de confort de vos lecteurs avec le sujet. Différents publics ont des niveaux de compétence différents. Un excellent guide pratique est adapté aux capacités techniques du public cible, qu’il soit débutant ou expert.

Examinez les termes de recherche et les commentaires sur les supports de formation ou pédagogiques existants. Parlez à votre équipe de support client pour avoir un aperçu de l’expérience client. Comprenez les mots-clés utilisés par votre public, par exemple dans les recherches sur Internet. Quel langage utilisent-ils pour décrire le sujet, leurs problèmes ou les points de confusion ?

Étape 2 : Structurez votre guide

« Simple comme 1-2-3 » – Créez des listes numérotées et des puces étape par étape

Sans surprise, les listes numérotées sont plus accessibles à suivre qu’un dense mur de texte. Décomposez votre guide en étapes discrètes ou en morceaux gérables.

N'oubliez pas que votre public peut basculer entre votre guide et la tâche au fur et à mesure de sa lecture. Numéroter ou écrire les étapes aide le public à suivre.

Un mur de texte ? Suivant!

Snagit facilite une communication plus efficace avec des visuels.

Apprendre encore plus

Suivez un modèle de guide

Si votre organisation crée plusieurs guides ou une série, envisagez d'utiliser un modèle de guide. Des guides cohérents construits à partir du même modèle aident vos lecteurs à savoir à quoi s'attendre. Cela rend également la rédaction d'instructions et la création de guides beaucoup plus rapides et plus faciles pour les autres membres de votre organisation !

Par exemple, envisagez d'inclure dans votre modèle une introduction pour identifier :

• Le public visé par le guide.
• L'objectif du guide, ou ce qu'un lecteur peut s'attendre à accomplir.
• Logiciels, outils ou ressources nécessaires pour terminer le processus.
• Coordonnées ou ressources d'aide au cas où le lecteur aurait des problèmes.

Considérez une conclusion dans votre modèle :

• Pour récapituler le but ou l’objectif du guide, que devrait être capable de faire votre lecteur maintenant ?
• Prochaines étapes ou guides de suivi de la série
• Coordonnées ou ressources d'aide

N'oubliez pas de consulter les modèles prêts à l'emploi de Snagit, conçus par des professionnels. Nous avons même une catégorie de modèles « Étapes » conçus pour contenir 2 à 6 étapes sur une seule page. Ces modèles peuvent également être modifiés pour ajouter des étapes supplémentaires sur plus de pages si nécessaire !

Étape 3 : Rédigez des instructions étape par étape

Créez des étapes claires et concises

Il est maintenant temps d'écrire !

Plutôt que de me fier à ma mémoire (certes médiocre), je parcourt d’abord la tâche moi-même, en prenant note de chaque étape au fur et à mesure. Surtout pour les tâches familières que j'effectue régulièrement, il est important d'observer les obstacles potentiels pour les nouveaux utilisateurs.

Assurez-vous que le langage et les termes utilisés dans votre guide sont cohérents avec ce que l'utilisateur voit sur son écran.

Attention! Demandez-vous s'il y a des points sur lesquels ce que vous voyez peut différer de ce que voit votre public, ou sur lesquels les étapes peuvent varier. Par exemple, est-il possible que votre lecteur utilise une version de logiciel, un système d'exploitation ou un navigateur différent ?

Ajouter des images

Je prends des captures d'écran ou des photos en temps réel tout en accomplissant la tâche.

Les images aident à illustrer une étape ou à fournir un contexte. Ils contribuent à garantir que votre guide est facile à comprendre et que votre public peut le suivre quel que soit son niveau de compétence.

Annotez les images avec des flèches, des commentaires ou des étiquettes. Ces types de visuels garantissent que votre lecteur relie le texte et l’image.

Assurez-vous de supprimer les détails superflus des images qui pourraient dérouter ou distraire votre lecteur du point focal.

Vous vous souvenez du public que vous avez identifié à l'étape 1 et de son niveau de familiarité ? Avez-vous besoin d’expliquer où vous pouvez trouver chaque élément à l’écran ?

Par exemple, il peut être utile de demander à quelqu'un de cliquer sur le bouton « Paramètres » pour expliquer que cela ressemble à un engrenage. Vous devrez peut-être également souligner l'emplacement des icônes facilement manquées ou des éléments en double sur l'écran.

Étape 4 : Ajouter des informations et des ressources supplémentaires

Inclure des liens et des ressources pertinents

Si la tâche documentée dans votre guide nécessite ou peut être complétée par des ressources supplémentaires, assurez-vous de les inclure. Il peut s'agir de fichiers sources du projet ou de liens vers des didacticiels connexes ou plus approfondis.

Cela peut inclure des liens de téléchargement pour d'autres produits. Votre guide pratique ne doit pas être une page de vente ou de marketing déguisée. Si un autre logiciel répond mieux aux besoins de votre public, proposez-lui des conseils, surtout s'il existe des options gratuites.

Fournir le contexte et l’arrière-plan

Aidez vos lecteurs à comprendre pourquoi votre guide leur est utile. Incluez des exemples pertinents ou ce qu'ils devraient être capables de faire une fois qu'ils ont suivi le guide.

Dans un processus complexe, le fait de fournir des informations générales dans le guide peut justifier la nécessité de mesures spécifiques. Ce contexte supplémentaire peut aider les utilisateurs à comprendre la raison du processus, surtout si elle n'est pas familière.

Annoter et modifier des captures d'écran avec Snagit

Des outils de balisage professionnels et des fonctionnalités puissantes facilitent la création d'images utiles.

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Étape 5 : Testez votre guide pratique

Garantir l’exactitude et la convivialité

Une fois la liste écrite des étapes avec les visuels à l’appui rassemblée, vérifiez l’exactitude de votre guide :

• Avez-vous manqué des étapes ?
• Le langage est-il cohérent avec ce que les lecteurs verront ?
• Pour les guides de logiciels, assurez-vous que les instructions sont exactes pour toutes les versions que vos lecteurs pourraient utiliser. Vous pouvez également spécifier la version particulière couverte et fournir des informations sur les endroits où obtenir de l'aide pour les autres versions.

Demander à une autre personne de réviser votre guide, en particulier une personne qui ne connaît pas le processus, est toujours une bonne idée. Cette personne peut le tester pour vous comme le ferait un nouvel utilisateur. S'il y a des domaines dont vous n'êtes pas sûr qu'ils soient clairs, mettez en évidence ceux qui méritent une attention particulière de la part de votre évaluateur.

Cette personne peut vous aider à garantir que votre documentation est non seulement exacte mais aussi facile à suivre :

• Le langage est-il clair et facile à suivre ?
• Y a-t-il des étapes trop complexes qui devraient être décomposées davantage ?
• Les bonnes images sont-elles incluses pour fournir de la clarté et du contexte ?

Savoir que quelqu'un pourrait trouver des erreurs ou suggérer des améliorations à votre documentation peut être inconfortable. Cependant, vos lecteurs ont plus de chances de réussir si vous exploitez pleinement votre équipe pour détecter les problèmes potentiels.

Si personne d’autre ne peut consulter le guide, parcourez-le vous-même pour en vérifier l’exactitude et la convivialité. Attendez un jour ou deux après avoir fini de rédiger un guide pratique avant de le consulter, en supposant que vous n'avez pas de date limite. Cela vous aidera à aborder le guide avec une nouvelle perspective, comme si vous étiez un nouvel utilisateur.

Apporter des révisions en fonction des commentaires

Et bien sûr, révisez le guide si nécessaire en fonction des avis. Soyez prêt à recevoir les commentaires de votre public et soyez ouvert à réitérer votre guide si nécessaire.

Étape 6 : Publiez et distribuez votre guide

Choisissez la bonne plateforme

Lorsqu'il est temps de publier votre guide, réfléchissez au meilleur emplacement et à la meilleure méthode de distribution. Quelques éléments à considérer :

• Si cette documentation est interne, la rendre facilement accessible peut améliorer considérablement la productivité.
• S’il est destiné au public, votre guide doit-il être distribué ? Par exemple, envoyé par e-mail par les équipes commerciales ou les Customer Success Managers aux nouveaux clients ?
• Ou, s'il est placé sur votre site Web, comment vos publics cibles le trouveront-ils ?
• Si vous envisagez de partager largement votre guide, il est préférable d'envoyer des liens en ligne plutôt que d'utiliser des fichiers PDF ou de le publier à divers endroits. Gérez les guides en un seul endroit pour faciliter les mises à jour et empêcher la circulation de versions obsolètes.
• Certains de vos lecteurs auront-ils des questions, des commentaires ou des conseils utiles aux autres ? Pensez à publier votre guide sur une plateforme avec des conversations intégrées, comme Screencast.

Optimiser pour le référencement

S'il est publié publiquement, comment votre public cible trouvera-t-il votre guide ?

Assurez-vous que vos instructions correspondent au contenu à l’écran. Les sections descriptives de votre guide doivent refléter le langage de vos lecteurs lorsque cela est possible.

La recherche de votre public à l'étape 1 vous donnera un aperçu de sa langue. Intégrez-le à votre guide pour aider les gens à le trouver.

Pensez à utiliser des outils d'optimisation SEO tels que SEMrush ou le plugin Yoast pour WordPress. L'amélioration du référencement améliore la capacité de trouver votre contenu en cas de besoin.

Récapitulatif : Bonnes pratiques pour rédiger un guide pratique

Utiliser un langage simple et direct

La partie la plus cruciale de l’évaluation d’un guide pratique consiste à déterminer s’il est facile à suivre. Utilisez un langage simple et direct que vos utilisateurs peuvent suivre, quel que soit leur niveau de compétence.

Inclure des images pour clarifier chaque étape

Aidez à éviter toute confusion pour vos lecteurs. Montrez ce que vous voulez dire avec une capture d'écran ou une photo annotée pour chaque étape.

Mettez régulièrement à jour votre guide

Assurez-vous que votre guide reste précis en le révisant et en le mettant à jour régulièrement. Si elles sont disponibles en ligne, les mises à jour contribuent également à améliorer le référencement et le classement.

La partie importante : facilitez-vous la tâche

Ne laissez pas la création d’un guide pratique prendre plus de temps que la formation elle-même !

Utilisez Snagit, le leader du marché des logiciels de capture d'écran. Vous adorerez utiliser une solution tout-en-un pour la capture d'écran, la création de GIF, les annotations, les modèles et les options d'exportation flexibles.

Arrêtez de répéter les questions

Créez des vidéos et des guides clairs avec Snagit afin de n'avoir à expliquer les tâches qu'une seule fois.

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