Comment créer un contenu de formation vidéo réussi (une étude de cas)

• Organisation : SoftwareONE
• Secteur : Gestion des services informatiques
• Défis : coût, ressources, mise à jour des supports de formation, évolutivité, création, délai de mise sur le marché, formation multilingue
• Solution : créer et partager du contenu de formation vidéo avec TechSmith Camtasia et Snagit

Une mauvaise formation en entreprise, voire aucune formation, affecte en fin de compte la capacité de chacun dans une organisation à bien faire son travail.

Cela peut être un processus très pénible à corriger et une perte de temps précieux.

Et sans une équipe de formation sur chaque site, tenir tout le monde à jour peut être un problème important.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises, y compris SoftwareONE - une organisation mondiale de plus de 3 000 consultants en gestion de portefeuille de logiciels - ont commencé à utiliser des vidéos de formation d'entreprise dans leurs entreprises.

"Le fait d'avoir des formations disponibles à tout moment, n'importe où et sur n'importe quel appareil maintient les employés engagés et motivés, a offert une bibliothèque d'apprentissage plus durable et a considérablement réduit les frais de déplacement." – John Mayes, Global HR Leader chez SoftwareONE, nous a expliqué.

Désormais, SoftwareONE génère plus de 40 000 vues par an avec ses vidéos pédagogiques.

Mais comment SoftwareONE a-t-il réussi à créer des vidéos de formation en entreprise ?

Plongeons dedans.

La situation

SoftwareOne aide ses clients à gérer tous les aspects de leur portefeuille de logiciels. Ils s'efforcent de réduire la complexité, les coûts et les risques tout en augmentant la flexibilité de leur paysage informatique.

Le défi est double.

Les consultants doivent être des experts du logiciel qu'ils vendent et doivent se tenir au courant des tendances de l'industrie informatique. Ils doivent également être suffisamment avertis en technologie pour comprendre les changements dans la technologie, l'infrastructure et les besoins de l'entreprise.

Avec des consultants dans 145 pays - y compris différentes langues et cultures - ils ont eu du mal à fournir en permanence la formation nécessaire.

Ils avaient besoin d'un moyen de former les employés sur diverses solutions logicielles et processus internes. Chaque consultant doit mettre en évidence les avantages de chaque logiciel qu'il propose et répondre aux questions éventuelles des clients.

En tant qu'entreprise mondiale, SoftwareONE devait trouver un moyen plus rentable, efficace et évolutif de former les nouveaux employés et les commerciaux.

Trouver le bon processus n'a pas été une tâche facile. Le programme de formation devait comprendre :

• Création de contenu
• Livraison
• Plusieurs langues
• Plusieurs sujets de cours
• Qualité et cohérence du contenu

Coût

Il est coûteux et impossible de former en personne les employés et les consultants à distance.

Pour être efficace, la formation devait répondre aux normes élevées d'instruction en personne pour conseiller avec précision les clients.

Ressources

Avec les méthodes de formation traditionnelles, il peut s'écouler des mois avant qu'ils puissent faire venir une nouvelle recrue en interne pour une formation en direct. Cela finit par coûter trop cher et éloigne ce nouvel employé des activités dirigées par le client pendant en moyenne trois jours complets.

Cela se traduit par une perte de revenus potentiels en raison d'un délai d'intégration plus long et du fait que la nouvelle recrue est liée à la formation.

Pour ces raisons, la formation en face à face n'était pas une option efficace ou durable.

Évolutivité

Avec des collaborateurs répartis sur plusieurs continents, il peut être difficile de former tout le monde au même niveau d'expertise. L'un des principaux défis consistait à les former au contenu détaillé et à le mettre à l'échelle dans un catalogue de produits dans de nombreuses langues.

Stephan Cadisch, directeur mondial de l'apprentissage et du développement, a été chargé de relever ces défis tout en partant de zéro sans systèmes, processus ou créateurs de contenu existants.

« Il est intimidant de devoir créer un moyen cohérent et évolutif de former des personnes à travers le monde sur des produits logiciels qui sont constamment mis à jour et modifiés », a expliqué Stephan.

Puisqu'il n'existait pas de programme de formation disponible pour atteindre tous les objectifs cruciaux de SoftwareONE, il a décidé d'en créer un.

La route du succès de SoftwareONE

En 2010, Stephan a commencé à élaborer un plan pour atteindre ces objectifs. Il a réuni une équipe qui s'est spécialisée pour devenir des experts dans les logiciels qu'ils vendaient.

Ainsi, l'équipe mondiale d'apprentissage et de développement est née.

Au début, l'équipe de direction de SoftwareONE était sceptique quant à la capacité d'une équipe à résoudre le problème. Ils n'ont accordé qu'un petit budget pour l'effort initial de formation.

Avec les fonds, Stephan a acheté Camtasia, Snagit et Quickshare pour commencer.

L'équipe a commencé à créer des vidéos pour partager leur nouvelle expertise sur le catalogue de logiciels qu'ils proposent. Ils ont également construit un portail utilisateur pour partager le contenu de la formation dans toute l'organisation. Au bout de trois mois, leur première vidéo de formation comptait déjà plus de 3 000 vues. Cela a impressionné l'équipe de la haute direction et a aidé à souligner la valeur de l'apprentissage en ligne en très peu de temps.

"L'enregistrement de diapositives PowerPoint avec Camtasia permet aux non-professionnels de réaliser des vidéos dans un délai raisonnable", a expliqué Stephan. "Nous travaillons également avec d'autres outils, mais 95 % du contenu de la formation est réalisé avec Camtasia en raison de sa facilité d'utilisation."

Aujourd'hui, l'équipe mondiale de formation et de développement est passée à plus de 50 membres de l'équipe. Ils ont créé plus de 1 400 vidéos de formation avec Camtasia et comptent plus de 40 000 vues par an.

Création

SoftwareONE a son flux de travail de création de contenu de formation jusqu'à une science.

La création de vidéos et de captures d'écran est une partie essentielle du développement de leur contenu de formation. L'équipe de conception pédagogique conçoit le programme nécessaire et les experts en la matière (PME) créent des screencasts avec Snagit pour capturer leurs connaissances.

"[Les PME] utilisent Snagit pour enregistrer un vidage de données de toutes les informations dont nous avons besoin d'eux", a expliqué Alexander Muenzberg, spécialiste de la conception pédagogique au bureau allemand de SoftwareONE. "Une fois qu'ils ont un enregistrement d'écran des informations sur leur sujet, ils le renvoient à l'équipe de conception pédagogique où nous utilisons Camtasia pour transformer leurs screencasts en vidéos de formation plus formelles et détaillées."

Travailler avec des experts en la matière est crucial pour créer le bon contenu pour le programme de formation de SoftwareONE. Mais passer du temps avec eux est un défi commun. Les PME ont des horaires chargés et il peut être difficile de s'assurer d'obtenir les bonnes informations.

« Nous informons à l'avance nos PME des informations dont nous avons besoin de leur part afin d'éviter de nous heurter au problème de ne pas obtenir suffisamment d'informations ou de ne pas obtenir d'informations pertinentes », a déclaré Alexander.

La répartition de ces tâches entre différents groupes permet de tirer le meilleur parti du temps des PME, tout en produisant une formation de qualité. Étant donné que les vidéos sont modifiables, l'ensemble du processus est évolutif, ce qui est essentiel pour que la formation reste fraîche et à jour.

"J'aime aussi la stabilité et les fonctionnalités offertes par Snagit et Camtasia. Ils sont si utiles et fournissent de bons flux de travail, qui sont si importants. Si nous voulons inclure des questions et des examens de branchement, nous pouvons alors facilement extraire le fichier Camtasia dans d'autres logiciels de création de cours eLearning pour y parvenir.

Une fois qu'ils ont terminé un cours avec un contenu de formation vidéo, ils le partagent sur leur portail d'apprentissage interne, ONE|University.

Thèmes et programmes de formation

Les cours de l'équipe Global Learning and Development vont des logiciels qu'ils vendent aux formations internes. Ils créent des vidéos pour montrer leurs processus de vente, leur gestion de projet, leurs optimisations, etc.

SoftwareONE souhaite sérieusement que les consultants deviennent des experts dans leurs offres. À tel point que leurs programmes de formation formels comportent neuf niveaux que les employés doivent suivre pour atteindre le niveau expert.

Ils élaborent des programmes tout au long de l'année et les révisent continuellement. Leur programme de formation informel, ONE|Tube, propose des sujets choisis par et pour le personnel. Cela complète leur programme de formation formelle en entreprise.

SoftwareONE propose également des formations en classe (en face à face). Ils présentent souvent des partenaires invités qui présentent les derniers logiciels. Pour capturer les connaissances de l'orateur, SoftwareONE enregistre la démo en direct et la transforme en vidéo. Ils trouvent également cela utile pour le contenu de style « former le formateur ».

Mise à jour des supports de formation

SoftwareONE a également ajouté des chefs de produit au processus. Les chefs de produit travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs de logiciels dans leur catalogue de produits pour savoir ce qui s'en vient, examiner et comprendre les feuilles de route des produits et expliquer les changements à venir. Ensuite, ils travaillent avec l'équipe de formation pour inclure des mises à jour dans le contenu de la formation vidéo. De cette façon, leurs consultants connaissent toujours les dernières mises à jour.

L'équipe mondiale de formation et de développement travaille également en étroite collaboration avec son service d'assistance interne pour en savoir plus sur les questions et les préoccupations courantes des clients.

Cela aide les créateurs de contenu à savoir sur quels sujets de formation ils ont besoin pour créer du contenu de formation vidéo et quel contenu existant ils doivent mettre à jour. Les consultants peuvent rapidement ajuster leurs connaissances et se concentrer sur l'assistance. Cela réduit également les appels au service d'assistance et à l'équipe d'assistance.

Résultats et retour sur investissement

Il est difficile d'établir une corrélation directe entre la formation et les revenus, mais SoftwareONE voit la valeur des visuels.

"L'utilisation de Camtasia et de Snagit nous a aidés à réduire les coûts, car tous les employés peuvent contribuer au contenu d'exemples réussis", a expliqué John. "Ces exemples sont ensuite convertis en formations vidéo par l'équipe d'apprentissage et de développement."

Les estimations approximatives des économies de coûts résultant du passage de la formation en face à face à une formation en ligne et à la demande peuvent représenter des chiffres énormes.

Tous les employés suivent désormais une formation beaucoup plus rapidement qu'auparavant. Ils accélèrent leur niveau d'expertise grâce à des niveaux de formation échelonnés. Un employé doit observer et apprendre les neuf niveaux pour devenir un expert ou une « ceinture noire ».

Avoir une équipe d'experts éduqués et bien préparés aide souvent à conclure des affaires plus importantes à un rythme plus rapide.

"Le retour le plus courant que j'ai entendu de la part de notre personnel qui apprend de notre contenu est qu'il est reconnaissant d'apprendre par vidéo au lieu d'avoir à lire de longs PDF et des diapositives PowerPoint. Et avec la vidéo, nous pouvons facilement ajouter des sous-titres en plus de la narration, pour les employés qui trouvent les accents en dehors de leur géographie plus difficiles à écouter », a expliqué Alexander.

En conséquence, l'équipe mondiale d'apprentissage et de développement a créé 130 nouvelles vidéos de formation en un seul trimestre.

Cette cadence se poursuit tout au long de leur chronologie annuelle, ainsi que la mise à jour des vidéos existantes. Ce programme de formation formel a connu un tel succès que SoftwareONE a maintenant adopté une culture facultative et informelle de formation et d'apprentissage.

Ils créent du contenu de formation vidéo avec TechSmith Snagit et le partagent sur leur portail interne, ONE|Tube.

Désormais, tout membre du personnel peut créer une vidéo sur les sujets de son choix et la partager pour aider les autres à apprendre.

« L'apprentissage social est auto-motivé. Le personnel veut partager ses vidéos au lieu de texte, et les gens sont ravis à ce sujet », a déclaré Stephan. « Des vidéos sont téléchargées et partagées à travers le monde. Il y a beaucoup de milléniaux dans l'entreprise et la vidéo est totalement acceptée, elle est donc diffusée à l'échelle de l'entreprise. »

Avoir hâte de

Bien que SoftwareONE ait déjà constaté d'énormes avantages dans la création et la mise en œuvre d'une approche globale de formation et de développement avec des programmes de formation formels et informels, ils ne se sont pas arrêtés là.

Ils travaillent maintenant sur leur version 2.0 qui permettra de rendre leurs formations accessibles par mobile et navigateur, ce qui boostera l'audience en proposant des vidéos n'importe où, n'importe quand.

Enfin, j'espère que cette étude de cas vous a été utile ! Prêt à commencer à créer votre propre contenu de formation vidéo ? Démarrer avec TechSmith Snagit et Camtasia est facile. Apprenez-en plus sur nos logiciels et essayez-les gratuitement.