Comment créer et gérer des documents de famille numériques

En cas d'urgence, la dernière chose que vous voulez faire est de rechercher des documents. La même chose peut être dite dans les moments de stress élevé ou de chagrin. Idéalement, tous les documents importants dont vous pourriez avoir besoin seraient faciles à trouver et faciles d'accès. Comment tu fais ça?

La meilleure façon de mettre des documents importants à portée de main est d'aller sans papier en les numérisant, puis d'enregistrer ces fichiers électroniques dans un endroit où vous pouvez les récupérer à partir d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone. Dans de nombreux cas, vous devez également enregistrer des copies physiques des documents, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas également en faire une copie numérique. Il y a tellement d'avantages à le faire.

Tout d'abord, vous vous retrouvez avec une copie de sauvegarde, ce qui est extrêmement utile si quelque chose arrive aux originaux. Deuxièmement, vous pouvez récupérer les documents à tout moment et en tout lieu tant que vous disposez d'une connexion Internet sécurisée. Troisièmement, lorsque l'information est numérisée, vous pouvez la rechercher à l'aide de mots clés plutôt que de parcourir des piles de papier. Enfin, il est beaucoup plus facile de partager un dossier électronique avec un avocat, un conseiller financier ou un membre de la famille qui en a besoin, plutôt que d'envoyer des télécopies ou des photocopies.

Quels sont les documents familiaux importants que vous pourriez vouloir numériser ? Quelle est la meilleure façon de les numériser et de les stocker afin qu'elles soient sécurisées, faciles à trouver et toujours disponibles lorsque vous en avez besoin ?

Exemples de documents à numériser

Vous n'avez pas besoin de tout numériser. Bien qu'il puisse y avoir une valeur potentielle à enregistrer chaque facture de services publics ou chaque relevé de carte de crédit, quelle est la probabilité que vous en ayez besoin et que vous ne puissiez pas y accéder à partir de votre compte bancaire en ligne ou de votre fournisseur de services publics ?

Concentrez-vous plutôt sur les documents auxquels vous devrez probablement vous référer à un moment donné (les déclarations de revenus, par exemple) ou dont vous auriez vraiment intérêt à avoir une copie de sauvegarde. Certains exemples sont:

• Documents liés aux changements majeurs de la vie : certificats de naissance ; papiers d'adoption; certificats de mariage, de divorce, de partenariat domestique ; certificats et formulaires d'immigration

• Passeports, permis de conduire et cartes d'identité

• Rapports de santé, y compris les dossiers de vaccination et de vaccination

• Registres des animaux de compagnie

• Relevés de notes officiels et certificats de fin d'études

• Titres et titres de propriété

• Contrats de location et de prêt

• Déclarations de revenus

Les photos de famille peuvent aussi venir à l'esprit, mais elles nécessitent un processus totalement différent pour la numérisation et l'enregistrement. Avec un document, vous n'avez pas besoin d'une image haute résolution, mais avec des photos, vous en avez besoin. De plus, avec les photos, vous devez tenir compte de la couleur, du ton sépia ou des niveaux de gris, ce qui n'est généralement pas un problème avec les documents standard.

Si vous avez des documents de famille historiques qui ressemblent davantage à des photos de famille, peut-être parce qu'ils sont des antiquités ou qu'ils ont une valeur sentimentale, il vaut probablement mieux les traiter comme des photos. Pour tous les documents extrêmement délicats ou de grande valeur, envisagez de contacter un archiviste pour obtenir de l'aide ou lisez quelques conseils des Archives nationales des États-Unis.

Comment numériser des documents importants

Voyons d'abord comment numériser un document et le transformer en fichier électronique.

Vous n'avez pas besoin d'un scanner de table pour obtenir des résultats d'aspect professionnel. Tout ce dont vous avez besoin est un smartphone avec une application de numérisation mobile, une surface à contraste élevé (c'est-à-dire que si votre papier est blanc, la surface doit être sombre) et un éclairage décent.

Pour numériser un document :

1. Placez le papier sur une surface à contraste élevé. Assurez-vous d'avoir un éclairage suffisant. Être près d'une fenêtre pendant la journée aide énormément.

2. Posez le document à plat. La plupart des applications de numérisation corrigent les imperfections mineures, telles que les plis et les coins relevés, mais si vous pouvez faire en sorte que le document soit à plat, c'est l'idéal.

3. Lancez l'application de numérisation et positionnez votre téléphone parallèlement au document. La plupart des applications de numérisation ont une détection automatique des bords, tant que vous faites un effort raisonnable pour encadrer la page dans les guides à l'écran.

4. La plupart des applications analysent la page automatiquement, mais dans certains cas, vous devrez peut-être appuyer sur pour terminer une analyse. L'application vous demandera alors de répéter le processus si vous souhaitez ajouter plus de pages au même fichier.

De nombreuses excellentes applications de numérisation sont gratuites ou offrent un niveau de service gratuit. ABBYY FineScanner et Microsoft Office Lens en sont deux excellents exemples. Dans les applications de stockage en nuage et de prise de notes (que vous possédez peut-être déjà), la numérisation de documents est incluse. C'est vrai pour l'application mobile Dropbox, par exemple, et l'application mobile Evernote.

Si vous souhaitez pouvoir modifier les documents que vous numérisez, par exemple pour transformer une feuille de papier en un document Microsoft Word, vous avez besoin d'une application de numérisation qui inclut l'OCR et la conversion en texte modifiable.

Où stocker les documents en toute sécurité

Utilisez-vous déjà un service de stockage en nuage ou un service de synchronisation de fichiers, tel que Google Drive ou Microsoft OneDrive, pour stocker et sauvegarder des fichiers importants ? Dans ce cas, il est probablement judicieux d'utiliser le même service pour stocker vos documents familiaux.

Les solutions de stockage en nuage ne manquent pas. Toutes les options mentionnées jusqu'à présent - Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive - sont de très bonnes options. Plus important encore, parce qu'elles sont si populaires, les applications de numérisation vous offrent souvent la possibilité d'exporter vos documents numérisés directement vers elles ; ou ils offrent leur propre fonction de numérisation intégrée.

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Comment organiser les documents de famille numériques

Selon l'étendue des documents de votre famille, vous pouvez créer une série de dossiers et de sous-dossiers au sein de votre service de stockage pour les organiser. Cependant, cela peut prendre du temps et les gens commencent souvent par un chemin pour trier et organiser avant de réaliser à mi-chemin que cela ne fonctionnera pas.

Donc, un moyen rapide et facile de le faire est par année. Commencez par créer 10 dossiers et nommez-les pour les 10 dernières années. Par exemple, vous aurez des dossiers appelés 2020, 2019, 2018, etc. Une fois que vous atteignez 11 ans en arrière, ajoutez "et plus" (ou quelque chose de similaire) au nom du dossier. En d'autres termes, votre dossier le plus ancien s'appellerait "2010 et versions antérieures".

Vous pouvez maintenant trier les documents numériques dans un dossier et savoir à peu près où ils se trouvent. Pour les cartes d'identité, utilisez l'année d'émission. Pour les relevés de notes, utilisez la dernière année de fréquentation de l'école. Si vous avez trop de fichiers dans un dossier, créez simplement un sous-dossier en fonction du thème, tel que "Documents fiscaux 2020" ou "Dossiers médicaux 2019".

Qu'en est-il des noms des fichiers ? Je trouve qu'il est logique de donner un bon nom au fichier lorsque je le numérise pour la première fois, généralement parce que je numérise un document pour une raison. Si un médecin me demande de soumettre une copie de mon carnet de vaccination, je donne un nom clair à ce dossier avant de le soumettre.

Si vous numérisez d'énormes lots de documents à la fois, concentrez-vous sur leur placement dans le bon dossier par année et créez définitivement des sous-dossiers pour vous aider à donner un sens à ce que vous avez. De cette façon, vous n'avez pas à passer trop de temps à renommer les fichiers, mais vos documents sont toujours dans un ordre raisonnable lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose.

Gardez votre objectif à l'esprit

Gardez toujours à l'esprit le but de la numérisation de vos documents. Pour les documents très importants, le but peut être d'avoir une copie de sauvegarde, au cas où quelque chose arriverait aux originaux. Pour d'autres types de papiers, le but peut être de rendre les fichiers facilement accessibles la prochaine fois que vous devrez les envoyer à quelqu'un d'autre. Gardez votre objectif à l'esprit pour vous guider lorsqu'il s'agit de nommer et de trier les fichiers en particulier. Tant que vous gardez cela à l'esprit, vous pouvez vous attaquer à ce projet facilement et obtenir d'excellents résultats.