Comment capturer des données importantes avec des applications de numérisation et d'OCR

Une application de numérisation avec reconnaissance optique de caractères (OCR) est indispensable pour s'organiser. Les meilleures applications de numérisation vous aident à capturer toutes sortes d'informations telles que des diapositives de présentation d'une réunion, des notes de tableau blanc, des cartes de visite, sans parler des documents importants. Ils sont également utiles pour d'autres utilisations, de la numérisation des recettes papier à la sauvegarde des garanties.

Il y a quelques années, j'ai dû obtenir un nouveau passeport et le jour même, le déposer pour un visa. Juste après avoir récupéré le passeport, j'ai pensé : « Je devrais probablement en avoir une copie avant de le remettre. J'ai sorti mon téléphone et l'ai scanné. Effectivement, le visa a pris plus de deux semaines, et entre-temps, j'avais besoin des détails de mon passeport pour un tas de paperasse. Heureusement que j'avais une copie lisible !

Comment fonctionnent les applications de numérisation ?

Lorsque vous utilisez une application de numérisation mobile, ce n'est pas très différent de prendre une photo. Dans un cadre idéal, vous lisez votre document à plat sur un fond contrasté et pointez l'appareil photo de votre téléphone vers celui-ci.

Ensuite, l'application de numérisation vous guide tout au long du processus. Il vous indique généralement d'aligner les bords du document avec les repères de coupe sur l'écran du téléphone. Tenez bon comme vous le pouvez, mais ne vous inquiétez pas. L'application s'adapte aux légers mouvements. Le scan prend une seconde ou deux. Lorsque c'est fait, vous voyez généralement un aperçu de votre document. L'application vous demande alors généralement si vous souhaitez ajouter d'autres pages ou lancer une nouvelle analyse.

Vous pensez peut-être que vous pourriez ignorer complètement une application de numérisation et prendre à la place une photo de tous les papiers que vous souhaitez enregistrer numériquement. Vous pourriez, mais il y a deux inconvénients. Premièrement, il est peu probable qu'une image soit aussi claire qu'un scan, vous courez donc le risque de ne pas avoir de texte lisible. Deuxièmement, vous ne pouvez pas effectuer de recherche dans le texte, ce qui pourrait rendre extrêmement difficile la recherche ultérieure de ce dont vous avez besoin.

Que devez-vous numériser avec une application de numérisation ?

Examinons des exemples d'utilisation d'une application de numérisation pour rester organisé. Après cela, j'expliquerai quelles fonctionnalités vous devriez rechercher dans les meilleures applications de numérisation et nommerai quelques applications qui les ont.

Cartes de visite

La prochaine fois que quelqu'un vous remettra une carte de visite, utilisez une application de numérisation pour capturer les informations de contact de cette personne, puis renvoyez la carte. Vous montrerez à quel point il est facile d'être sans papier tout en collectant leurs détails dans un format numérique afin que vous n'ayez rien à taper plus tard. Certaines applications de numérisation peuvent détecter les cartes de visite et créer une nouvelle entrée dans votre application de contact. D'autres recherchent LinkedIn pour suggérer de s'y connecter.

Tableaux blancs et matériel de présentation

Dans les réunions, la plupart d'entre nous voulons accorder toute notre attention à chaque orateur. C'est difficile à faire si nous louchons une présentation ou un tableau blanc, en espérant ne pas manquer un détail important. Une excellente solution consiste à numériser rapidement les diapositives ou d'autres documents au fur et à mesure qu'ils apparaissent, sachant que vous pourrez les consulter plus en détail ultérieurement.

Documents à envoyer par e-mail ou à sauvegarder

Alors que de nombreuses personnes et organisations sont heureuses de vous envoyer des documents numériques, il existe encore de nombreux cas où nous rencontrons du papier. Supposons que votre banque vous donne un document papier important à signer, mais que vous souhaitiez que votre avocat le vérifie d'abord. C'est le moment idéal pour utiliser votre application de numérisation. Numérisez quelques pages pour pouvoir leur envoyer des statistiques par e-mail. Certaines applications de numérisation incluent un outil qui vous permet également de les signer numériquement.

D'autres documents importants que vous voudrez peut-être numériser et sauvegarder comprennent les dossiers de vaccination, les documents fiscaux et les certificats légaux (naissance, mariage, immigration, etc.).

Que rechercher dans une application de numérisation

Les meilleures applications de numérisation capturent clairement vos documents, rendent le texte consultable et vous aident à enregistrer les fichiers finis aux bons endroits. Voici ce qu'il faut rechercher :

Détection automatique des contours

Une excellente application de numérisation et d'OCR trouve automatiquement les bords de vos documents. Lorsque vous pointez l'appareil photo vers le papier, les repères de coupe que vous voyez à l'écran doivent rechercher par eux-mêmes le bord du document et s'adapter à différentes dimensions. Ainsi, que vous numérisiez une feuille de papier A4 ou une carte de visite, l'application le détecte automatiquement.

Options d'enregistrement et d'exportation

Les meilleures applications de numérisation vous offrent des options pour enregistrer ou exporter vos textes nouvellement numérisés, tels que Google Drive, Dropbox ou un autre service de stockage. Vous ne voulez pas d'une application qui vous oblige à conserver des documents dans un nouvel endroit.

ROC

J'ai mentionné l'OCR en haut de cet article. Lorsque vous disposez de l'OCR, tous les mots que vous numérisez deviennent du texte. Vous pouvez également copier et coller le texte ou le modifier. Disons que vous numérisez une recette et que vous voyez qu'elle contient une faute de frappe. Avec une très bonne application de numérisation et d'OCR, vous devriez pouvoir corriger la faute de frappe. Certaines applications peuvent convertir votre texte final dans un format de traitement de texte familier, comme .docx. D'autres vous permettent de modifier le texte directement dans l'application sans avoir à ouvrir d'abord le document dans un traitement de texte.

L'OCR vous permet également de rechercher le texte des documents. Cela signifie que si vous souhaitez trouver vos dossiers de vaccination, vous pouvez essayer de rechercher le nom de votre médecin pour trouver le dossier. Vous n'avez pas besoin de vous souvenir du nom que vous avez donné au fichier. Si vous utilisez beaucoup la recherche pour trouver des fichiers, vous avez certainement besoin d'OCR.

Fonctionnalité de recherche

Peut-être n'êtes-vous pas très organisé lorsqu'il s'agit d'exporter et d'enregistrer vos fichiers vers un autre emplacement. Dans ce cas, vous voudriez pouvoir rechercher dans le contenu de l'application de numérisation tout ce que vous avez déjà numérisé et dont vous avez maintenant besoin. Une excellente application de numérisation aura sa propre fonctionnalité de recherche.

Prise en charge multipage

De très bonnes applications de numérisation peuvent numériser plusieurs pages consécutivement. Ils doivent ensuite rassembler facilement toutes les pages en un seul PDF. Les applications de numérisation les plus haut de gamme corrigent également la distorsion des pages, par exemple lorsque vous numérisez des pages d'un livre et que vous ne parvenez pas à les mettre à plat.

Prix

La plupart des meilleures applications de numérisation et d'OCR ont un niveau de service gratuit et un niveau payant premium. L'OCR est parfois considérée comme une fonctionnalité premium. Le prix des applications de numérisation et d'OCR est un peu fou. Pendant un certain temps, vous pourriez vous attendre à payer entre 4 $ et 7 $ pour une application décente. Désormais, les frais uniques sont dix fois plus élevés. Bien que les tarifs d'abonnement soient plus raisonnables, certaines personnes n'ont besoin d'une application de numérisation que quelques fois par an.

Les meilleures applications de numérisation

Maintenant que vous comprenez ce que les applications de numérisation peuvent faire et pourquoi vous pourriez en vouloir une, voici quelques-unes des meilleures que vous pouvez trouver. Je me suis concentré sur les applications qui offrent la numérisation et l'OCR et rendent votre texte modifiable. Il existe de nombreuses applications qui ne font que numériser. Evernote Scannable et l'application mobile Dropbox en sont deux exemples. Mais ils ne vous donnent pas un texte final que vous pouvez copier et coller ou modifier. Ces applications le font.

Quelle que soit l'application que vous choisissez, vous constaterez qu'avoir sous la main une application de numérisation en laquelle vous avez confiance vous aide à numériser vos documents et à rester organisé.

ABBYY FineScanner (Visitez le site d'ABBYY)

Libérer; Pro pour 4,99 $ par mois, 19,99 $ par an ou 59,99 $ de frais uniques

ABBYY FineScanner est probablement le scanner et l'application OCR les meilleurs et les plus performants pour les appareils mobiles. Il exporte des fichiers dans une variété de formats, vous permet d'enregistrer des fichiers dans la plupart des principaux services de stockage et exécute même l'OCR dans plus de 40 langues. Vous avez besoin d'un compte Premium pour obtenir l'OCR, qui coûte 4,99 $ par mois, 19,99 $ par an ou 59,99 $ pour des frais uniques.

Disponible sur Androïd, iOS

Microsoft Office Lens (Visitez le site d'ABBYY)

Libérer

Microsoft Office Lens est l'une des rares applications de numérisation entièrement gratuites. C'est légèrement plus lent et plus maladroit que les autres applications avec détection et recadrage des contours, mais cela fait le travail. L'application dispose de modes spéciaux pour numériser des cartes de visite et des tableaux blancs. Pour modifier le texte que vous numérisez, vous devez exporter le texte via Microsoft OneDrive, puis l'ouvrir Word.

Disponible sur Androïd, iOS, Windows

Scanbot 9 (Visitez le site d'ABBYY)

Libérer; Pro pour 4,49 $ la première année, puis 22,49 $ par an ; ou 69,99 $ une seule fois sur iOS

Scanbot est une excellente application de numérisation et d'OCR. Cela dit, la société a récemment changé son modèle de tarification, passant d'un tarif unique à faible coût à un abonnement annuel ou à un tarif unique plus coûteux (69,99 $). De plus, les prix sont très difficiles à suivre. Dans tous les cas, la version Pro de Scanbot vaut la peine d'être envisagée si vous avez besoin d'une application de numérisation rapide et précise pour presque tous les types de documents. Il dispose de bons outils de correction et d'optimisation des couleurs, ainsi que d'autres fonctionnalités de numérisation, telles qu'un lecteur de code QR et un scanner de code-barres. Vous pouvez également l'utiliser pour signer des documents en utilisant uniquement votre doigt et votre téléphone ou votre tablette.

Disponible sur Androïd et iOS