Comment acheter un service de visioconférence

La vidéoconférence en elle-même offre aux utilisateurs de nombreuses fonctionnalités et options différentes. Cependant, à la base, la visioconférence est simplement un moyen pour un utilisateur de communiquer dans les deux sens avec un autre utilisateur via un flux vidéo en direct. Des solutions plus avancées permettent des choses telles que des diffusions vidéo un à plusieurs, le partage d'écran et même une fonctionnalité de diffusion Web qui peut interroger les membres du public et collecter des données sur les téléspectateurs (mais nous prenons de l'avance sur nous-mêmes).

Les communications unifiées (UC) prennent la visioconférence et l'ajoutent à une suite plus large d'outils de communication. Vous pourrez envoyer des messages instantanés et des SMS à vos collègues. Vous pourrez créer des workflows de gestion de projet. Vous pourrez créer des documents et y effectuer des modifications simultanées comme vous le feriez avec une plate-forme telle que Google Drive.

L'aspect le plus important d'une plate-forme UC est peut-être sa capacité à s'intégrer à des solutions tierces pour vous aider à mieux extraire et exporter des données d'un outil à l'autre. Par exemple, si vous avez besoin d'appeler un client et que vous souhaitez accéder à ses dossiers pour améliorer vos communications, alors l'intégration entre votre Salesforce compte et votre outil UC rend cela incroyablement facile. Depuis votre tableau de bord Salesforce, vous pourrez lancer l'appel, afficher l'historique des interactions du client et ajouter des notes sur ce qui se dit pendant l'appel.

"Avoir une plate-forme unifiée est clairement quelque chose qui serait intéressant", a déclaré Gilman. "Une plate-forme unique pour la mobilité, la collaboration et la voix est quelque chose que la plupart des entreprises recherchent aujourd'hui."

Gilman avertit que la construction d'une plate-forme de communication par le biais de fournisseurs individuels serait d'un coût prohibitif. De plus, les données peuvent ne pas être transférées d'un système à l'autre aussi facilement qu'elles le feraient au sein d'une plate-forme à fournisseur unique. De plus, si quelque chose se brise, vous devrez en déterminer la raison en discutant avec plusieurs représentants du support de plusieurs entreprises, ce qui ressemble à un cauchemar.

Toutes les formes de logiciels d'entreprise offrent un éventail de fonctionnalités. Certains outils de marketing par e-mail sont si bien conçus qu'ils donnent l'impression que n'importe qui peut se réveiller et devenir un spécialiste du marketing par e-mail sans avoir aucune formation formelle. D'autres outils sont si compliqués et techniques que même les spécialistes du marketing les plus avancés se retrouvent à appuyer sur le bouton d'assistance.

La vidéoconférence n'est pas différente. Certains outils offrent des interfaces utilisateur (UI) claires et intuitives qui vous permettent de cliquer sur le nom d'une personne et de lancer un appel directement. Certains vous permettent de programmer des réunions à l'avance en cliquant sur le calendrier d'un collègue et en tapant votre nom. Il existe des outils qui vous permettent de créer une salle de conférence virtuelle, d'envoyer un lien et d'inviter des centaines ou des milliers de personnes dans cette salle sans aucune condition préalable pour aucun de vos invités. Ce sont les types de solutions que vous voudrez considérer lors de votre achat.

"Souvent, la visioconférence a beaucoup de nuances car de nombreux protocoles différents sont utilisés aujourd'hui", a déclaré Gilman. « Vous rencontrez des difficultés pour intégrer des plates-formes héritées, faire appel à des tiers qui sont hors site… c'est le défi depuis des années. La possibilité d'envoyer un lien vers une plate-forme tierce et de répondre à cet appel aussi facilement qu'un appel téléphonique est essentielle au succès. »

Fondamentalement, si vous ouvrez votre logiciel de visioconférence et que vous avez l'impression d'avoir obtenu un diplôme d'ingénieur, vous travaillez probablement avec le mauvais outil.

Même si vous choisissez de ne pas acheter de plate-forme UC, vous souhaiterez peut-être toujours un outil de visioconférence capable de partager des documents et des écrans de base. Ces fonctionnalités permettent à vos utilisateurs d'envoyer des fichiers à n'importe qui dans la salle de conférence ou de faire apparaître un document d'un site Web sur leur écran à des fins de démonstration.

"Le besoin de collaboration et de partage de contenu est important", a déclaré Gilman. « Pour qu'une réunion efficace ait lieu, partager du contenu est presque aussi important que de se voir en face à face. Cela peut être aussi simple que le partage de documents afin que les utilisateurs puissent partager ce sur quoi ils travaillent en temps réel. C'est un élément essentiel de tout environnement collaboratif.

Ces fonctionnalités vous permettent également d'utiliser votre outil de visioconférence d'une manière que vous n'aviez pas imaginée auparavant. Tout le monde pense à la vidéoconférence pour les réunions d'équipe, mais qu'en est-il des réunions avec les clients, des appels d'acheteurs potentiels ou des appels de partenaires ? "Lorsque vous commencez à considérer comment la vidéo peut transformer la façon dont les entreprises peuvent faire des affaires, c'est à ce moment-là que l'adoption devient beaucoup plus répandue", a déclaré Gilman.

Si vous êtes convaincu que vous n'utiliserez que des outils de visioconférence pour des communications individuelles, vous vous êtes peut-être également trompé en pensant qu'une application axée sur le consommateur suffira pour faire le travail. Dans certains cas, vous pouvez avoir raison. Cependant, gardez à l'esprit que tous les appels ne seront pas effectués depuis les limites d'un bureau qui fournit l'Ethernet haut débit. En fait, la plupart de vos appels seront probablement passés sur des ordinateurs portables et des tablettes via des connexions Wi-Fi (dont certaines se trouvent dans des véhicules en mouvement).

C'est là que votre application grand public standard ne parvient pas à offrir la valeur d'un outil de visioconférence de niveau entreprise. "Ces applications grand public sont excellentes, mais vous rencontrez des problèmes de qualité", a déclaré Gilman. « Ils ne sont pas assez stables pour gérer la fiabilité et la résilience si vous parlez avec un client. Vous regardez certaines plates-formes grand public si vous êtes sur un client mobile dans votre voiture ; votre solution de visioconférence doit être prête à gérer un plus petit dénominateur commun qui sera probablement un appareil mobile. La capacité à gérer la perte de paquets sans dégradation de la vidéo et de la voix est importante. »

« La technologie qui exécute les plates-formes [d'entreprise] s'est tellement améliorée. Et lorsque vous associez cela à la qualité du réseau que nous pouvons offrir, nous résolvons le réseau », a déclaré Gilman. "La possibilité de partager un scan CAT par vidéo aurait été risible il y a trois ou quatre ans. Vous pouvez maintenant voir le scan CAT le plus détaillé.

Puisque c'est vous qui choisissez le système, pourquoi ne pas en choisir un qui vous donne le contrôle de tout ? Les outils vidéo d'entreprise vous donnent accès à des fonctionnalités telles que l'enregistrement d'appels en un clic, des statistiques qui vous indiquent qui passe le plus d'appels, combien de temps les gens restent en ligne, quand les gens ont abandonné les appels, et bien plus encore. Vous pouvez également contrôler qui dispose des autorisations administratives pour enregistrer son propre appel, qui peut sauter ou transférer des appels vers d'autres utilisateurs, et qui peut examiner la qualité des appels pour s'assurer que le système fournit des images claires.

"Les administrateurs sophistiqués voudront savoir à quoi ressemblait la perte de paquets [qui a contribué à la mauvaise qualité des appels]", a déclaré Gilman. « Était-ce à l'extrémité [ou sur le réseau de l'entreprise] ? Si c'était local, alors vous devez regarder le réseau [pour déterminer où était le problème].