Retour au bureau : guide de l'employé

De nombreuses entreprises se préparent à réintégrer leurs employés dans leurs bureaux, soit pour atténuer le stress de l'isolement, soit simplement pour rester financièrement à flot. Quelle que soit la raison, assurer la sécurité des employés signifie que les employeurs doivent surmonter divers obstacles, notamment le respect des nouvelles réglementations en matière de santé et de sécurité qui incluront probablement de toutes nouvelles considérations telles que la recherche des contacts et le maintien de la distance entre les employés à l'aide d'outils de gestion de l'espace.

Même les processus métier établis, en particulier les vecteurs centrés sur les personnes comme les ressources humaines (RH), devront adapter de nouvelles solutions, telles que la création d'un modèle de dotation hybride à l'aide d'outils de gestion des effectifs à distance. C'est un défi considérable pour la plupart des employeurs, mais ce n'est pas le seul défi. Les employés, eux aussi, doivent ajuster soigneusement leurs perspectives lorsqu'ils envisagent de retourner au bureau. Cela signifie examiner de près chaque partie de la journée de travail, depuis la reprise d'un trajet quotidien jusqu'à l'endroit et la manière exacte dont vous avez l'intention d'effectuer votre travail dans un nouveau type de population de bureaux.

Avant même de penser au bureau, considérez que le meilleur endroit pour commencer est de savoir si vous voulez retourner au travail. Si le travail à domicile vous convient, la meilleure façon de présenter ce changement à votre employeur n'est pas simplement de demander, mais de demander avec un plan. Travaillez avec les RH sur le fonctionnement exact d'un passage au travail entièrement à domicile et explorez les outils et technologies disponibles pour trouver de nouvelles façons d'aider. La plupart des employeurs sont plus réceptifs à ce concept qu'ils ne l'ont jamais été, en particulier à un scénario de travail "hybride" où les employés travaillent en partie à la maison et en partie au bureau.

Si un retour au travail, même partiel, est dans votre avenir immédiat, il est dans votre intérêt de participer le plus possible au processus de planification de votre employeur. Découvrez qui est sur le point d'organiser la réouverture du bureau et assurez-vous de discuter des questions suivantes avec eux.

Entrer dans la porte

Une étude de PricewaterhouseCoopers citée par Statista (voir graphique ci-dessus), montre que lorsqu'il s'agit de rouvrir des espaces de bureau pendant la pandémie, 81 % des entreprises prévoient de modifier les mesures et les exigences de sécurité sur le lieu de travail, tandis que 78 % visent à reconfigurer les sites de travail pour promouvoir la physique. distanciation. De plus, 54 % des entreprises prévoient de faire du travail à distance une option permanente pour les rôles qui le permettent, et 53 % des entreprises envisagent de changer d'équipe ou d'équipes alternatives pour réduire l'exposition.

Cela signifie que les stratégies de retour au travail (RTW) auront non seulement un effet drastique sur votre environnement de travail actuel une fois que vous reviendrez, mais la nature exacte de ces effets variera également considérablement d'une organisation à l'autre, car les mesures dépendront de différentes considérations, y compris le type de travail effectué, les caractéristiques de l'espace, la taille de la population d'employés et les nouvelles réglementations sanitaires COVID-19 qui s'appliquent à votre état et à votre municipalité.

Attendez-vous à des contraintes strictes sur les emplacements des bureaux qui seront accessibles, le nombre d'employés autorisés sur le site à un moment donné, ainsi que de nouveaux employés et procédures pour permettre de nouvelles mesures, comme la recherche des contacts et la désinfection du travail entre les quarts de travail. Les bureaux devront également fournir aux employés des équipements de protection individuelle (EPI) tels que des masques, des écrans faciaux, des gants et un approvisionnement régulier en désinfectant et en désinfectant pour les mains. Les employés doivent s'assurer qu'ils comprennent quelles mesures sont appliquées, quelles sont les procédures pour les mettre en œuvre, et où et comment ils doivent récupérer tout nouvel équipement nécessaire à la sécurité.

Le contrôle d'accès sera un problème particulièrement gênant pour les employés qui ne sont pas préparés. En effet, ce processus déterminera comment les employés seront sélectionnés et autorisés à entrer sur le lieu de travail, probablement maintenant un processus en plusieurs étapes qui impliquera souvent un système de réservation en ligne et même une sorte de jeton intelligent. Cela semble complexe, mais le contrôle d'accès est essentiel pour filtrer les employés contagieux, ainsi que pour déterminer qui se trouve sur place à un moment donné. C'est pourquoi non seulement les employeurs, mais aussi les autorités locales COVID-19 et les réglementations municipales accordent une importance particulière à ce processus.

La plupart des processus d'accès ressembleront à ceci : avant de quitter leur domicile, les employés devront vérifier qu'ils ne ressentent aucun symptôme via un bilan de santé, éventuellement via une application mobile ou un outil de retour au travail, comme Zoho BackToWork. Ils devront ensuite se rendre dans une zone de contrôle à leur arrivée, où leur température sera prise avant de leur donner accès à leur zone de travail. Cet accès ne sera alors accordé que si l'employé a une réservation valide en attente dans le système. Si cela ne pose pas de problème, l'employé aura accès au bureau à l'aide d'une carte à puce ou d'un jeton similaire utilisé pour confirmer l'heure d'entrée et de sortie ainsi que l'endroit où cet employé passera la majeure partie de la journée de travail.

Surtout au début, le non-respect de l'une de ces exigences entraînera probablement votre renvoi à la maison. Il est donc important de travailler avec l'équipe RTW de votre employeur pour vous assurer que vous comprenez parfaitement le processus et que vous disposez de toutes les applications et jetons requis.

Préoccupations liées au trajet

Ironiquement, l'une des préoccupations les plus problématiques du retour au travail pour les employés n'est pas le bureau, mais l'accès au bureau. Se rendre au travail dans sa propre voiture est une chose, mais utiliser les transports en commun, une situation inévitable dans de nombreux endroits, inquiète de nombreux employés. Après près d'un an d'isolement général, il faudra du temps pour convaincre de nombreux employés de reprendre leurs trajets quotidiens en train, en bus ou en métro.

"Les employeurs ont fait du bon travail en s'assurant que les bureaux sont sûrs et aseptisés avec des protocoles pour les maintenir ainsi. Mais comme les transports publics restent le principal moyen d'amener les employés au bureau, la sécurité est un tout nouveau défi", a déclaré Dave Bryant, vice-président. président de One Workplace, une importante entreprise d'intérieurs commerciaux de la Bay Area. "Offrir aux employés des alternatives et des moyens plus sûrs pour se rendre au travail, comme les bus d'entreprise et les services de covoiturage, qui ont des protocoles de nettoyage, sont des options que les employeurs devraient envisager pour que les travailleurs se rendent au travail et en reviennent en toute sécurité."

« L'espace en tant que service (SPaaS) est une tendance à la hausse qui permet à de nombreuses entreprises de personnaliser des espaces de bureau plus petits situés plus près de l'endroit où vivent leurs employés », déclare Bryant. La localisation de nouveaux espaces plus près de ces centres d'employés réduira non seulement les temps de trajet, selon Bryant, mais modifiera également les exigences de déplacement et fournira un endroit sûr loin du plus grand bureau lorsque le travail n'exige pas que les employés soient là.

Encore une fois, si vous envisagez un retour au travail, abordez ce problème avec votre employeur et voyez si l'une de ces solutions pourrait fonctionner pour votre entreprise.

Attendez-vous à de nouvelles technologies

Nous avons mentionné la nouvelle technologie de contrôle d'accès ci-dessus, mais pour de nombreux employés, ce ne sera pas la seule nouvelle technologie à laquelle ils se heurteront lorsqu'ils retourneront au bureau pendant la pandémie. Par exemple, Cisco affirme avoir soigneusement réfléchi à ce que signifie le retour au travail pour les employés de ses bureaux.

« Nous avons augmenté le nombre de capteurs que nous avons dans le matériel de notre salle de conférence », a déclaré Jeetu Patel, SVP et GM Security and Application Division chez Cisco. Il a déclaré que la société ajoutait divers capteurs à son matériel de solution de conférence, "qui peuvent détecter le nombre de participants dans une salle, mesurer les niveaux de température et d'humidité, et même mesurer la qualité de l'air". Cisco et les employeurs comme lui collecteront ce type de données sur les installations de nouvelles manières et spécifiquement dans le but de garantir la sécurité des employés sur site.

Les navigateurs de salle Webex de Cisco, qui sont des écrans tactiles de bureau qui fournissent des connexions instantanées aux vidéoconférences, aux commandes de salle, au partage de contenu et à la réservation de salle, sont désormais activés par la voix. "Vous pouvez simplement entrer dans une pièce et dire 'Hey Webex, je vais rejoindre la réunion.' Le système dispose de commandes de proximité qui pourront identifier les participants [via leurs] smartphones à l'aide d'ultrasons », a déclaré Patel.

Il ajoute que le passage aux assistants vocaux au bureau présente désormais l'avantage supplémentaire d'être une solution plus hygiénique, car moins de surfaces doivent être physiquement touchées. Et, bien sûr, de nombreux avantages supplémentaires continueront d'aider les travailleurs même après la pandémie, tels que la réservation intelligente des salles, le réglage de l'éclairage et des stores, ainsi que l'accès automatique aux écrans intelligents et à d'autres technologies de conférence.

Repenser les avantages sociaux

Les avantages sociaux des employés sont des facteurs importants pour les employés qui envisagent un emploi ou un lieu de travail plutôt qu'un autre. À l'époque pré-COVID, des avantages tels que des repas et des collations gratuits, des salons à aire ouverte, des abonnements à une salle de sport, ainsi que des happy hours et des sorties d'entreprise, ont tous contribué à attirer les employés et même à les garder plus longtemps dans les bureaux. Ces avantages et avantages peuvent ne plus être aussi attrayants ou logiques pour les travailleurs à distance ou les employés qui reviennent au bureau.

"Le retour au lieu de travail physique apporte de grandes considérations sur les types d'avantages et d'avantages que les employeurs offrent à leurs employés", déclare Jordan Peace, co-fondateur et PDG de Fringe, une société d'avantages sociaux.

"Des mois de travail à distance ont obligé les entreprises à repenser les types d'avantages qu'elles offrent aux employés. De nombreux avantages au bureau comme les abonnements à la salle de sport, les tables de ping-pong ou les déjeuners avec traiteur sont devenus obsolètes du jour au lendemain", déclare Peace. À leur place, une nouvelle catégorie a émergé, celle des avantages liés au style de vie. Ces types d'avantages visent à atténuer les problèmes auxquels de nombreux employés sont confrontés en raison du travail à domicile. Ils prennent généralement la forme d'une sorte de marché numérique où les employés peuvent choisir parmi des applications ou des services qui répondent à leurs besoins immédiats pour des choses comme le tutorat virtuel ou la livraison de nourriture.

Peace a déclaré qu'une enquête auprès des utilisateurs de Fringe a révélé que 80 % des employés estimaient que l'ère du travail à distance avait changé de façon permanente leur façon de voir les avantages ; 84 % ont déclaré croire que les avantages liés au style de vie seront plus précieux dans un monde post-COVID que les avantages et les commodités au bureau, même après le retour au bureau.

Alors que Fringe aide les entreprises à mettre en œuvre ce type de programme en tant que service, de nombreuses entreprises seront confrontées à la difficulté d'offrir ce type d'avantages pandémiques à leurs employés. Une excellente façon de participer aux efforts de retour au travail de votre entreprise est de travailler avec les RH et d'autres employés pour identifier les solutions d'avantages sociaux efficaces dans votre région, puis d'élaborer un plan pour les mettre en œuvre.

La communication est la clé

La plupart des outils logiciels et plateformes de retour au travail mettent fortement l'accent sur la communication avec les employés. Après tout, les entreprises qui retournent au travail sont confrontées à des changements importants dans presque tous les aspects de leur façon de faire des affaires. Cela ne peut pas être accompli simplement en envoyant des mémos. Les employeurs doivent favoriser des discussions actives entre les gestionnaires et les employés pour que cette transition soit réussie et sécuritaire. Cela signifie également de nouveaux niveaux d'implication de la part des employés.

Même avec plusieurs nouveaux canaux de communication ouverts, y compris de nouvelles réunions en ligne ainsi que des applications de messagerie d'équipe et des mesures similaires, de nombreux employés restent assis et "collectent" simplement de nouvelles informations sans participer aux discussions environnantes. Si vous êtes sur la liste restreinte pour retourner à votre bureau, cela vaut la peine de participer à ces pourparlers. Cela signifie non seulement parler, mais aussi parler souvent de sujets que vous auriez pu éviter auparavant. Un exemple clé est la santé mentale.

"Les chefs d'entreprise doivent accepter que de nouvelles normes culturelles émergeront de cette crise. De nombreux ajustements jusqu'à présent ont montré la résilience des travailleurs et des organisations à s'adapter au changement. Mais une question difficile à laquelle nous devons encore répondre est de savoir comment ces changements dans nos environnements de travail affectent la santé mentale de nos employés ? Comment s'en sortent-ils en tant que personnes ? Et cela va nécessiter un suivi et une connexion réels ", déclare Mike Bokina, vice-président et responsable des ressources humaines, Siemens USA. "Nous devons continuer à aborder l'aspect humain de cette crise, pas seulement l'aspect financier. De quoi les employés ont-ils besoin ? Les normes culturelles changent, et la voix des employés doit en faire partie."

Les temps incertains rendent la communication avec les employés plus critique que jamais, mais cette discussion doit aller dans les deux sens. Au-delà des réunions générales régulières et des assemblées publiques virtuelles, le maintien de connexions individuelles avec une main-d'œuvre répartie peut aider à maintenir l'engagement des employés, qui a diminué pendant cette période de travail à distance.

"Pour nous, chez Siemens USA, qui compte 50 000 employés, cela a signifié la transparence sur des sujets allant de la santé des employés, la santé de l'organisation et de l'entreprise, à la santé des communautés dans lesquelles Siemens opère", a déclaré Bokina.

Favoriser ce genre de discussions, ne serait-ce qu'avec d'autres employés, est un nouvel élément important pour un retour au travail sécuritaire. Si vous avez du mal à trouver le bon forum dans votre organisation pour avoir ces discussions, envisagez de travailler avec les RH pour en créer un. Votre employeur et vos collègues en bénéficieront.