Organisez-vous : des outils pour de meilleures réunions

Les experts adorent dire que les réunions tuent la productivité. Ils le peuvent certainement, mais ils n'y sont pas obligés. Lorsque vous ne planifiez que les réunions nécessaires et que vous simplifiez le choix d'une heure et d'une date, les réunions sont plus productives. Lorsque vous préparez un ordre du jour à l'avance et affectez quelqu'un pour prendre des notes, le contenu des réunions sera plus ciblé. Si vous facilitez l'adhésion et la participation des personnes, la réunion peut être plus efficace. Ensuite, la réunion peut se dérouler selon le calendrier indiqué dans l'ordre du jour, et peut-être même terminerez-vous plus tôt. Les gens apprécient quand cela se produit, car cela envoie le message que leur temps est précieux.

Bien que la gestion d'une réunion efficace repose en grande partie sur les êtres humains, elle nécessite également les bonnes applications et le bon équipement pour la faciliter. Les 14 applications et outils répertoriés ici sont tous conçus pour rendre les réunions plus fluides et plus productives.

Applications pour planifier des réunions

Avant de pouvoir organiser une réunion, vous devez la programmer. Demander une réunion avec un e-mail et une liste d'heures est inefficace, même si vous ne rencontrez qu'une seule personne. Les applications de planification de réunion vous offrent de meilleurs outils, tels que des sondages, des formulaires de planification en ligne et des robots Slack, afin que toutes les personnes invitées à une réunion puissent choisir collectivement le meilleur moment pour celle-ci.

Nommer.ly

Appoint.ly est un service de réservation de réunion simple pour planifier des tête-à-tête. Vous créez une page de réservation que vous partagez avec des clients ou toute autre personne susceptible de demander un rendez-vous avec vous. Votre page de réservation offre au demandeur de la réunion des options pour le type de réunion qu'il souhaite, comme un appel d'introduction de 10 minutes ou une session de formation d'une heure. Ensuite, en fonction de votre disponibilité, ils demandent une date et une heure que vous pouvez approuver, demander à modifier ou rejeter. Appoint.ly est une application de planification simple et directe pour les réunions individuelles en particulier.

Calendement

Calendly est un outil qui aide les individus, ainsi que les équipes, à planifier des réunions. Il comprend des options qui s'adaptent à différents types et besoins de réunion. Par exemple, vous créez des types de réunions, tels que 10-Min Phone Briefing et 30-Min Media Interview. Ensuite, lorsqu'une personne souhaite vous rencontrer, elle peut choisir le type de réunion qu'elle souhaite et choisir un créneau horaire disponible. Autre exemple : imaginons que vous ayez une entreprise dans laquelle toute personne d'un certain service peut accepter une réunion demandée par un client. Calendly peut attribuer automatiquement la demande de réunion à toute personne disponible du groupe. L'application prend également en charge les pages Web de planification individuelles, où les personnes peuvent demander une réunion avec vous en fonction de votre disponibilité. C'est une application robuste pour la planification, conçue pour répondre à une variété de besoins.

Doodle.com

Doodle.com est un site Web et une application mobile gratuits avec une option Premium qui vous aide à planifier des réunions de trois manières. Tout d'abord, vous pouvez créer un sondage en ligne avec les dates et heures des réunions ; envoyez-le à tous les participants à la réunion, et Doodle met en évidence la meilleure option au fur et à mesure que les gens répondent. Deuxièmement, Doodle propose également une planification de réunion personnelle, ce qui signifie que vous l'utilisez pour créer un site Web où les gens peuvent voir quand vous êtes disponible et demander une réunion avec vous dans l'un des créneaux ouverts. Enfin, il existe un bot Doodle pour Slack qui vous permet d'interroger vos collègues sur une heure de réunion sans quitter l'application de messagerie de votre équipe.

Perspectives

Outlook, vendu dans le cadre de Microsoft Office, peut venir à l'esprit comme le logiciel de bureau de facto pour planifier des réunions dans un environnement professionnel. Lorsque tous les participants à la réunion font partie de la même organisation et qu'ils utilisent tous Microsoft Office, Outlook est le bon outil de planification. Vous pouvez trouver une heure et une date de rencontre qui conviennent à tout le monde en fonction de la disponibilité qu'ils ont définie dans leurs calendriers. Ensuite, vous pouvez réserver une salle de conférence et mettre la réunion sur le calendrier, le tout dans Outlook. Ce n'est pas nécessairement le meilleur planificateur de réunion lorsque vous devez organiser une réunion entre des personnes qui ne sont pas toutes des utilisateurs d'Outlook.

Rallye

Rally est un logiciel de planification collaborative, ce qui signifie qu'il est conçu pour être utilisé par des groupes. Une autre façon de le décrire est de dire que c'est une application de sondage où le sondage concerne le moment où tout le monde peut se rencontrer. Alors que Doodle.com offre le même service, Rally a un look légèrement différent et est plus rapide à utiliser si vous n'en avez besoin que de temps en temps car vous n'avez pas besoin de créer un compte. Cependant, vous devez entrer une adresse e-mail.

Libreoccupé

FreeBusy est une application de planification de réunions pour les entreprises. Semblable à Calendly et Doodle.com, il fait un peu de tout, vous donnant des moyens d'automatiser la planification de réunions individuelles ainsi que de trouver le meilleur moment pour qu'un groupe de personnes se rencontre. Il s'intègre également au logiciel de visioconférence pour remplir automatiquement des détails tels que le lien de la réunion et l'ID, le cas échéant.

Tissé

Woven est un logiciel de planification intégré qui fait partie d'une application de calendrier plus large. Semblable à certaines des autres applications mentionnées, il comprend des sondages pour trouver le meilleur moment pour un groupe de collègues de se rencontrer. Woven a également des pages de planification personnelles que vous pouvez partager avec des clients et des collègues qui leur permettent de demander un moment pour vous rencontrer.

Applications pour la visioconférence

Tant de réunions se déroulent désormais virtuellement qu'il est absolument essentiel d'avoir une application de visioconférence incontournable. Les meilleurs services de visioconférence sont fiables, ce qui signifie que vos appels restent intacts même si la connexion de quelqu'un est boguée, et disposent de nombreux outils pour collaborer pendant que vous vous rencontrez. Ces outils incluent le partage d'écran et des tableaux blancs, des boîtes de discussion, ainsi que des options pour les modérateurs, comme la possibilité de passer le contrôle à une autre personne ou de désactiver les participants pendant qu'une personne parle.

PCMag a trois choix parmi les logiciels de visioconférence : ClickMeeting, Cisco Webex Meetings et Zoom.

Cliquez sur Réunion

ClickMeeting est une excellente option de visioconférence pour les petites entreprises, en particulier celles qui hébergent de nombreux petits webinaires. Cependant, vous ne pouvez avoir que quatre flux vidéo actifs par réunion. Cette application peut s'intégrer au calendrier de Microsoft Outlook, et il existe un plug-in Chrome pour se connecter au calendrier Google.

Réunions Cisco Webex

Cisco Webex Meetings est un service de visioconférence facile à utiliser et qui inclut certaines fonctionnalités que vous ne trouverez pas chez les concurrents. Par exemple, vous pouvez configurer un appel qui vous appelle plutôt que de vous forcer à vous connecter. Les forfaits payants commencent à 13,50 $ par mois, ce qui est un prix attractif pour les petites entreprises. Si vous utilisez la version gratuite de l'application, Webex Meetings Free, vous pouvez organiser des visioconférences de trois personnes à la fois. Le forfait gratuit comprend également le partage de bureau et de documents, une fonction de tableau blanc, une vidéo de qualité standard et 250 Mo de stockage dans le cloud.

Réunion Zoom

Zoom Meeting, parfois simplement appelé Zoom, est l'un des services de vidéoconférence les plus fiables que vous puissiez trouver. Lorsque l'entreprise a développé le produit, elle s'est d'abord attachée à s'assurer que vos appels restent clairs et connectés. Il prend en charge la vidéo et l'audio HD. Vous pouvez obtenir des transcriptions dactylographiées des appels que vous enregistrez sous forme de vidéos. De plus, tout le monde peut utiliser le produit de base gratuitement, et les petites entreprises peuvent acheter des plans à prix raisonnable qui renforcent les fonctionnalités à partir de 14,99 $ par mois et par hôte. Avec un compte gratuit, vous pouvez héberger jusqu'à 100 personnes lors d'un appel et vous pouvez voir jusqu'à 49 personnes dans une vue de style galerie. Les appels de groupe pour les utilisateurs gratuits sont limités à 40 minutes, mais les appels individuels peuvent durer aussi longtemps que vous le souhaitez. Bien qu'il soit difficile de quantifier et de comparer les performances des systèmes de visioconférence, la stabilité est le fondement de la réputation de Zoom, et cela se voit.

Prendre des notes

De nombreuses réunions ont avantage à ce que quelqu'un prenne des notes. Lorsque vous avez des notes de réunion, vous 1) avez un enregistrement de ce qui s'est passé lors de la réunion, 2) pouvez les partager avec les personnes qui n'ont pas pu y assister, et 3) finissez par vous forcer à être clair sur toutes les tâches de suivi qui doivent être terminé. Pour certains types de réunions, comme les entretiens avec des journalistes, une excellente application de prise de notes vous permettra également d'enregistrer l'audio, afin que vous puissiez le transcrire plus tard et avoir une source parfaite pour vérifier ce qui a été dit. Voici quelques applications qui peuvent vous aider à prendre des notes de réunion efficaces.

Evernote

Evernote est une application puissante pour prendre des notes. Il dispose d'une fonctionnalité d'enregistrement audio intégrée qui vous permet d'enregistrer une réunion entière tout en notant des idées tapées en même temps, directement dans le même fichier. Sa fonction d'appareil photo vous permet de prendre une photo d'un tableau blanc de votre réunion et de la télécharger sur l'application, où Evernote rend ensuite le texte consultable à l'aide de l'OCR. Si votre équipe utilise Evernote for Business, vous pouvez facilement rendre les notes de réunion accessibles à tous les participants afin qu'ils puissent les ajouter et en avoir une copie par la suite.

Hugo

Hugo.team est une application relativement nouvelle conçue pour aider les équipes à prendre des notes de réunion, ainsi qu'à les partager et à les suivre de manière appropriée. Hugo vous pousse à créer un ordre du jour, à noter les idées et informations importantes des réunions et à transformer les éléments d'action en tâches. L'application se connecte à d'autres systèmes de gestion des tâches, tels qu'Asana, Trello et Jira, vous permettant de pousser ces tâches dans les applications que votre équipe utilise déjà. Il est gratuit pour un maximum de 30 personnes, avec une version Pro (un forfait de 399 $ par mois) ajoutant la prise en charge de plus de membres d'équipe et de fonctionnalités, telles que des rapports détaillés et une analyse de calendrier.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote partage de nombreuses fonctionnalités avec Evernote - un enregistreur audio, un appareil photo, etc. - mais il convient mieux aux personnes qui utilisent d'autres produits Office car il s'intègre étroitement avec eux. Si vous avez un compte professionnel Microsoft, par exemple, vous pouvez utiliser une fonctionnalité spéciale dans OneNote qui vous montre les réunions à venir répertoriées dans Outlook afin que vous puissiez écrire des ordres du jour pour eux ou prendre d'autres notes à leur sujet. Une autre fonctionnalité appelée Digital Ink vous permet de dessiner des diagrammes et des images à l'aide d'un stylet sur les appareils pris en charge. Il est également facile de partager des notes que vous capturez avant, pendant ou après une réunion avec d'autres personnes de votre organisation.

Minutes.io

Minutes.io (gratuit) est explicitement destiné à prendre des minutes de réunion. Il vous donne un modèle pour écrire tous les détails de ce qui se passe lors d'une réunion, comme qui a dit quoi, quelles promesses ont été faites et quels délais ont été décidés. Minutes.io utilise des raccourcis clavier à profusion afin qu'une fois que vous les apprenez, vous n'aurez pas à lever les doigts pendant la frappe. Il s'exécute dans un navigateur et fonctionne à la fois en ligne et hors ligne. À la fin d'une réunion, vous pouvez facilement ajouter les adresses e-mail des personnes au fichier pour le partager avec tous les participants. Lorsqu'on vous demande de prendre des notes officielles pour une réunion de manière inattendue, minutes.io se lance rapidement et fonctionne bien, vous donnant un modèle pour la tâche à accomplir.