Organisez-vous : arrêtez de combattre les e-mails avec plus d'e-mails

La surcharge des e-mails est un énorme problème de productivité sur le lieu de travail. Je rencontre tout le temps des gens qui se plaignent du courrier électronique, disant qu'il les accable, souhaitant qu'il y ait un interrupteur pour tous les nouveaux messages qui affluent dans leur boîte de réception.

Beaucoup de ces mêmes personnes, cependant, se fixent sur le courrier électronique de telle manière qu'elles finissent par aggraver le problème. Ce que je vois, ce sont des gens qui essaient de combattre les e-mails avec plus d'e-mails, ce qui à son tour génère toujours plus d'e-mails. Parce qu'ils sont embourbés dans la misère des e-mails, ils ne peuvent généralement pas voir clairement ce qui se passe, ils n'ont donc aucune idée qu'ils aggravent la situation.

Il y a plusieurs façons dont j'ai remarqué que les gens se tiraient une balle dans le pied en essayant de gérer la surcharge d'e-mails.

N'utilisez pas votre boîte de réception comme liste de tâches

Le premier exemple de personnes qui aggravent leurs problèmes de courrier électronique sont les listes de tâches , comme j'aime les appeler. Les listes de tâches laissent des e-mails dans leur boîte de réception lorsque le message contient une tâche ou déclenche la mémoire d'une tâche assignée. En d'autres termes, ils utilisent la boîte de réception comme une liste de tâches.

Pensez à la façon dont les gens attribuent généralement des tâches par e-mail. Il est rare que la tâche soit clairement indiquée dans la ligne d'objet. Le destinataire doit ouvrir et lire l'e-mail pour connaître les détails de la tâche. Plus probablement, cependant, le message ne contiendra pas toutes les informations dont le destinataire a besoin, comme une date limite ou d'autres détails sur la tâche. Un échange de messages dans les deux sens clarifie la tâche et finit par créer un nouvel e-mail à chaque fois que cela se produit. En bref, les boîtes de réception des e-mails sont de très mauvaises listes de tâches.

Un autre problème est que les listes de tâches doivent constamment vérifier chaque courrier entrant pour voir s'il contient une tâche, et si ce n'est pas le cas, ils se débarrassent rapidement du courrier. Les listes de tâches finissent par désherber sans cesse.

Pire encore, les listes de tâches s'habituent à vérifier leurs boîtes de réception pour leurs tâches quotidiennes, et souvent, elles finissent souvent par s'envoyer par e-mail des rappels d'autres choses qu'elles veulent faire.

Si le courrier électronique est un problème, pourquoi voudriez-vous créer plus de courrier électronique de cette manière ?

Dans le vif du sujet, cependant, les listes de tâches ne peuvent pas voir comment leur système aggrave la situation. Ils affirment souvent que l'utilisation de leur boîte de réception comme liste de tâches est la seule chose qui fonctionne. Mais si cette même personne se sent submergée par le courrier électronique, il est clair que cela ne fonctionne pas. Il existe quelques solutions, et j'y reviendrai dans un instant.

Arrêter d'envoyer des Nudgemails

Lors d'une retraite d'entreprise, j'ai récemment parlé de la gestion des e-mails. Pour préparer la conférence, j'ai parlé à certains employés et j'ai appris que beaucoup d'entre eux géraient d'énormes volumes d'e-mails, parfois 1 000 messages par jour, en utilisant Nudgemail. Ils pensaient que c'était une façon parfaitement sensée de gérer le flux.

Nudgemail est un outil freemium qui vous permet essentiellement de répéter un e-mail en définissant une heure à laquelle il réapparaîtra dans votre boîte de réception en tant que nouveau message. "Essentiellement" est un mot très important ici.

La plupart des fonctions de répétition, comme celles de SaneBox ou de certaines des meilleures applications de messagerie, masquent le message d'origine de votre boîte de réception, puis le font réapparaître sous la forme d'un nouveau courrier non lu au moment que vous choisissez. Nudgemail fonctionne un peu différemment. Lorsque vous l'utilisez pour répéter le courrier, l'e-mail d'origine reste dans votre boîte de réception et un nouveau message apparaît en haut de votre boîte de réception, avec le fil de discussion complet du message d'origine cité.

Ne vous méprenez pas. Nudgemail est un bon outil, et c'est une excellente solution dans certaines circonstances. Toute personne qui considère la boîte de réception comme un flux d'informations plutôt qu'un point de collecte pour la communication qui doit être traitée, pourrait bien l'utiliser. Mais lorsque les employés me disent que le nombre de messages dans leurs boîtes de réception les empêche de faire leur travail et que 20 % de leurs messages sont des messages répétés sous la forme de Nudgemails, c'est un problème.

Tout comme les listes de tâches peuvent nier le fait que leur système est en panne, certains utilisateurs de Nudgemail en font une béquille. Ils sont tellement coincés dans leurs habitudes actuelles qu'ils ne peuvent pas imaginer une meilleure solution.

Ne répondez pas si vite

Très souvent, répondre à un e-mail est un moyen d'accuser réception du message de quelqu'un d'autre sans pour autant faire avancer la conversation. Imaginez qu'un collègue envoie des e-mails pour vous demander votre avis sur une présentation. Vous n'avez pas encore regardé la présentation. Selon votre lieu de travail, il peut être plus acceptable de répondre rapidement par « Je ne sais pas. Je n'ai pas encore regardé » que d'attendre deux heures jusqu'à ce que vous ayez regardé et formé une opinion. Lorsque vous sautez pour répondre rapidement, même si le message n'est pas substantiel, vous générez un excès d'e-mails. Si la culture d'entreprise vous pousse à adopter ce comportement, vous feriez mieux de croire que d'autres personnes vous le font aussi.

Une personne qui tarde à répondre à un e-mail peut être considérée comme paresseuse ou ne pas être un joueur d'équipe, même si attendre pour répondre à un e-mail est une façon beaucoup plus logique et productive de s'y prendre. Mais c'est complètement rétrograde et vous devez vous en détacher si vous vous sentez submergé par les e-mails.

Ce qui finit par arriver, c'est que les gens répondent aux messages juste pour se renvoyer la balle. Disons que Raj demande l'avis de Sarah sur quelque chose, et elle répond : "Je ne sais pas. Qu'en penses-tu ?" Maintenant, la balle est de retour dans le camp de Raj, et il lui incombe de répondre, ne serait-ce que pour que Sarah ait un nouveau message non lu dans sa boîte de réception lui rappelant de répondre réellement cette fois.

Un autre exemple courant pour les employés des services d'assistance, tels que l'informatique, est qu'ils configurent une adresse e-mail générique pour que les employés puissent déposer des tickets d'aide, comme [email protected] Lorsqu'un employé panique parce que son ordinateur est en panne, cependant, et qu'elle a besoin d'obtenir de l'aide rapidement, elle pourrait oublier l'e-mail générique et envoyer un e-mail à la personne qu'elle connaît dans l'informatique. Cette personne informatique devrait-elle s'occuper du problème ? Ignorer l'e-mail ? Répondre et dire à l'employée qu'elle doit utiliser la bonne adresse d'assistance informatique ? CC son patron ? Quelle est la bonne chose à faire ?

Souvent, la réponse, alimentée par la panique et la frustration, génère simplement plus d'e-mails (et crée des tensions). Encore une fois, c'est un exemple de culture d'entreprise créant des attentes d'une réponse rapide qui est à la racine du problème. Mais vous pouvez rompre avec ce modèle sans troubler la paix et générer moins d'e-mails en conséquence.

Solutions aux e-mails excessifs

Comment arrêter de générer des e-mails excessifs ? Certaines solutions sont simples et rapides, et un particulier peut les faire sans le soutien de l'entreprise.

Dans l'exemple précédent, le membre du personnel informatique pourrait probablement étouffer le problème dans l'œuf en ayant une conversation en face à face (ou un appel téléphonique avec un employé distant), plutôt que de répondre par e-mail. Si l'informaticien répond par e-mail, le collègue dans le besoin ne le lira probablement pas de toute façon. N'oubliez pas qu'elle est déjà stressée par son problème d'ordinateur. Cela peut sembler très rudimentaire, mais confronter le collègue en face à face, calmement et professionnellement, l'aidera à se souvenir du bon protocole pour déposer des tickets d'aide à l'avenir, surtout si l'informaticien explique quels autres emplois étaient prioritaires au moment. Expliquer en personne va un long chemin.

Une autre façon d'arrêter de générer des e-mails excessifs pour vous-même est de trouver de bons outils d'assistant de messagerie qui vous aident à réduire le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception, plutôt que de les propager, comme le fait Nudgemail. SaneBox (environ 7$ par mois) est la solution que je recommande. Mailbird est une application client de messagerie dotée d'une option de répétition et d'autres fonctionnalités qui pourraient également être utiles.

Arrêtez d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches, à la fois pour les tâches personnelles et les tâches liées au travail. Il existe maintenant de nombreux outils formidables qui sont bien meilleurs pour attribuer des tâches, les suivre, mettre à jour les détails à leur sujet, etc., qui ne reposent pas sur le courrier électronique. J'aime Todoist, même si Wunderlist est aussi une excellente application.

Si vous parvenez à convaincre votre équipe de travail ou votre service de choisir un meilleur outil pour les affectations de tâches, vous serez vraiment en bien meilleure forme. Outre les applications de gestion de projet complètes, il existe d'autres applications de collaboration légères, faciles à utiliser, plus rapides à configurer et qui peuvent constituer une meilleure solution aux défis de votre équipe.

Pour en savoir plus, consultez mes autres conseils pour réduire la surcharge de courrier électronique au bureau.