Organisez-vous : sachez quand prépayer votre voyage

Les sites Web et les applications de réservation de voyages vous promettent généralement une offre : payez à l'avance pour les hôtels et les vols, et économisez beaucoup d'argent. Mais payer à l'avance n'est pas toujours payant, comme on me l'a rappelé la semaine dernière alors que je travaillais sur un long itinéraire.

Je prévois un voyage d'un mois aux États-Unis (je vis en Inde), avec une escale de quelques jours à Londres à la fin. Un mois est un voyage trop long pour un itinéraire serré, j'ai donc dû réfléchir à toutes mes options de réservation pour m'assurer que je peux être flexible et apporter des modifications au fur et à mesure. Mais ça va aussi être un voyage coûteux, et je veux économiser de l'argent là où je peux.

Lors de la planification et de l'organisation de voyages, je finis toujours par faire un compromis entre économiser de l'argent maintenant et potentiellement économiser de l'argent à l'avenir. Voici comment je pense au choix.

Prépayez, économisez maintenant

Les sites de réservation tiers vous permettent d'économiser de l'argent très facilement. Ce que j'entends par tiers dans ce contexte, ce sont des applications de voyage et des sites Web qui vous aident à trouver des options de voyage et vous proposent également de les réserver pour vous. Quelques exemples sont Orbitz, Kayak, Booking.com et Hotels.com, bien qu'il y en ait beaucoup d'autres. Ces sites et applications vous offrent d'excellents outils de recherche pour trouver le bon vol, hôtel, forfait vacances, croisière, location de voiture, peu importe, puis ils vous proposent de le réserver sur place si vous payez à l'avance.

Lorsque vous prépayez sur l'un de ces sites, vous réalisez généralement les plus grandes économies maintenant , mais cela ne signifie pas que vous finirez par économiser le plus d'argent à long terme.

Lorsqu'un tiers effectue une réservation de vol ou d'hôtel pour vous, cette société détient généralement la réservation. Si vous devez modifier un vol, par exemple, vous devez généralement passer par le site de voyage plutôt que de parler directement à la compagnie aérienne. C'est extrêmement gênant et une perte de temps. De plus, vous pourriez être touché par plus de frais de modification que si vous payiez directement la compagnie aérienne. Mon ami a traité ce problème la semaine dernière. Nous étions en train de déjeuner et avons eu l'idée d'aller au marché avant qu'il ne doive partir pour l'aéroport. Mais la circulation était mauvaise et le temps semblait serré. Mon ami a dit : "Et si je changeais simplement mon vol pour le suivant ?" Il a appelé la compagnie aérienne, a été en attente pendant environ une demi-heure jusqu'à ce qu'il apprenne finalement qu'il aurait appelé le tiers avec lequel il avait réservé le vol afin de le modifier. À ce moment-là, il était trop tard. Si nous n'étions pas partis pour l'aéroport tout de suite, il aurait risqué de rater son vol.

Un autre problème avec le prépaiement, et celui-ci est spécifique aux réservations d'hôtel, est que de nombreux hôtels n'honorent pas les programmes de récompense lorsque vous prépayez par l'intermédiaire d'un tiers. (Cependant, les compagnies aériennes vous permettent de gagner des points de fidélité, quelle que soit la manière dont vous avez réservé.) Si vous connaissez bien les programmes de fidélité des hôtels et que vous voyagez suffisamment pour gagner des nuits gratuites, des surclassements gratuits ou un statut d'élite, vous pourriez manquer gagner ces avantages chaque fois que vous payez à l'avance pour un hôtel juste pour économiser peut-être 15 $ ou 20 $ par nuit. Certains de ces sites de réservation proposent cependant leurs propres programmes de récompenses, tels que des remises de fidélité ou une nuit gratuite après tant de réservations effectuées. Donc, si vous envisagez d'utiliser des tiers pour les réservations, cela vaut généralement la peine d'en trouver un que vous aimez et de vous y tenir.

Si vos plans peuvent changer, comme dans mon cas avec un voyage d'un mois, le prépaiement n'est pas toujours la meilleure option.

Réservez uniquement, économisez potentiellement plus tard

Certains sites tiers vous offrent la possibilité de réserver un voyage sans payer pour le moment, bien que vous deviez généralement fournir votre numéro de carte de crédit en guise de garantie. Pour les hôtels, c'est ma méthode de réservation préférée. Le prix de réserve n'est jamais aussi bas que le prix de prépaiement, mais ce n'est généralement pas beaucoup plus. De plus, il vous permet généralement de modifier la réservation entre une semaine et 48 heures avant la date d'arrivée.

Voici un exemple. J'ai réservé une chambre d'hôtel pour quatre nuits à San Francisco, mais je n'ai pas prépayé. Je peux le changer jusqu'à environ une semaine avant mon arrivée. Alors que je discutais de cette réservation avec mon autre significatif, qui voyage avec moi pendant une partie du voyage, j'ai appris que nous avions la possibilité de rester avec un ami pendant deux nuits. J'ai pu modifier la réservation et réduire de moitié nos frais d'hôtel pour cette partie du voyage. Si j'avais pris l'offre prépayée, nous n'aurions économisé qu'environ 80 $ sur le prix réservé pour quatre nuits. En changeant l'itinéraire et en choisissant de rester avec des amis, nous avons économisé des centaines de dollars.

Certaines compagnies aériennes vous permettent de réserver un bon prix que vous trouvez pour un vol sans prépaiement, bien que l'option ne soit pas toujours évidente jusqu'à ce que vous atteigniez les écrans de paiement. J'ai récemment eu des voyages d'affaires potentiels et j'ai trouvé beaucoup de choses sur Qatar Airways, par exemple. Le contrat pour l'entreprise n'était pas finalisé, mais les dates se rapprochaient et je ne voulais pas attendre trop longtemps et voir les prix s'envoler. Pourtant, je ne voulais pas payer un vol coûteux avant d'avoir ce contrat signé en main. Sur le site de Qatar Airway, j'ai suivi les invites pour réserver le vol et, avant le point de retrait de la carte de crédit, j'ai vu la possibilité de conserver le billet au prix indiqué pendant 48 heures. En fin de compte, l'affaire n'a pas fonctionné et je n'ai jamais perdu un centime sur ce vol.

Allez directement à la source, obtenez plus de flexibilité

Lorsque vous trouvez une bonne affaire sur un site de voyage tiers, il vaut la peine de vérifier auprès du fournisseur (c'est-à-dire la compagnie aérienne ou l'hôtel) s'il correspond au même tarif. J'utilise souvent des sites de recherche de vols tels que Kayak et Google Flights pour rechercher la meilleure offre, puis je vérifie sur le site de la compagnie aérienne si leur prix correspond à celui que j'ai vu. Souvent, c'est le cas, et parfois c'est moins d'un dollar.

Si la différence est supérieure à cela, vous pouvez parfois appeler le fournisseur et lui demander s'il correspond au devis que vous avez trouvé.

Comme je l'ai mentionné précédemment, il y a souvent un avantage à traiter directement avec le fournisseur si vous devez modifier la réservation. Vous ne payez que ses frais de modification et vous traitez directement avec l'entreprise plutôt que d'avoir un intermédiaire.

Attendez jusqu'à la dernière minute, obtenez des réductions importantes sur les hôtels

Tout le monde n'a pas les moyens d'attendre à la toute dernière minute pour réserver un logement, mais vous trouverez souvent les meilleurs tarifs si vous le faites. Lorsqu'un hôtel n'a pas réservé suffisamment de chambres pour atteindre le seuil de rentabilité ou réaliser des bénéfices (je simplifie à l'excès le fonctionnement des hôtels, mais vous avez compris), il est dans l'intérêt de l'hôtel de baisser le prix pour inciter les autres voyageurs à prendre la chambre à un tarif qui ne générera pas le profit le plus élevé, mais qui aidera au moins à remplir suffisamment de chambres pour cette journée. C'est en grande partie ainsi que les entreprises de réservation tierces ont commencé.

Donc, si vous attendez le jour de votre check-in pour trouver un hôtel, c'est là que vous trouverez les meilleures offres. Des applications telles que Hotel Tonight, Hotwire et Roomer se spécialisent dans l'exploitation de cette panique finale pour remplir les chambres. Hotel Tonight et Hotwire aident les hôteliers à liquider des chambres non réservées. Roomer le fait aussi, mais il permet également aux personnes qui ne peuvent pas utiliser une chambre prépayée de la vendre à quelqu'un d'autre.

Disons que j'avais fait l'erreur de prépayer ces quatre nuits à San Francisco, et qu'au final, j'ai décidé de rester avec des amis tout le temps. Je pourrais vendre la réservation d'hôtel sur Roomer en fixant un prix compétitif, même inférieur à celui que j'ai payé, et en espérant que quelqu'un d'autre qui utilise le site s'en empare.

Lorsque vous utilisez Roomer pour rechercher des chambres, vous pouvez souvent trouver de bonnes réductions quelques jours et semaines à l'avance, car tous les changements et annulations ne se produisent pas à la dernière minute. Cependant, vous ne pouvez pas toujours trouver une offre exceptionnelle à l'endroit dont vous avez besoin. Pourtant, Roomer est toujours une excellente application à avoir dans votre poche arrière pour quelques utilisations spécifiques.

Plus d'options signifie un meilleur voyage pour vous

Le prépaiement du voyage vous permet généralement d'économiser un peu d'argent, et s'il est peu probable que vos plans changent, c'est souvent une bonne option. Mais il est préférable de savoir quelles autres options existent et de réfléchir à la façon dont vous pourriez finir par payer plus lorsque vous prépayez. Il existe de nombreuses façons de garantir de bons tarifs, tout en gagnant des points d'hôtel et en conservant votre capacité à modifier une réservation sans frais ou au moins uniquement les frais facturés par le fournisseur.