Organisez-vous : comment utiliser un logiciel de collaboration pour cartographier les flux de travail

Le tout premier jour de mon tout premier vrai travail, le rédacteur en chef le plus ancien de la société d'édition de revues qui m'a embauché m'a emmené devant un énorme organigramme épinglé sur un mur. "Voici comment un article passe d'écrit à publié", a-t-elle déclaré. Elle m'a guidé tout au long du processus, en insistant sur les parties où mon équipe et moi étions impliqués. C'était en 2001, avant que les logiciels de collaboration ne soient disponibles gratuitement, mais les leçons que j'ai apprises ce jour-là s'appliquent même à l'ère d'Asana et de Slack.

Chaque article de journal est entré dans une enveloppe en poly surdimensionnée avec un morceau de papier scotché à l'avant. L'article était codé par couleur en fonction de la revue dans laquelle l'article paraîtrait. Nous avons appelé cela une veste de travail. Chaque fois que l'article est allé à un service différent, que ce soit aux réviseurs pour la relecture ou au service de saisie pour les modifications, l'historique de son parcours était consigné sur la jaquette. Lorsqu'une employée en avait fini avec elle, elle l'attribuait à un nouveau service en écrivant une ligne sur la feuille de route. Quiconque a vu une veste de travail savait exactement toutes les étapes par lesquelles l'article était passé et où il était censé aller ensuite.

En y repensant, ces vestes de travail étaient un précurseur et une manifestation physique des logiciels de flux de travail d'aujourd'hui, comme Asana. Le diagramme de flux de travail qui était épinglé au mur était une excellente orientation pour moi, en tant que nouvel employé, et pour toute autre personne intégrée. Cela m'a donné une image parfaitement claire de ce que l'organisation a fait et comment.

Dans le monde d'aujourd'hui, où nous poussons vers des environnements sans papier et avons largement migré vers des fichiers et des dossiers électroniques, il est plus facile de renoncer à créer ce type de documents de flux de travail et de les tenir à jour. Mais pour toutes les entreprises et même les projets de travail d'équipe de niveau amateur, il est extrêmement important de documenter votre flux de travail.

Exemple de flux de travail

Pourquoi documenter le flux de travail ?

Pourquoi devriez-vous documenter votre flux de travail ? Il existe quelques raisons absolument essentielles, notamment les suivantes :

• Il aide les propriétaires et les gestionnaires d'entreprise à bien réfléchir et à comprendre ce qui se passe à chaque étape du processus commercial, et pourquoi ;
• Il permet d'identifier les étapes inutiles et de les supprimer des processus ;
• Il rappelle aux employés ou aux membres de l'équipe qui peuvent être éloignés de certaines étapes de l'entreprise pourquoi ils existent et quelle valeur ils apportent ;
• C'est essentiel pour l'intégration des membres de l'équipe ;
• C'est l'un des meilleurs moyens d'expliquer à des collègues, clients et investisseurs potentiels comment fonctionne une entreprise. et
• Cela permet à une équipe de commencer à utiliser plus efficacement les outils de collaboration.

Pour ce dernier point, j'ai déjà mentionné Asana. Asana est un outil de gestion de flux de travail, un peu comme une liste de tâches sous stéroïdes. C'est très similaire au système de job-jacket que j'ai utilisé dans mon premier travail d'édition. Asana vous permet de suivre les tâches qui doivent être effectuées et de les pousser à travers un processus. Chaque tâche a un historique de toutes les étapes, ou sous-tâches, qu'elle a parcourues. Lorsqu'une personne a terminé la sous-tâche à accomplir, elle l'attribue à l'étape suivante et la dirige vers une personne ou un service qui la reprendra ensuite.

J'ai déjà fait l'analogie qu'Asana est comme un jeu de cartes, alors qu'un logiciel de gestion de projet est comme un jeu de société. Lorsque vous ouvrez un jeu de société, vous pouvez avoir quelque chose comme un plateau, une variété de pièces de jeu et un livret de règles clair sur la façon de jouer au jeu. Tous ceux qui jouent acceptent ces règles prédéterminées. Vous pouvez déroger aux règles, mais le jeu a été conçu pour un maximum de plaisir lorsque vous vous en tenez à ces règles, alors vous le faites.

Cependant, lorsque vous jouez aux cartes, tous ceux qui jouent doivent se mettre d'accord sur le jeu qui sera joué et sur l'ensemble de règles que vous suivrez. Vous pouvez jouer aux cœurs ou jouer au crachat. Certains jeux de cartes sont bien connus avec des règles établies, comme le Texas Hold'em. Ensuite, il y a d'autres jeux qui ont des variantes, comme le rami (gin rami, straight rami, 500 rami, etc.) et vous devez hacher les règles avec tout le monde à la table pour vous assurer que vous serez tous d'accord sur comment jouer. Il y a aussi la possibilité d'inventer votre propre jeu de cartes, avec des règles uniques que vous devez enseigner à tous ceux qui veulent jouer.

Asana (et de nombreux autres outils de collaboration ; je donnerai plus d'exemples dans un instant), comme je l'ai dit, est comme un jeu de cartes. Donc, pour faire fonctionner Asana, tout le monde doit savoir comment le jeu se joue, quelles sont les règles, quel est l'objectif et comment le jeu se termine.

Qu'en est-il de Kanban ?

Les tableaux Kanban sont un autre exemple d'outils de collaboration qui ressemblent davantage à un jeu de cartes. Trello est un exemple d'outil kanban en ligne. Les équipes de développement de logiciels et de programmation utilisent souvent le kanban d'une manière hautement spécifiée et prédéterminée (comme jouer au Texas Hold'em), tandis que ceux qui utilisent le kanban à des fins personnelles peuvent inventer les règles de leur choix.

Trello

Si vous disposez d'un flux de travail documenté, vous pouvez facilement mapper ce flux de travail sur Asana. Il est beaucoup plus facile de commencer à utiliser Asana lorsque vous disposez déjà d'un flux de travail documenté, car cela signifie que vous avez déjà réfléchi à l'ensemble du processus d'entreprise ou d'équipe de haut en bas. L'adoption d'Asana nécessite des essais et des erreurs quoi qu'il arrive, mais ce sera beaucoup plus désordonné et plus frustrant si vous le faites sans jamais avoir documenté vos flux de travail auparavant.

Mappage des flux de travail

Avec un logiciel de flux de travail, il y a généralement quelque chose qui est terminé, même si tout le processus est en cours. Tout ce qui peut être accompli correspond généralement à vos tâches ou sous-tâches.

L'idée d'achèvement est très différente dans les logiciels de gestion de projet. Un projet, par définition, est quelque chose qui est achevé et livré à une date. Mais tous les types de travaux ne sont pas des projets. Dans la maison d'édition de revues où je travaillais, un article était complet lorsqu'il était imprimé. De même, chaque numéro d'une revue avait une date de fin au moment de sa livraison. Mais l'édition de copie n'a jamais été complète. C'était un travail continu. Encore fallait-il le suivre. Il avait des affectations de tâches concrètes - copier éditer cet article - mais l'édition elle-même n'avait pas de date de fin ni de livrable.

Le processus de mappage d'un flux de travail implique également d'identifier exactement quels processus ou procédures doivent être explicitement affectés et suivis. Cette précision et ce niveau de détail sont très importants.

Pensez à une recette de cuisine. Les recettes ne répertorient pas chaque étape, car nombre d'entre elles sont sous-entendues ou comprises. Les recettes ne vous disent pas de casser des œufs, de vider leur contenu et de jeter les coquilles, car "ajouter des œufs" signifie déjà cela, et il devient inutilement fastidieux d'énumérer toutes ces étapes. De même, dans un environnement de travail, on pourrait comprendre que "modifier l'article" signifie "vérifier le titre, vérifier la signature, copier l'article et laisser toute question à l'auteur".

Dans certaines situations, cependant, vous devrez peut-être être plus explicite. J'ai déjà travaillé dans l'édition de journaux où la vérification des titres, des légendes des photos, la date en bas de la page et le numéro de page auraient dû être des étapes distinctes de la révision, car elles étaient souvent négligées.

En d'autres termes, vous devez déterminer le niveau de détail nécessaire. Trop d'étapes, et les personnes qui utilisent le logiciel vont ignorer la procédure. Trop peu, et des erreurs critiques peuvent se produire. Il faudra probablement quelques essais et erreurs pour bien faire les choses, mais vous devez prendre certaines décisions avant de commencer.

Cartographier les mentalités

Lors de la cartographie des flux de travail, vous passerez également du temps à comprendre comment votre organisation pense, collectivement. Quel est l'état d'esprit de votre organisation concernant les projets, les personnes ou les sujets d'intérêt ? C'est pertinent dans Asana, ainsi que dans d'autres outils de collaboration.

Slack en est un bon exemple. Slack est une plate-forme de messagerie qui met l'accent sur les notifications pull plutôt que push, il s'agit donc d'accepter les messages que vous souhaitez recevoir. Pour créer de bons filtres pour ces notifications, vous devez vous fier en partie aux canaux. Les chaînes sont comme des groupes, et pour créer des chaînes efficacement, vous devez savoir comment votre équipe pense à tout. Pensez-vous en termes de départements ou de projets ? Pensez-vous en termes de sujets ou de clients ? Si vous dirigez une société immobilière, vous pensez peut-être en termes de quartiers, de seuils de valeur foncière ou d'agents. Vous devez comprendre l'état d'esprit de votre équipe avant de créer des canaux afin qu'ils soient réellement efficaces pour faciliter le travail d'équipe.

Code de couleurs

Les outils de collaboration incluent souvent plusieurs façons d'organiser les informations, telles que l'utilisation de codes couleur, de marquage et parfois même de marquage par code couleur. Vous souvenez-vous de ces vestes de travail à code couleur que j'ai décrites plus tôt ? Même affaire. Lorsqu'il est utilisé correctement, le code couleur est un signifiant visuel qui transmet immédiatement et clairement l'information. Pour cette raison, le codage couleur augmente la productivité. Je recommande fortement d'utiliser le codage couleur dans un outil de collaboration, tant que vous vous assurez d'abord de comprendre l'état d'esprit de l'équipe quant à la raison pour laquelle quelque chose doit être codé par couleur en premier lieu. Quelles informations doivent être transmises immédiatement et sans paroles ? Vous devez comprendre l'état d'esprit de votre équipe pour pouvoir répondre à cette question.

Y compris la culture

Il est important de documenter les flux de travail avant de les mapper à un outil de collaboration, et il est tout aussi important de comprendre et de cartographier l'état d'esprit. La dernière pièce est la culture.

Les outils de collaboration reflètent la culture d'entreprise, et vice versa. Il est vraiment important d'établir des règles générales d'engagement concernant le professionnalisme, le niveau de formalité, et où il est et n'est pas approprié de sortir du sujet.

Du point de vue d'un employé ou d'un membre d'une équipe, les outils de collaboration sont très souvent utilisés comme un lieu pour se défouler. D'après mon expérience, les gens expriment leurs griefs, que les outils de collaboration leur donnent ou non un espace dédié. Certaines organisations apprécient les débats ouverts et même les discussions animées sur le travail, tandis que d'autres le considèrent comme distrayant et potentiellement dangereux.

Les outils de collaboration ne peuvent à eux seuls dicter si les gens s'expriment et s'opposent aux endroits appropriés. Cela doit provenir de la culture d'entreprise. Les personnes occupant des postes de direction doivent indiquer clairement si elles souhaitent que les membres de l'équipe expriment des plaintes et des arguments dans le cadre du travail ou en dehors de celui-ci. Qui a besoin de savoir quand il y a un problème ? Les membres de l'équipe souhaitent-ils garder l'anonymat avant d'exprimer une préoccupation ou une plainte ? Se plaindre est-il fait pour la catharsis ou pour mettre en évidence des problèmes potentiels avec le travail et les flux de travail ? Si cela doit se produire de toute façon (et c'est le cas), il est préférable d'en tenir compte et de prendre des décisions à ce sujet plutôt que de prétendre que cela ne se produit pas.

Ressources additionnelles

Une autre ressource qui facilite les workflows de cartographie est le logiciel de cartographie conceptuelle ; consultez ces conseils sur la façon dont une carte mentale peut désencombrer votre gestion de projet. Si vous débutez dans l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet, ces quatre conseils de démarrage devraient vous aider. Et pour un aperçu plus approfondi d'Asana, il est utile de lire quelques conseils d'utilisation d'Asana.