Organisez-vous : comment séparer vos fichiers professionnels et personnels

Les travailleurs de l'information comme moi consultent souvent nos e-mails professionnels le week-end. Ou nous pourrions faire des progrès sur une présentation importante tard dans la nuit depuis chez nous, si c'est à ce moment-là que nos heures les plus productives sont (ou si nous sommes en retard sur un projet). Nous sommes également enclins à répondre à des messages personnels pendant que nous sommes au travail ou peut-être à numériser un document d'assurance habitation sur le copieur du bureau. Les travailleurs du savoir apprécient généralement ce type de flexibilité, mais si vous ne faites pas attention à la manière dont vous séparez votre travail de vos fichiers personnels, vous pourriez vous attirer des ennuis, vous et vos données.

Les comportements à risque dans la zone grise entre le travail et la vie pourraient mettre en danger les données sensibles. Par exemple, alors que de nombreuses personnes peuvent numériser un document personnel au bureau ici et là, vous ne voudriez pas numériser quoi que ce soit de sensible, car, à moins que vous ne soyez le responsable informatique, vous n'avez aucune idée de l'endroit où l'imprimante multifonction enregistre copies des fichiers qu'il analyse. Ils se trouvent probablement sur le disque dur du scanner lui-même et peuvent également être enregistrés sur des serveurs partagés non sécurisés.

De plus, pour maintenir un semblant d'équilibre travail-vie personnelle, il est utile d'avoir des signaux qui vous rappellent quand vous faites un type de travail lorsque vous êtes sur l'autre horloge. Disons que vous rattrapez quelques e-mails trois jours après le début de vos vacances en famille. Vous apprécierez peut-être d'avoir la flexibilité et la possibilité de répondre à toutes les questions urgentes, mais vous voudrez peut-être aussi recommencer à profiter de Splash Mountain avec vos enfants. Avec quelques stratégies simples pour séparer vos fichiers personnels et professionnels, vous ne serez jamais absorbé par le travail trop longtemps lorsque vous profitez de votre temps personnel et vice versa.

Compartimentez vos fichiers

La principale astuce pour séparer les fichiers professionnels et personnels est de les compartimenter. Garder des choses spécifiques dans des endroits dédiés crée non seulement de l'ordre, mais aussi de la certitude. Cela fonctionne aussi bien dans le monde physique que dans le monde numérique. Si vous mettez toujours vos clés dans votre poche droite et votre téléphone dans votre poche gauche, vous ne finirez jamais par chercher l'un ou l'autre de ces articles dans votre veste.

Avec les fichiers numériques, les principes sont les mêmes, mais la réalité est un peu différente. Vous pouvez conserver tous vos fichiers professionnels dans un dossier et vos fichiers personnels dans un autre, mais résident-ils sur le même serveur, ordinateur, application ou appareil mobile ? Voulez-vous qu'ils le fassent ?

Parfois, nous séparons les dossiers professionnels des dossiers personnels afin de maintenir des limites, afin de ne pas nous laisser prendre par le travail alors que nous devrions passer du temps avec notre famille et nos amis, ou afin de ne pas être tentés de finir de produire nos déclarations de revenus en nous sommes à l'heure.

Au fil des ans, j'ai développé des stratégies qui m'aident à compartimenter mon travail et mes dossiers personnels afin qu'ils remplissent ces conditions :

• Ils sont toujours séparés
• Ils sont accessibles où que je sois, mais
• Il est légèrement gênant pour moi d'accéder aux fichiers professionnels lorsque je suis en mode maison et aux fichiers personnels lorsque je suis en mode travail.

Utiliser différentes interfaces pour différentes choses

Parlons d'abord des documents numériques, tels que les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations, les fichiers PDF et les images.

Le moyen le plus simple que j'ai trouvé pour garder les documents séparés et pourtant accessibles est de les stocker dans un service de synchronisation en ligne et d'utiliser différents services pour différents types d'informations. J'utilise Dropbox (9,99 $ par mois chez Dropbox) pour stocker, sauvegarder et synchroniser mes fichiers personnels, et je compte sur Google Drive (9,99 $ par mois chez Dropbox) pour le travail. Il existe de nombreuses options au-delà de ces deux services, que vous pouvez lire dans la liste de PCMag des meilleurs services de stockage en ligne. Mais le but est de commencer par séparer vos fichiers en deux services différents.

Pourquoi ne choisirais-je pas mon service de stockage préféré et créerais-je deux comptes différents au lieu d'utiliser deux services différents ? Avoir une interface différente m'aide à maintenir les limites dont j'ai besoin entre les fichiers professionnels et personnels.

Si je regarde l'interface Web de Google Drive, j'ai l'impression de travailler. Cependant, si je regarde Google Drive pendant que je suis en vacances, des cloches sonnent dans ma tête qui me rappellent que je travaille alors que je devrais me prélasser au bord de la piscine. Mais si je travaille autour de Dropbox le week-end, en organisant mes photos personnelles, mon cerveau ne me donne pas le même signal "tu travailles". Au fil du temps, j'ai développé une forte association entre chaque interface et ce que je fais dans cette interface. Pour moi, il est encore plus important d'avoir des limites claires entre le travail et la vie personnelle, car je travaille depuis un bureau à domicile. Lorsque j'ai travaillé à temps plein dans un immeuble de bureaux, j'ai utilisé des stratégies similaires pour le même effet.

Créez des repères visuels dans votre système d'exploitation et vos thèmes

Certains services de stockage, tels que ceux qui s'intègrent étroitement à votre système d'exploitation, ne ressemblent à rien du tout (sauf si vous utilisez l'application Web). Ils n'ont pas nécessairement une interface distincte. Une autre façon de compartimenter sans même s'en rendre compte consiste à utiliser un système d'exploitation différent au travail et à la maison. Si vous avez une machine Windows au bureau et un Mac à la maison, vous pourriez déjà ressentir la même sensation d'être hyper-conscient lorsque vous faites du travail de bureau à la maison sur le Mac.

Un autre problème pourrait être que vous utilisez certains des mêmes outils dans votre vie professionnelle et personnelle parce que vous les aimez. Vous ne voulez pas choisir deux outils ou interfaces différents. Vous voulez utiliser celui que vous préférez pour les deux. Certains de mes amis, par exemple, utilisent Slack (9,99 $ par mois chez Dropbox) pour la communication personnelle, et ils utilisent également Slack au travail. Dans cette situation, je vous recommande de changer le thème (c'est-à-dire le jeu de couleurs) de vos deux comptes Slack afin qu'ils soient physiquement différents. Vous associerez rapidement une palette de couleurs au travail et une autre au bavardage personnel privé.

Compartimenter par navigateur

Une autre option pour compartimenter votre travail et créer des repères visuels qui vous rappellent quel type de travail vous faites est de vous en tenir à un type de navigateur au travail et à un autre à la maison. Les repères visuels sont peut-être plus subtils, mais vous aurez toujours l'habitude de lancer, par exemple, Chrome pour le travail et Firefox pour vos affaires personnelles.

Il est également avantageux d'utiliser deux navigateurs distincts pour séparer votre historique Web. Par exemple, vous pourriez être plus vigilant quant à l'effacement du cache du navigateur pour les fichiers professionnels, car ils contiennent des informations sensibles sur l'entreprise, mais vous voudrez peut-être conserver votre historique Web personnel afin de pouvoir rechercher rapidement les sites que vous avez consultés il y a quelques jours (ou vice versa). versa).

Utilisez les applications client de messagerie à votre avantage

Sur les téléphones mobiles, il existe un moyen très simple de séparer les e-mails professionnels des e-mails personnels, que vous utilisiez le même service de messagerie, tel que Gmail, pour le travail et la maison. La solution : utilisez différents clients de messagerie.

Gmail a une application autonome, mais vous n'avez pas nécessairement à la choisir comme application que vous utilisez pour accéder à Gmail. Sur l'iPhone, vous pouvez utiliser l'application Stock Mail. Ou sur n'importe quel type de téléphone, vous pouvez installer une application cliente de messagerie tierce qui fonctionne avec Gmail, comme Boxer (9,99 $ par mois chez Dropbox) ou Inboxcube (9,99 $ par mois chez Dropbox).

J'aime utiliser des applications distinctes pour le travail et les e-mails personnels. J'obtiens le même avantage d'avoir deux interfaces distinctes. De plus, lorsque j'essaie de ne pas être aspiré par le travail, je peux quitter et fermer le courrier électronique professionnel tout en gardant mon courrier électronique personnel plus facilement accessible, ou vice versa.

Il se peut que vous aimiez vraiment une application de client de messagerie et que vous souhaitiez l'utiliser à la fois pour votre travail et votre messagerie personnelle. Avec de nombreuses applications, vous pouvez avoir plusieurs comptes authentifiés et basculer entre eux à volonté. Il offre une facilité d'utilisation que vous ne voudrez peut-être pas, cependant. Vous perdez l'avantage d'avoir deux interfaces distinctes et vous perdez la possibilité de quitter l'application avec le compte que vous souhaitez rendre moins tentant pour le moment. Peut-être souhaitez-vous que votre technologie soit un peu moins conviviale pour le bien de votre propre psychologie.

Compartimenté pour un meilleur équilibre travail-vie personnelle

Si vous avez besoin de frontières plus claires entre votre travail et votre vie personnelle, la compartimentation de vos données dans différents applications, services, systèmes d'exploitation et navigateurs aide énormément.

Le fait d'avoir deux espaces virtuels distincts où vous accédez à vos fichiers crée des repères, des associations et des barrières d'entrée qui peuvent vous aider à minimiser le temps de travail ou les tâches personnelles pendant que vous êtes au travail, tout en vous permettant de les faire quand c'est nécessaire.