Organisez-vous : comment rattraper vos notes de frais avant la fin de l'année

La fin de l'année approche. Vous travaillez tranquillement à votre bureau lorsqu'un nouveau mail arrive du service comptable. Vous haletez à haute voix à la ligne d'objet et tous vos collègues se tournent pour voir ce qui ne va pas. Vos joues rougissent alors que vous admettez que jusqu'à ce moment précis, vous aviez complètement oublié de déposer une note de frais. L'e-mail indique que la date limite est aujourd'hui. La chaleur de vos joues se transforme en une sensation de terreur qui coule le long de votre poitrine et dans le creux de votre estomac. Votre entreprise vous doit quelques centaines de dollars, et à cette période de l'année, vous pourriez vraiment l'utiliser. Ne paniquez pas ! Ces étapes simples peuvent vous aider à contrôler vos dépenses.

Certaines organisations facilitent grandement la soumission des notes de frais, même en retard. Avoir des cartes de crédit d'entreprise liées à un système de déclaration des dépenses aide énormément, par exemple, mais tout le monde n'a pas ce luxe. Alors, respirez profondément et suivez ces étapes pour que vos notes de frais en retard soient soumises dès que possible.

Notez qu'une grande partie de cet article s'applique également aux types de travailleurs indépendants qui doivent rechercher des reçus à la fin de l'année pour demander des déductions fiscales pour frais professionnels.

1. Demandez quand est la date limite réelle et si vous pouvez déposer en retard

Selon le moment où votre organisation établit son exercice financier et la façon dont elle gère les charges à payer, la date limite de dépôt des rapports de dépenses peut être déjà passée. Mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il est trop tard pour soumettre vos reçus. Les gens intelligents respectent les délais. Si quelqu'un vous dit qu'une date limite est vendredi en fin de journée, il y a de fortes chances que la véritable date limite soit lundi matin ou plus tard.

Demandez à quelqu'un de la comptabilité ou à votre patron des détails clairs sur le véritable délai pour les notes de frais et s'il y a quelque chose que vous pouvez faire si vous l'avez manqué. Il y en a souvent. Si vous pouvez déposer votre dossier en retard, soyez gentil et gracieux envers les personnes qui vous aident à le faire, et pliez-vous en quatre pour livrer exactement ce qu'ils demandent. Soyez détaillé. N'oubliez pas qu'ils vous font une faveur. Faites de votre mieux pour le rendre en facilitant leur travail.

2. Vérifiez les règles pour les reçus

Si vous avez déjà rempli des rapports de dépenses, vous connaissez probablement les règles de base pour soumettre des reçus. Mais connaissez-vous les moindres détails ? Lorsque vous déposez une note de frais longtemps après que les dépenses ont été engagées, vous avez peut-être perdu des reçus. Découvrez s'il existe une politique, telle que l'exigence de reçus uniquement pour les dépenses supérieures à 10 $. Demandez également si vous pouvez présenter une preuve de paiement en fournissant un relevé de carte de crédit avec la ligne en surbrillance. Ces détails peuvent faire toute la différence dans le temps qu'il vous faut pour préparer une note de frais.

3. Faites un aperçu des éléments et des dates

Une fois qu'il est temps de commencer à créer un rapport de dépenses en retard, faites une liste approximative des principales dépenses que vous devez réclamer, telles que les articles que vous avez achetés, les voyages et l'accueil des clients. Si vous ne déposez que pour un article ou un voyage, ignorez cette étape.

Si un élément de votre liste est un événement, comme une visite chez un client ou une conférence, notez les dates. Ensuite, sous l'événement, créez une entrée pour chaque jour, comme ceci :

Conférence X : 1-3 juin
1 juin
2 juin
3 juin

4. Visualisez vos dépenses

Lorsque je rassemble des dépenses liées à des voyages ou à des événements, je trouve qu'il est utile de répertorier d'abord les dépenses les plus importantes (vol, hôtel et frais de participation, par exemple), puis d'essayer de se rappeler ou de réimaginer chaque jour pour couvrir les plus petites dépenses. Faites-le sous chaque entrée de jour.

J'aime faire un aperçu des dépenses possibles, puis le remplir au fur et à mesure que je m'en souviens (les étapes 5 à 7 incluent quelques astuces pour combler les lacunes lorsque la mémoire vous fait défaut). Le plan doit inclure autant de ces points qu'ils sont pertinents pour vos dates :

• Lieu de départ. Où as-tu dormi? Avez-vous eu des dépenses à cet endroit, telles que des frais de connexion Wi-Fi ?
• Déplacements locaux . Êtes-vous allé quelque part, et si oui, comment vous y êtes-vous rendu (voiture, taxi, service de voiture, transport en commun) ? Comment es-tu revenu ? Si vous réclamez des frais au kilomètre pour la conduite, quelle était la distance ?
• Repas. Où avez-vous pris le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner ? Avez-vous acheté des boissons, y compris de l'eau en bouteille et du café, ou des collations ?
• Fournitures. Avez-vous eu besoin d'acheter quelque chose d'attendu ou d'inattendu pendant votre journée ?
• Lieu de fin. Où avez-vous terminé votre journée ? Qu'avez-vous payé là-bas ?

Souvent, le simple fait de vous poser ces questions vous aide à vous rappeler des dépenses que vous auriez pu oublier autrement.

5. Feuilletez vos reçus

Si vous avez une pile de reçus, parcourez-les maintenant et associez-les au plan que vous avez créé. Il y a une raison pour laquelle je ne fais pas cette étape en premier. Parfois, les reçus remodèlent notre mémoire d'une manière qui laisse de côté certaines parties de la journée. Par exemple, disons que vous regardez vos reçus et que vous voyez que vous avez pris un petit déjeuner rapide dans un café et que vous avez ensuite déjeuné dans une salle de conférence. Vous avez maintenant un souvenir précis de ces deux événements et vous êtes prêt à passer au reçu suivant. Mais votre mémoire a peut-être omis le trajet Uber à 15 $ entre les deux emplacements simplement parce que vous n'aviez pas de reçu physique pour déclencher la mémoire. Il est facile d'oublier des détails lorsque nous n'avons pas de déclencheurs.

6. Scannez votre calendrier

Un calendrier peut contenir plus de rappels qui vous aident à créer une note de frais précise. Au fur et à mesure que vous remplissez votre journée, ouvrez votre calendrier et scannez-le pour vérifier les dates de voyage et les événements importants. Certaines entrées peuvent déclencher votre mémoire sur les dépenses, ainsi que le manque de dépenses. Par exemple, si un partenaire commercial vous a envoyé une invitation de calendrier pour le dîner un jour où vous voyagiez et qu'il a payé, vous n'avez pas à vous soucier de chercher un reçu pour votre repas ce soir-là.

7. Parcourez la menthe

Mint est un autre endroit idéal pour rechercher les dépenses manquantes. Mint est une application de finances personnelles qui regroupe toutes vos transactions financières en un seul site Web et une seule application consultables. Avec Mint, vous pouvez filtrer toutes vos dépenses de carte de crédit et de débit par date, ce qui peut vous aider à découvrir les dépenses que vous avez oubliées. Dans cet exemple que j'ai donné précédemment à propos d'un reçu Uber, vous pouvez trouver les informations en recherchant la date dans Mint, ce qui facilitera la recherche du véritable reçu dans votre e-mail.

Vous pouvez également ajouter des balises dans Mint aux transactions d'éléments de ligne, et si vous l'avez fait toute l'année pour les dépenses professionnelles, vous pouvez facilement trouver toutes les dépenses que vous devez réclamer.

J'ai mentionné plus tôt que si vous ne trouvez pas de reçu, vous pourriez demander si vous pouvez soumettre une copie d'un relevé de carte de crédit mettant en évidence l'élément de ligne pour une dépense. Encore une fois, Mint vous aidera ici, car il vous dira quelle carte de crédit vous avez utilisée.

8. N'oubliez pas les pourboires et le stationnement

Deux catégories de dépenses faciles à négliger sont les pourboires et le stationnement. Les petits pourboires payés en espèces, comme pour le personnel de nettoyage des hôtels et les grooms, ne sont jamais accompagnés de reçus. Les paiements de stationnement peuvent également être effectués en espèces sans reçu. Mais ils s'additionnent et valent la peine d'être réclamés si vous les avez faits.