Executive Insights : Cela devait-il être une réunion ?

Dans cet article:

• Comment les entreprises s'adaptent et prospèrent avec le passage au travail à distance et hybride
• Comment créer une culture de travail plus saine
• Pourquoi des entreprises comme TechSmith expérimentent des workflows asynchrones

Depuis les premiers stades de la pandémie de COVID-19, six travailleurs américains sur 10 ayant des emplois pouvant être effectués à distance continuent de travailler à domicile aujourd'hui, selon une étude de 2022 du Pew Research Center. CSC, une société de conseil en conformité juridique basée à Wilmington, Delaware, est l'une des nombreuses entreprises qui optent contre un retour au bureau depuis le début de la pandémie.

Peu de temps après le pivot du travail à distance, Mark Tarone, ingénieur senior en expérience utilisateur pour la technologie d'entreprise chez CSC, a remarqué un écran plein de regards vides lors d'une mise à jour de statut régulièrement programmée.

"Il n'y a eu aucune discussion, aucun débat, aucune décision à prendre lors de cette réunion", a déclaré Tarone. "Nous restions assis là pendant 30 minutes et vous pouviez voir les gens sortir."

La solution? Inviter le chef de projet à créer des vidéos et des captures d'écran que les membres de l'équipe pourraient visionner avant les mises à jour en direct - et à leur propre rythme en 10 minutes ou moins. Cela a éliminé certaines réunions à distance de toutes les équipes et amorcé le passage à un horaire de travail plus asynchrone.

"Les gens sont ravis - ce fut une grande victoire", a déclaré Tarone. 83 % des plus de 9 000 travailleurs mondiaux interrogés dans le cadre de l'étude Future of Work d'Accenture, publiée en avril, ont déclaré qu'ils préféraient la possibilité de travailler à distance au moins une partie du temps.

Tarone et d'autres cadres ayant un aperçu de la communication au travail à distance se sont réunis virtuellement en juin 2022 pour une discussion approfondie sur l'évolution de la dynamique de la communication en milieu de travail. La conversation a été animée par Crain's Content Studio, la division de narration marketing de Crain's Detroit Business, en partenariat avec TechSmith, basé au Michigan, un leader mondial des logiciels de capture et d'enregistrement d'écran.

Au cours de la conversation virtuelle, les dirigeants ont convenu que les modèles de travail hybrides productifs nécessitent un changement intentionnel dans la stratégie de communication globale d'une entreprise.

"Nous continuerons à voir beaucoup moins d'attention sur les" heures de travail principales "et davantage sur cet état d'esprit" n'importe quand, n'importe où ", qui est flexible individuellement et crée un environnement où les employés et les équipes se sentent habilités à faire de leur mieux", a déclaré TechSmith. PDG Wendy Hamilton.

Participants à la table ronde

Construire une boîte à outils numérique

Matthew Dyer, responsable de la formation des développeurs pour Netflix, travaille à distance depuis ses débuts dans l'entreprise il y a un peu plus d'un an.

Il a caractérisé les meilleures pratiques de communication de son équipe comme étant soutenues par un mélange d'outils synchrones et asynchrones.

"La plupart des tâches lourdes chez Netflix se déroulent dans la section des commentaires d'un document Google", a-t-il déclaré. "Souvent, la première chose que je fais est de parcourir les commentaires parce que je sais que c'est là que tout le dialogue a eu lieu."

Les flux de travail asynchrones, comme l'utilisation de Google Docs, permettent aux employés de se connecter quand cela leur convient. Alternativement, les plates-formes synchrones exigent que les membres de l'équipe se connectent et participent à un moment précis.

"Il existe différentes piles de technologies de communication que vous pouvez avoir en fonction de la taille de votre entreprise, de ce que fait votre entreprise, de votre culture - même où se trouvent vos employés", a déclaré Elizabeth Pierce, directrice principale de l'expérience d'apprentissage pour le fournisseur de services numériques. TaskUs. "Si vous avez une entreprise de 200 personnes, ce qui fonctionne pour vous ne fonctionnera pas pour une entreprise de 2 millions d'employés."

Jesse Lahey, co-fondateur et partenaire stratégique chez Workforce Communication, est un utilisateur fréquent de l'application de messagerie vocale Voxer, qui permet des appels téléphoniques asynchrones.

"Pour beaucoup d'entre nous, on a l'impression que le téléphone pèse 100 livres", a déclaré Lahey. "Si je décroche ou appelle quelqu'un, je risque de rester coincé dans une conversation de 30 minutes. Mais pouvoir appuyer sur un bouton, laisser un message vocal et obtenir une réponse quand c'est un bon moment pour eux accélère beaucoup de conversations.

Francine Dubicki, directrice des nouvelles opérations commerciales et des services financiers pour Mutual Trust Life Insurance Company, a déclaré que son équipe utilise Box, un outil de gestion de contenu et de partage de fichiers basé sur le cloud, pour garder la main-d'œuvre mondiale de Mutual Trust connectée et "sur la même page" malgré étant dans des fuseaux horaires différents. Dubicki dit qu'elle dépend également régulièrement de Snagit pour créer des documents utilisateur avec des captures d'écran détaillées et pour créer des e-mails inspirants qui comportent des bulles d'appel et des graphiques amusants.

"Nous sommes de grands fans de l'utilisation de ces outils asynchrones si nécessaire et nous continuons à rechercher ces opportunités de collaboration, qu'il s'agisse de nouveaux logiciels ou d'en savoir plus sur les logiciels que nous avons déjà", a déclaré Dubicki.

Conseils sur la boîte à outils technique

• Google Docs : document collaboratif basé sur des mots
• Box : gestion de contenu et partage de fichiers basés sur le cloud
• Snagit : outil de capture et d'enregistrement d'écran ; crée une communication visuelle à travers des images, des GIF et des vidéos
• Voxer : Messagerie vocale, communication push-to-talk
• Camtasia : montage vidéo et enregistrement d'écran tout-en-un pour créer, éditer et partager des vidéos

Repenser les réunions

Une étude réalisée en 2021 par Reclaim.ai a révélé que le professionnel moyen passe plus de la moitié de sa semaine de travail – 21,5 heures – en réunions. Avant Covid, les professionnels passaient environ 14,2 heures en réunion hebdomadaire. Les enregistrements individuels à eux seuls ont augmenté de 500 % depuis le début de la pandémie.

L'un des facteurs sous-jacents à la flambée des réunions virtuelles est "la nécessité de surveiller et de voir les gens pour avoir l'impression que le travail avance", selon le rapport d'analyse "Hybrid Workplaces" de Harvard Business Review. Les auteurs attribuent finalement ce « besoin » à l'affrontement entre la pensée désuète de 9 à 5, au bureau, où le travail est effectué de manière synchrone, et une main-d'œuvre de plus en plus éloignée, où le travail se déroule selon le propre horaire de chaque employé.

Combien de ces réunions auraient pu être un e-mail, un message vidéo ou un document partagé en collaboration ?

« Nous essayons d'amener les gens à se demander 'est-ce que cela doit être une réunion ?' avant d'envoyer l'invitation à la réunion », a déclaré Catherine Kosin, directrice générale et vice-présidente principale de la société d'assurance Oswald Companies, basée à Cleveland. "Une façon dont nous espérons renforcer cette idée est une valeur par défaut automatique sur Outlook qui oblige les utilisateurs à inclure un ordre du jour avec les résultats attendus de la réunion lors de l'envoi d'une demande de calendrier."

Kosin et son équipe ont également mis en place une politique de « pas de réunion le vendredi » à l'échelle de l'entreprise, principalement pour les réunions internes.

TechSmith a pris des mesures pour réduire le nombre de réunions en demandant aux membres de l'équipe de prioriser le travail asynchrone pour le mois de juillet. Hamilton a déclaré que l'entreprise avait testé des jours ou des semaines «sans réunion» dans le passé, mais de nombreux employés ont reporté leurs rendez-vous au lendemain.

"Nous essayons de voir si cette focalisation "asynchrone d'abord" nous aide, nous et les membres de notre équipe, à mieux évaluer quand nous avons besoin d'une réunion", a-t-elle déclaré.

Kimika Garrett, directrice des ressources humaines et de la culture chez Walker-Miller Energy Services, a déclaré qu'elle annulait souvent les réunions qui ne sont pas nécessaires.

"Quand j'ai rejoint Walker-Miller en février, j'ai bloqué tous les vendredis", a déclaré Garrett. Cependant, certaines réunions du vendredi figurent dans son emploi du temps au cas par cas, a-t-elle ajouté.

Netflix a tenté de donner à tous les employés une pause à la fin de l'été en lançant un "août lent", ce qui signifiait l'annulation de réunions récurrentes en 2021. Selon Dyer, l'impact a été inégal.

"Parce que d'autres personnes comme les développeurs étaient tête baissée, nos gens de l'ingénierie d'entreprise qui s'occupaient du support de l'outillage avaient plus de travail à faire", a expliqué Dyer. "Ce n'est peut-être pas une chose que vous pouvez nécessairement imposer au niveau de l'entreprise."

Communiquer, communiquer, communiquer

Bien qu'une communication claire soit le fondement de la création d'une culture de travail épanouissante, ces experts estiment que l'utilisation d'outils synchrones et asynchrones est essentielle pour s'adapter aux différentes préférences de communication.

"Nous avons six générations dans la main-d'œuvre aujourd'hui, et chacune d'elles reçoit des données d'une manière différente", a déclaré Kosin. "Nous ne pouvons pas tout transformer en vidéo et nous ne pouvons pas tout transformer en e-mail."

Si les dirigeants d'Oswald Companies prévoient une émission Web pour communiquer avec les employés, par exemple, ils pourraient suivre cela avec un bulletin d'information, a expliqué Kosin, "afin que la personne qui n'aime pas écouter ou être filmée puisse référencer cette information plus tard .”

Pierce a déclaré qu'elle croyait en la fourniture d'informations trois fois, et d'une manière différente à chaque fois. Une réunion de toute l'équipe pourrait être suivie d'un e-mail récapitulatif, puis d'une courte vidéo, par exemple.

"Nous avons différentes générations sur le marché du travail, et nous avons également différents styles d'apprentissage", a déclaré Lahey. « Certaines personnes sont des lecteurs ; certaines personnes ont besoin de choses visuellement et d'autres sont des apprenants auditifs.

Garrett a également souligné la puissance des outils asynchrones pour aider à améliorer la communication pour toute son équipe, en particulier pour ceux qui travaillent hors site.

"J'ai du personnel sur le terrain qui ne peut pas assister à des déjeuners-conférences ou qui ne peut pas être devant un ordinateur, je dois donc m'assurer que j'adapte, élabore et transmet la communication d'une manière efficace", Garrett m'a dit.

L'expérimentation de différentes techniques et outils de communication, a ajouté Pierce, est un élément crucial de l'élaboration d'une stratégie de communication en milieu de travail. Des taux élevés d'attrition ou des événements d'entreprise peu fréquentés - virtuels ou autres - sont souvent des signes d'une rupture de communication, a-t-elle déclaré.

Travail en cours

Les gens sont désormais habitués à travailler à domicile et à ne pas lutter contre les trajets de cinq jours. Une flexibilité accrue est un avantage concurrentiel dans la guerre des talents d'aujourd'hui, avec des opportunités de travail à distance et hybrides qui se développent à l'échelle mondiale.

Chez Walker-Miller, Garrett élargit la recherche de son équipe pour certains postes en dehors des sites principaux de Walker-Miller. Elle a dit qu'elle se concentrait également sur une recherche plus large de bassins de talents qui va au-delà de la diversité des sexes et des races et inclut les vétérans et les retraités.

Du point de vue des RH, Garrett se concentre sur le changement des idées existantes sur les pratiques d'embauche et sur la créativité dans la recherche de talents.

"Nous voyons déjà à quel point la capacité de communiquer et de collaborer sans être en face à face - ou même sans être disponible en même temps - a un impact important sur le recrutement et la rétention des talents et, franchement, sur la productivité", a expliqué Dubicki. "Les pratiques de travail évoluent, et si nous voulons continuer à construire nos équipes, notre façon de penser aussi."