Le courrier électronique ne mourra jamais. Voici comment l'améliorer

Nous détestons tous les e-mails, n'est-ce pas ? Pourtant, une nouvelle enquête réalisée par TechSmith montre que c'est là que se déroule l'essentiel de notre communication au travail.

Même s’ils s’y fient, les personnes interrogées ont beaucoup à dire sur l’inefficacité du courrier électronique. Lorsqu'on leur a demandé quel était le plus grand obstacle à une communication efficace au sein de leur organisation, les gens ont répondu par des choses telles que :

• « Trop de mails reçus quotidiennement. On n'a pas forcément le temps de tout lire.»
• « Les échanges de courriers électroniques sont très inefficaces et peuvent entraîner des délais non respectés. »
• "Les gens n'ont pas lu leurs e-mails."

Alors pourquoi nous infligeons-nous cela ? Si le courrier électronique doit rester, et les recherches le montrent, nous devons l’utiliser plus efficacement afin que nous puissions tous atteindre la boîte de réception zéro.

Dans cet article, nous expliquerons pourquoi les e-mails ne mènent nulle part, pourquoi il est si difficile de réussir et les étapes simples (avec des exemples !) que vous pouvez suivre pour vous assurer que les gens lisent réellement vos messages.

L’avenir du travail est asynchrone

De nouvelles recherches montrent que les formats asynchrones tels que les messages vidéo apparaissent comme un remplacement bienvenu aux réunions.

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Pourquoi le courrier électronique ne mène nulle part

Le courrier électronique est un élément essentiel de la plupart des communications professionnelles pour une raison. Il s'agit d'un moyen plus rapide et plus efficace de communiquer des informations que d'organiser une réunion et vous permet de contacter facilement des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.

Les e-mails fournissent également un compte rendu écrit des décisions, des demandes et d’autres informations utiles à archiver et à référencer ultérieurement.

Qu'est-ce qui rend le courrier électronique difficile à gérer

Pour envoyer un email avec succès, vous devez transmettre votre message efficacement. Sinon, vous serez confronté à des malentendus ou à une avalanche de messages échangés alors que les gens demanderont des éclaircissements. Le courrier électronique engendre plus de courrier électronique.

Ou pire, les gens ne liront tout simplement pas vos e-mails.

Malheureusement, la nature textuelle des e-mails peut rendre difficile leur réussite.

L'e-mail manque d'indices non verbaux

Lorsque vous ne pouvez pas entendre le ton de quelqu'un ou voir ses expressions faciales et son langage corporel, il peut être facile de mal interpréter l'intention de ce qu'il essaie de dire. Ce qui aurait pu être considéré comme un message amical pourrait involontairement paraître dur ou négatif.

Tout le monde n'est pas doué pour écrire

Une communication efficace par courrier électronique repose sur de solides compétences rédactionnelles. Tout le monde n’a pas la capacité de s’exprimer de manière claire et concise par écrit, ce qui peut prêter à confusion ou à des problèmes de communication.

Un mur de texte ? Suivant!

Certaines choses sont tout simplement difficiles à expliquer avec du texte. Pour éviter d’éventuels malentendus, les gens ont tendance à surcompenser en fournissant trop de contexte ou de précisions.

Personne n’a le temps de lire un essai de cinq pages pendant la journée de travail. Soit les gens ignoreront votre message parce que sa longueur est intimidante, soit vos points clés se perdront dans le mélange.

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5 façons simples d'envoyer de meilleurs e-mails

Il peut sembler que vous ne puissiez rien faire pour arrêter le déluge d’e-mails qui s’accumulent chaque jour dans votre boîte de réception. Voici le problème : si vous prenez le temps d'améliorer votre jeu de courrier électronique et d'envoyer des messages plus clairs et concis, cela contribuera à réduire les allers-retours inutiles, libérant ainsi une partie de votre temps précieux.

1. Allez droit au but rapidement

Si vous envoyez un e-mail parce que vous avez besoin que quelqu'un agisse, dites-le clairement dès le début. Éviter de longues présentations peut vous aider à garantir que votre demande ou votre date limite ne se perde pas dans le mélange.

Si vous pensez que le contexte peut être utile, incluez-le après avoir exposé votre argument principal. Votre destinataire aura la possibilité de continuer à lire s'il en a besoin, et vous ne perdrez pas son temps s'il ne le fait pas.

2. Soyez bref

Vous souhaitez également que votre e-mail soit aussi bref que possible sans omettre les détails nécessaires. C'est un exercice d'équilibre, c'est sûr. Essayez de prendre un moment avant de commencer à taper pour définir clairement l'objectif de l'e-mail. Que voulez-vous que l’autre personne fasse ? (Et s’il y a des délais, n’oubliez pas de les préciser !)

Mettez-vous au défi avec un nombre maximum de mots. Selon Boomerang, l’idéal pour un e-mail est d’environ 50 à 125 mots.

3. Incluez des visuels pour plus de clarté

Quel est le dicton ? Une image vaut mieux que mille mots? C'est vrai! Un moyen simple de rendre un e-mail plus clair et concis consiste à incorporer des éléments visuels tels que des captures d'écran annotées, des graphiques ou des infographies pour expliquer un concept ou démontrer un processus.

Pas moins de 97 % des personnes qui utilisent des images dans leur communication au travail les trouvent efficaces. Ils rapportent que les images réduisent les malentendus et leur font gagner du temps.

Que vous essayiez d'expliquer un processus ou de donner votre avis sur un projet, au lieu de taper l'explication, prenez une capture d'écran ! Avec un outil de capture d'écran comme Snagit, vous pouvez capturer la présentation ou l'application à laquelle vous faites référence et utiliser des annotations telles que des flèches ou des légendes pour ajouter du contexte.

4. Structurez votre courrier électronique

Un peu de formatage suffit ! Évitez les gros blocs de texte qui peuvent être intimidants ou difficiles à lire en divisant votre message en courts paragraphes. Si vous devez décrire un processus ou des étapes, utilisez une liste numérotée pour faciliter la lecture par le destinataire.

5. Envoyez plutôt une vidéo

Que faites-vous lorsque vous avez besoin de partager des informations qui ne valent pas vraiment une réunion mais trop difficiles à transmettre dans un e-mail ? Vous envoyez un message vidéo ! Ne me parlez même pas de toutes les réunions qui peuvent être remplacées par la vidéo.

Si vous avez du mal à faire passer votre message, mais que vous ne trouvez pas d'heure sur le calendrier de cette personne, essayez d'enregistrer un message vidéo rapide et informel.
Enregistrez simplement votre écran (nous recommandons Snagit, bien sûr) pendant que vous parlez à quelqu'un des étapes du processus ou de vos commentaires sur son projet. Ensuite, vous pouvez envoyer par e-mail un lien vers votre vidéo que la personne pourra regarder au moment qui lui convient. Aucune rencontre ni lecture de roman n’est requise.

Le courrier électronique ne doit pas nécessairement être terrible

Et voila! Transformer votre façon de communiquer peut sembler une tâche ardue, mais ce sont souvent les petites choses qui entraînent le plus de changements. Commencez par essayer une seule de ces approches et voyez ce qui se passe !

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