Étiquette des e-mails : 12 règles et conseils utiles

L'étiquette des e-mails n'est pas quelque chose que nous connaissons à la naissance. Pourtant, il semble que tout le monde, sauf nous, connaît les règles non écrites des e-mails professionnels.

Heureusement, ces règles ne sont pas difficiles une fois que vous avez une idée générale. Nous sommes là pour vous donner des conseils qui vous permettront de vous démarquer. Dans le bon sens, promis !

Alors, que vous débutiez dans la communication professionnelle par e-mail ou que vous souhaitiez simplement un rafraîchissement rapide, ce guide est fait pour vous. Après tout, envoyer un e-mail ne devrait jamais être une tâche insupportable.

Passons aux meilleures pratiques en matière d'e-mailing afin que vous puissiez améliorer votre communication professionnelle en quelques étapes seulement.

Qu'est-ce que l'étiquette professionnelle en matière de courrier électronique et pourquoi est-elle importante ?

En termes simples, l'étiquette des e-mails est la façon dont vous rédigez vos e-mails pour une communication professionnelle. Différents aspects des e-mails ont des objectifs différents, c'est ce que nous abordons dans ce guide.

L'étiquette des e-mails est importante pour de nombreuses raisons. Premièrement, cela donne le ton de la communication et reflète votre professionnalisme. Un email mal rédigé peut entraîner des malentendus et même nuire aux relations.

De plus, une bonne étiquette peut améliorer l’efficience et l’efficacité de la communication, conduisant à de meilleures relations et à de meilleurs résultats.

Le courrier électronique est sans aucun doute le principal canal de communication sur le lieu de travail. Il est donc important de comprendre l'étiquette si vous voulez réussir.

Les règles tacites de l'étiquette des e-mails qui comptent

Passons en revue les règles les plus importantes que vous devez suivre pour une bonne communication.

Adresse email professionnelle

Celui-ci est facile. Lorsque vous créez votre compte, utilisez une adresse e-mail avec votre nom. Je sais qu'on a tous une adresse embarrassante de la part de notre jeunesse, on ne veut jamais refaire surface. Si vous l'utilisez toujours, créons-en un nouveau !

Ligne d'objet appropriée et informative

Votre ligne d'objet est l'introduction de votre e-mail. Ou ce que votre destinataire lira en premier. Gardez celui-ci court, concis et informatif.

Par exemple, une bonne ligne d'objet pour un e-mail de candidature à un emploi serait : « Candidature pour un poste d'assistant commercial ». Notez que la ligne d'objet inclut le titre du poste « Assistant commercial » et l'objectif « Candidature ». Le destinataire saura exactement ce que vous recherchez – c’est l’objectif !

Salutation professionnelle et clôture

Une salutation appropriée est toujours une salutation comme « Bonjour, bonjour, cher, etc. » suivie de leur nom. Ajoutez le préfixe « Mme, Mme, MR, Dr, etc. » chaque fois que vous le pouvez.

Si vous ne connaissez pas leur nom, ne vous inquiétez pas, dites simplement bonjour. Et n'oubliez pas d'ajouter une virgule après la formule de salutation.

Votre clôture et votre signature seront également standard. Terminez vos e-mails par une remarque de clôture telle que « Meilleures salutations », « Cordialement » ou « Merci » selon le contexte.

Ensuite, signez votre e-mail avec votre nom ou un bloc de signature d'e-mail personnalisé.

Une grammaire et une orthographe correctes

Celui-ci est évident, mais il peut être le plus difficile à suivre. Notre meilleur conseil est de revérifier vos mots et de suivre les règles de grammaire standard. Outlook et Gmail disposent de correcteurs orthographiques, mais des outils plus avancés comme Grammarly peuvent vraiment faire passer votre écriture au niveau supérieur.

Gardez un ton professionnel et n’abusez pas des points d’exclamation. Nous savons qu’il peut être difficile de paraître amical sans eux, mais utilisez-les avec parcimonie. Ils deviennent vite envahissants.

Soyez concis

Personne ne veut perdre du temps à parcourir un long et maladroit e-mail. Votre destinataire de courrier électronique ne consacre probablement que peu de temps à votre message. Il est donc important d’entrer rapidement dans le vif du sujet.

Dans votre ligne d’ouverture, indiquez le but de votre e-mail. Suivez-le avec quelques informations supplémentaires et clôturez-le avec un délai. Cela rend la communication extrêmement simple et efficace pour tout le monde.

Ne laissez pas les pièces jointes encombrer les boîtes de réception

Les fichiers volumineux sont le pire cauchemar d'une boîte de réception de courrier électronique. Ils peuvent perturber la vitesse et l'efficacité de la boîte de réception de votre destinataire.

Un choix judicieux consiste à partager des pièces jointes volumineuses avec un lien.

Screencast est une application tierce qui crée un lien unique pour toutes vos images et vidéos. Vous pouvez ensuite envoyer ce lien au lieu de la grande pièce jointe elle-même.

De plus, vous pouvez démarrer une conversation sur l'image ou la vidéo que vous avez jointe. Ajoutez des commentaires, des réactions et continuez à collaborer dans un seul espace.

Faites-nous confiance, votre destinataire vous remerciera de ne pas ralentir sa boîte de réception.

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Répondre à tous

Répondre à tous est un excellent outil, mais il peut aussi être un outil effrayant. Notre conseil est de l’utiliser… avec parcimonie. N'oubliez pas que lorsque vous répondez à tous, vous répondez à TOUS.

Tous les participants au fil de discussion recevront votre courrier électronique, ce qui constitue un excellent outil pour la communication massive d'informations. Cependant, cela devient un outil moins efficace pour des questions spécifiques et individualisées.

Des bonnes pratiques que vous ne connaissez peut-être pas

L'étiquette du courrier électronique professionnel devrait sembler un peu plus réalisable à ce stade. C’est du moins ce que nous espérons. Dans cette section, nous passerons en revue quelques conseils sur l'étiquette du courrier électronique qui amélioreront votre communication au-delà de vos attentes.

Répondez rapidement

Essayez de répondre à vos e-mails dans les 24 heures suivant leur réception. Mais parfois, nous savons que ce n’est pas réaliste. Au lieu de cela, donnez la priorité à l'importance de vos e-mails en utilisant la méthode Eisenhower.

Évitez d'utiliser le courrier électronique pour des informations confidentielles

Utilisez une plateforme de messagerie sécurisée ou une conversation en face à face pour toute information confidentielle. Même si les emails sont généralement privés, ils ne sont pas infaillibles. Comme le dit le proverbe : mieux vaut prévenir que guérir.

Utilisez la communication visuelle pour éviter les longs murs de texte

Celui-ci change vraiment la donne. Au lieu de longs et ennuyeux e-mails, essayez de partager des informations via des visuels. Ce sera plus efficace et moins ennuyeux pour vos destinataires.

En fait, une récente étude de TechSmith a révélé que 98 % des personnes interrogées qui utilisent la vidéo au travail déclarent que cela a un impact sur l'efficacité de leur message de diverses manières, notamment en réduisant les malentendus, en augmentant l'engagement et en gagnant du temps.

Images

En envoyant des images, vous pouvez facilement montrer un processus, fournir des commentaires et partager des données. La communication devient beaucoup plus facile lorsqu'elle est claire et s'épanouit à l'aide de visuels.

De plus, les captures d’écran sont très faciles à prendre. Avec un outil de capture d'écran comme Snagit, vous pouvez capturer votre écran et ajouter des annotations utiles chaque fois que vous en avez besoin. Que vous ayez besoin de souligner un détail important, d'utiliser l'outil Étape pour mettre en évidence un processus ou d'utiliser plus de fonctionnalités, Snagit a ce qu'il vous faut.

Une fois votre capture parfaitement éditée, partagez votre capture d'écran avec un lien unique. Ensuite, collez-le dans votre plateforme de messagerie préférée. Nous pensons que c'est par courrier électronique !

Vidéos

Les vidéos sont des outils fantastiques lorsque vous avez besoin d’une démonstration rapide ou d’un didacticiel pour vous-même ou votre équipe. Grâce aux capacités d'enregistrement d'image dans l'image et de Screen Draw de Snagit, vous pouvez élever n'importe quel e-mail. Appuyez simplement sur Enregistrer et tout le reste vous sera facilité.

Tout comme une capture d'écran, vous pouvez envoyer vos vidéos par courrier électronique en partageant un lien unique.

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Utilisez des filtres et des dossiers de messagerie pour rester organisé

Enfin, restez organisé ! Les e-mails se perdent dans l’océan de communications que nous recevons chaque jour. Et vous ne pouvez pas tous les marquer comme signalés, cela pourrait aussi prêter à confusion !

Créez plutôt des dossiers pour rester organisé. Une fois que vous avez fini de lire un e-mail, rangez-le simplement dans le dossier approprié. De cette façon, vous ne perdrez jamais un e-mail et vous pourrez y revenir rapidement chaque fois que vous aurez besoin d'informations.

Cela change votre communication et votre façon de travailler. Plus de temps perdu.

En conclusion…

Ainsi, envoyer un e-mail professionnel n’est pas si difficile. Certaines conventions peuvent certainement être difficiles à garder à l’esprit, mais c’est l’objet de ce guide. N'hésitez pas à y revenir quand vous en avez besoin, personne ne le saura !