Comment la transformation numérique axée sur la stratégie contribue au succès

La session suivante a été présentée à Educause 2019 par Vince Kellen, directeur de l'information (CIO), Université de Californie à San Diego ; Orlando Leon, CIO, California State University, Fresno ; Helen Norris, vice-présidente et CIO, Chapman University ; et Phil Ventimiglia, directeur de l'innovation, Georgia State University.

Pour servir une population étudiante croissante et diversifiée, la Georgia State University assume plus que sa part d'innovations numériques dans l'enseignement supérieur. Pour Phil Ventimiglia, directeur de l'innovation, il est indispensable d'atteindre une plus grande efficacité pour offrir la meilleure expérience sur le campus.

"Nous devons tirer parti de la technologie", a déclaré Phil. "Il n'y a tout simplement pas assez de personnel et de personnel pour fournir aux étudiants tout ce dont ils ont besoin autrement."

L'innovation sous un autre nom ?

Désormais nommée l'une des universités les plus innovantes des États-Unis, il n'est pas surprenant que de nombreux changements de l'État de Géorgie soient qualifiés de transformation numérique (DX). Phil, cependant, sait qu'aucun terme ne peut exprimer les multiples facettes du travail nécessaires à un changement durable.

« Le terme « transformation numérique » lui-même n'a de sens que pour commercialiser un concept en cours dans un nouveau package. L'innovation est un processus continu », a-t-il déclaré.

La vice-présidente et directrice de l'information de l'Université Chapman, Helen Norris, partage un point de vue similaire. Surtout, Helen veut s'assurer que le terme va au-delà du buzz actuel pour communiquer toute l'ampleur de son impact, et préfère un terme plus universel.

"Je me concentrerais davantage sur l'innovation que sur la transformation numérique", a-t-elle noté. "Avec la transformation numérique, il semble que la technologie soit en tête. Au lieu de cela, la stratégie devrait être en tête. Plus précisément, il devrait être ancré dans le plan stratégique de l'université.

Protégez les nouvelles idées, ensemble

En tant que troisième université de recherche à la croissance la plus rapide du pays, Phil voit tout le monde à Georgia State contribuer à un état d'esprit innovant.

« Vous ne pouvez pas dire que certaines personnes sont des innovateurs et d'autres non », a-t-il expliqué. "Tout le monde dans l'organisation doit se concentrer sur l'innovation."

À cette fin, Georgia State encourage tous les professeurs et le personnel à travailler ensemble sur de nouvelles idées. "Nous avons un ADN au sein de notre université pour expérimenter, pour essayer de nouvelles choses", a-t-il déclaré. Cela implique souvent de travailler de manière interdépartementale sur des projets ambitieux. « Nous devons sortir de nos silos. Nous travaillons en étroite collaboration dans tous les domaines.

L'aspect travail d'équipe est particulièrement important. "L'innovation ne peut appartenir à personne", a déclaré Phil. « D'après mon expérience, lorsque vous essayez d'avoir une personne pour stimuler l'innovation, c'est comme si quelqu'un se heurtait à un mur de briques. La collaboration est ce qui est vrai et ce qui fonctionne.

Vince Kellen, Chief Information Officer (CIO) de l'Université de Californie à San Diego, considère l'activité comme plus sélective.

"L'innovation est une chose délicate", a-t-il avoué. « Tout le monde n'aime pas innover. Certains aiment le faire, et ils ne devraient pas.

Parfois, le contraire est également vrai, a-t-il expliqué. "Certains innovent et ne savent pas qu'ils le font."

Par exemple, bien que ce ne soit pas leur objectif, les professeurs qui ont lancé un nouveau centre d'optimisation du cloud ont découvert que le projet pilote avait révélé par inadvertance de nouvelles informations et de nouveaux processus révolutionnaires.

Pour éviter la tendance de la nature humaine vers le statu quo, les nouvelles idées ont souvent besoin d'un soutien supplémentaire.

"Mettre l'innovation à l'ordre du jour est important", a souligné Vince. « Parfois, les meilleures innovations ont besoin d'une défense et d'une protection extrêmes. Parfois, d'autres parties de l'organisation essaieront de tuer cette innovation.

Vince a également noté que, s'ils ne sont pas soutenus de haut en bas, les agents de changement eux-mêmes tombent parfois également dans la cible. Pour que le changement survive, il est important de le défendre tant qu'il est jeune.

"Les personnes qui innovent ont besoin de protection", a-t-il conseillé. "Nous les protégeons des instincts de l'organisation pour soit exécuter [l'innovation] trop tôt, soit la tuer."

Les relations comme ressources

À certains égards, les petites universités ont un avantage en matière de transition. Helen a noté que les petits environnements peuvent être plus agiles.

« Vous n'avez pas la même quantité de bureaucratie pour accomplir les mêmes choses », a-t-elle expliqué.

Une partie de cette dextérité provient de liens humains plus établis. "Parce que vous êtes plus petit, vous connaissez personnellement la moitié de la faculté", a déclaré Helen. "Vous pouvez tirer parti de ces relations en faisant des choses innovantes et en créant des changements."

Il y a cependant des inconvénients à être dans une petite organisation. "Vous avez un personnel plus petit", a noté Helen. « Vous n'avez tout simplement pas les ressources nécessaires pour faire certaines des choses amusantes. Vous établissez donc des partenariats avec des fournisseurs et d'autres membres de la communauté. »

Vince a averti que les grandes institutions ont un mélange similaire d'avantages et d'inconvénients en matière de transformation numérique.

"Nous avons l'illusion de plus de ressources dans une université plus grande", a-t-il déclaré. "Mais l'innovation, c'est du 'garage band'."

Avec plus de 1,4 milliard de dollars en financement de recherche par an, il y a beaucoup d'autres distractions et il peut être difficile d'attirer l'attention des professeurs. Il faut trouver des points de collaboration et connaître sa faculté pour favoriser des changements durables. Idéalement, cela peut se traduire par une opportunité pour le corps professoral ou le personnel d'améliorer leur expérience ou celle de leurs étudiants. "Avoir des relations avec ces professeurs est essentiel", a-t-il déclaré.

Orlando Leon, directeur de l'information, California State University, Fresno, est d'accord, mais souligne l'importance d'une direction du campus prête à prendre des risques.

"La transformation numérique doit être descendante et ascendante", a insisté Orlando. « Ça doit commencer quelque part. Vous devez être capable de diriger ce niveau de changement.

Même au milieu de la résistance, il est important de rallier le soutien, même si cela signifie commencer petit. « Associez-vous à des collègues », a conseillé Orlando. "Vous n'avez pas à commencer par sauter par-dessus la lune."

Complexités avec le changement

L'un des principaux défis initiaux consiste à ne pas courir après toutes les nouvelles solutions numériques disponibles. Bien que tentant, cela se traduit souvent par l'utilisation d'un outil brillant pour la mauvaise chose.

"Je pense que tout le monde tombe amoureux de la technologie et ne comprend pas que les complexités sont énormes", a expliqué Vince. "Toute la technologie de l'éducation sous-estime constamment les 10 derniers pour cent de l'assistance nécessaire à la transformation numérique."

Pour les projets qui réussissent, il est utile de disposer d'une équipe informatique solide. Phil a noté que Georgia State effectue généralement 40 à 50 nouvelles intégrations par an et que sa solide équipe informatique lui permet d'intégrer rapidement de nouvelles technologies.

De même, une équipe informatique solide peut assurer le bon fonctionnement de tout le reste en même temps que de nouveaux systèmes sont installés. "Les systèmes de base doivent encore fonctionner", a déclaré Orlando. "J'encourage nos équipes à bien faire toutes nos fonctions essentielles."

Le méta-défi de l'informatique : retravailler ses propres fondations

L'enseignement supérieur doit gravir un « bosse » technologique indéniable pour être vraiment en bonne position pour la transformation numérique d'aujourd'hui. Vince a noté que se débarrasser des systèmes mainframe peut être un énorme pas en avant.

"La plus grande transformation numérique se situe dans le travail informatique lui-même", a-t-il déclaré. "Cela passera d'un environnement d'ingénierie logicielle" homebrew "à DevOps, à savoir que nous gérerons les données et les analyses et ne ferons plus de développement de logiciels."

Les services cloud permettent également de mieux se concentrer sur d'autres objectifs du programme. "La croissance du premier cycle est une priorité", a déclaré Vince. "Nous mettons en place des stratégies intéressantes en ligne."

Phil a noté que l'État de Géorgie se concentre sur la perspective des étudiants, dans le but de faciliter l'ensemble du parcours étudiant. « Nous nous engageons à créer un endroit où les étudiants peuvent réussir », a-t-il déclaré.

L'élément humain du changement

Dans tous les types de transformations de processus, le temps passé avec le corps professoral est une nécessité.

"Malgré le fait que ce soit numérique, la touche humaine est vraiment importante", a expliqué Helen. "Vous devez travailler sur des projets numériques main dans la main avec les professeurs qui seront impactés."

Soutenir les professeurs déjà occupés garantit qu'ils ont l'incitation intellectuelle et émotionnelle à passer par des changements difficiles en premier lieu.

Phil a accepté, notant que la plupart des changements innovants étant apportés non pas par les professeurs de recherche mais par les professeurs à temps plein, ses objectifs incluent l'accueil de ces efforts d'une manière qui compte pour les instructeurs. Il veut s'assurer que les instructeurs ont de l'aide pour résoudre les problèmes. « Nous voulons leur apporter plus de soutien. Lorsqu'il y a des obstacles, ils ont besoin de temps pour y remédier », a-t-il déclaré. « Nous devons nous assurer de ne pas pénaliser le risque.

L'aspect humain est primordial. "Comment pouvons-nous nous assurer que nous braquons les projecteurs et qu'ils obtiennent le crédit pour l'excellent travail qu'ils font?", A demandé Phil. "En fin de compte, nous voulons qu'ils aient des récompenses et qu'ils progressent dans leur carrière."

Vince a convenu que nourrir la motivation au changement est un élément fondamental pour encourager le corps professoral à adopter de nouvelles façons de faire les choses.

"Comment les humains réquisitionnent-ils la technologie pour servir leurs instincts biologiques sociaux?", A-t-il demandé. « Parce que c'est vraiment ce qui se passe ici. Pour garder l'élément humaniste et travailler à partir de là.

Transformer les étudiants avec de nouvelles compétences numériques

Phil note qu'une transformation numérique réussie devrait favoriser le prochain niveau de littératie numérique chez les élèves. Bien qu'ouvertement disposé à essayer de nouveaux outils numériques, le défi consiste à fournir les meilleurs outils et activités pour chaque programme d'études.

« Comment préparer les étudiants à être compétitifs dans cette économie du 21e siècle ? », a-t-il demandé. Nous assistons déjà à ces changements glaciaires. La façon dont nous dispensons l'enseignement et l'apprentissage évolue.

Par exemple, après avoir lancé un projet pilote de littératie numérique dans le collège spécialisé, les étudiants de l'État de Géorgie ont réalisé un projet de visualisation à l'aide d'un logiciel Tableau/cartographie pour les aider à mieux comprendre l'importance d'un événement historique. L'université explore des parcours d'alphabétisation numérique qui incluent l'apprentissage par l'expérience, l'apprentissage par projet et des projets concrets en partenariat avec des organisations d'Atlanta. Phil voit une obligation d'aider à inaugurer ce changement.

"C'est une roue continue de la façon dont nous déplaçons l'aiguille", a déclaré Phil. « Comment pouvons-nous continuellement améliorer les compétences des étudiants afin qu'ils ne soient pas seulement compétitifs, mais qu'ils soient en avance. En tant que leaders technologiques, il nous incombe d'être ce leader d'opinion et de demander comment nous pouvons mieux servir ces étudiants pour réussir dans cette nouvelle économie mondiale », a-t-il déclaré.

À Fresno, les étudiants de la California State University travaillent avec un robot de bien-être, font un apprentissage interdisciplinaire et font équipe avec des étudiants pré-K12 pour étudier la blockchain. Particulièrement dans leur zone géographique, la familiarité avec les outils numériques peut potentiellement faire une grande différence pour ces étudiants.

« Ces compétences sont excellentes. Seuls 11% des emplois dans la vallée exigent un diplôme de quatre ans », a expliqué Orlando. "Nos étudiants doivent être prêts à ne pas être remplacés par l'automatisation."

Travaillant sur le côté informatique administratif des choses, Orlando essaie de faciliter la connaissance des nouveaux outils et ressources par les instructeurs - et la sensibilisation augmente.

« Nous constatons que les professeurs ne savaient pas qu'ils bénéficiaient de ce soutien », a-t-il déclaré. « Notre capacité à changer et à faire les choses augmente. »

De meilleures données pour améliorer les résultats

Déjà, la transformation numérique a mis en place des processus qui collectent des informations stratégiques et les utilisent au profit des résultats des étudiants. Phil a fait remarquer que l'État de Géorgie a connu une augmentation significative des taux de diplomation.

Notamment, son équipe a utilisé des données pour aider à déterminer les heures de cours les plus nécessaires, puis a déterminé comment répartir les cours de manière optimale pour utiliser au mieux les heures de grande écoute.

"Nous continuons à regarder quelle est la prochaine pièce que nous pouvons regarder, pour obtenir ce prochain demi-pourcent d'amélioration", a-t-il déclaré.

Le changement se fait lentement

Vince a dit que tous les changements ne se produiront pas rapidement, et ce n'est pas grave. Alors que certaines choses ont considérablement changé, d'autres, comme les réunions en face à face, restent les mêmes.

"Par rapport au moteur à combustion pour les agriculteurs, qui a permis d'augmenter la productivité de 1 000 %, la transformation numérique dans l'enseignement supérieur est beaucoup plus nuancée", a-t-il déclaré. "Il y a une infusion numérique, mais beaucoup de modestes avancées."

Une approche par étapes du changement est une autre bonne façon de définir les attentes. "Pensez au modèle SAMR", a déclaré Orlando. « D'abord, vous substituez le numérique au papier. La technologie est là aujourd'hui, il suffit de le faire.

Peut-être plus important encore, pour toutes les transformations numériques, assurez-vous que tout le monde comprend que le véritable rôle de la technologie est d'utiliser les données et les systèmes pour amplifier les meilleures parties de l'enseignement supérieur.

"Je vois cela comme similaire à ce qui se passe dans le commerce de détail", a déclaré Phil. «Il y avait beaucoup de battage médiatique selon lequel toutes les briques et le mortier disparaîtraient. Au lieu de cela, nous voyons des entreprises comme Amazon établir une présence physique. Le numérique a augmenté la valeur du commerce de détail, il a donc étendu la relation avec le consommateur. »

Il en va de même dans l'enseignement supérieur, car il élargit les possibilités d'enseignement et élargit les choix des étudiants.

En ce qui concerne la réussite de la transformation numérique, il faut que de nombreuses personnes travaillent ensemble pour obtenir une vue d'ensemble. "Ce n'est pas *une* chose que vous devez faire pour réussir DX", a noté Phil. "C'est des centaines de choses."