Solution de gestion des actifs numériques - Pourquoi votre entreprise en a besoin d'une

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Si votre entreprise est sur le point d'envoyer ses actifs numériques dans le monde, que ce soit via votre site Web, les réseaux sociaux ou les newsletters par e-mail, votre entreprise générera de grandes quantités d'actifs marketing. Comme tout actif, il doit être géré correctement pour que sa pleine valeur soit réalisée. Pour le faire efficacement, vous avez besoin d'une solution de gestion des actifs numériques. Contrairement aux plates-formes de partage de fichiers simples comme DropBox et Box (ou même à d'autres outils plus sophistiqués), une solution de gestion des actifs numériques est conçue pour garder une trace de tout le nombre croissant de choses qui sont créées et téléchargées pour vous - des tonnes de photos et de vidéos, exactes des répliques des fichiers HTML et des articles de blog de votre site Web au format .pdf, du contenu fourni par le client dans des documents Word, afin que vous puissiez facilement les partager avec des personnes du monde entier.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des actifs numériques (DAM) ?

La gestion des actifs numériques (DAM) est le processus d'organisation et de gestion des fichiers numériques. Il s'agit d'un terme générique qui englobe les systèmes de gestion de contenu, les systèmes de gestion de base de données et les systèmes de publication Web.

Une solution de gestion des actifs numériques stocke les actifs numériques dans une base de données ou un référentiel. Les créateurs et éditeurs de contenu peuvent accéder à ces données pour créer et gérer des actifs numériques à diverses fins, telles que des pages Web, des publications sur les réseaux sociaux, des e-mails ou d'autres types de contenu.

Les créateurs de contenu peuvent accéder au système via un navigateur Web ou une application de bureau qui leur permet de télécharger de nouveaux actifs et de modifier ceux qui existent déjà. Ils peuvent également ajouter des balises de métadonnées à l'actif qui aideront à l'organiser dans le catalogue DAM.

Quels sont les différents types d'actifs numériques ?

Il existe de nombreux types d'actifs numériques. Certains des plus populaires sont les images, les vidéos et les graphiques. Cependant, les actifs incluent également tous les fichiers source et les fichiers prêts à imprimer pour toute documentation ou ressource imprimée de l'entreprise.

Vous pensez peut-être que votre service marketing maîtrise déjà la gestion des actifs. Si vous pensez que cela est vrai, considérez ce qui suit :

Les problèmes de stockage des données

Pensez au logo de votre entreprise. Combien d'endroits est-il utilisé ? Il apparaîtra sur chaque support marketing imprimé, votre site Web, vos canaux de médias sociaux et sur tout autre affichage électronique que quelqu'un pourrait rencontrer en naviguant sur Internet.

Chaque fois que le logo s'affiche, vous souhaitez un fichier image à différentes résolutions. Vous devez décider si vous souhaitez utiliser une taille optimisée pour le Web ou le plus grand fichier disponible. Si vous utilisez la plus grande image, vous utiliserez plus d'espace sur votre serveur et peut-être même un tout nouveau serveur pour héberger tous vos fichiers image : qu'est-ce qui fait que tant d'entreprises pensent qu'elles peuvent utiliser un seul serveur pour leurs actifs numériques ? ? La taille des fichiers devient de plus en plus grande à mesure que la capacité de stockage augmente, mais ce qu'il faut comprendre, c'est que les ressources d'un serveur ne sont pas illimitées.

Multipliez maintenant le problème lorsque vous considérez des photographies de produits, des images de stock, des photos sur mesure et des tournages vidéo. Chaque version d'un morceau de littérature. Les possibilités de duplication d'actifs et les exigences de stockage associées augmentent rapidement.

Temps pris pour les demandes d'images

Vous tiendrez également compte du temps nécessaire au traitement des demandes d'images. Si vous avez un serveur plus grand et beaucoup d'images, cela peut prendre du temps, surtout si vous avez une équipe marketing très occupée qui travaille sur différents éléments de contenu.

Votre équipe marketing peut externaliser certains travaux pour couvrir d'autres domaines. Par exemple, le photographe peut être invité à livrer le produit fini à une date ultérieure et a besoin d'accéder aux actifs numériques ou aux fichiers utilisés dans la prise de vue originale à des fins d'édition. Combien de personnes différentes auront besoin d'un accès ? De quelle capacité de stockage chaque personne a-t-elle besoin ? Qu'en est-il des progrès du développement ! Si quelqu'un apporte une modification de conception qui nécessite l'accès aux images, il utilise probablement son propre moyen de stockage des fichiers.

Ces demandes en temps de votre équipe marketing coûtent de la productivité et de l'argent à votre entreprise. Cela pourrait également nuire à la réputation de votre marque lorsque vos parties prenantes voient des conceptions incohérentes ou médiocres provenant de votre entreprise.

Manque de cohérence de la marque

Si vous avez une conception qui est utilisée dans de nombreux domaines différents de votre entreprise, tels que votre site Web, les canaux de médias sociaux et le publipostage, vous devez vous assurer que toutes ces conceptions et ressources sont cohérentes.

Vous voudrez également vous assurer que si l'un de ces fichiers est modifié ou mis à jour, il est également mis à jour partout ailleurs. Pensez aux graphiques des e-mails : souhaitez-vous utiliser une version différente pour chaque e-mail ? Vous pensez peut-être "Bien sûr que non", mais combien de versions différentes le lecteur voit-il sur son appareil mobile ? Si quelqu'un dispose d'un support marketing sur son téléphone ou sa tablette, que se passera-t-il si cet élément est mis à jour ? En plus d'être frustrant pour le destinataire, cela peut aussi être très coûteux.

Avantages d'un DAM

Les avantages de la mise en œuvre d'un système DAM incluent :

Un lieu de stockage unique

La gestion des actifs est considérablement réduite. Vous pouvez stocker tous vos actifs numériques en un seul endroit, de sorte que le besoin de stockage manuel des fichiers disparaît. La gestion des actifs numériques vous permet de trouver ce que vous cherchez quand vous le cherchez. Vous pourrez modifier, supprimer et trier les actifs pour les gérer correctement. Cela vous permet même de suivre les changements en termes de qui a publié l'actif, quand il a été modifié/mis à jour et qui a été impliqué dans le processus de changement. Cela signifie que les versions sont toujours conservées et qu'elles peuvent être consultées à nouveau si nécessaire.

Harmonisation des données

Les actifs numériques peuvent être stockés en un seul endroit et organisés de la même manière. Le risque de versions conflictuelles et de conventions de nommage incohérentes est réduit. De plus, vous pouvez l'utiliser pour suivre les modifications apportées aux documents ou fichiers ainsi que qui a été impliqué et quand.

Votre système DAM vous permettra d'examiner les problèmes de gestion des actifs dans l'ensemble de votre entreprise, ce qui contribuera à réduire le temps consacré par votre équipe marketing aux demandes d'images et à l'organisation. Si vous êtes une petite entreprise ou si vous disposez de ressources très limitées, il peut être avantageux pour vous de choisir un fournisseur de services spécialisé dans la gestion des actifs numériques.