Comment créer un manuel de formation : étapes et outils qui facilitent la tâche

Tôt ou tard, chaque entreprise ou organisation doit créer un manuel de formation. Souvent, ils doivent créer plusieurs manuels pour couvrir les besoins de formation internes et externes.

En interne, des manuels de formation aident tous les employés à rester efficaces et productifs dans l'exercice de leurs fonctions.

En externe, les manuels de formation sont des éléments de contenu essentiels pour l'éducation, la formation et, surtout, la satisfaction des clients.

Mais, si vous êtes comme moi, le terme « manuel de formation » évoque une image mentale terne. Un livret épais d'aspect corporatif relié dans une couverture fade. Peut-être qu'il contient des images d'archives, ou peut-être que c'est juste le titre sur une couverture solide.

Alors, d'abord, effaçons cette image de nos esprits. L'ancien format de livret a toujours sa place dans le monde (par exemple la boîte à gants de votre voiture), mais il y a tellement plus d'options maintenant. Les manuels de formation d'aujourd'hui ne ressemblent pas ou ne fonctionnent pas comme les manuels de formation d'autrefois. Il est également possible pour n'importe qui d'en créer un.

Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez écrire un excellent manuel de formation et certaines des options dont vous disposez lorsque vous le créez.

A quoi sert un manuel de formation ?

Alors que l'emballage du manuel de formation traditionnel a changé, son noble objectif reste cohérent.

Un manuel de formation est un ensemble d'instructions qui améliorent la qualité d'exécution d'un travail, d'un processus ou d'une tâche. Les entreprises utilisent des manuels de formation avec une formation en personne, à distance, à la demande et juste à temps. Quelques applications courantes incluent :

• Intégration de nouveaux employés
• Déploiement de nouveaux logiciels et systèmes
• Nouvelle documentation de protocole ou de processus
• Partage des procédures opérationnelles standard
• Formation et éducation des clients
• Instructions et informations sur le produit

Les entreprises créent des manuels de formation des employés pour augmenter la productivité organisationnelle et s'assurer que chacun dispose des outils et des informations nécessaires pour exceller dans son travail.

D'un autre côté, les entreprises et les organisations créent des manuels de formation qui soutiennent également leurs clients. Ils enseignent comment utiliser leurs produits, lorsque certaines fonctionnalités sont utiles, et démontrent les flux de travail clés.

Les manuels de formation pour l'éducation des clients aident les utilisateurs à tirer le meilleur parti de leur achat. Ils sont une ressource essentielle, et chaque entreprise prospère les fournit.

Les meilleurs manuels de formation sont des guides d'information faciles à suivre. Ils exposent les concepts dans un langage clair, en utilisant des exemples et des images pertinents. Bien fait, un bon manuel de formation devient une ressource fiable pour les employés et les gestionnaires ou les clients et les clients.

Comment rédiger un manuel de formation

La création d'un excellent manuel de formation peut être intimidante, mais ce n'est pas obligatoire. Avec la bonne approche, vous pouvez passer rapidement de l'esquisse à la production et fournir à vos collègues ou clients, quel que soit votre public, une ressource utile et facile à utiliser.

Voici comment.

Étape 1 : Définissez votre audience

La première chose lorsque vous commencez à travailler sur votre manuel de formation est de savoir pour qui vous écrivez. Pour ce faire, développez une image de quand, où et comment les gens accéderont à votre contenu de formation.

Pour comprendre votre public, vous pouvez poser et répondre à des questions telles que :

• Qu'est-ce qui les amènera à votre manuel de formation ?
• Quel est leur niveau d'expertise ?
• Dans quelle industrie travaillent-ils ?
• Combien de temps ont-ils ?
• Ont-ils une préférence pour le contenu écrit ou visuel ?
• Y a-t-il des références linguistiques ou culturelles dont vous devez être conscient?

Répondre à ces questions vous aide à dimensionner correctement votre contenu. En comprenant des éléments tels que le niveau de compétence du public, son contexte et ses préférences de contenu, vous pouvez créer votre contenu en fonction de ses attentes et de ses besoins.

Il est facile de sauter cette étape et de vous dire que vous avez une compréhension implicite de votre public. Et, bien que vous le fassiez probablement, passer du temps à l'étoffer et à mettre l'image au clair vous aidera à créer un contenu de formation qui résout vraiment les problèmes de votre public.

Étape 2 : Planifiez votre contenu

Un excellent manuel de formation est facile à naviguer. Quelqu'un qui le rencontre pour la première fois se sent à l'aise pour découvrir les informations dont il a besoin et un utilisateur qui revient est capable de trouver rapidement un contenu et des sujets spécifiques.

Vous pouvez vous assurer que c'est le cas pour votre manuel de formation en planifiant stratégiquement votre contenu. En termes simples, cela signifie disposer tout votre matériel de formation et l'organiser de manière logique.

Il existe différents thèmes que vous pouvez utiliser pour organiser et classer les sujets dans votre manuel de formation. Vous pouvez les organiser en :

• Sujets débutants à avancés
• Travaux à faire
• Caractéristiques du produit
• Fréquence d'utilisation
• Popularité parmi le public

Cela peut être un processus rapide pour un contenu de formation court et ponctuel, ou cela peut prendre plus de temps si vous créez un guide complet.

Si vous avez beaucoup de sujets, envisagez de les placer dans des groupes et d'utiliser des titres et des sous-sections pour créer un flux et une organisation logiques dans votre manuel. Utilisez cette structure pour créer une table des matières dans le manuel final.

Étape 3 : déterminer le format de présentation du contenu

Vous connaissez votre public et vous savez ce que vous voulez couvrir, alors il est maintenant temps de déterminer comment vous allez présenter votre contenu.

Dans de nombreux cas, il existe des moyens idéaux pour diffuser votre contenu. Pour savoir de quoi il s'agit, il faut penser à la fois à votre public et à votre contenu. Vous disposez de plusieurs options de livraison. Les supports de livraison courants pour les manuels de formation comprennent :

• Articles de la base de connaissances
• Tutoriels vidéos
• Cours en ligne
• Guides PDF
• Guide ou dépliants imprimés

En ce qui concerne votre public, tenez compte de son contexte.

• Où en sont-ils lorsqu'ils consomment ce manuel de formation ?
• De quels outils et ressources disposent-ils ?
• A quoi n'auront-ils pas accès ?
• Combien de temps ont-ils ?

Des questions comme celles-ci vous diront si des choses comme la vidéo, l'interactivité et des stratégies d'évaluation particulières sont des techniques viables à inclure dans votre matériel de formation.

Dans le même temps, certains sujets conviennent mieux à la vidéo, tandis que d'autres conviennent mieux au texte et aux images. Si vous montrez des processus complexes qui doivent être vus en action, vous pouvez envisager d'utiliser la vidéo. Si vous travaillez avec un certain nombre de séquences simples et discrètes, l'utilisation d'un format écrit pris en charge par des images peut être idéale.

Une bonne chose est que les manuels de formation d'aujourd'hui sont souvent livrés en ligne. Vous pouvez combiner différents formats en un seul et fournir un contenu riche et pris en charge par les médias.

Étape 4 : Développez votre contenu

À ce stade, vous êtes prêt à commencer à développer votre contenu.

Pour les manuels de formation vidéo

Si vous créez des vidéos pour votre manuel de formation, c'est à ce moment que vous pouvez commencer le storyboard, le script, l'enregistrement et le montage de vidéos.

Si vous n'avez jamais créé de vidéos auparavant, ne vous découragez pas d'adopter cette approche. TechSmith Camtasia est un excellent outil utilisé par les créateurs vidéo professionnels, mais il est facile pour les débutants de commencer. Il existe également des tonnes de didacticiels géniaux qui vous permettront de créer en un rien de temps.

De plus, nous proposons TechSmith Academy, une ressource gratuite où tous les créateurs, qu'ils soient débutants ou avancés, peuvent trouver toutes les ressources dont ils ont besoin pour démarrer et améliorer leurs compétences. Trouvez du contenu sur des tonnes de sujets autour de la formation, de la création de vidéos, et plus encore.

Pour les manuels de formation textuels et illustrés

Les manuels de formation qui seront construits à l'aide de texte écrit et d'images peuvent sembler désuets, mais ils ne le sont pas. Dans de nombreux cas, cela conviendra le mieux à votre public et à votre contenu.

Si votre manuel couvre un processus informatisé, capturez des captures d'écran de chaque étape. Alternativement, pour les processus réels, des photos démontrant le processus ou des illustrations graphiques sont idéales.

Annotez les images pour plus de clarté

Les captures d'écran et les images ont souvent besoin de quelques ajustements pour vraiment faire passer leur message. Cela signifie généralement l'ajout d'annotations telles que des flèches, des formes et d'autres légendes. Une autre touche agréable consiste à supprimer ou à masquer des informations sensibles ou inutiles.

Utilisez les outils de dessin et d'édition de Snagit pour modifier vos images afin qu'elles transmettent le bon message et que les informations inutiles ou sensibles soient floutées ou supprimées.

Modifiez toutes vos images pour les préparer à être incluses dans votre manuel de formation.

Étape 5 : Assemblez et livrez votre manuel

C'est maintenant que la création d'un manuel de formation devient généralement fastidieuse. Le processus d'ajout d'images à un modèle, un document ou une autre source implique des frustrations de formatage, des problèmes de dimensionnement d'image et d'autres défis similaires et imprévus.

Dans ce cas, une solution simple consiste à créer à partir de modèles dans Snagit. Cela vous permet de sélectionner les images que vous souhaitez inclure dans votre manuel, d'ajouter du texte, d'organiser l'ordre et de faire des sélections sur l'apparence en un seul processus rapide.

Snagit est livré avec un certain nombre de modèles professionnels parmi lesquels vous pouvez choisir, et vous pouvez trouver plus de modèles gratuits et premium et d'autres ressources dans TechSmith Assets for Snagit.

C'est une excellente méthode à utiliser car vous pouvez prendre en charge chaque processus ou tâche que vous devez couvrir et créer une section distincte du manuel.

Ensuite, vous pouvez enregistrer chacun sous forme de PDF ou d'image pour le partager, le compiler dans un guide complet ou le publier individuellement sur l'intranet de l'entreprise.

Bien sûr, créer des documents individuels autonomes n'est peut-être pas la bonne approche. Dans ce cas, vous pouvez envisager d'utiliser des outils tels que Zendesk ou MadCap Flare pour créer un centre de support de base de connaissances ou un document de fichier d'aide.

Si vous créez une base de connaissances en ligne, vous devriez pouvoir utiliser simultanément des vidéos, des images et du contenu écrit. Alors, faites preuve de créativité et créez un contenu qui couvre tout ce dont votre public pourrait avoir besoin.

Étape 6 : Suivez les commentaires et maintenez votre contenu à jour

La dernière étape de la création d'un manuel de formation consiste à obtenir des commentaires et à le tenir à jour.

Si vous interagissez avec votre public, écoutez ses commentaires sur l'aide que vous fournissez. Sur la base de ce qu'ils disent, voyez s'il y a des sujets qui doivent être développés ou qui ne sont pas encore couverts du tout.

Comme toujours, les systèmes changeront, les produits et les fonctionnalités seront mis à jour et votre contenu aura besoin de mises à jour pour rester pertinent et utile. Assurez-vous de conserver les fichiers source de tout votre travail afin de pouvoir y revenir facilement et effectuer des mises à jour.

Conclusion

Un manuel de formation n'a plus besoin d'être le tome épais et ennuyeux qu'il était autrefois. Les gens sont habitués à apprendre en ligne, et ils le préfèrent souvent aux sources d'information analogiques.

Les manuels de formation en ligne sont également plus faciles d'accès et de navigation que leurs ancêtres papier. Ils sont consultables et permettent aux utilisateurs de marquer des pages particulières pour un accès facile et rapide au contenu souvent utilisé.

Avec les bons outils et le processus partagé ici, vous pouvez créer d'excellents manuels de formation pour vos collègues ou vos clients.

Note de l'éditeur : Ce message a été initialement publié en juillet 2019 et a été mis à jour en septembre 2020 pour plus d'exactitude et d'exhaustivité.