Découvrez le changement de contexte, le tueur de productivité n° 1 sur le lieu de travail

Pour la plupart d'entre nous, nos journées de travail commencent par allumer nos téléphones et nos ordinateurs afin de pouvoir consulter nos e-mails, rattraper les messages Slack et consulter nos listes de tâches. Il y a beaucoup d'ouvertures d'applications différentes et de basculement entre plusieurs outils.

Tout ce rebondissement entre différents outils, tâches et ressources s'appelle le changement de contexte et cela prend une grande partie de notre temps de travail - la plupart du temps sans même que nous le sachions. Nous sommes tellement habitués au changement de contexte que cela peut sembler normal, mais cela a un coût élevé.

Dans cet article, nous allons jeter un œil à :

• Qu'est-ce que le changement de contexte et pourquoi nous le faisons
• Le coût du changement de contexte
• Comment empêcher le changement de contexte

Qu'est-ce que le changement de contexte ?

Jusqu'à récemment, le terme changement de contexte se référait exclusivement au processus d'un ordinateur stockant l'état d'un processus afin qu'il puisse y revenir ultérieurement. C'est ce qui nous permet de passer assez facilement d'une application ou d'un programme à un autre.

La commutation de contexte a maintenant fait son chemin dans notre langage décrivant le comportement humain, se référant à notre tendance à passer d'une tâche à une autre tâche sans rapport.

Lorsque nous sautons entre l'examen de notre boîte de réception, la vérification de notre calendrier et la réponse à l'appel d'un client, nous changeons de contexte. Le multitâche est un autre mot que nous avons tendance à utiliser pour décrire le changement de contexte, bien que les deux termes présentent des différences notables.

Ce que nous avons finalement appris sur les ordinateurs, c'est qu'ils avaient du mal à changer de tâche. Il devient clair que le changement de contexte a un coût réel, car il s'applique également au comportement humain.

Pourquoi changeons-nous de contexte tout le temps ?

Même si nous savons que le changement de contexte n'est pas l'approche la plus efficace pour travailler, nous le faisons tout le temps.

En effet, le changement de contexte est devenu une attente non écrite de la main-d'œuvre moderne. La perception constante de l'urgence et le barrage de notifications qui nous interrompent constamment, ainsi que la prévalence de réunions sporadiques, nous maintiennent tous dans l'habitude de changer de contexte.

Nous avons un faux sentiment d'urgence

Qu'elle soit intentionnelle ou non, la réactivité rapide est souvent récompensée sur le lieu de travail. Cela crée le sentiment que, pour réussir, vous devez adopter un sentiment d'urgence.

Une grande partie de cette urgence perçue est centrée sur les communications envoyées par des applications de messagerie comme Slack ou Teams. Lorsqu'une notification arrive indiquant un nouveau message, le sentiment qu'une réponse est requise immédiatement est difficile à ébranler.

Que nous définissions nous-mêmes les attentes ou que d'autres les définissent pour nous, il est facile de voir comment la valeur des réponses rapides prête à un sentiment d'urgence qui conduit à un changement de contexte habituel.

Nous recevons constamment des notifications

Avec des recherches montrant que 70% des Américains consultent leur téléphone dans les 5 minutes suivant la réception d'une notification et qu'une personne moyenne reçoit 65 à 80 notifications par jour, il est clair que cela contribue grandement à la persistance du changement de contexte dans notre vie quotidienne.

Les notifications elles-mêmes ne sont pas intrinsèquement mauvaises, mais le défi est qu'elles ont une qualité addictive. La montée de dopamine que notre esprit reçoit lorsque nous recevons une notification est quelque chose que nous sommes conditionnés à chasser.

Bien que vous ne puissiez pas répondre rapidement à chaque notification que vous recevez, même les actes de reconnaissance, de traitement et de décision sur l'action appropriée pour chacun sont un type de changement de contexte.

Nous assistons à trop de réunions inutiles

Dans le rapport 2021 sur l'avenir des réunions, nous apprenons que les employés passent 31 heures par mois dans des réunions improductives et assistent, en moyenne, à 11 à 15 réunions par semaine.

Rebondir entre les réunions à ce rythme signifie qu'il est difficile de trouver les longues périodes de temps ininterrompues nécessaires pour un travail approfondi et ciblé.

On pourrait combattre cet obstacle au temps focalisé en initiant des "journées sans réunion" chaque semaine, qui sont exclusivement consacrées au travail focalisé.

Une façon de protéger votre temps est d'initier des "journées sans réunion" chaque semaine. Une autre consiste à repenser si cette réunion récurrente doit vraiment avoir lieu.

Quel est le coût du changement de contexte ?

Le coût élevé du changement de contexte est une chose bien réelle, mais nous continuons à le faire régulièrement. C'est devenu quelque chose auquel nous sommes tellement habitués que souvent nous ne réalisons même pas que nous le faisons.

En surface, cela semble si innocent - qu'y a-t-il de si mal à répondre rapidement à cet e-mail avant de cliquer sur publier sur le blog que vous écrivez ? Cela ne peut pas être un gros problème de répondre à la question de Sally sur Slack pendant que vous êtes dans cette réunion ; c'est une évidence à laquelle vous pourriez répondre dans votre sommeil !

En réalité, cependant, le coût du changement de contexte est important. Tous ces petits changements qui semblent sans importance s'additionnent vraiment. Le changement de contexte a un impact négatif sur votre productivité, bien sûr, mais l'effet du changement de contexte sur le cerveau humain va en fait beaucoup plus loin que cela.

La façon dont nous nous sentons au travail est impactée négativement par ce comportement, comme l'a prouvé une étude réalisée à l'Université de Californie à Irvine. L'étude a étudié comment nous nous sentons au travail et a trouvé des rapports de stress, de frustration, de charge de travail, d'effort et de pression significativement accrus après seulement 20 minutes d'interruptions répétées.

Ceci est problématique car nous sommes constamment interrompus dans notre vie quotidienne. Selon The Anatomy of Work Index, plus d'un tiers des travailleurs se sentent dépassés par le ping persistant des notifications.

Cela nous donne également des statistiques stupéfiantes expliquant à quel point le changement de contexte est courant dans nos vies. En ce qui concerne les e-mails et les appels vidéo, 42 % et 40 % des personnes y consacrent respectivement plus de temps qu'il y a un an. 52% des personnes interrogées déclarent être multitâches lors de réunions virtuelles il y a plus d'un an et 50% ressentent le besoin de répondre immédiatement aux notifications.

Ces statistiques de changement de contexte deviennent encore plus prononcées lorsque vous examinez les différences générationnelles. La génération Y et la génération Z déclarent se sentir nettement plus dépassées que les travailleurs en général.

Le coût du changement de contexte peut inclure une baisse de productivité, une courte durée d'attention, une perte de temps et un épuisement professionnel.

Diminution de la productivité

Il n'est pas surprenant que le va-et-vient entre les tâches nous rende moins productifs - vous avez probablement vécu des jours où vous touchez à de très nombreuses tâches et à la fin de la journée, vous n'en avez pas entièrement terminé une seule.

Les cerveaux humains ne sont tout simplement pas câblés pour faire face à la quantité de changement de contexte que nous leur imposons - selon The Workgeist Report '21, 45% des travailleurs disent que le changement de contexte les rend moins productifs et 43% disent que le changement fréquent entre les applications et les outils est très fatigant.

Courtes durées d'attention

Votre attention complète ne vous suit pas lorsque vous vous engagez dans un changement de contexte. Lorsque vous passez d'une tâche à la suivante, une partie de votre attention reste sur la tâche d'origine, le reste suivant la suivante.

Comme vous pouvez l'imaginer, à mesure que de plus en plus de changements ont lieu, la quantité d'attention qui vous reste diminue considérablement.

C'est pourquoi vous vous retrouverez à avoir des rappels interrompus des tâches précédentes - que vous n'avez toujours pas terminées - pendant que vous travaillez sur la dernière activité.

Votre attention est maintenant divisée entre toutes les tâches que vous avez touchées plutôt que d'être concentrée sur la tâche à accomplir. Le changement de contexte n'est pas ce pour quoi le cerveau humain a été conçu, et ce n'est pas idéal pour la productivité.

Perte de temps

Dans une étude réalisée en 2005 par des chercheurs de l'Université de Californie à Irvine, il a été démontré qu'il faut en moyenne 25 minutes et 26 secondes pour reprendre complètement son travail après une interruption.

Lorsque nous appliquons ce nombre au nombre d'interruptions subies au cours d'une journée de travail typique, cela nous laisse littéralement des heures chaque jour de temps perdu. Temps passé à ne rien faire de productif mais plutôt à essayer de reprendre là où nous nous étions arrêtés.

Il y a aussi des coûts de temps pour changer de contexte qui sont liés au stress et à la fatigue qui résultent du comportement et causent des inefficacités et des remaniements.

Le changement de contexte crée une boucle vicieuse de trop de tâches et d'interruptions associées au stress et à de mauvaises performances en raison du volume de travail. Lorsque nous restons coincés dans cette boucle, nous continuons à perdre du temps.

Dans les cas extrêmes : burn-out

Notre mémoire de travail est un élément nécessaire pour faire notre travail, mais elle a une limite. Nous ne pouvons avoir qu'un nombre limité d'informations devant notre esprit à la fois, et nous testons constamment cette limite lorsque nous passons nos journées à changer de contexte.

Si vous vous êtes déjà retrouvé à relire le même e-mail plusieurs fois pour saisir les informations qu'il contient, vous avez probablement connu le phénomène de brouillard cérébral. C'est une façon de faire référence à la fatigue mentale ressentie par le cerveau humain lorsque le changement de contexte est porté à un niveau malsain.

Maux de tête, perte de motivation, sensation d'épuisement et de fatigue sont autant de signes d'épuisement professionnel. Ces symptômes peuvent facilement commencer à se manifester lorsque le changement de contexte devient trop répandu dans notre vie quotidienne.

Comment éviter le changement de contexte sur le lieu de travail ?

Le changement de contexte n'est pas intrinsèquement mauvais. C'est en fait une bonne chose d'avoir un certain niveau de changement de contexte, ce qui est un soulagement car il est presque impossible de l'éradiquer de nos vies.

La bonne nouvelle est que vous pouvez mettre en œuvre des stratégies pour vous assurer que le changement de contexte que vous effectuez est nécessaire et non basé sur une fausse urgence ou d'autres coupables courants. En voici quelques-uns à essayer !

Créez des «limites de concentration» pour la journée

Pratiquer le blocage du temps

Le temps de mise au point est de deux heures au minimum de temps de travail ininterrompu. Il peut être difficile d'obtenir ce temps parmi les notifications et les interruptions qui apparaissent régulièrement.

Une bonne stratégie consiste à bloquer votre temps. Parcourez votre calendrier et identifiez un moment dédié pour tout. Conservez les tâches superficielles, comme la consultation des e-mails et la participation aux réunions, en blocs ensemble et les tâches nécessitant un travail plus approfondi et plus ciblé ensemble. C'est la version calendaire de "une place pour chaque chose et chaque chose à sa place".

Certains clients de messagerie et calendriers de travail peuvent même programmer automatiquement des blocs de temps de concentration sur votre calendrier.

Mettre en place des « journées thématiques »

Si vous êtes un manager ou que votre rôle vous oblige à travailler dans plusieurs équipes, il peut sembler intimidant de bloquer votre temps d'une manière aussi spécifique. Si tel est le cas, les journées thématiques peuvent être un bon choix pour vous aider à gérer le changement de contexte.

Avec l'approche des journées thématiques, vous attribuez une fonction, un objectif ou un objectif à chaque jour de votre semaine. Il est important de vous assurer que vous les configurez d'une manière qui fonctionne bien pour vos besoins spécifiques - il n'y a pas nécessairement de réponse unique ici.

Votre semaine fonctionnerait-elle bien pour vous si vous consacriez deux jours au travail d'équipe, un à des projets créatifs en solo et un jour à l'administration ?

Peut-être que des thèmes comme les modèles Free Days, Focus Days et Buffer Days de Dan Sullivan fonctionneraient pour vous. Essayez quelques méthodes et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre situation particulière.

Entraînez-vous à une seule tâche tout au long de la journée

Configurer votre emploi du temps pour réduire le coût du changement de contexte ne fonctionne que si vous pouvez vous entraîner à vous en tenir à une tâche pendant suffisamment de temps pour entrer dans une période de travail ciblé. C'est certainement possible, mais cela demande une certaine habitude intentionnelle.

Certaines des habitudes qui peuvent vous aider à effectuer une tâche unique sont :

• Éliminer les distractions
• Régler une minuterie (et commencer petit)
• Se débarrasser d'abord des pertes d'énergie et des tâches "presque terminées"

Vous ne pouvez pas vous attendre à inverser complètement une mauvaise habitude comme un changement de contexte inutile du jour au lendemain, mais vous pouvez prendre des mesures pour l'améliorer en créant de nouvelles habitudes de soutien.

Débarrassez-vous des "résidus d'attention"

Afin de consacrer pleinement votre attention à une nouvelle tâche, vous devez avoir effectivement terminé la dernière. Si vous ne l'avez pas fait, une partie de votre attention restera sur cette tâche inachevée.

Cette pièce collante restante est ce qu'on appelle un « résidu d'attention », et il s'est avéré qu'elle nuit au démarrage de nouvelles tâches.

Alors, comment pouvez-vous vous débarrasser des « résidus d'attention » ? Vous pouvez essayer de regrouper des tâches similaires ensemble - le cerveau humain a moins de mal à changer de contexte entre des tâches similaires.

Il peut également être utile d'intégrer des routines et des rituels à utiliser lorsque vous changez de tâche - ceux-ci peuvent agir comme des tampons pour votre cerveau et lui donner un signal clair qu'il est temps de changer de vitesse, ce qui peut réduire les "résidus d'attention".

Faites des pauses régulières pour vous ressourcer

Nous avons tous des périodes de haute et de basse énergie tout au long de la journée, et ce que vous remarquerez peut-être, c'est que votre esprit vagabonde lorsque vous êtes dans une période de basse énergie. Cela vous expose à un changement de contexte involontaire, mais vous pouvez l'éviter !

Prendre de courtes pauses tout au long de la journée vous aidera à garder votre énergie et votre esprit concentré sur la tâche.

En plus de vos déjeuners et pauses-café habituels, prendre des micro-pauses tout au long de la journée est un excellent moyen de garder votre énergie et votre esprit concentré sur la tâche.

Les micropauses peuvent ressembler à quelques moments d'étirement, à une promenade autour du pâté de maisons ou à regarder une vidéo amusante ou réconfortante.

Incorporer des pauses, cependant, est un excellent moyen de garder votre énergie et votre esprit loin de la tentation de changer de contexte inutilement.

Déconnectez-vous du travail en fin de journée

Le changement de contexte et ses effets sur le cerveau humain n'existent pas exclusivement dans les limites de votre journée de travail.

Si vous ne vous déconnectez pas bien du travail à la fin de la journée, votre cerveau sera tenté de s'attarder sur les activités qui se sont déroulées, les choses non faites et les tâches qui vous attendent demain. Cela peut vous donner l'impression d'être épuisé et incapable d'atteindre la concentration dont vous aurez besoin pour le lendemain.

Pour vous assurer d'avoir une pause propre du travail à la fin de la journée et de pouvoir vous reposer et récupérer pour les tâches de demain, il existe quelques routines et astuces à essayer.

Certaines personnes trouvent que l'organisation du travail incomplet à la fin de la journée en ajoutant les prochaines étapes pertinentes à leur calendrier ou à leur liste de tâches est un moyen utile d'empêcher la liste de tâches en cours de s'installer dans leur esprit à la fin de la journée. heures.

D'autres trouvent que jeter un coup d'œil aux jours à venir et au travail qui leur est assigné les aide à se sentir préparés et capables d'arrêter efficacement le travail à la fin de la journée. Pourtant, d'autres se sont contentés de reconnaître que la journée de travail est terminée et trouvent cela assez efficace.

Trouvez une méthode qui fonctionne bien pour vous et pratiquez jusqu'à ce que cela devienne une habitude.

Prenez le contrôle des notifications

Débarrassez-vous des notifications inutiles

Avez-vous réellement besoin de toutes les notifications que votre téléphone et votre ordinateur vous envoient ? Probablement pas - et il y en a probablement quelques-uns que vous ignorez simplement à ce stade.

C'est une bonne idée de parcourir chaque application que vous avez et d'évaluer s'il faut laisser les notifications activées, les désactiver complètement ou ajuster le style de notification pour qu'il soit moins distrayant.

Prenons Slack comme exemple. Désactiver toutes les notifications de l'application n'est probablement pas une bonne idée, mais il y a certainement certaines chaînes pour lesquelles vous n'avez pas besoin d'avoir des notifications push.

Faire taire les notifications sur davantage de canaux sociaux et les conserver pour les messages directs et les canaux spécifiques à un projet peut contribuer grandement à réduire les perturbations tout en vous permettant de rester au courant des détails que vous devez recevoir en temps réel.

Effectuer cet exercice avec toutes vos applications peut créer beaucoup de beau silence dans votre journée et réduire considérablement les changements de contexte inutiles.

Profitez du mode "Ne pas déranger"

Si la désactivation complète des notifications vous rend un peu nerveux, mais que vous souhaitez tout de même éviter le coût élevé du changement de contexte, le mode "Ne pas déranger" peut vous être utile.

Avec cette fonction (disponible sur Android et iPhone) plutôt que de désactiver les notifications d'applications spécifiques dans l'ensemble, vous désactivez toutes les notifications pendant un certain temps.

Si vous essayez la stratégie de blocage du temps dont nous avons parlé précédemment, vous pouvez choisir d'utiliser le mode « ne pas déranger » pendant un bloc nécessitant un travail approfondi et ciblé, et soyez assuré que toutes les notifications que vous jugez nécessaires seront toujours transmises. vous le reste de la journée.

Prévoyez du temps pour vérifier les notifications

Tout comme vous pouvez programmer un moment pour consulter vos e-mails, il peut être utile de programmer un moment pour consulter vos notifications. Cette approche réduit la distraction immédiate causée par une notification car vous savez que vous disposez d'un bloc de temps dédié pour les vérifier. Il est important de mettre réellement ce temps dans votre calendrier.

Il est également préférable de noter tout ce que vous devez suivre ou prendre des mesures immédiates suite à la vérification de votre notification.

S'appuyer sur sa mémoire peut être défaillant bien sûr, mais cela nécessite également une certaine attention à se soucier de la mémoire - puisque tout notre objectif est de minimiser l'attention partagée qui accompagne le changement de contexte, ne pas écrire ces nouvelles tâches serait contre-productif.

FAQ sur le changement de contexte