Comment mieux communiquer dans la main-d'œuvre à distance avec Jesse Lahey

Dans quelle mesure communiquez-vous efficacement avec votre main-d'œuvre distante ?

La communication à distance est plus répandue qu'elle ne l'a jamais été. De nombreuses personnes doivent désormais communiquer presque entièrement en ligne, en utilisant des outils virtuels tels que le courrier électronique et la communication audio et visuelle comme les appels vidéo.

Mais la communication à distance peut apporter de nouveaux défis. Les idées peuvent se perdre dans la traduction virtuelle, ou les gens peuvent être indifférents à l'action. Alors, comment pouvez-vous vous assurer que votre communication est claire, motive votre public à agir et vous aide à atteindre le résultat souhaité ?

Jesse Lahey est un conférencier consultant et auteur avec plus de 25 ans d'expérience en leadership et en communication avec la main-d'œuvre. En 2004, il a cofondé Workforce Communication, une équipe de consultants aidant les organisations à améliorer la performance et le bien-être de leurs employés. Il anime également le podcast Engaging Leader, qui a été téléchargé des millions de fois par des leaders du monde entier.

Jesse s'attache à aider les entreprises à améliorer leurs résultats commerciaux ainsi que la croissance et le bonheur de leurs employés. Il est un ardent défenseur de l'utilisation de la communication pour faire le bien dans le monde.

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Comment les gens peuvent-ils être de meilleurs communicateurs dans le travail à distance ?

Une bonne communication commence par l'intention. Selon Jesse, toute communication devrait faire partie d'une stratégie visant à atteindre un résultat spécifique. En termes simples, vous devez planifier votre communication dans un ordre particulier pour atteindre le résultat souhaité.

Jesse a partagé une citation de Fred Garcia, professeur de communication à NYU, qui simplifie ce processus stratégique :

"Vous devez avoir une idée claire de la situation telle qu'elle se présente, de l'objectif que vous essayez d'atteindre et des moyens par lesquels vous allez atteindre cet objectif."

L'un des principaux défis de la communication est que nous pensons souvent que nous sommes meilleurs que nous. Jesse dit que nous avons tendance à sauter le processus de planification et à passer directement à la tactique. Cela conduit souvent à la confusion.

«Nous sommes un peu comme le vieux flingueur de l'Ouest. Nous voulons juste tirer de la hanche. Vous devez prendre le temps de viser, savoir quelle est votre cible, planifier un peu à l'avance.

Négliger une stratégie de communication plus large signifie que vous êtes moins susceptible d'engager correctement votre public, et cela peut générer des problèmes plus tard. Considérez combien de fois vous avez reçu un e-mail et vous n'êtes pas sûr de ce qu'il vous demande de faire. Cette tactique de « tirer de la hanche » peut créer des malentendus, de la méfiance et une résistance active.

Le 5M Framework pour une meilleure communication

Jesse utilise le cadre 5M, qui aide les gens à atteindre leurs objectifs de communication en suivant un processus systématique. Chaque étape nécessite que vous réfléchissiez au pourquoi et au pourquoi de votre communication avant d'agir, que vous planifiez un projet complexe ou une tâche simple.

Les 5M sont la mission, les membres, les messages, les médias et les managers. Jesse a décomposé chaque étape du cadre et partagé ce que vous devez prendre en compte.

1.Mission

Qu'est-ce que vous essayez d'accomplir? Lorsque vous communiquez au sein d'un effectif, votre mission doit être directement alignée sur les résultats de votre entreprise.

Tout d'abord, vous devez vous assurer que votre personnel est conscient de l'objectif général et des objectifs commerciaux de votre organisation. Ensuite, réfléchissez à votre objectif et aux résultats commerciaux spécifiques que vous devez atteindre. C'est la mission de votre communication.

2. Membres

Quels sont vos publics ou parties prenantes spécifiques ? Plus vous en saurez sur eux, plus il vous sera facile de communiquer avec eux. Vous devez tenir compte de ce que vous savez d'eux en tant qu'individus et en tant qu'organisation, de leur culture, de leur histoire, de leur dynamique actuelle et de tout ce qui peut être lié au problème en question.

3. Messagerie

Commencez ensuite à planifier les éléments clés que vous voulez que votre public sache, croie ou fasse. Vous voudrez peut-être influencer les gens pour qu'ils agissent ou croient quelque chose de différent d'avant. Quels messages devrez-vous inclure pour modifier leur comportement ? Et, surtout, pouvez-vous changer leur comportement ? Peut-être y a-t-il plus d'un message qui vous aidera ou un récit puissant que vous pouvez utiliser pour susciter le changement.

4. Médias

Une fois que vous connaissez vos messages, réfléchissez à la manière de les transmettre. Qui doit présenter votre message à votre public ? Vous pouvez créer un personnage, utiliser des exemples de clients ou faire appel à des personnes réelles de votre entreprise pour vous aider. Ensuite, réfléchissez aux supports ou médias spécifiques que vous utiliserez.

Votre communication peut prendre plusieurs formes. Il peut s'agir d'une affiche, d'un e-mail, d'une vidéo ou vous pouvez réutiliser votre message sous différentes formes pour le diffuser sur plusieurs plateformes. De cette façon, votre message vise à atteindre autant de personnes que possible.

Jesse note que votre public peut se trouver dans de nombreux endroits différents en ligne, vous devez donc maximiser votre portée. Cela peut également renforcer votre crédibilité si votre public entend le même message plusieurs fois.

Jesse dit que c'est l'étape par laquelle la plupart des gens commencent. La communication échoue souvent parce que les gens sautent à l'étape comment, plutôt que de planifier d'abord leur pourquoi, qui et quoi.

5. Gestionnaires

Vos managers ou d'autres influenceurs clés au sein de votre organisation peuvent être de puissants complices pour communiquer avec succès votre message. Impliquer ce que Jesse appelle le « soutien des champions » dans le processus de communication les aide à vous aider.

Jesse pense que le processus 5M ne doit pas nécessairement prendre beaucoup de temps. Prendre juste une minute pour réfléchir à ce que vous voulez accomplir peut avoir un impact positif sur les résultats de votre communication. Son conseil est de noter vos idées pour aligner votre équipe à chaque étape.

"Si vous pouvez écrire vos 5M, cela ajoute beaucoup de clarté et de simplification, et évite la confusion. Ensuite, vous pouvez les partager avec quelqu'un d'autre de votre équipe et dire : "Hé, avons-nous le même objectif ici ?" Parce que c'est vraiment surprenant de voir combien de fois les gens ne sont pas sur la même longueur d'onde.

Comment exécuter une meilleure communication

Le cadre 5M est un outil de planification complet pour la communication, mais comment l'exécutez-vous ?

Jesse préconise un modèle Simple Visual Stories (SVS) pour une communication à distance plus efficace. Il l'utilise à la fois en interne et en externe en raison de la façon dont les matériaux SVS se connectent avec les gens et conduisent à l'action. Le SVS peut prendre n'importe quelle forme qui utilise des éléments visuels et un élément de narration. Ainsi, par exemple, vous pouvez créer des vidéos, des graphiques ou des documents SVS écrits.

Chaque étape du modèle SVS comporte trois éléments. Pour l'étape "Simple", ce sont : courts, utiles et élaborés. Jesse croit qu'une bonne communication est concise mais atteint toujours son objectif.

« Plus c'est court, mieux c'est. Toutes choses étant égales par ailleurs, une vidéo de 90 secondes sera mieux visionnée et mémorisée qu'une vidéo de trois minutes. Et idem pour un mail de trois paragraphes contre 20 paragraphes. Je pense que c'est Einstein qui a dit, 'vous voulez rendre les choses aussi simples que possible, et pas plus simples.'"

Jesse note également que le but devrait conduire la communication. Gardez vos résultats souhaités au premier plan de votre esprit lors de la conception de vos matériaux. Diriger avec un objectif façonne également sa perspective sur l'élaboration de votre communication. Jesse pense que chaque élément de votre communication doit être choisi avec soin, car la manière dont vous présentez votre message est importante.

Les trois aspects de l'étape "Visuel" du modèle SVS sont : les métaphores, les images et les personnages.

Les métaphores sont importantes pour les visuels, car elles aident votre public à se connecter avec quelque chose qu'il connaît déjà. Il comble le fossé entre quelque chose que vous savez déjà et les nouvelles informations pour un processus d'apprentissage plus rapide.

Vous pouvez utiliser des images et des personnages pour attirer votre public. Peut-être que vous créez des personnages relatables pour invoquer une réponse émotive ou utilisez certaines images comme symboles pour renforcer une idée.

La dernière étape, "Histoire", comprend la connexion, le divertissement et l'action. Cette étape est celle où vous introduisez un récit convaincant dans votre message. Votre communication doit toucher la tête et le cœur de votre public.

La narration est un outil puissant car elle est à la fois divertissante et engageante. Mais cela montre également que votre message a des implications réelles. La narration obligera votre public à agir.

« Il n'est même pas nécessaire que ce soit une belle histoire. Mais une histoire crée en fait un lien émotionnel, de sorte que les gens sont plus susceptibles d'être disposés, ouverts et motivés à changer.

Les dernières pensées de Jesse

Jesse note que pour changer et influencer le monde, vos compétences en communication doivent engager et diriger les autres. Enfin, Jesse pense que nous devrions tous honorer le pouvoir de la communication.

« Nous communiquons toujours. La question est, le faisons-nous intentionnellement ou non ? […] Tu dois revenir à 'c'est quoi la mission ? Est-ce que je profite au maximum de cette opportunité ? Et soyez simplement intentionnel avec ces moments d'influence de la communication.

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