Documentation du logiciel : 5 façons simples de l'améliorer

Lorsque la plupart des gens pensent à la documentation de l'utilisateur du logiciel, ils n'imaginent probablement rien d'excitant, d'engageant ou d'amusant. En effet, trop de guides d'utilisation de logiciels, de guides de démarrage rapide, de didacticiels, etc. sont dominés par de gros blocs de texte et ne se préoccupent guère de ce que l'utilisateur final en retirera.

Il y a un meilleur moyen.

La meilleure documentation utilisateur ne dit pas à vos clients comment utiliser votre logiciel dans des portions énormes et difficiles à assimiler. Il leur montre comment avec des visuels et des vidéos en petits morceaux qui décrivent clairement en termes simples exactement comment accomplir les tâches qui les aideront à réussir.

Et, le meilleur de tous, c'est BEAUCOUP plus facile que vous ne le pensez. Je vais vous montrer cinq façons simples d'améliorer la documentation de votre logiciel avec des visuels et des vidéos qui raviront vos clients tout en les aidant à mieux utiliser vos produits.

Voici ce que vous apprendrez :

• Pourquoi les visuels et la vidéo offrent une meilleure façon d'enseigner et d'apprendre.
• Comment utiliser les captures d'écran pour améliorer le contenu de votre aide.
• Pourquoi des graphiques simplifiés ajoutent de la clarté pour vos clients et améliorent la longévité de votre documentation utilisateur.
• Comment transformer vos captures d'écran en didacticiels vidéo ajoute une nouvelle dimension à votre contenu.
• Pourquoi les PDF ne sont peut-être pas la meilleure option pour la documentation de votre logiciel.

Pourquoi la documentation logicielle visuelle est meilleure

Lorsque nous avons fait notre recherche sur la valeur des visuels, nous nous attendions à découvrir que les gens apprenaient mieux lorsqu'ils étaient présentés avec du contenu visuel plutôt qu'avec du texte seul. Mais ce à quoi nous ne nous attendions pas, c'était à quel point le contenu visuel faisait la différence.

Non seulement près de 70 % des gens préfèrent les instructions visuelles au texte uniquement, mais ils ont également appris plus rapidement, effectué des tâches avec plus de précision et conservé les informations plus longtemps. C'était assez hallucinant, pour être honnête.

Et, notre analyse la plus récente de l'étude Video Viewer Study a révélé que, de plus en plus, les gens recherchent de l'aide ou du contenu pratique via une vidéo plutôt qu'un vieux PDF croustillant ou une page Web contenant beaucoup de texte.

En fin de compte, les gens ne préfèrent pas seulement les visuels et les vidéos (ils le font !), ils en tirent également plus.

Cela signifie que vous aurez des clients plus heureux et plus prospères et que vous réduirez les appels, les e-mails et autres demandes adressées à votre personnel de support technique.

Comment améliorer la documentation logicielle avec des visuels et des vidéos

Les visuels et la vidéo sont donc un élément clé de toute bonne stratégie de documentation logicielle, mais il peut également être intimidant de penser à créer ce type de contenu, surtout si vous avez peu ou pas d'expérience.

Ce n'est pas obligé. Il peut être incroyablement facile de créer des visuels et des vidéos de haute qualité, même si vous ne les avez jamais créés auparavant.

Voici cinq façons simples d'améliorer la documentation de votre logiciel avec des visuels.

1. Utilisez des captures d'écran

Les captures d'écran sont l'un des moyens les plus simples d'ajouter des images de l'interface utilisateur de votre logiciel à votre documentation.

Même une simple capture d'écran peut être d'une grande aide pour vos utilisateurs lorsqu'ils essaient de naviguer dans votre logiciel ou votre site Web, mais lorsqu'ils sont enrichis d'annotations et de légendes, ils deviennent un outil essentiel et facile à comprendre.

Si une image vaut 1 000 mots, une bonne capture d'écran doit en valoir 10 000.

Bien qu'il existe des outils de capture d'écran gratuits, une option plus puissante et polyvalente comme TechSmith Snagit rend la création d'images de haute qualité encore plus facile. Vous pouvez afficher autant ou aussi peu de l'écran que vous le souhaitez et les légendes et annotations faciles de Snagit vous permettent de mettre en évidence des éléments importants ou d'attirer l'attention de vos utilisateurs sur ce qui est le plus vital.

Une série de captures d'écran peut montrer les étapes pour accomplir une tâche, ou l'outil d'étape de Snagit peut tout montrer en une seule image.

Apprenez à créer des captures d'écran efficaces

2. Utilisez des graphiques simplifiés

Beaucoup d'interfaces logicielles peuvent être compliquées, offrant un certain nombre d'options. Et, la plupart du temps, lorsque vous souhaitez montrer un processus ou un mode d'emploi, vous n'avez pas besoin de tout montrer. En fait, parfois montrer toute l'interface peut prêter à confusion.

Les graphiques simplifiés aident à minimiser les parties sans importance de votre capture d'écran et à mettre en évidence ce que vos utilisateurs ont besoin de voir.

Avec Snagit, il n'a jamais été aussi facile de créer des graphiques simplifiés. Choisissez simplement l'outil Simplifier et, avec Simplifier automatiquement sélectionné, Snagit fait le reste. Vous pouvez choisir la quantité de détails que vous souhaitez que Snagit affiche et supprimer les simplifications dont vous n'avez pas besoin.

Pour un contrôle plus précis, vous pouvez également choisir d'appliquer la simplification manuellement.

Quelle que soit la façon dont vous le faites, des graphiques simplifiés aideront vos utilisateurs à comprendre exactement où ils doivent concentrer leur attention.

3. Transformez vos captures d'écran en vidéo

Alors que les images sont un moyen puissant et utile d'améliorer la documentation de votre logiciel, les vidéos peuvent aller encore plus loin en ajoutant des instructions animées et vocales au mélange.

Maintenant, si vous n'avez jamais fait de vidéo auparavant, l'idée de commencer peut être incroyablement intimidante. Mais vous pouvez créer des vidéos très efficaces avec peu ou pas d'expérience vidéo. En fait, si vous pouvez prendre une capture d'écran, vous êtes sur la bonne voie !

Une fois de plus, c'est Snagit à la rescousse. Snagit vous permet de prendre une série de captures d'écran et de les transformer en une vidéo rapide que vous pouvez partager dans le cadre de la documentation de votre logiciel, du contenu d'aide, etc. En fait, c'est également un excellent moyen pour votre équipe d'assistance technique de montrer aux utilisateurs comment résoudre un problème.

Vous pouvez saisir vos captures d'écran, puis créer votre vidéo ou obtenir vos captures d'écran à l'aide de la fonction Vidéo à partir d'images de Snagit. Quelle que soit la façon dont vous le faites, vous pouvez ajouter de l'audio et des annotations au fur et à mesure.

4. Enregistrer une vidéo

Les captures d'écran sont excellentes et utiles à bien des égards. Mais, parfois, rien d'autre que la vidéo ne suffira.

Contrairement à une vidéo à partir d'images, un enregistrement d'écran prend une vidéo de votre écran et de tous les mouvements de souris, clics, etc. que vous effectuez.

L'enregistreur d'écran intégré de Snagit vous permet de capturer tout ou partie de votre écran, ainsi que toute voix off que vous souhaitez inclure. Pour plus de personnalité, vous pouvez également ajouter votre appareil photo.

Parfois, cette touche personnelle contribue grandement à aider vos utilisateurs à se sentir moins stressés par l'apprentissage de votre logiciel.

Rappelez-vous, cependant, que les meilleures vidéos sont aussi courtes que possible pour montrer ce que vous voulez enseigner. N'essayez pas de montrer comment utiliser chaque fonctionnalité dans une seule vidéo.

5. Pensez au-delà des PDF

Le format de document portable (PDF) d'Adobe a transformé la façon dont nous partageons les informations. Ils sont parfaits lorsque vous souhaitez que quelqu'un puisse télécharger et imprimer une copie parfaitement formatée de votre documentation.

Mais avouons-le, à quand remonte la dernière fois que vous avez téléchargé et imprimé la documentation du logiciel ?

L'un des avantages du Web est que nous pouvons partager des informations sans avoir à les imprimer. Conservez la documentation de votre logiciel sur les pages de votre site Web plutôt que de simplement forcer les utilisateurs à accéder à un PDF. Vous aurez beaucoup plus d'options (y compris la possibilité d'inclure des vidéos) et, pour la plupart, les pages Web sont beaucoup plus faciles à mettre à jour que les documents PDF, garantissant que vos utilisateurs disposent toujours des informations les plus récentes.

Et, contrairement aux fichiers PDF, vos pages Web sont hautement consultables, ce qui signifie que lorsqu'un de vos utilisateurs souhaite obtenir des informations sur votre produit, il est plus susceptible de trouver votre contenu.

Vous pouvez toujours proposer un PDF en plus du contenu Web, mais ne faites pas des PDF le SEUL moyen d'obtenir la documentation de votre logiciel.

Et n'oubliez pas que vous pouvez aussi mettre vos vidéos sur des sites comme YouTube !

Une meilleure documentation logicielle = des utilisateurs plus satisfaits

Vous pouvez continuer à créer une documentation logicielle contenant beaucoup de texte et forcer vos clients à la parcourir, ou vous pouvez leur donner ce qu'ils veulent ET ce qui les aide réellement à utiliser vos produits plus rapidement et plus efficacement.

Ajoutez plus de visuels et de vidéos à votre documentation et vous offrirez un meilleur service à vos clients.

Et, avec Snagit, littéralement n'importe qui peut créer des visuels et des vidéos incroyablement professionnels qui raviront vos clients, réduiront les appels et les e-mails au support technique et aideront à créer des utilisateurs pour la vie.