5 exemples de communication asynchrone pour un meilleur travail à distance

Communiquer dans un environnement de travail à distance peut être délicat, surtout si vous ou votre organisation êtes récemment passé du travail en personne au travail à distance.

S'adapter à une longue journée de réunions par webcam lorsque vous avez l'habitude de pouvoir passer la tête dans le bureau d'un collègue semble souvent épuisant et vous semble moins connecté.

La communication asynchrone à la rescousse !

Qu'est-ce que la communication asynchrone ? C'est une façon élégante de dire une communication qui n'a pas à se produire en temps réel.

La communication asynchrone nous permet de définir nos propres horaires et de répondre aux messages à notre rythme, sans avoir à attendre la disponibilité des autres.

Le travail à distance offre de nombreux nouveaux défis, mais les méthodes de communication asynchrones vous aident à rester en contact avec vos collègues et à vous assurer que tout se passe bien, quel que soit le lieu, le fuseau horaire ou les distractions à la maison.

Voici cinq exemples de communication asynchrone qui permettront à votre bureau distant de rester sur la bonne voie.

1. Vidéos informatives ou pédagogiques

Avez-vous déjà participé à une réunion qui aurait pu être un e-mail ? Bien sûr. Nous avons tous. Mais le courrier électronique a ses propres limites ! Les gens ont tendance à parcourir de longs blocs de texte, ce qui fait que des informations importantes peuvent passer inaperçues. Il est également souvent difficile d'obtenir le ton et l'intention d'un texte brut, et il est impossible d'avoir des conversations en face à face lorsque vous envoyez un e-mail.

Au lieu d'envoyer un long e-mail ou d'exiger que les employés soient en ligne en même temps pour un appel vidéo afin de relayer de nouvelles informations, envisagez une autre forme de communication. Je suggère de faire une vidéo d'information et d'instructions et de la partager pour que vos coéquipiers puissent la regarder à leur propre rythme !

Non seulement cette méthode offre plus de flexibilité, mais elle permet également aux employés de regarder le contenu autant de fois qu'ils en ont besoin pour comprendre le contenu. Ils peuvent également revenir en arrière et le référencer plus tard.

De plus, la vidéo est intrinsèquement plus engageante que le texte. Vos employés le préfèrent probablement (et ils retiennent mieux l'information).

Ces vidéos n'ont pas besoin d'être hautement produites - même un enregistrement d'écran avec une voix off peut être beaucoup plus efficace que l'envoi de longs e-mails avec des instructions.

Des outils comme Snagit sont parfaits pour l'enregistrement d'écran de base, tandis que des outils plus avancés comme Camtasia offrent même des modèles vidéo utiles pour faciliter la création d'une procédure pas à pas.

Contrairement à ce que vous pourriez penser, vous n'avez pas besoin d'être un pro de la vidéo pour faire de très belles vidéos.

Besoin d'inspiration? Voici onze types de vidéos que vous pouvez réaliser dès maintenant.

2. Guides de référence rapide

Il y a de fortes chances que vos collègues aient besoin de vous pour expliquer une tâche plus d'une fois. Si vous n'êtes pas en ligne en même temps, les tâches peuvent être retardées. La création de guides de référence rapides pour expliquer les tâches et répondre aux questions de base susceptibles de surgir offre plus de flexibilité à votre public et garantit que les informations sont faciles à comprendre.

De plus, lorsqu'ils ont besoin d'un rappel, ils peuvent toujours consulter votre guide pratique pour examen.

Cela réduira le besoin de clarifier les messages et éliminera les messages de va-et-vient qui pourraient autrement se produire lorsque les collègues ne sont pas disponibles dans le bureau de l'autre côté du couloir.

Snagit propose des modèles géniaux pour créer des guides de référence et des aide-mémoire.

Pour une présentation détaillée de la création de guides de référence rapides avec Snagit, regardez la vidéo ci-dessous !

3. Captures d'écran avec balisage

Vous voulez un moyen rapide et facile de donner des commentaires de manière asynchrone sur un projet ou un élément de contenu ? Prenez une capture d'écran et ajoutez des annotations ou un balisage.

Par exemple, supposons que vous naviguez un jour sur le site Web de votre entreprise et que vous découvrez que l'une de vos pages de produits contient des informations anciennes ou obsolètes.

Bien sûr, vous pouvez envoyer un e-mail à quelqu'un et expliquer quelle page, où sur la page et quels éléments doivent être modifiés, mais avec une seule capture d'écran, vous affichez clairement et facilement toutes ces informations.

Pas besoin de réunion, d'e-mails verbeux ou de chats textuels.

Voyez comment nos commentaires sont clairement visibles dans l'image ci-dessus ?

Non seulement les collègues peuvent voir ce qui doit être changé, mais la capture d'écran montre l'adresse de la page et où se trouve le contenu obsolète sur la page.

4. Outils de gestion de projet

Il existe une variété d'outils en ligne pour aider à garder les tâches de votre équipe organisées et visibles. Des produits comme Asana et Trello aident à éliminer la confusion en affichant vos tâches sur un tableau, afin que tout le monde sache ce qui est bloqué, en cours ou terminé sans avoir à envoyer des dizaines de messages dans les deux sens.

Ces outils ont également des fonctionnalités telles que des balises et des sous-tâches qui peuvent aider à regrouper les affectations dans des projets spécifiques.

Il est beaucoup plus facile de travailler de manière asynchrone lorsque les coéquipiers ont un affichage visuel concret de qui travaille exactement sur quoi.

5. Le wiki ou le site Sharepoint de votre organisation

Avoir un wiki ou un site Sharepoint bien organisé et à jour facilite la communication, en particulier lorsque vous avez une équipe ou une organisation plus importante. Utilisez-le comme plaque tournante pour les documents importants, les directives de l'entreprise, les répertoires, etc.

Ceci est particulièrement important pour le travail asynchrone, car même si un coéquipier n'est pas en ligne, un employé peut trouver des réponses à la plupart des questions générales et localiser les documents nécessaires pour terminer son travail sans avoir à attendre l'e-mail ou le message de quelqu'un d'autre.

De même, si vous êtes le gardien traditionnel de ces connaissances, votre boîte de réception n'est pas constamment inondée des mêmes questions encore et encore.

Voilà!

Vous êtes armé d'excellents outils et idées pour la communication asynchrone, et vous n'avez pas besoin de vous fier à la communication écrite pour interagir avec les membres de votre équipe distante.

Certaines peuvent même fonctionner comme des méthodes synchrones ou hybrides. Par exemple, alors que les messages directs et les messages texte peuvent être envoyés en temps réel, vous ne serez peut-être pas disponible pour répondre immédiatement à la question d'un collègue.

Il en va de même pour les messages laissés dans des outils comme Slack ou les e-mails. Les gens peuvent choisir d'y répondre immédiatement ou d'attendre qu'ils soient disponibles.

Avec ces conseils de communication asynchrone à l'esprit, vous et votre organisation rendrez le travail à distance plus facile et plus flexible que jamais.

Questions fréquemment posées