Vos rapports actuels sont-ils adaptés à la haute direction ?

Publié: 2021-09-15

Les managers d'aujourd'hui recherchent plus que des chiffres et des chiffres pour assouvir leur compréhension des rapports de performance. Les informations sont devenues un élément essentiel de la culture de création de rapports pour évaluer les scénarios commerciaux et contribuer à améliorer les performances. Les rapports doivent être organisés de manière à faciliter la prise de décision et à suggérer des stratégies exécutables.

Une enquête menée par Deloitte auprès de plus de 160 entreprises de huit secteurs et de 15 pays a montré les attentes changeantes des rapports de la haute direction, soulignant davantage les principaux défis que les organisations devront surmonter pour répondre à ces attentes. L'enquête a également souligné les attentes de la haute direction vis-à-vis de la fonction financière pour passer de la simple fourniture de chiffres et d'informations financières à la cartographie d'une analyse appropriée d'informations crédibles. Outre les informations obtenues en interne, la direction s'attend désormais à ce que les rapports contiennent également des éléments supplémentaires et pertinents de l'environnement externe qui pourraient avoir un impact sur les performances de l'entreprise.

Les données pertinentes sont également limitées dans le temps et doivent être analysées en temps voulu, mais l'enquête suggère que seulement 24 % du temps est consacré à l'analyse des rapports et des stratégies exploitables. L'une des principales raisons du manque de temps passé à comprendre les rapports est que plus de temps est consacré à des activités à faible valeur ajoutée telles que la création de rapports. Pour répondre aux attentes de reporting de la haute direction, il est essentiel de consacrer plus de temps à l'analyse, de réduire le coût du reporting et d'améliorer l'efficacité grâce à l'assurance qualité. De nombreuses entreprises s'appuient désormais sur une technologie d'intelligence d'affaires basée sur l'IA, telle que Phrazor, pour améliorer la productivité de la main-d'œuvre et produire des rapports automatisés.

Pourquoi le reporting est-il nécessaire pour soutenir le processus de prise de décision ?

La tâche pour un directeur financier d'obtenir les rapports pertinents dont il a besoin pour prendre des décisions efficaces peut être assez décourageante . Les rapports de gestion peuvent échouer de deux manières : soit les rapports sont volumineux et regorgent de statistiques, ils contiennent beaucoup de données, mais peu d'informations, soit ils sont trop cloisonnés, chaque fonction comptabilisant ses propres débits et crédits sans que quelqu'un ne fournisse un vue modérée de l'image macro.

Les rapports de gestion doivent se concentrer sur les tendances qui ont un impact sur les performances, qu'elles soient mesurées en termes de ventes, de revenus, de volume de production, de livraison à temps ou de toute autre mesure essentielle. Les rapports devraient en outre suivre les moteurs commerciaux qui affectent la création de valeur.

Importance de fournir des rapports au bon moment avec les détails essentiels

Flexibilité du contenu : il doit y avoir un équilibre optimal entre des rapports standardisés publiés à des moments précis et définis, certifiés par le responsable du reporting financier, et des rapports non standardisés qui offriront un aperçu méticuleux à la demande de la direction. La flexibilité rendra également les rapports plus réactifs aux environnements commerciaux dynamiques.
Gouvernance efficace : bien qu'il existe des inquiétudes concernant la rapidité de livraison des rapports de gestion et la qualité de ces rapports, 51 % des services de livraison doivent souvent fournir un ensemble de données similaire à plusieurs reprises. Par conséquent, le rôle de définir un modèle de gouvernance approprié est extrêmement critique pour améliorer le temps consacré à la création de rapports et pour affiner la qualité des rapports produits. Un équilibre avec des rôles et des responsabilités définis entre la gouvernance centralisée et la gouvernance décentralisée doit être établi.
Systèmes : L' introduction d'un système de reporting automatisé présente de nombreux avantages, notamment la livraison rapide et de qualité d'informations rapportées. Les rapports automatisés sont privilégiés par rapport aux rapports manuels car ils diminuent les risques d'erreurs étroitement liés au facteur humain. De plus, cela favorise également l'émergence d'une myriade d'interprétations et de définitions d'un même concept. La mise en place d'un système de reporting très avancé est essentielle et commence par la définition du modèle de données de reporting. Ici, les dimensions et les vues du rapport sont définies avec précision. L'évaluation du nouvel entrepôt de données et la disponibilité des outils de reporting pertinents sont également nécessaires, pour lesquels les outils de BI augmentés sont utiles. Un outil approprié, tel que Phrazor orienté BI, vous permettra de tirer parti des données transactionnelles et d'obtenir des informations.

Cinq façons d'améliorer les rapports de gestion

Donner le bon exemple : le PDG et le directeur financier doivent donner le ton pour un reporting plus efficace en mesurant les bons éléments, en récompensant le comportement souhaité, en établissant des lignes de responsabilité claires et en communiquant les valeurs et les responsabilités.
Mesurez les bons KPI : les mauvais KPI offriront très probablement des résultats en cas de mauvais comportement. Le fonctionnement des tableaux de bord, des feuilles de calcul et des rapports ne conduira pas aux objectifs commerciaux à moins que le système de mesure métrique n'encourage le comportement à ajouter de la valeur. Des KPI appropriés avec une compréhension des moteurs de valeur doivent être mis en place pour permettre au processus de reporting de gestion d'être dynamique et orienté vers l'action.
Racontez une histoire avec vos données : tant que les informations dérivées des données sont présentées sous forme de contexte, de contenu et de sens, cela aiderait à comprendre les données. Un bon rapport de gestion devrait constituer un excellent exemple de narration à l'aide de données historiques et d'indicateurs de performance clés.
Rendez votre rapport visuellement esthétique : passer trop de temps sur les données laisse souvent une personne dépassée. Cela conduit à une fatigue décisionnelle qui conduit à un manque de productivité pour penser stratégiquement en équipe. En gardant les métriques pour mesurer les données dans une fourchette inférieure, on peut évaluer toutes les réponses essentielles et aider à produire un rapport complet et structuré.
Les rapports doivent refléter la clarté : qu'il s'agisse de rédaction commerciale ou de rapports de gestion, la clarté est très importante et constitue l'objectif principal. Les gens doivent être capables de lire et de comprendre les rapports produits et doivent également générer les informations clés qui profiteraient à l'organisation. Des rapports de données efficaces aideront les rapports de gestion à être clairs et concis.

Comment Phrazor vient à la rescousse avec des informations automatisées

Phrazor est une plate-forme d'automatisation de rapports augmentée alimentée par l'IA qui utilise la technologie de génération de langage naturel pour fournir des informations de bout en bout aux utilisateurs professionnels. L'outil de BI en libre-service résume les données en quelques puces et met en évidence les informations essentielles utiles à la prise de décision. En outre, l'outil génère également des récits en langage humain faciles à comprendre et automatise le processus holistique d'analyse, d'interprétation et d'intégration des données. Les modèles de rapports prêts à l'emploi de Phrazor, organisés par des experts du secteur, aident de nombreuses entreprises de tous les secteurs à améliorer leurs processus internes et externes.

Certaines des fonctionnalités clés, telles que sa capacité à être personnalisable, le contrôle d'accès basé sur les rôles, les choix multilingues, les visualisations interactives, les intégrations de données multiples et l'exportation/partage/publication de rapports, aident à générer des informations automatisées à valeur ajoutée pour orienter la prise de décision. .

En un mot…

Pour répondre aux attentes de la haute direction en matière de rapports, il est essentiel de créer un écosystème sain d'une culture axée sur les données. En permettant au personnel des organisations de maîtriser les données, la haute direction peut tirer parti des rapports automatisés améliorés avec des informations qui faciliteraient la prise de décision justifiée.

Dans le même ordre d'idées, des outils de BI intelligents tels que Phrazor peuvent aider à répondre aux attentes de la haute direction en matière de rapports grâce à la narration des données. L'outil suit le style de rapport de gestion consistant à sélectionner manuellement les KPI pertinents définis par les utilisateurs pour dériver des données en temps réel, créer des tableaux de bord efficaces et produire des informations exploitables pour propulser les entreprises au-dessus de leurs concurrents. Apprendre à utiliser les données et les outils de BI accélérera vos objectifs commerciaux de plusieurs années.

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