Trucs et astuces incroyables pour la liste SharePoint que vous devez savoir

Que vous soyez une grande ou une petite organisation, SharePoint est un service que tout le monde peut utiliser pour rendre son entreprise efficace. Avec ce site, vous pouvez facilement gérer et partager des informations avec d'autres employés sans effort. Si vous ne savez pas comment utiliser les différentes fonctionnalités de SharePoint, il peut être difficile d'utiliser tout le potentiel de cette plate-forme. Nous avons donc décidé d'écrire un article pour partager avec vous quelques astuces de liste SharePoint. Êtes-vous ravi de les connaître? Comme nous sommes ravis de partager nos connaissances, commençons. De plus, vous apprendrez des exemples de listes SharePoint.

Trucs et astuces étonnants pour la liste SharePoint que vous devez savoir

Nous avons montré des exemples de listes SharePoint et des trucs et astuces de liste SharePoint en détail.

À propos de SharePoint

Introduit pour la première fois par Microsoft en 2001, il s'agit d'une plateforme de gestion et de partage d'informations . Il aide les organisations à créer des sites pour stocker et partager des données avec leurs employés. Vous pouvez créer de nombreux types de sites avec SharePoint, tels que des sites d'équipe, des sites de communication, des sites classiques, etc. La meilleure chose est qu'il est livré avec certaines versions d'Office 365. En outre, vous pouvez l'acheter en tant que service autonome.

Cependant, il est possible que vous travailliez dans une entreprise informatique et que vous n'ayez jamais entendu parler de cette plateforme de gestion de contenu. En effet, de nombreuses petites organisations n'utilisent pas cet outil et le remplacent par d'autres applications Microsoft Office. Mais cela ne change rien à la puissance de SharePoint. Et il a le potentiel de répondre à la plupart de vos besoins. Il utilise le flux de travail pour fournir des outils de collaboration tels que des listes, des bibliothèques, des bases de données, etc.

Contrairement aux autres applications Microsoft, il ne reçoit pas de mises à jour fréquentes. Malgré ce fait, SharePoint a toujours un look moderne et est également assez sécurisé.

Faits sur SharePoint

• Plus de 100 millions de personnes dans le monde utilisent cet outil de collaboration.
• Près de 50 % des plus grandes entreprises mondiales, y compris les entreprises du Fortune 500, utilisent SharePoint pour leurs besoins quotidiens.
• Microsoft est une assez grande organisation qui génère des milliards de dollars de revenus par an. Mais savez-vous que SharePoint gagne près de 2 milliards de dollars par an sur son chiffre d'affaires total.
• Un autre fait amusant est que Microsoft obtient 10 000 nouveaux utilisateurs SharePoint par jour.
• À l'ère moderne, une compétence recherchée est le codage. Cependant, tout le monde n'aime pas coder et nombre de vos employés ne savent peut-être pas coder. Ainsi, en utilisant la fonction glisser-déposer simple de SharePoint, n'importe qui peut créer un site sans coder un seul mot.
• Il existe 3 modes différents dans lesquels vous pouvez utiliser cet outil : sur site, cloud et hybride. Ainsi, il est non seulement puissant mais aussi flexible.

Maintenant, poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les conseils de liste SharePoint.

Une fois que vous avez obtenu des réponses à la plupart de vos questions importantes, il est temps d'apprendre les trucs et astuces de la liste en ligne SharePoint.

1. Exporter des données vers Excel

L'une des fonctionnalités de la liste SharePoint est la fonction de représentation graphique avancée des données. Donc, si vous gérez vos données dans la liste SharePoint et que vous devez utiliser la fonction de représentation graphique, vous devez exporter les données vers Excel. En effet, la représentation graphique n'est pas disponible dans la liste SharePoint. L'exportation vers Excel est une fonctionnalité très pratique, et vous devriez l'utiliser pour gagner un temps précieux. C'était le premier conseil qui a aidé à résoudre votre requête, les conseils de liste SharePoint. Connaissons le deuxième conseil.

2. Utiliser la capacité de filtrage

L'une des principales attractions de la liste SharePoint est l'option de filtrage. Avec le filtrage, vous pouvez facilement trouver les informations que vous recherchez en quelques secondes. Mais cette action peut prendre des heures à trouver sans cette option de filtre.

3. Intégration avec d'autres applications Microsoft 365

Vous pouvez intégrer la liste SharePoint à d'autres applications de bureau, ce qui est une fonctionnalité puissante et pratique. Pour plus d'efficacité, vous pouvez intégrer la liste à Power Apps, Power Automate et Power BI. C'était le troisième conseil pour les astuces de liste SharePoint. Passons maintenant au conseil suivant.

4. Définir les autorisations

L'autorisation est une fonctionnalité qui rend SharePoint plus lucratif et une meilleure solution pour de nombreux autres logiciels de référencement. La meilleure chose est que vous pouvez personnaliser les autorisations. Si certains employés n'ont pas besoin d'utiliser l'option de modification, vous pouvez leur fournir uniquement les autorisations nécessaires. Ce n'est pas seulement pratique, mais cela réduit le risque de voir des informations importantes supprimées par un employé novice.

5. La simplicité est la clé

Le prochain sur les astuces de la liste SharePoint est sa simplicité. Mais ne vous méprenez pas. C'est toujours un outil puissant. Cependant, beaucoup peuvent l'utiliser de manière complexe s'ils ne savent pas utiliser correctement chaque outil et compliquent les choses. Nous vous suggérons donc de ne pas faire cela et de faire des listes respectant le minimalisme. Comment faire des listes minimalistes ? La réponse est simple. Découvrez les fonctions et comment conserver correctement les informations dans le bon format.

Lire aussi : Microsoft 365 Copilot : nouvel assistant IA pour les applications Office

Limitations de la liste SharePoint

Après avoir appris les conseils de liste SharePoint, informez-nous de ses limites. Il existe certaines limitations de la liste SharePoint que vous devez garder à l'esprit. Ils sont mentionnés ci-dessous :

• 30 000 000 est le nombre maximal d'éléments que vous pouvez ajouter à une liste SharePoint. Cependant, vous pourriez dire que c'est plus que suffisant. Oui, si l'organisation est petite, seule cette affirmation est vraie. Mais s'il s'agit de l'une des entreprises Fortune 500, nous ne sommes même pas sûrs que cela puisse suffire.
• 250 Mo est la limite de taille maximale d'une liste. Cela peut être limitant si vous souhaitez ajouter des pièces jointes et ne pas simplement remplir la liste avec des mots.
• Vous voudrez peut-être masquer certaines colonnes à certains utilisateurs. Mais malheureusement, il n'est pas possible de le faire dans la liste SharePoint, ce qui peut être un inconvénient majeur pour certains utilisateurs.
• Si vous souhaitez masquer certaines vues de liste pour certains utilisateurs , il est également impossible de le faire.
• Si des milliers de documents ou d'éléments figurent dans une liste, certains utilisateurs peuvent obtenir une erreur de seuil lors de la recherche d'un élément spécifique dans la liste.
• Dans les listes, des noms d'options génériques tels que nouvel élément, modification d'élément, archivage et extraction sont disponibles. Mais vous ne pouvez pas personnaliser le menu selon les besoins.

Lisez la section suivante pour connaître les exemples de listes SharePoint.

Exemples de listes SharePoint

Donnons maintenant quelques exemples de listes SharePoint pour élargir votre compréhension de ce sujet.

1. Liste d'exemples de cours

Dans la liste d'exemples de cours, nous pouvons stocker diverses données sur les cours. Entrez des détails tels que le nom du cours, le nom de l'instructeur, la description, les frais de cours et le type de cours.

2. Liste de vacances

Dans ce type de liste, vous pouvez suivre les détails des vacances des employés. Entrez des détails comme le nom de l'employé, la raison du départ, la date du congé, la période totale, approuvée ou non, etc.

3. Gestion de projet

Si vous dirigez une entreprise, vous aurez un projet. De plus, pour gérer ce projet efficacement, vous pouvez utiliser une liste dans SharePoint. Les détails pouvant être placés dans une liste de gestion de projet sont le nom du projet, la date de début, la date de fin, l'affectation, le budget et la durée.

4. Liste/suivi de recrutement

Si vous êtes un RH, cette liste vous aidera beaucoup. Avec un outil de suivi du recrutement, vous pouvez suivre les profils des candidats, les dates des entretiens, les statuts des candidatures, etc. Certains détails que vous pouvez ajouter sont le nom du candidat, le poste, la date de candidature, la date de l'entretien, le nom du recruteur, l'adresse e-mail du candidat, son expérience et ses compétences.

5. Liste de sondage auprès des employés

Pour diriger une entreprise prospère, il faut de bons employés. Nous savons qu'il est difficile d'avoir de bons employés. Cependant, savez-vous ce qui est plus difficile? Pour les retenir ! Si vous souhaitez diriger une entreprise prospère et conserver ce succès, il est nécessaire d'entendre les suggestions et les plaintes des employés. Pour ce faire, vous pouvez maintenir une liste d'enquête. Vous pouvez inclure les détails dans cette liste : nom, date, salaire, prestations de santé, culture de travail, rétroaction sur les performances, opportunité de travail, etc.

Lisez également: Comment résoudre le composant WebPart de modification de SharePoint non autorisé

Listes SharePoint vs bibliothèques SharePoint

Une fois que vous avez obtenu les informations nécessaires sur SharePoint, notez quelques différences entre les listes et les bibliothèques SharePoint.

La liste SharePoint est-elle meilleure que Microsoft Excel ?

La réponse dépend de l'utilisation. Si vous voulez une expérience logicielle simple avec flexibilité, vous pouvez utiliser une liste, qui est un meilleur choix. Excel est le meilleur choix si vous voulez des fonctions puissantes comme des graphiques. Comme nous discutons de SharePoint ici, sachons certaines choses qui le rendent meilleur qu'Excel.

• Il est facile à utiliser et vous n'avez pas à passer des mois à apprendre les fonctionnalités de la liste SharePoint.
• Il peut facilement s'intégrer à d'autres applications Microsoft 365, ce qui le rend plus flexible qu'une feuille de calcul.
• Tout comme pour les achats sur Amazon, vous pouvez facilement trouver les bonnes informations à l'aide des fonctionnalités de filtrage avancées de la liste.
• Dans Excel, les utilisateurs peuvent télécharger un fichier particulier, y saisir des données, puis l'envoyer par e-mail à leur patron. Cette méthode est non seulement laborieuse, mais elle peut aussi causer des erreurs. Dans la liste, cependant, les utilisateurs peuvent apporter des modifications aux données , et il n'y aura qu'une seule version de celles-ci. Il n'y a pas de copies et pas de maux de tête liés à la gestion de plusieurs fichiers.
• Dans Excel, vous ne pouvez pas optimiser les autorisations pour chaque utilisateur. Vous devez donner toutes les autorisations ou rien, ce qui peut entraîner des problèmes tels que la suppression de cellules importantes, des problèmes de formatage, etc. Cependant, vous pouvez sélectionner les autorisations que vous souhaitez accorder à un employé dans les listes.

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Nous espérons que cet article sur les conseils de liste SharePoint vous a été utile. Nous avons également partagé d'autres informations qui vous ont aidé à acquérir plus de connaissances sur les exemples de listes SharePoint. Si vous avez encore des questions, n'oubliez pas d'utiliser la section des commentaires, et notre équipe s'occupera de votre requête. Vous pouvez également suggérer de nouveaux sujets dans les commentaires, et nous écrirons un article dédié à cela. Enregistrez notre site dans vos signets pour référence future. Merci pour la lecture.