7 conseils faciles pour enfin passer sans papier

(Photo : seb_ra via Getty Images)

Combien y a-t-il de morceaux de papier sur le comptoir de votre cuisine, sur la table de la salle à manger ou à un autre endroit auquel ils n'ont pas leur place ? Conservez-vous les reçus au cas où vous en auriez besoin à nouveau ? Y a-t-il une pile de papiers du vétérinaire que vous conservez au cas où vous auriez besoin de vous rappeler exactement quels médicaments votre animal a pris il y a trois ans ? Tout ce papier attend là un moment où vous pourrez vous en occuper, quoi que cela signifie. (Cela signifie jeter un coup d'œil à chaque page, puis les mettre toutes dans le bac de recyclage.) Il est temps de se débarrasser du papier et de toute la culpabilité qui s'y accumule. Il est temps de passer au sans papier.

Je suis sans papier depuis près d'une décennie. Par sans papier, je ne veux pas dire qu'il n'y a aucun morceau de papier dans ma vie. J'ai toujours besoin de mon acte de naissance papier, bien sûr, et j'utilise un petit cahier papier pour un cours de langue que je prends. Pour la plupart, cependant, je ne m'accroche pas au papier. Au lieu de cela, je numérise des documents importants vers un service de stockage et conserve des notes numériques dans une application de prise de notes. J'écris également ma liste de choses à faire et ma liste de courses sur mon téléphone, et j'épingle des recommandations de restaurants sur une carte en ligne. Il existe de nombreuses façons simples de retirer le papier de votre vie.

Passer au numérique, c'est facile. Le plus difficile est de ne pas laisser le papier recommencer à s'infiltrer. Si vous êtes prêt à vous débarrasser de la majeure partie du papier dans votre vie, voici ce que vous devez savoir pour commencer et continuer.

1) Oubliez l'arriéré

Cela peut sembler contre-intuitif, mais la première étape pour passer sans papier est d'oublier tout arriéré papier que vous avez déjà accumulé et de vous concentrer plutôt sur les nouvelles habitudes que vous devez adopter pour passer sans papier dès maintenant. Ne regardez pas en arrière : Adoptez une approche allant de l'avant.

Vous arriverez un jour à vos piles de papier existantes, ou pas. Pour l'instant, ne laissez pas ces papiers vous retenir. Avoir à gérer un arriéré peut sembler accablant, et lorsque les gens se sentent dépassés, ils tergiversent. Alors oubliez ça pour l'instant. Au lieu de cela, concentrez-vous sur vos efforts pour vous assurer que l'arriéré ne grossit pas.

2) Obtenez ces cinq applications

Il y a cinq applications ou services dont vous avez besoin pour passer sans papier. Ils sont:

• une application de liste de tâches,
• une application de numérisation,
• un service de stockage en ligne, où vous placerez vos fichiers numériques (plus à ce sujet dans un instant),
• des outils de signature électronique (Adobe Acrobat en est un bon exemple) pour signer des documents numériques sans les imprimer, et
• un service de livraison de documents pour envoyer des documents officiels sans les imprimer.

Voir mes recommandations pour chaque type d'application ici.

3) Choisissez un service de stockage

Creusons un peu plus sur la troisième application, un service de stockage, car elle est plus compliquée que les autres. Le service de stockage est l'endroit où vous conserverez les versions numériques de vos documents papier.

Idéalement, vous voulez un service de stockage qui rend vos fichiers accessibles où que vous soyez et les sauvegarde. Une option consiste à utiliser un service de stockage et de partage de fichiers en ligne, tel que Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Une autre option consiste à utiliser un service spécialement conçu pour les personnes qui souhaitent se passer de papier. Neat et FileThis sont deux exemples. Ils disposent d'outils spéciaux pour les personnes sans papier, comme la possibilité d'étiqueter et d'étiqueter automatiquement les types de documents qu'ils reconnaissent, comme les taxes. FileThis dispose également d'un service "récupérer" qui copie automatiquement les documents importants qu'il trouve dans votre compte de messagerie.

Quel que soit le service que vous choisissez, choisissez-en un et respectez-le afin de pouvoir mettre tous vos documents numériques au même endroit.

4) Inscrivez-vous aux relevés par e-mail et aux paiements numériques

Si vous recevez toujours des factures et des relevés papier, inscrivez-vous pour les recevoir par courriel partout où vous le pouvez. Si vous envoyez toujours des chèques régulièrement, voyez si vous pouvez plutôt passer aux paiements en ligne.

Alors que les entreprises de services publics et les banques ont honoré les paiements numériques pendant des années, les derniers récalcitrants qui ne les acceptent pas toujours sont les propriétaires et les sociétés de gestion. Si vous êtes coincé dans cette situation difficile, essayez d'expliquer qu'ils obtiendront leur argent plus rapidement et de manière plus fiable s'ils acceptent les paiements numériques. Même les plus petites entreprises peuvent accepter les virements bancaires directs avec peu ou pas de frais. Lorsque vous pouvez payer toutes vos factures par voie numérique plutôt qu'avec des chèques et des enveloppes, vous vous rapprochez un peu plus de la dématérialisation.

5) Numérisez et déchiquetez

Il est maintenant temps de commencer à développer de nouvelles habitudes. Numériser et déchiqueter ou recycler est ce que vous ferez probablement le plus. Je préfère de loin numériser à l'aide d'une application mobile, mais vous pouvez également utiliser un scanner de bureau ou la fonction de numérisation sur une imprimante multifonction.

Établissez-vous une règle qui ressemble à ceci : lorsque je reçois un nouveau morceau de papier que je dois numériser, j'utilise mon téléphone pour le scanner immédiatement, puis je place le papier dans la pile de recyclage ou de déchiquetage. Mieux encore, jetez-le directement dans le broyeur. Pourquoi attendre?

Se forcer à suivre cette habitude peut être difficile. "Je n'ai pas le temps de scanner ça maintenant", pourriez-vous dire. Pratiquez votre nouvelle habitude en numérisant un ou deux documents de votre backlog, juste pour l'essayer. Combien de temps cela prend-il? Quelle application avez-vous utilisé ? Vous constaterez peut-être également que la numérisation de documents à la lumière naturelle se déroule plus facilement qu'avec un éclairage intérieur. Une fois que vous avez compris comment le faire et combien de temps cela prend, vous aurez peut-être plus de facilité à suivre.

6) Développer d'autres workflows

La numérisation et la destruction constituent un seul flux de travail. Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec votre style de vie sans papier, vous constaterez que vous avez besoin de plus de flux de travail pour d'autres situations.

Voici un exemple : lorsque vous achetez un nouveau produit, vous pouvez prendre des photos du manuel d'utilisation, du reçu, de la garantie et du numéro de série, ou de toute autre information pertinente. Téléchargez ces photos sur votre service de stockage, puis débarrassez-vous des papiers superflus.

Un autre flux de travail que vous pourriez créer consiste à enregistrer une pile de papiers que vous pensez devoir déchiqueter mais dont vous n'êtes pas sûr pour le moment, puis à les parcourir lors d'une journée dédiée. Choisissez une heure et une date, que ce soit tous les samedis ou le premier dimanche du mois, et utilisez ce temps pour vider votre pile.

Parfois, vous souhaiterez peut-être numériser des documents tout en conservant les originaux, dans le cas de certificats d'assurance, de documents du propriétaire, etc. En les numérisant, vous créez une copie de sauvegarde et vous vous assurez d'avoir accès aux informations qu'elles contiennent, même si vous ne pouvez pas mettre la main sur l'original.

7) N'y pensez pas trop

Il y a certains documents dont vous vous demanderez s'il faut conserver les originaux ou les numériser et les déchiqueter. Lorsque vous faites face à un appel difficile, n'y pensez pas trop. Être sans papier devrait rendre votre vie plus simple et plus facile, et non plus stressante. Rangez l'original dans un dossier, un classeur accordéon ou un classeur. Personne ne viendra vous enlever votre carte Paperless Club si vous vous accrochez à quelques papiers.

Les dossiers médicaux sont délicats, car vous n'êtes censé les numériser et les stocker électroniquement que si vous disposez d'un système conforme à la HIPAA. Vous pourriez décider de simplement les glisser dans un dossier ou un classeur en accordéon et de le parcourir une fois par an pour tout ce qui est prêt à être jeté.

Cela dit, ne vous accrochez pas ou ne vous embêtez pas à numériser des papiers qui n'ont aucun but. Si vous êtes le genre de personne qui s'accroche avec diligence au papier en croyant que vous faites ce qu'il faut, il peut être effrayant de déchiqueter et de recycler quoi que ce soit . Mais aurez-vous jamais besoin de ce reçu pour un sandwich ou d'une explication des relevés de prestations d'il y a deux ans ? Déchiquetez-les et laissez tomber.