Comment passer au sans papier : 5 étapes simples

La dématérialisation ne doit pas être difficile, surtout si vous disposez des bons outils pour le faire. Si vous essayez d'abandonner complètement le papier, il existe cinq applications ou services qui peuvent vous aider à effectuer le changement simplement, efficacement et de façon permanente.

Tout d'abord, faites le point. Où utilisez-vous encore du papier dans votre vie ? Peut-être gardez-vous votre liste de tâches dans un cahier ou peut-être avez-vous une pile de documents que vous avez signés à l'encre et que vous n'avez plus nulle part où aller. Plutôt que de vous sentir submergé par l'idée que vous devriez supprimer tout papier de votre vie, pensez plus petit en identifiant les domaines clés où le papier est encore prolifique afin de pouvoir vous concentrer d'abord sur ces endroits.

Une fois que vous avez une idée de ce à quoi vous avez affaire, vous aurez besoin de ces cinq outils :

1. une application de liste de tâches,

2. une application de numérisation,

3. un outil de signature électronique,

4. un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud, et

5. une application de prise de notes.

Regardons de plus près chacun de ces outils et ce qu'ils font. Vous trouverez ci-dessous des recommandations d'applications spécifiques pour vous aider à démarrer.

1. Une application de liste de tâches

Si vous essayez de vous passer du papier, vous devez trouver une application de liste de tâches qui fonctionne pour vous et vous y tenir pendant quelques semaines.

Les meilleures applications de liste de tâches sont tellement plus efficaces que les listes papier. Avec une application, aucun de vos écrits n'est barré et griffonné. Vous pouvez facilement modifier et réorganiser les tâches lorsque les priorités ou les délais changent. Vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes, recevoir des rappels des dates d'échéance à venir, ajouter des liens et des numéros de téléphone à numérotation directe à vos tâches, etc.

Mes deux meilleurs choix parmi les applications de liste de tâches sont Todoist Premium et Asana. Quelques autres applications sont très bonnes pour des types spécifiques de personnes. Ils incluent OmniFocus (pour les utilisateurs Apple qui suivent la méthodologie Getting Things Done), TickTick (pour les utilisateurs de la technique Pomodoro) et Workflowy (pour ceux qui aiment une expérience d'application extraordinairement simple et épurée).

Une fois que vous avez choisi une application de liste de tâches, commencez par créer trois catégories de listes : Travail, Personnel et Ménage. Vous pouvez les modifier plus tard s'ils ne correspondent pas tout à fait à vos besoins.

Dans la section Travail, notez les tâches que vous devez accomplir cette semaine pour votre travail. Alors arrêtez. Ne soyez pas trop ambitieux ou ne pensez pas trop loin pour l'instant. Dans votre liste personnelle, notez quelques tâches personnelles, tout ce qui vous vient à l'esprit, comme envoyer une carte de remerciement ou programmer une coupe de cheveux. Utilisez votre section Ménage pour commencer une liste de courses et noter d'autres tâches qui vous viennent à l'esprit, quel que soit le moment où vous devez les faire. Vous pouvez également créer une liste appelée Someday pour les choses diverses.

C'est largement suffisant pour commencer. Au fur et à mesure que vous utilisez votre application de tâches, vous découvrirez quelles stratégies fonctionnent le mieux lorsqu'il s'agit d'organiser des listes, de configurer des rappels et d'attribuer des tâches à d'autres personnes.

Pendant les deux premières semaines, gardez vos listes courtes et simples. Utiliser une application de liste de tâches pour la première fois, c'est comme adopter n'importe quelle autre nouvelle habitude ; si c'est trop compliqué, vous pourriez ne pas vous y tenir. Une fois que vous avez pris l'habitude, vous pouvez commencer à affiner vos stratégies de liste de tâches.

2. Une application de numérisation

Une application de numérisation est inestimable pour transformer des documents papier importants en fichiers numériques. Lorsque vous numérisez des documents, vous pouvez soit classer les originaux, dans le cas de documents importants, soit les déchiqueter ou les recycler.

Des exemples de papiers que vous pourriez numériser sont les déclarations de revenus, les pièces d'identité, les certificats (naissance, décès, mariage, diplôme), les garanties et les reçus, les recettes et même les documents non papier, tels que les détails et les instructions imprimés sous votre routeur. .

Les applications de numérisation mobiles, que je préfère utiliser, transforment l'appareil photo de votre téléphone en scanner. Bien que vous puissiez utiliser n'importe quelle imprimante avec un scanner pour numériser des documents, les applications de numérisation mobiles sont plus pratiques et portables. Vous pouvez prendre une photo de n'importe quoi n'importe où.

Les meilleures applications de numérisation détectent non seulement les bords de l'élément que vous numérisez, mais également de quel type d'élément il s'agit, qu'il s'agisse d'une page d'un livre ou d'une carte de visite. Une bonne application de numérisation devrait également pouvoir compiler plusieurs pages dans un seul fichier. Les applications de numérisation haut de gamme incluent également la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) de sorte que dans la minute environ qui suit la numérisation d'un document, vous pouvez copier et coller le texte à partir de celui-ci.

Deux applications de numérisation qui répondent à toutes ces exigences et sont disponibles pour les appareils mobiles Android et Apple sont :

• Les applications mobiles d'ABBYY, qui portent différents noms à différents prix, et

• SwiftScan (anciennement appelé Scanbot Pro ; téléchargement gratuit et quelques dollars par mois pour obtenir une version avec OCR et outils de signature électronique).

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3. Un outil de signature électronique

Si vous optez pour la dématérialisation, vous devez pouvoir signer des documents sans les imprimer. Vous devriez pouvoir signer numériquement la plupart des documents, à quelques exceptions près. Pour ce faire, vous avez besoin d'une application qui vous permet de créer une signature numérique et de l'appliquer aux fichiers.

Voici quelques exemples de logiciels qui incluent des outils de signature électronique :

• Adobe Reader,

• Adobe Acrobat,

• Aperçu pour macOS (illustré ci-dessus),

• DocuSign,

• HelloSign, et

• SwiftScan (mentionné précédemment).

Pour commencer, vous devez créer une signature. Cette étape est souvent la partie la plus difficile car les signatures ont tendance à paraître bâclées lorsqu'elles sont faites avec une souris, un doigt et un écran tactile ou un stylet. En règle générale, il existe également une option pour signer votre nom à l'encre sur du papier, puis en faire une numérisation. La bonne nouvelle est qu'une fois que vous avez créé une signature que vous aimez, vous pouvez l'enregistrer et la réutiliser.

Si vous avez besoin de plus de détails, découvrez comment signer un PDF à l'aide d'Acrobat Reader et comment signer un PDF dans macOS Preview.

4. Un service de stockage et de partage dans le cloud

Un service de stockage en nuage met tous vos documents à votre disposition, quel que soit l'appareil dont vous disposez. Ils incluent également des fonctionnalités de partage de documents, afin que vous n'ayez pas à envoyer des fichiers volumineux par e-mail et à vous soucier qu'ils soient rejetés en raison de leur taille.

Quelques-uns des services de stockage de fichiers les plus connus sont Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box et Apple iCloud Drive.

De nombreux programmes de synchronisation de fichiers vous permettent également d'enregistrer des copies hors ligne de documents sur vos appareils, ce qui est très pratique pour tout ce dont vous pourriez avoir besoin en cas d'urgence, comme des certificats d'assurance, une pièce d'identité ou des noms et numéros de téléphone dans une arborescence téléphonique. .

Certains des meilleurs services de synchronisation de fichiers disposent également d'outils de partage de documents. En règle générale, vous placez les fichiers que vous souhaitez partager dans un dossier de votre application de synchronisation ou de stockage en nuage et cliquez avec le bouton droit pour obtenir un lien que vous pouvez partager. À partir de ce lien, le destinataire peut télécharger les fichiers. Selon le service dont vous disposez, vous pouvez avoir la possibilité de voir quand ou à quelle fréquence la personne télécharge le fichier. Certains services, dont Dropbox (la version payante de toute façon), vous permettent de créer une date d'expiration pour l'accès.

5. Une application de prise de notes

Les applications de prise de notes sont pratiques pour stocker et trier une grande variété d'idées, de recommandations, de notes, de recettes, d'articles de presse et d'autres contenus qui auraient pu se retrouver sur papier. Avec une application de prise de notes, vous pouvez ignorer le papier et passer directement à la capture électronique de ces idées.

Les trois applications de prise de notes que je recommande le plus souvent sont Evernote, Microsoft OneNote et Joplin.

Si vous avez tendance à imprimer des pages Web, que ce soit pour lire des articles ou enregistrer des recettes, une application de prise de notes avec un web clipper vous aidera à vous passer du papier. Cette fonctionnalité vous permet de copier tout le contenu d'une page Web, à l'exception des publicités et autres indésirables, dans une nouvelle note de votre application de prise de notes. Personnellement, j'utilise le web clipper dans mon application de prise de notes pour enregistrer et organiser les recettes.

Les applications de prise de notes fonctionnent également bien pour noter les recommandations que les gens vous donnent pour les restaurants, les films, les émissions de télévision, la musique, les entreprises, etc. Ils sont également parfaits pour copier diverses informations, telles que les heures d'ouverture d'une entreprise. Il vous suffit d'utiliser l'application pour prendre une photo et de l'enregistrer en tant que note.

Réjouissez-vous, commencez dès aujourd'hui

Un dernier conseil sur la dématérialisation est de commencer aujourd'hui et de regarder vers l'avant plutôt que vers le passé. Ce que je veux dire par là, c'est qu'il ne faut pas s'attarder à numériser l'arriéré de papier que vous avez. Au lieu de cela, adoptez quelques applications qui vous aideront à être sans papier dès maintenant, et vous pourrez aller de l'avant avec vos nouvelles habitudes. Vous pouvez toujours vous occuper de l'arriéré plus tard... ou mettre vos vieux papiers dans une boîte, les coller au fond d'un placard et les oublier.