Levez la main si vous vous souvenez de Writely. Une société de quatre personnes appelée Upstartle a lancé le traitement de texte en ligne uniquement en août 2005, tirant parti d'une nouvelle technologie de navigateur appelée AJAX. Il permettait aux utilisateurs de sauvegarder et de récupérer instantanément le contenu généré dans le navigateur mais stocké sur le serveur. Et cela a si bien fonctionné que Google a acheté Upstartle moins d'un an plus tard. À l'époque, un produit comme Writely était unique (le logiciel n'était pas fourni sur un CD) et considéré comme un pari.
Avance rapide jusqu'à aujourd'hui. La suite d'outils bureautiques en ligne de Google n'a fait que croître et s'améliorer. Désormais sous l'égide de Google Drive, vous trouverez un service de gestion et de stockage de fichiers ainsi que les diverses applications Web et mobiles. Ceux-ci incluent : un traitement de texte (Docs ou Writely, tous adultes), une feuille de calcul (Sheets), des présentations (Slides), des dessins et des formulaires.
Il s'agit d'une suite complète d'outils qui prend désormais en charge l'Office beaucoup plus mature de Microsoft ; en fait, Google Drive a sans doute poussé Microsoft à créer des versions en ligne de Word, Excel et PowerPoint pour fonctionner avec son service de stockage/synchronisation OneDrive.
Les entreprises peuvent utiliser G Suite, une version de Google Drive avec tout le stockage et tous les outils, ainsi que l'intégration de Gmail, Calendar, Sites, etc. sous leur propre nom de domaine. Le prix commence à 6 $ par utilisateur et par mois pour 30 Go de stockage en ligne par utilisateur ; les organisations à but non lucratif et les écoles peuvent l'obtenir gratuitement.
Drive, notre choix de la rédaction pour la productivité au bureau, est un ensemble sérieux d'outils pour un travail sérieux (ou amusant), le tout entièrement gratuit. Les consommateurs ne paient que pour le stockage supplémentaire. Mais il vaut la peine d'en savoir plus que les bases. Voici comment tirer le meilleur parti de Google Drive.
Le stockage de fichiers est gratuit, en quelque sorte
Chaque compte Google Drive personnel, que vous obtenez si vous avez un service Google, comme Gmail ou Google Photos, est livré avec 15 gigaoctets de stockage gratuit. Vous pouvez toujours mettre à niveau cela via Google One, mais gardez à l'esprit : seuls les fichiers non natifs, tels que les fichiers Microsoft, les PDF ou les images, consomment ces 15 Go. Les fichiers Google Doc/Sheets/Slides que vous créez ne sont pas pris en compte dans votre allocation de stockage Google Drive.
Synchronisez tous vos fichiers
Google Drive se synchronise sur tous les appareils, vous pouvez donc démarrer un projet sur le PC et le récupérer sur le téléphone, la tablette ou votre ordinateur portable à la maison. Et cela fonctionne avec n'importe quel type de document, pas seulement avec les documents natifs, les feuilles de calcul et les diapositives. Installez le programme de sauvegarde et de synchronisation de Google sur le bureau pour sauvegarder automatiquement les fichiers de votre ordinateur, appareil photo ou cartes SD sur Google Drive.
C'est l'aspect de Google Drive susceptible d'utiliser vos 15 Go de stockage gratuit, car il s'adresse à d'autres types de fichiers. Si vous en manquez, vous devrez peut-être payer pour un espace de stockage supplémentaire via Google One. Mais les options commencent à 1,99 $ par mois (ou 19,99 $ par an) pour 100 Go. Même 2 To ne coûtent que 10 $ par mois ou 99,99 $ par an.
Bien collaborer avec les autres
Le nom du jeu avec Google Docs est "collaboration". Peu importe que vous utilisiez tous des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones, plusieurs personnes à la fois peuvent travailler sur un document, jusqu'à 50 simultanément.
Pour garder un œil sur ce que vos amis, votre famille et/ou vos collègues ont fait, affichez un historique des révisions via Fichier > Historique des versions > Voir l'historique des versions . (Ou cliquez sur Toutes les modifications enregistrées dans Drive en haut, si cela s'affiche.) Une liste sur le côté droit vous indiquera qui a mis à jour le document et quand ; cliquez sur un nom pour voir ce qu'ils ont fait. Donnez des noms différents aux différentes versions pour faciliter leur suivi. Cliquez sur le bouton en haut à droite pour afficher uniquement les versions nommées.
Réviser comme dans Microsoft Word
Et si vous voulez que les révisions ressemblent à ce qu'elles sont lorsque vous suivez les modifications dans un document Microsoft Word ? Docs prend en charge une fonctionnalité appelée Suggérer des modifications . Cliquez sur le bouton Édition (avec l'icône en forme de crayon) en haut des boutons Commentaires et Partager. Vous obtiendrez un menu qui vous permet de modifier, de faire des suggestions (avec des modifications suivies visibles que vous ou d'autres pouvez accepter plus tard) ou d'afficher le document final.
Rechercher un collaborateur
Si vous ne vous souvenez pas du nom du document que vous souhaitez, mais que vous vous souvenez de qui l'a partagé avec vous, cliquez sur Partagé avec moi dans le menu de gauche de Google Drive. Vous obtiendrez une liste de tous les documents que les gens ont partagés avec vous. Si la liste est trop longue à analyser, saisissez le nom du collaborateur dans le champ de recherche en haut.
Rendre un document public
Pour faire partie de la collaboration, le document doit être partagé. La limite est de 200 personnes, mais si plus de 50 collaborateurs tentent de modifier un document, les retardataires ne peuvent que visualiser les modifications.
Le(s) propriétaire(s) du document peut définir qui a des privilèges d'édition. Mais pour éviter les tracas, rendez un document public. Cliquez sur le bouton « Partager » en haut à droite, accédez à Avancé , puis cliquez sur « Modifier » sous « Qui a accès ». Choisissez public sur le Web ou toute personne disposant du lien ; certains clients G Suite peuvent uniquement mettre leurs documents à la disposition de tous les membres de leur organisation.
Les documents publics sont mis à la disposition des moteurs de recherche... et Google en possède également un.
Définir un niveau d'accès
Lorsque vous faites tout ce partage de documents, vous pourriez penser que tout le monde est égal. Pas si. Il existe quatre niveaux d'accès aux documents. Les propriétaires peuvent faire n'importe quoi sur le fichier, même le supprimer, et inviter d'autres collaborateurs. Les éditeurs peuvent bien sûr éditer, mais n'inviter plus de collaborateurs que si le propriétaire le permet. Les téléspectateurs peuvent voir ce qui se passe. Les commentateurs peuvent le voir et laisser des commentaires dessus. Les lecteurs et les commentateurs peuvent faire des copies de documents, alors ne considérez pas les documents comme "sécurisés".
Communiquer tout en collaborant
Google Drive affiche vos collègues collaborateurs de document dans le coin supérieur droit. Vous pouvez laisser des commentaires ou des questions en ligne pour des personnes spécifiques pendant que vous travaillez, mais vous pouvez également leur envoyer un message instantané. Cliquez sur la bulle de discussion à côté des têtes de discussion des collaborateurs et saisissez votre message. Ceci n'est cependant pas un message privé. Tous les autres utilisateurs du document peuvent également voir votre discussion.
Adoptez les modules complémentaires
Il existe une multitude de modules complémentaires qui peuvent étendre les fonctionnalités dont vous bénéficiez déjà gratuitement dans Docs et Sheets. Trouvez-les ou activez-les en cliquant sur Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires lors de la modification d'un document.
Hug It Out avec des applications
À ne pas confondre avec les modules complémentaires, il existe également un certain nombre d'applications Google Drive, des applications entièrement basées sur le Web que vous pouvez lier à votre Google Drive. Il y a un certain chevauchement avec les modules complémentaires - vous n'avez probablement pas besoin de l'application et du module complémentaire HelloFax. Mais les applications, trouvées dans le Chrome Web Store, permettent d'effectuer facilement des modifications supplémentaires ailleurs.
Télécharger par glisser-déposer
Google Drive a un gros bouton "Nouveau" sur l'interface, pour créer de nouveaux fichiers. C'est aussi la façon dont vous téléchargez un fichier ou un dossier. Ignorez cette partie : faites glisser des fichiers depuis l'Explorateur Windows ou le Finder de macOS directement dans la liste de fichiers de Google Drive. Au bas de l'écran du navigateur, vous verrez un nuage avec une flèche vers le haut pour indiquer que vous pouvez lâcher le fichier que vous faites glisser pour le déposer directement dans Drive.
Liens de création rapide
Si vous souhaitez créer rapidement un document, une feuille de calcul, une présentation ou un dessin, ajoutez les liens suivants à la barre de favoris de votre navigateur :
http://doc.new—nouveau document Google
http://sheets.new—nouvelle feuille de calcul Google
http://deck.new—nouvelle diapositive Google
http://site.new : nouveau site Google
http://form.new—nouveau formulaire Google
Utiliser Companion pour lancer Desktop Windows
L'extension Drive Companion pour Google Chrome répond à un besoin spécifique : diviser vos documents/diapositives/feuilles Google Drive lancés en fenêtres contextuelles de navigateur qui donnent l'apparence d'un programme dédié sur le bureau. Sous Windows, les fenêtres contextuelles reçoivent même une icône Google Drive dans la barre des tâches, ce qui vous permet d'y revenir facilement. La nouvelle fenêtre peut être lancée avec un document vierge ou en ouvrir un existant.
Accéder aux fichiers Drive hors connexion : ordinateur de bureau
Vous accédez généralement aux fichiers stockés sur Google Drive lorsque votre navigateur est connecté à Internet. Mais pour les moments où le Wi-Fi n'est pas disponible, Google Drive prend en charge l'accès hors ligne.
Tout d'abord, installez l'extension Google Docs Offline Chrome (cela ne fonctionne que dans le navigateur de Google), puis accédez aux paramètres de Google Drive. Cochez la case à côté de "Créer, ouvrir et modifier vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil hors connexion". Cela active le service, mais vous devrez sélectionner les fichiers que vous voulez hors ligne. Accédez à drive.google.com, cliquez avec le bouton droit sur le ou les documents souhaités (appuyez sur Maj/Ctrl ou Commande pour plusieurs fichiers) et activez "Disponible hors connexion".
Accéder aux fichiers Drive hors connexion : mobile
Si vous souhaitez travailler avec un fichier Google Drive sur votre smartphone mais que vous n'avez pas accès à Internet, configurez le fichier pour qu'il soit disponible hors connexion à l'avance. Ouvrez un fichier Docs, Slides ou Sheets, appuyez sur le menu à trois points ( ) en haut à droite, puis basculez le commutateur à côté de " Disponible hors connexion ". La prochaine fois que vous vous connecterez, toutes les modifications que vous avez apportées seront à nouveau synchronisées avec Google Drive.
Enregistrez pour plus tard avec Google Drive
Evernote est un référentiel en ligne pour tous vos contenus numériques. Vous pouvez utiliser Google Drive de la même manière. Une extension Google Chrome appelée Enregistrer sur Google Drive facilite l'enregistrement de presque tout ce que vous voyez en ligne dans un dossier sur Google Drive. Il y a cependant quelques mises en garde. Vous ne pouvez pas vraiment enregistrer uniquement les bonnes parties de texte d'une page - vous ne pouvez en enregistrer qu'une vue sous forme de fichier PNG, l'intégralité du code source HTML ou l'enregistrer en tant que document Google (ce qui supprimera la mise en forme). Faites un clic droit sur une image et vous pouvez l'enregistrer. Pour une sauvegarde sérieuse des informations, restez avec Evernote, OneNote ou Pocket.
Partage direct de documents via Gmail
Si vous utilisez Gmail et Google Drive, vous avez de la chance : vous n'aurez plus jamais besoin de joindre un document. Cela signifie que vous ne rencontrerez jamais cette limite de pièces jointes de 25 Mo. Au lieu de cela, envoyez jusqu'à 10 gigaoctets de fichiers.
Les fichiers doivent d'abord être téléchargés sur le stockage Google Drive. Insérez les fichiers dans un message Gmail en cliquant sur l'icône Google Drive ( ) en bas de l'écran de rédaction d'e-mail. Si les fichiers se trouvent sur votre disque dur, faites-les glisser et déposez-les depuis l'onglet Télécharger.
Utiliser des applications mobiles distinctes pour l'édition
Google propose depuis longtemps une application Drive pour iOS et Android, mais l'édition de fichiers était un sac mélangé, donc Google a déplacé cette fonctionnalité pour séparer les applications pour Docs (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) et Slides (iOS , Android). L'application Drive continue de fournir l'accès et la visualisation des fichiers stockés ; lorsque vous avez besoin de modifier, il vous dirigera vers l'une des autres applications, à condition qu'elles soient installées.
Convertir au format Google Docs
Vous pouvez ajouter à peu près n'importe quel fichier à Google Drive pour le stockage, mais comment travaillez-vous avec eux après leur téléchargement ? La conversion d'un fichier au format Google Docs, Sheets ou Slides est assez simple. Téléchargez le fichier et cliquez avec le bouton droit pour sélectionner "Ouvrir avec". Un sous-menu de choix apparaîtra avec des options qui vous permettent de changer, par exemple, un document Word en un document Google. Cela créera une copie, laissant le fichier original intact.
Vous pouvez également utiliser l'extension Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome pour modifier tous les documents Office que vous faites glisser dans le navigateur. Vous pouvez ensuite les enregistrer dans leur format d'origine ou les conserver au format Google Drive pour économiser de l'espace.
Transformez toutes les images/PDF en texte
Si vous souhaitez que chaque élément que vous téléchargez sur le bureau, même les fichiers PDF, soit converti en texte que vous pouvez modifier en tant que document Google, accédez à Google Drive (et non à Docs) sur le bureau, cliquez sur l'icône en forme de rouage ( ) en haut et sélectionnez Paramètres. Dans la fenêtre contextuelle, cochez la case en regard de Convert Uploads . Les téléchargements de fichiers peuvent prendre un peu plus de temps, mais cela en vaut la peine. Vous vous retrouverez avec un Google Doc dans lequel l'image est insérée, avec le texte modifiable ci-dessous.
Numériser avec l'application mobile
Une fonctionnalité unique de l'application mobile Google Drive (pas dans les applications Docs et Sheets distinctes) est la possibilité de télécharger une image. Pourquoi ferais-tu ça? Les mots de l'image sont scannés par Google et deviennent du texte consultable. C'est idéal pour prendre une photo d'une recette, d'un menu, des heures d'ouverture du magasin - tout ce que vous auriez besoin de trouver plus tard, mais que vous ne voulez pas retaper. (Cependant, l'application iOS ne rend pas le texte modifiable avec l'OCR, cela ne fonctionne qu'à partir du bureau ou d'Android.)
Recueillir des données auprès d'autres
Une application du collectif Google Drive qui n'attire pas beaucoup l'attention est Forms, mais c'est pratique. Considérez-le comme votre propre SurveyMonkey personnel. Configurez un sondage, une enquête, ce que vous avez et partagez-le. Les données collectées sont insérées dans un fichier de feuille de calcul Sheets. Les formulaires sont tout aussi collaboratifs à créer que n'importe quel document. Les formulaires prennent en charge les barres de progression (pour montrer aux répondants combien de temps il leur reste pour terminer), les images et les vidéos YouTube.
Dessiner dans Docs
L'application Drawings de Google Drive n'est pas vraiment destinée à la retouche photo. Mais il peut être utilisé pour créer des graphiques. Si vous avez besoin d'une partie de cette créativité d'image dans un document, vous l'avez. Dans Docs, Sheets ou Slides, accédez à Insertion > Dessin > + Nouveau. Vous obtiendrez une version réduite de l'application de dessin qui vous permettra d'inclure facilement votre art. Si vous avez déjà enregistré une illustration que vous avez créée dans Drive, sélectionnez Dessin > Depuis Drive dans le menu Insertion.
Passer en plein écran (deux fois)
Besoin d'un temps d'écriture sans distraction? Sélectionnez Affichage> Plein écran pour supprimer les menus et les barres d'outils des applications en haut (appuyez sur la touche Échap pour les faire revenir). Appuyez sur F11 en mode plein écran pour masquer également les menus du navigateur, et encore une fois pour qu'ils reviennent.
Le volet de recherche trouve plus
Lorsque vous avez une tête de vapeur sur un projet et que l'espace d'écran est limité, la dernière chose que vous voulez faire est de quitter la page pour effectuer une recherche. Le volet de recherche (accessible uniquement dans Docs) contourne cela. Cliquez sur Outils > Explorer (ou Ctrl+Alt+Maj+I) pour y accéder. Il facilite l'insertion d'une citation de note de bas de page dans votre document qui renvoie aux résultats. Utilisez Ctrl + Maj + Y lorsque votre curseur se trouve sur un certain mot et que le volet affiche la définition. Vous pouvez même utiliser le volet Explorer pour insérer des images qu'il trouve.
Insérer des liens avec la recherche
Il est facile d'insérer un lien dans un Google Doc. Sélectionnez le texte, cliquez sur l' icône de la chaîne ou appuyez sur Ctrl-K et un menu apparaît dans lequel vous pouvez coller l'URL. Mais si vous n'avez pas encore d'URL pour le lien, Google en trouvera une pour vous, puisque la recherche Google est intégrée. Il recherchera d'abord le terme que vous avez mis en surbrillance. Si cela ne fonctionne pas, tapez une requête différente, cela ne changera pas le texte du document. Une fois que vous avez trouvé un lien qui vous plaît, cliquez dessus pour l'insérer instantanément.
Afficher chaque raccourci
Adoptez les raccourcis clavier et vous serez un dieu de Google Drive. Sauf que sont-ils et comment les trouve-t-on ? Quelle que soit l'application Drive dans laquelle vous vous trouvez, même la page principale de Google Drive, tapez simplement Ctrl+/ et le menu contextuel révélera toutes les options de clavier disponibles.
Traduire à la volée
Vous avez un document dans une langue étrangère ? Téléchargez-le sur Google Drive, ouvrez-le (en tant que document Google), cliquez sur Outils > Traduire le document . Vous obtiendrez un document en double dans la langue de votre choix.
Type de voix dans Docs
Ouvrez un tout nouveau fichier Google Doc vierge pour le traitement de texte sur le bureau, et si votre ordinateur dispose d'un microphone, vous avez la possibilité de faire Voice Typing . Trouvez-le dans le menu Outils ou appuyez sur Ctrl+Maj+S. Il place une icône de microphone à côté du document - cliquez dessus pour parler, et ce que vous dites apparaît dans le document. L'icône du microphone devient rouge et obtient un contour cible lorsqu'elle vous entend.
Google a fait beaucoup pour perfectionner la reconnaissance vocale et la dictée au cours des dernières années et cela fonctionne très bien. Non seulement pour écrire ce que vous dites (y compris la ponctuation de base, dites « point » lorsque vous terminez une phrase, par exemple), mais également pour apporter des corrections et des modifications de mise en forme par la voix, et pour naviguer dans le document sans toucher la souris. La liste des langues prises en charge va bien au-delà de l'anglais américain. Cependant, cela censurera votre malédiction avec des astérisques - vous devrez retaper cette merde plus tard.
Perfectionnez votre recherche de fichiers
Vous recherchez un fichier ou un document spécifique dans Google Drive ? Google a les éléments de recherche, donc c'est généralement facile. Si vous devez effectuer une recherche avancée, ouvrez les options pour le faire avec la flèche vers le bas dans la zone de recherche. À partir de là, recherchez le type de fichier, le propriétaire, s'il est suivi ou supprimé, quand il a été modifié pour la dernière fois, avec qui il est partagé, et plus encore.
Mieux encore, utilisez le traitement du langage naturel lorsque vous effectuez une recherche dans Drive. Cela signifie que vous pouvez ignorer les opérateurs de recherche ésotériques et essayer quelque chose comme "trouver mes minutes de réunion de vente de juillet dernier".
Colorisez vos dossiers
Cela aide à garder les dossiers en ordre, mais parfois vous voulez juste attirer votre attention sur les dossiers les plus utilisés par, par exemple, un choix de couleur. Google Drive offre un arc-en-ciel de choix. Faites un clic droit sur n'importe quel dossier et sélectionnez Changer de couleur pour obtenir le menu.
Obtenez un nouveau Outlook
Si vous utilisez Outlook.com ou l'application Outlook pour iOS ou Android, vous n'êtes pas limité à l'utilisation de Microsoft OneDrive pour accéder aux fichiers dans le cloud. Vous pouvez également les obtenir depuis Dropbox, Box, Facebook et, oui, Google Drive également.
Protéger des cellules spécifiques
Vous pouvez configurer la protection d'une feuille de calcul entière dans une feuille Google à l'aide de Outils > Protéger la feuille , même si vous partagez la feuille. Cependant, encore plus granulaire et utile, est la possibilité de protéger uniquement des sections de données. Sous Données > Protéger les feuilles et les plages , vous pouvez définir la plage de cellules que personne d'autre que vous ou vos élus ne peut toucher.
Trouver plus de polices
Si vous pensez que les choix de polices dans les documents Google Drive limitent votre créativité, ajoutez-en d'autres. Dans le menu Police (sur la barre d'outils), le premier choix est Plus de polices . La boîte de dialogue qui s'affiche vous permet d'afficher les polices par type, comme l'écriture manuscrite, l'espacement fixe, l'empattement ou le sans empattement ; vous pouvez ensuite trier par popularité ou date d'ajout ou tendance. Recherchez un nom de police spécifique. Ensuite, mettez une coche à côté de toute police à laquelle vous souhaitez accéder rapidement à partir du Doc lui-même. Les polices ne sont pas spécifiques à un document. Si vous en choisissez une nouvelle, elle est alors disponible sur tous vos Google Docs, Sheets et Slides. Toutes les polices de Google sont visibles sur fonts.google.com, mais toutes ne sont pas disponibles dans Google Drive.
Organisez ce lecteur
Si vous êtes un utilisateur sérieux de Google Drive, vous y êtes probablement depuis assez longtemps pour transformer le contenu de votre Drive en un désordre compliqué. Si tel est le cas, consultez 7 étapes simples pour nettoyer votre Google Drive.
