12 conseils pour créer une équipe de commerce électronique productive - Brightpearl x Traqq

Selon Statista, les ventes au détail du commerce électronique devraient augmenter de 50 % pour atteindre environ 7 400 milliards de dollars d'ici 2025. Avec un nombre d'acheteurs numériques atteignant plus de 2 milliards en 2021, les achats en ligne ne ralentiront pas de si tôt.

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Lorsqu'elle est bien faite, une entreprise de commerce électronique peut être très rentable et gratifiante. Cependant, toutes les entreprises de commerce électronique ne prospèrent pas - seules celles qui disposent des ressources et de l'infrastructure appropriées réussissent dans ce domaine hautement concurrentiel.

Alors, comment gérer efficacement les ressources humaines de votre entreprise pour assurer une productivité constante et inébranlable ?

Continuez à lire pour le savoir.

Pourquoi créer une entreprise de commerce électronique?

Avant de parler des conseils pour développer une équipe de commerce électronique performante et productive, parlons de l'importance du commerce électronique pour les entreprises.

Les dernières statistiques révèlent que la facilité et la commodité des achats en ligne sont parmi les principales raisons pour lesquelles les gens achètent en ligne. Mais ce n'est pas tout. Parmi les autres facteurs qui poussent davantage de personnes à effectuer des achats en ligne, citons :

• Livraison gratuite, ce qui entraîne des économies de coûts
• Politiques de retour faciles
• Coupons et réductions
• Processus de paiement rapide
• La possibilité de lire les avis et les commentaires des autres clients

La création d'une plateforme de commerce électronique offre un large éventail d'opportunités aux propriétaires d'entreprise. De la possibilité d'étendre leur portée sur le marché, de générer plus de ventes et d'exploiter de nouvelles opportunités de marché, le commerce électronique est facilement évolutif.

De plus, grâce à des mesures réelles du comportement et de l'engagement des consommateurs, vous pouvez développer votre entreprise en fonction de leurs besoins spécifiques. Sans parler de la possibilité d'introduire de nouveaux produits, fonctionnalités et options de paiement à mesure que votre site se développe.

Tout cela ne peut être possible que si votre équipe de commerce électronique peut vous aider à créer un site convivial et optimisé qui offre aux consommateurs des services personnalisés.

Comment créer une équipe de commerce électronique productive

Maintenant, avant de commencer à constituer votre équipe, vous devez prendre en compte quelques facteurs :

Déterminez les besoins de votre entreprise

Chaque entreprise est unique et nécessitera donc une approche différente. Commencez par identifier les besoins spécifiques à votre entreprise. Par exemple, traitez-vous quotidiennement des centaines de commandes clients ? Ensuite, vous voudrez peut-être embaucher une personne ayant de l'expérience dans le traitement des commandes groupées pour assurer la livraison des colis dans les délais.

L'identification de ces besoins vous aidera à déterminer le nombre d'employés dont vous avez besoin pour atteindre avec succès vos objectifs à court et à long terme.

Connaître la taille de votre effectif

Vous voudrez savoir pour quels rôles embaucher, quand embaucher, combien d'employés doivent être sur place (si nécessaire) ou si votre équipe doit être entièrement distante. Bien sûr, la taille de votre personnel sera affectée par plusieurs facteurs, tels que :

• Revenu des ventes. Pouvez-vous vous permettre d'embaucher et de maintenir du personnel supplémentaire? Si ce n'est pas le cas, vous pouvez explorer d'autres pistes.
• Objectifs de l'organisation. Quels sont les plans d'affaires stratégiques de votre entreprise à long terme ? Quels sont les objectifs de l'entreprise et quels sont les paramètres clés qui peuvent vous aider à maintenir une structure de personnel efficace ?
• Personnel actuel. Lorsque vous analysez le personnel actuel, voyez-vous des lacunes à combler ? Y a-t-il des employés qui approchent de la retraite ou des congés de maternité/paternité ? Sont-ils suffisamment compétents dans leur rôle ou doivent-ils être remplacés ?
• Croissance attendue de l'activité. Si vous prévoyez d'augmenter le nombre de lancements de produits, vous aurez peut-être besoin de personnel supplémentaire pour assurer le bon déroulement des opérations.
• Besoins futurs en personnel. L'analyse des tendances en matière de rotation du personnel, de congés de maternité/paternité et de départ à la retraite peut vous aider à repérer des modèles dans vos besoins en personnel. L'utilisation de données historiques vous aidera à déterminer quand vous avez besoin de personnel supplémentaire ou quand réduire vos effectifs.

Étant donné que votre entreprise est principalement en ligne, investir dans de nouvelles technologies pourrait aider à réduire les besoins en personnel grâce à l'automatisation et à l'amélioration de l'efficacité. Essentiellement, vos besoins en personnel seront dictés par divers aspects touchant votre entreprise.

Déterminez vos besoins en recrutement

Si vous êtes une marque de commerce électronique de taille moyenne ou grande, vous gagnerez beaucoup de temps si vous investissez dans une équipe RH pour gérer les besoins d'embauche et de formation des employés. Sinon, vous devrez créer du temps pour trouver les bonnes recrues et les former.

Trouver des spécialistes du commerce électronique ne va pas être facile. Tout d'abord, vous devez identifier les pénuries de talents, déterminer votre budget, créer une description de poste et la publier. En plus de cela, vous avez la tâche difficile de trouver une location de bonne qualité.

Supposons que votre objectif soit de développer des ventes directes à partir de votre site Web. Vous récolterez plus d'avantages si vous embauchez quelqu'un avec des compétences éprouvées en marketing par courriel.

Savoir quoi faire en interne et quoi externaliser

Chaque fois qu'une opportunité de réduire les coûts se présente, envisagez de la saisir. Par exemple, embaucher des professionnels UX externes pour garder votre site Web attrayant et facile à naviguer et externaliser les processus d'expédition à des fournisseurs de services de dropshipping peut vous faire gagner du temps et de l'argent.

Construire une entreprise de commerce électronique efficace nécessite un investissement important dans les ressources humaines. Par conséquent, évaluez vos processus et déterminez quoi et quand externaliser ou quand agrandir votre équipe.

Conseils pour vous aider à bâtir une équipe productive

Dans cet esprit, voici quelques conseils pour constituer une équipe de commerce électronique efficace et productive.

1. Embauchez les bonnes personnes pour chaque rôle

Tout d'abord, votre parcours vers le succès commence par l'embauche des bonnes personnes pour remplir les différents rôles au sein de votre entreprise. Considérant que les magasins qui ont au moins un compte social réalisent 32% de ventes en plus que ceux qui n'en ont pas, vous ne voulez pas embaucher la mauvaise équipe pour gérer votre marketing sur les réseaux sociaux, par exemple.

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Gardez à l'esprit que si un client rencontre une expérience négative sur votre site Web mobile, il est moins susceptible d'acheter auprès de votre entreprise à l'avenir. Étant une industrie compétitive, vous n'avez pas de place pour les erreurs et les performances médiocres.

Peu importe d'où vos employés travaillent (sur site ou à distance), il est avantageux de n'embaucher que des membres d'équipe expérimentés et qualifiés qui sont taillés pour le travail. Dans le même ordre d'idées, envisagez de concevoir un processus d'intégration efficace qui vous aidera à familiariser rapidement un nouveau membre de l'équipe.

Alors, comment embauchez-vous les bonnes personnes pour votre entreprise de commerce électronique ?

• Définissez la culture et les valeurs de votre marque. La première étape consiste à examiner votre entreprise et à déterminer où vous avez besoin d'une paire de mains supplémentaires. De quoi votre entreprise a-t-elle le plus besoin actuellement ? Par exemple, si vous passez près de 80 % de vos commandes d'expédition quotidiennes, cela suggère fortement que vous devez embaucher quelqu'un pour optimiser votre processus d'expédition. Alternativement, vous pouvez envisager de sous-traiter à un service d'exécution tiers.
• Créez une description de poste détaillée qui communique clairement les exigences du poste. Élaborez une stratégie de recrutement qui inclut des détails tels que ce qui déterminera le succès d'un candidat. N'oubliez pas d'indiquer le salaire dans la description de poste pour donner le rythme des négociations.
• Trouver les bonnes personnes. Lorsque vous cherchez quelqu'un à embaucher, les références sont votre meilleur ami. Consultez vos amis qui gèrent des entreprises en ligne pour voir si vous pouvez trouver la bonne personne. Cependant, ce n'est pas parce qu'un candidat est fortement recommandé que vous ne devez pas faire preuve de diligence raisonnable. Interviewez-les avant de prendre une décision.
• Préparez un entretien bien structuré. Envisagez d'utiliser le chat vidéo pour voir le candidat potentiel en action. Impliquez les employés actuels dans le processus de recrutement et d'embauche pour déterminer si le nouvel employé convient le mieux aux autres membres de votre équipe. Cela donne aux parties prenantes la possibilité de donner leur avis sur le candidat.
• Soyez à l'affût des drapeaux rouges. Les gens publient toujours de belles choses sur eux-mêmes, et toutes ne sont pas vraies. C'est pourquoi vous devez faire attention aux signaux d'alarme tels qu'une mauvaise préparation, un manque d'intérêt pour les objectifs et la mission de l'entreprise, un manque de transparence, trop d'autosuggestion, etc.
• Effectuez une vérification des antécédents pour vous assurer qu'il n'y a pas de signaux d'alarme sérieux avant d'embarquer le nouvel employé. Vous voulez être sûr de prendre la bonne décision.
• Investir dans le développement personnel. Le commerce électronique est une industrie en évolution rapide, et vous devez continuellement apprendre et vous développer pour suivre l'évolution des tendances et des exigences de l'entreprise. Aider votre équipe à se tenir au courant des tendances modernes garantira à son tour le bon fonctionnement de votre entreprise.

2. Fournir une formation et une éducation

Embaucher la bonne équipe ne suffit pas. La formation et le développement continus sont nécessaires pour que votre entreprise reste pertinente dans le monde des affaires en constante évolution. Offrir à votre personnel des opportunités d'évolution de carrière l'empêche d'atteindre le plafond.

Celles-ci peuvent aller de webinaires, organiser des dîners de mise en réseau ou les inscrire à des cours de certificat (en ligne).

Ces opportunités d'apprentissage motivent vos employés à rester, en plus de leur donner les moyens de continuer à exceller dans leur rôle. Parmi les autres incitations à envisager, citons :

• Rémunération compétitive
• Promotions
• Abonnement à la salle de sport
• Récompenses monétaires basées sur les résultats des ventes

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N'oubliez pas qu'une équipe heureuse est une équipe productive, et investir dans des initiatives qui les intéressent peut être une excellente source de motivation.

3. Construire une équipe équilibrée

Lorsque vous construisez votre équipe de commerce électronique, l'équilibre est la clé. Bien que ce ne soit pas facile à réaliser, efforcez-vous d'équilibrer l'expertise frontale et dorsale. Même si vous avez la meilleure équipe créative, s'il y a des retards dans l'expédition des commandes, vous perdrez des consommateurs.

De même, si votre équipe a aidé à créer un site Web exceptionnel, intuitif et qui fonctionne bien, mais avec un marketing médiocre, les gens sont moins susceptibles de le trouver. Pour assurer une entreprise durable où toutes les équipes travaillent de manière transparente, vous devez trouver le bon équilibre.

4. Développer une culture de confiance

Une étude du Workforce Institute souligne que 58 % des employés déclarent qu'un manque de confiance affecte leurs choix de carrière. Si vous souhaitez bâtir une équipe efficace, engagée et collaborative, favorisez une culture de confiance sur le lieu de travail.

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Construire une équipe où la confiance prospère peut être bénéfique pour votre entreprise :

• La fidélité et la rétention des employés augmenteront
• Le stress et l'épuisement professionnel des employés seront au minimum
• Vous donnez aux membres de l'équipe les moyens de prendre des décisions
• Vous constaterez une augmentation de la productivité et de l'engagement

Mais comment instaurer la confiance au travail ?

• Assurez-vous qu'il y a une sécurité psychologique. Les employés se sentiront plus autonomes s'il y a transparence et ouverture dans l'expression de leurs opinions. Lorsque vous créez un environnement qui donne aux employés le sentiment que leurs idées comptent et sont appréciées, ils se sentiront respectés et feront partie de l'équipe. À la fin, ils deviendront plus engagés.
• Assurer une communication transparente avec les employés. Un lieu de travail qui favorise une communication plus transparente permet aux membres de l'équipe d'être plus dignes de confiance et collaboratifs. Il favorise également l'innovation et la créativité.
• Partagez des informations cruciales sur l'entreprise avec les employés. Un excellent moyen de montrer que vous appréciez le soutien et la contribution des membres de l'équipe est de partager des informations importantes sur l'entreprise, surtout si cela les concerne. Prendre des décisions à part et partager les résultats ne sera pas considéré comme une décision inclusive et pourrait entraîner du ressentiment, ou pire, une augmentation du chiffre d'affaires.
• Assurez-vous que votre leadership est accessible. Un bon leadership a un impact positif sur la performance des employés. Un leader qui motive les membres de son équipe, donne l'exemple, écoute et agit en fonction des commentaires, et a une politique de porte ouverte est plus susceptible de construire une culture de confiance. En tant que leader, vous devez vous efforcer de tirer le meilleur parti des membres de votre équipe et de maintenir une relation employeur-employé saine.
• Adoptez l'approche centrée sur les employés. Une entreprise qui encourage la communication ouverte et la rétroaction, offre une sécurité psychologique et encourage l'innovation est plus susceptible de gagner la confiance des employés qu'une autre qui ne le fait pas. Une approche centrée sur l'employé donne la priorité aux besoins de la main-d'œuvre et promeut la question « comment allons-nous y parvenir ensemble ? » état d'esprit.
• Activer une communication peer-to-peer efficace. La promotion d'une communication efficace entre pairs sur le lieu de travail engendre une culture de relations mutuellement respectueuses, ce qui peut stimuler l'engagement et la productivité.

5. Établir des attentes et des objectifs clairs

Que votre équipe travaille à partir d'un emplacement central ou à distance, vous devez rationaliser vos opérations. C'est pourquoi vous devez définir des attentes claires pour toute votre équipe dès le départ.

De cette façon, chaque membre de l'équipe saura exactement ce qu'on attend de lui dès le début. De plus, les objectifs et les attentes établiront le type d'environnement et les conditions dans lesquelles votre équipe travaillera.

Par exemple, faites savoir à vos employés quand pointer à l'arrivée et à la sortie, si vous autorisez les heures supplémentaires (et la limite), quand communiquer sur les jours de maladie, etc. S'il s'agit d'employés rémunérés à l'heure, combien d'heures sont-ils autorisés à enregistrer par jour ?

Envisagez de mettre en place un système fiable d'horloge d'arrivée et de sortie qui vous aidera à surveiller l'assiduité des employés et à les informer de l'existence du système. Vous voulez savoir qui travaille et qui est en vacances afin de mieux gérer la charge de travail pour éviter que certains membres ne se surmènent.

6. Engagez un gestionnaire

Si vous laissez chaque membre de l'équipe être en charge, vous pouvez être sûr de rencontrer des problèmes lors de l'exécution des opérations. Tout comme un magasin physique a besoin d'un gestionnaire, il en va de même pour votre boutique en ligne. L'une des premières étapes pour assurer une équipe efficace et productive est de nommer un responsable pour superviser toutes les opérations commerciales.

Entre autres, le gestionnaire guidera et dirigera votre équipe et s'assurera de la bonne utilisation des ressources. Vous n'avez pas besoin d'embaucher un gestionnaire à temps plein ou même une équipe à plein temps. Néanmoins, tant que vous avez une équipe, vous aurez besoin de quelqu'un pour les superviser.

Plus important encore, définissez les responsabilités et les rôles spécifiques du gestionnaire, qui comprennent :

• Gérer votre équipe de commerce électronique et leurs rôles
• Gérer les communications, les services et les processus de l'entreprise
• Reporting à la haute direction
• Suivi, analyse et amélioration des stratégies de vente en ligne

7. Donnez de l'autonomie aux membres de l'équipe

Quelque chose que les créatifs et les spécialistes n'aiment pas, c'est d'être dérangé toutes les deux secondes. Une surveillance constante et une liberté trop limitée dans ce qu'ils peuvent faire peuvent affecter leur moral, ce qui aura un impact négatif sur leur productivité.

Faire confiance à votre équipe et avoir confiance en ce qu'ils font facilitera la vie de tous. Par conséquent, offrez des horaires flexibles et des opportunités à distance, et tirez parti des solutions de surveillance à distance pour suivre les performances et les niveaux d'activité d'un individu.

N'oubliez pas que vous avez sélectionné les candidats les plus qualifiés et les plus expérimentés lors du processus d'embauche. Alors, faites-leur confiance pour faire leur travail.

8. Concevoir des workflows personnalisés

Tout d'abord, vous devez comprendre les habitudes de travail de chaque membre de l'équipe. Quand sont-ils les plus productifs ? Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Une fois que vous savez cela, travaillez en étroite collaboration avec eux pour personnaliser les flux de travail de manière à maximiser leur productivité.

Par exemple, pour assurer une gestion efficace des tâches, préparez une liste des tâches de la semaine à l'avance pour chaque membre de l'équipe. Si vous avez de grands projets, divisez-les en plus petits morceaux et répartissez ces tâches en conséquence.

Vous pouvez regrouper les tâches en jalons, hiérarchiser les tâches en fonction des plus importantes et définir des délais. La création d'un flux de travail de gestion des tâches pour toute la semaine facilite la planification et réduit la perte de temps liée à la prise de décision.

Assurez-vous d'inclure des collègues dans le processus de prise de décision pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'exécution des tâches.

Laisser chacun travailler sur ce qu'il fait le mieux et quand il est à son meilleur garantira une meilleure collaboration et de meilleures performances.

9. Tirez parti de la bonne technologie pour une meilleure efficacité

Le rôle de la technologie dans le commerce électronique ne fait aucun doute. Les données de Statista montrent que les téléphones mobiles ont représenté 72 % des visites de sites de vente au détail au Royaume-Uni au cours du deuxième trimestre de 2022. 66 % ont été utilisés pour passer des commandes en ligne.

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De la rationalisation des flux de travail et de la gestion des paiements au traitement des commandes d'expédition, vous n'avez pas à tout faire manuellement. La technologie vous permet de répondre aux demandes des clients, de satisfaire leurs besoins et d'effectuer des livraisons dans les délais.

De plus, le bon logiciel rendra votre travail et celui de vos employés plus efficace et leur vie plus facile.

Considérez un outil de suivi du temps, par exemple. Il vous permet de suivre la façon dont vos employés passent le temps de l'entreprise et de surveiller l'avancement et les performances du projet. Le suivi de l'utilisation du temps améliore la visibilité du flux de travail et offre des données pertinentes qui fournissent une intelligence économique qui peut vous aider à prendre des décisions percutantes.

Un autre domaine où la technologie est utile est la collaboration en équipe. Avec l'augmentation du travail à distance, la technologie permet d'assurer une collaboration numérique transparente. À l'aide de services de stockage dans le cloud comme Google Drive et de systèmes de gestion de projet comme Asana, les responsables peuvent facilement se connecter avec les membres de l'équipe, attribuer des tâches et vérifier l'avancement des travaux en temps réel.

De même, un système de gestion des stocks vous permet de rendre viables les ventes omnicanales. Parmi les autres types de technologies qui ont permis aux entreprises de commerce électronique de connaître un tel succès, citons :

• AI (intelligence artificielle), qui aide à personnaliser l'expérience des acheteurs
• Les chatbots, qui aident à fournir des services aux clients 24h/24 et 7j/7
• Services de paiement mobile, qui rationalisent les processus de paiement pour les clients

10. Établissez des priorités et tenez votre équipe informée

Vous pouvez promouvoir des flux de travail rationalisés en configurant des procédures quotidiennes, telles que des tâches quotidiennes pour chaque membre de l'équipe. De cette façon, non seulement vous éliminerez le désordre dans l'esprit de vos employés, mais vous les aiderez également à se concentrer sur les bonnes priorités.

En conséquence, le gaspillage de temps et de ressources sera réduit au minimum et il n'y aura pas de retards. Parfois, des demandes urgentes peuvent arriver et vous devrez peut-être réaffecter des tâches. Assurez-vous simplement de communiquer clairement les changements à temps et de fixer des délais raisonnables.

11. Offrir des commentaires aux employés

En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez qu'il est essentiel d'écouter les plaintes des clients et d'agir en conséquence pour promouvoir la croissance de l'entreprise. Il en va de même pour la fidélisation des employés et la stimulation de l'engagement.

Selon Forbes, 74 % des employés font leur travail plus efficacement lorsqu'ils se sentent entendus. Négliger les employés peut entraîner un désengagement et une faible productivité. N'oubliez pas que les employés jouent un rôle crucial dans l'entreprise et que s'ils ne sont pas satisfaits, les clients ne le seront pas et votre entreprise en souffrira.

Par conséquent, trouvez des stratégies pour permettre à vos employés de se sentir écoutés. Une stratégie efficace est la rétroaction, qui va dans les deux sens - vous apprendrez quels processus ne fonctionnent pas pour votre équipe et apporterez des modifications. De même, les employés peuvent apprendre de leurs erreurs et éviter d'éventuels malentendus.

Assurez-vous d'écouter activement ce que vos employés ont à dire, car cela les fait se sentir valorisés et importants. Si votre équipe est distante, trouvez les meilleurs canaux de communication comme Slack ou Microsoft Teams pour leur permettre de partager leurs opinions.

12. Réévaluez vos processus de travail et vos besoins commerciaux

Au fur et à mesure que vous évoluerez, le nombre de personnes dont vous aurez besoin pour gérer votre entreprise de commerce électronique augmentera de façon exponentielle. Les besoins de recrutement de votre entreprise changeront en fonction de son ampleur et des produits/services que vous vendez. Un outil de gestion des ressources humaines fiable peut vous faire gagner un temps précieux qui pourrait être consacré à la recherche des bonnes personnes.

De plus, vous devez réévaluer vos processus de travail et abandonner ceux qui ne fonctionnent pas bien pour votre entreprise. N'oubliez pas d'impliquer vos employés lors de l'examen des flux de travail et des opérations commerciales avant de mettre en œuvre des modifications.

Emballer

Pour gérer et maintenir une entreprise de commerce électronique efficace, vous devez lui accorder toute l'attention dont elle a besoin. Tout commence par une équipe en qui vous pouvez avoir confiance et dont les objectifs correspondent à ceux de votre entreprise.

Une bonne gestion d'équipe n'est qu'une des nombreuses étapes que vous suivrez pour préparer votre entreprise de commerce électronique au succès.

Peter Gichuki est rédacteur en technologie et marketing chez Traqq. Il a une formation en marketing, en blogging et en création de contenu numérique et fournit des services de rédaction et d'écriture fantôme. Il croit en l'amélioration de soi et essaie toujours d'apprendre quelque chose de nouveau. Lorsqu'il n'écrit pas, Peter aime nager, faire du vélo et faire de la randonnée.