6 razones por las que su empresa necesita usar video ahora

Si aún no lo ha hecho, deje que este sea el momento en que descubra que la comunicación por video es una de las herramientas más útiles del trabajo moderno.

Estoy seguro de que valdrá la pena su tiempo.

El último año nos obligó a muchos de nosotros a salir de la oficina y a trabajar en entornos remotos donde tuvimos que encontrar nuevas formas de mantener la productividad y el compromiso que ofrece la ubicación compartida.

El uso de videos en el trabajo surgió como una de las mejores formas de hacerlo.

Ahora que nos enfrentamos a un regreso inminente a las oficinas, es bueno considerar lo que podríamos querer conservar de los días de trabajo en oficinas en el hogar, dormitorios libres, sótanos y comedores.

El video como herramienta de comunicación diaria podría ser una de esas cosas.

Aquí hay seis razones por las que, incluso una vez que regrese a la oficina, su empresa necesita usar video todos los días.

1. Crear un propósito y entendimiento compartidos

El propósito común es crítico para alcanzar las metas organizacionales. Inculcarlo en todo un equipo o empresa requiere una comunicación clara y coherente, comenzando con el director ejecutivo y los líderes sénior, hasta llegar a la gerencia.

Cuando los empleados comprenden el propósito, los objetivos, los mensajes y el posicionamiento en el mercado de una empresa u organización, están mejor equipados para abordar sus roles funcionales.

El uso de videos para difundir información importante es una de las mejores maneras de hacer crecer el tipo de entendimiento común que eleva a las organizaciones.

Las reuniones, los correos electrónicos, los escritos y las conversaciones pueden ser efectivos, pero cada uno tiene sus inconvenientes. La gente se desconecta durante las reuniones y presentaciones. Los correos electrónicos y los documentos a menudo se hojean en busca de detalles importantes. Y si bien las conversaciones son excelentes, no puede confiar en la espontaneidad cuando se trata de evangelizar información de misión crítica.

Grabar un video y compartirlo con su equipo o empresa combina la formalidad y el poder de una reunión con la flexibilidad de un documento o correo electrónico.

Un video le permite empaquetar mucha información en un paquete fácil de consumir.

Por ejemplo, un video es excelente para diseñar una estrategia comercial en una presentación. O puede combinar datos e información de tableros y sistemas a los que no todos pueden acceder o saben cómo usar.

Otro gran uso es demostrar procesos que todos en un equipo o dentro de un departamento deben dominar.

Por otro lado, el video permite a los empleados, miembros del equipo y socios consumir información en su propio tiempo, a su propio ritmo.

Si pierden una porción, pueden volver a ejecutarla. Si quieren acortar un poco el tiempo de reproducción, pueden reproducir el video a una velocidad de 1,5x.

Y, más tarde, si están trabajando en un proyecto y necesitan un recordatorio, pueden volver al video, refrescar su memoria y continuar trabajando.

2. La claridad mejorada aumenta la calidad del trabajo y minimiza el tiempo de finalización

Si bien el objetivo siempre es hacer un buen trabajo en menos tiempo, a menudo parece que tenemos que elegir entre los dos. “¿Quieres que se haga rápido o quieres que se haga bien?”, dice el viejo adagio.

El uso de videos para explicar ideas y tareas o para brindar comentarios puede eliminar la necesidad de elegir, lo que ayuda a las empresas a completar el trabajo más rápido y con un mayor grado de calidad.

La especificidad y claridad de un video corto supera incluso a la de los correos electrónicos más elocuentes porque la mayoría de las personas entienden mejor la información cuando se presenta visualmente.

No hay duda de a qué te refieres cuando el destinatario puede verlo en su pantalla mientras escucha tu explicación.

Todo equivale a menos rondas de trabajo antes de que se complete un proyecto o tarea y menos errores por falta de comunicación.

3. Aproveche al máximo las herramientas por las que paga su empresa

La mayoría de las organizaciones invierten en herramientas y sistemas que les permiten realizar negocios eficientes y realizar un seguimiento del rendimiento.

Idealmente, tantas personas como sea posible tengan acceso a los conocimientos proporcionados por estos servicios, si no a las propias herramientas.

El problema puede ser que el conocimiento de cómo acceder a ellos y usarlos no siempre es universal.

Siempre hay empleados que pueden manipular los sistemas y obtener información crítica, pero dejar todo en manos de los expertos puede crear cuellos de botella y problemas de carga de trabajo.

Puede usar el video para romper el dique de la experiencia de dos maneras.

Primero anime a los expertos a crear videos que expliquen o recorran los tableros, las interfaces y los datos a los que saben cómo acceder.

En segundo lugar, haga que los expertos creen videos que demuestren cómo acceder a la información y los conocimientos. Los colegas que vean estos videos aprenderán los procesos y técnicas y mejorarán sus propias habilidades.

Democratizar la información y las habilidades asociadas con las herramientas en las que su organización gasta dinero produce un mayor retorno de la inversión y mejora el rendimiento de los empleados y la empresa.

4. Reducir el estrés inducido por una mentalidad de “siempre en línea”

Llega un correo electrónico y suena la computadora. Luego viene otro mensaje instantáneo y suena un timbre. Seguido de otro mensaje o correo electrónico, todo mientras estás en una videollamada o reunión.

Puede ser una experiencia abrumadora y la mentalidad de "siempre disponible" crea la necesidad de abordar todo de inmediato.

El uso de video puede crear un flujo de comunicación manejable al eliminar la necesidad de participar inmediatamente en una videollamada o responder preguntas.

En algunos casos en los que una llamada sería útil, un video es igual de efectivo. La conveniencia de usar video es que no todos deben estar disponibles al mismo tiempo.

Una persona crea y comparte un video, y aquellos que necesitan la información pueden verlo cuando tienen tiempo.

La flexibilidad alivia el estrés y, con el tiempo, puede ayudar a los empleados a sentirse más cómodos a medida que avanzan en los ajetreados días de trabajo.

5. Menos conversación, más ejecución

Pasamos mucho tiempo hablando en el trabajo. En términos generales, eso es algo bueno. La discusión es donde se forman las ideas, se establecen los planes y se toman las decisiones.

Pero se puede hablar demasiado.

Como cuando intenta determinar algo a través de mensajes de texto o correo electrónico, que a menudo se convierte en un interminable ir y venir de hacer una pregunta, recibir una respuesta aclaratoria y luego hacer una pregunta posterior.

En cambio, las imágenes y los videos atraviesan la niebla para brindar respuestas claras con poco espacio para malas interpretaciones.

Crear un video corto con Snagit casi siempre es más rápido que intentar explicarlo con texto.

La mejor manera de hacer que esto suceda es ser tú mismo la chispa. Comience a usar Snagit para dar su opinión o presentar nuevas ideas. Con el tiempo, otros verán la conveniencia y probablemente comenzarán a usar el video ellos mismos.

6. Cierra la distancia entre empleados remotos

En el pasado, cuando surgía una pregunta, podía levantarse, caminar unos cuantos escritorios hacia abajo y preguntarle a un colega. No tanto cuando todos trabajamos desde diferentes lugares.

Ahora, cuando surge esa pregunta, muchos sienten una punzada de ansiedad al considerar cómo explicarán el contexto para que su colega pueda brindar una respuesta adecuada. Incluso puede surgir una sensación de aislamiento.

El uso de videos para explicar y hacer preguntas recrea la dinámica fácil y la conexión de estar en la oficina.

Graba un video corto con Snagit.

Luego, utilizando uno de los muchos resultados compartidos, envíelo a un colega a través de un canal de comunicación de la empresa, como Slack. Los compañeros de trabajo pueden ver fácilmente el video y brindar la respuesta necesaria, quizás con un video propio.

Es tan bueno como sentarse uno al lado del otro sin la interrupción o, ya sabes, la necesidad de estar en el mismo edificio.

Pensamientos finales

Pandemia, no pandemia, trabajo remoto y las prácticas desarrolladas mientras ha sido una norma no van a desaparecer solo porque podamos regresar a nuestros edificios de oficinas.

Tenemos nuevos ritmos, rutinas y flexibilidad, desarrollados para adaptarse y, para muchos, hacer que el trabajo remoto sea una experiencia mejor que la que alguna vez fue el trabajo de oficina.

La mayoría de los empleadores reconocen este y otros beneficios del trabajo remoto. Como resultado, buscan lograr un nuevo equilibrio entre la oficina y el trabajo remoto.

Entonces, incluso cuando volvamos a nuestros antiguos espacios de trabajo, una de las mejores maneras para que las empresas naveguen por una nueva era de formatos de trabajo flexibles será aprender a usar el video como una herramienta de comunicación efectiva.

Preguntas más frecuentes