Por qué una ayuda laboral podría ser lo mejor que necesita con Dawn Mahoney

¿Podría una ayuda de trabajo ser la solución de aprendizaje que ayude a su negocio?

Capacitar a sus empleados con la información que necesitan para subir de nivel es una parte integral de la gestión del personal y la gestión de un negocio exitoso. Cuando identifica áreas problemáticas o lagunas en el conocimiento, solo se necesita una búsqueda rápida en Google para descubrir la variedad de opciones disponibles para educar a sus empleados.

Los cursos en línea y el aprendizaje electrónico son formas populares de capacitación. Pero, ¿son los más adecuados para enseñar la información que necesitas que sepan tus empleados?

Los cursos de capacitación y las soluciones de aprendizaje electrónico no siempre son la panacea. A menudo, estas son respuestas costosas y que requieren mucho tiempo para un problema, y ​​dependiendo de lo que sus empleados necesiten saber, podría ser una pérdida de tiempo y dinero.

Antes de invertir en cualquier solución de aprendizaje, considere lo que sus empleados necesitan saber. ¿Se podría enseñar con algún material ilustrativo? ¿Los usuarios necesitan acceso frecuente a materiales fáciles de leer en lugar de algo que necesitan memorizar?

Si la respuesta a cualquiera de estas es sí, lo que podría necesitar es una ayuda de trabajo.

Las ayudas de trabajo pueden ser fundamentales para ayudar a las personas a aprender cómo completar las tareas. En esta publicación, Dawn Mahoney comparte sus consejos para crear ayudas de trabajo que funcionen mejor para su negocio.

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Dawn es la fundadora de Learning In The White Space y una de las principales autoridades en facilitación de capacitación y diseño instruccional. Sabe tanto sobre las ayudas para el trabajo que ha creado un curso para ayudarlo a utilizarlas en su negocio, " No todo tiene que ser un curso: ayudas para el trabajo ".

¿Qué es una ayuda laboral?

Una ayuda de trabajo, también conocida como "hoja de referencia", es cualquier material que le ayude a completar una tarea.

Dawn cree que las ayudas de trabajo son herramientas esenciales para empoderar a las personas con información útil para realizar tareas de forma independiente. No tienen que ser formales ni creados en ningún software especial. Solo tienen que ayudar al usuario a través de un proceso con éxito y de la forma más sencilla posible.

Probablemente ya esté utilizando ayudas de trabajo y ni siquiera lo sepa. Una ayuda de trabajo puede venir en forma de una nota adhesiva virtual en la pantalla de su computadora, recordándole cuál es la contraseña de inicio de sesión de su computadora. Podrían ser las instrucciones de ensamblaje en papel que detallan cómo construir ese nuevo escritorio para su oficina en casa. Puede ser una lista de verificación, una infografía, una aplicación, una copia impresa, una nota garabateada en una hoja de papel; todo esto tiene el potencial de funcionar como una ayuda de trabajo efectiva.

Las ayudas de trabajo se usan una y otra vez y brindan valor a un usuario que regresa. Diseñado para ser deliberadamente fácil de entender y rápido de usar. Dawn enfatiza que, lo que es más importante, las ayudas de trabajo deben ser de fácil acceso cuando sea necesario.

Cuando necesite ayudas de trabajo (no un curso de capacitación)

El tipo de material de aprendizaje que necesita depende completamente de lo que desea que sepan sus usuarios.

Las ayudas de trabajo son mejores para:

• Procesos que son difíciles o innecesarios de memorizar
• Información independiente
• Información que no necesita muy a menudo

La gente a menudo piensa que un curso cerrará las brechas en el conocimiento de sus empleados, pero debe considerar la aplicación de la información antes de buscar una solución. Si necesita ayudar a los usuarios a seguir un proceso para iniciar sesión en un programa de computadora, ¿es necesario llevarlos a través de un curso de capacitación que requiere mucho tiempo? ¿O sería suficiente una hoja de instrucciones con capturas de pantalla etiquetadas y relevantes?

Las ayudas de trabajo no siempre tienen que ser independientes de los cursos de capacitación; pueden ser complementos útiles. Sin embargo, el consejo de Dawn es que las ayudas de trabajo también deben ser accesibles fuera del curso. Deben ser documentos descargables u hojas para llevar que los usuarios puedan consultar cuando los necesiten.

¿Qué hace que una ayuda de trabajo sea eficaz?

Dawn enfatiza que una ayuda de trabajo exitosa debe ser clara, concisa y priorizar la calidad de la información sobre la cantidad.

Si bien no importa necesariamente la extensión de la ayuda de trabajo (algunos manuales, por ejemplo, tienen más de mil páginas), sí importa cómo esté estructurada. El requisito principal de una ayuda de trabajo es entregar información rápidamente, por lo tanto, indexe materiales más largos y divida el texto en fragmentos fáciles de encontrar.

El texto debe presentarse de manera simple, por ejemplo, en viñetas, listas numeradas u oraciones cortas que se puedan consumir de un vistazo.

Las ayudas de trabajo efectivas a menudo incluyen imágenes relevantes para ayudar a que las instrucciones sean claras. Dawn recomienda incluir fotografías o capturas de pantalla de buena calidad siempre que sea posible en sus ayudas de trabajo.

Dawn también sugiere utilizar un formato visual, como un PDF o un PowerPoint, como base para su ayuda de trabajo, ya que estos pueden mostrar tanto texto como elementos visuales. Ella aconseja alejarse de formatos como Excel, que pueden complicar demasiado la presentación y hacer que la información sea más difícil de absorber.

Puede utilizar el vídeo como ayuda en el trabajo, pero tenga en cuenta que su uso puede llevar mucho tiempo. Es posible que los usuarios tengan que ver más videos de los que necesitan para encontrar la información relevante y, como resultado, es posible que no confíen en la ayuda de trabajo en el futuro.

Cómo crear una ayuda de trabajo exitosa

La creación de ayudas laborales no tiene por qué ser complicada, pero sí requiere un enfoque exhaustivo. Dawn compartió su proceso de creación de una ayuda laboral efectiva en estos cuatro pasos.

1. Aprende lo que los usuarios necesitan saber

Dawn aconseja iniciar el proceso de creación de ayudas laborales hablando con las personas que realizan las tareas en cuestión. ¿Qué procedimientos siguen? ¿Qué ayudas de trabajo, si las hay, ya utilizan? ¿Dónde está el problema y dónde están las lagunas en su conocimiento?

Familiarícese con el problema en el que se centrará la ayuda de trabajo y tendrá una mejor idea de qué información incluir. Por otro lado, sabrá qué excluir al averiguar qué conocimientos ya tienen los usuarios.

Otras formas de descubrir brechas de conocimiento incluyen encontrar información desactualizada que necesita actualizarse o mirar materiales de capacitación para ver qué falta en los procesos existentes.

2. Decida qué tipo de ayuda laboral crear

Una vez que sepa qué información desea incluir, deberá decidir qué tipo de ayuda de trabajo crear.

Hay muchos tipos diferentes, y deberá decidir cuál es el más apropiado para los usuarios. Dawn creó su herramienta 'Selección de ayuda de trabajo' como punto de partida, destacando algunas necesidades comerciales típicas y las ayudas de trabajo que podrían ser una solución adecuada.

Si esta lista lo abruma, ¿por qué no comenzar por considerar los tipos de ayudas de trabajo que ya tiene en su organización y que funcionan mejor para su equipo?

Siempre puede experimentar con nuevos tipos, pero ceñirse al tipo con el que sabe que sus usuarios ya trabajan bien ayudará a que la ayuda de trabajo tenga éxito más rápido.

3. Prepara tus materiales y crea tu ayuda de trabajo

Una vez que haya elegido un tipo de ayuda de trabajo, puede comenzar a reunir los materiales que necesita para crearlo. Esto podría incluir preparar imágenes como capturas de pantalla o tomar fotografías.

Al escribir, recuerda mantener tu texto claro y conciso, y si estás trabajando con material especializado, asegúrate de que una SME defina los pasos del proceso o la terminología.

Hay muchas herramientas digitales disponibles para ayudarlo a crear una excelente ayuda para el trabajo. Dawn elogió la plantilla de ayuda de trabajo gratuita de Snagit como una de sus favoritas, pero es importante tener en cuenta que puede usar casi cualquier software de creación de contenido para hacer su ayuda de trabajo, desde un documento de Word hasta algo más complejo.

4. Haga que la ayuda de trabajo sea fácil de encontrar

Finalmente, debe asegurarse de que la ayuda de trabajo terminada sea fácilmente accesible. Dawn cree que hacer que los materiales de aprendizaje sean difíciles de encontrar es una de las barreras más importantes para el éxito.

Piense en cuándo y dónde sus usuarios van a necesitar esta ayuda de trabajo y colóquela en consecuencia. Si sus usuarios son trabajadores de oficina que necesitan la información cuando están en su computadora, tal vez quiera darles un documento que puedan descargar a su escritorio. Pero si su usuario es un asistente de ventas que necesita ayuda con los procesos menos utilizados en una caja registradora, una copia impresa pegada al mostrador podría ser más adecuada.

Una excelente manera de hacer que las ayudas de trabajo sean accesibles es crear un espacio para ellas (digitalmente o de otro modo) y dejar que todos sepan dónde están. El mejor consejo de Dawn es tener un solo enlace que lleve a los usuarios a una página de su sistema interno, o un documento de Google, que aloja los enlaces a todas sus ayudas de trabajo, para que siempre estén disponibles.

Después de que sus empleados hayan tenido algo de tiempo para usar las ayudas de trabajo, dedique algún tiempo a revisar su eficacia. ¿Están siendo utilizados? ¿Hay alguna información o paso que se haya perdido o que necesite refinar? Ha creado la ayuda de trabajo para ayudar, así que compruebe que está haciendo su trabajo.

Dawn cree que la mejor manera de monitorear si las ayudas de trabajo son efectivas es determinar si son útiles y están en uso. Si no lo son, averigüe por qué y adáptelos en consecuencia. Sin embargo, si lo son, es posible que se encuentre creando aún más para ayudar a beneficiar a su negocio.

Si desea obtener más información sobre el proceso de Dawn para crear ayudas de trabajo eficaces, visite su curso en TechSmith Academy, " No todo tiene que ser un curso: Ayudas de trabajo ".

Vea más contenido excelente en la plataforma de aprendizaje en línea gratuita de TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV

Para obtener más consejos y sugerencias de expertos, visite TechSmith Academy en YouTube o escuche el Podcast.