Pierda menos tiempo en reuniones con estos 4 sencillos consejos
Publicado: 2022-01-29estas reuniones son costosas, no solo en términos de salarios de las personas, sino también en términos de carga cognitiva, energía y moral. Las reuniones son interrumpidas y desvían la atención de las personas del trabajo central que a menudo requiere un alto enfoque. Junto con el correo electrónico, los empleados siempre han calificado las reuniones como el peor punto de dolor durante décadas.
En el contexto del trabajo remoto durante una pandemia, cuando el estrés y la ansiedad ya son altos para tantas personas, tiene sentido reducir activamente la cantidad de tiempo que pasamos en las reuniones.
Dependiendo de su puesto de trabajo, es posible que simplemente pueda salirse de algunas reuniones, ya sea cancelándolas o abandonándolas. También está la cuestión de "¿Debería haber sido un correo electrónico esta reunión?" Si el contenido de una reunión pudiera comunicarse más eficientemente de otra manera, no, repito , no celebre una reunión.
¿Qué pasa con las reuniones que simplemente no puede faltar? Después de todo, algunas reuniones son realmente valiosas e importantes. Las reuniones permiten que las personas se conozcan entre sí, lo que crea camaradería. En el trabajo remoto en particular, las reuniones ayudan a generar confianza. Cuando se trata de un asunto urgente y la velocidad es un problema, las reuniones suelen ser la forma más rápida para que las personas identifiquen problemas y tomen decisiones. Algunas reuniones brindan claridad de una manera que otros métodos de comunicación no pueden.
La mayoría de la gente sabe que cuando es absolutamente necesario tener una reunión, la reunión debe tener una agenda con objetivos, que la agenda debe distribuirse con anticipación o que puede usar aplicaciones para ayudarlo a realizar mejores reuniones, bla, bla, bla. Pocas personas se molestan con estos pasos. ¿Por qué no buscar otras formas de hacer que las reuniones sean más eficientes y reducir la cantidad de tiempo que dedica a las reuniones? Aquí hay cuatro estrategias sobre cómo hacerlo.
1. Celebrar la mitad de la reunión antes de la reunión
En lugar de celebrar una reunión de una hora, programe una reunión de 30 minutos (o mejor, 20 minutos) y brinde a todos los asistentes a la reunión una forma de participar en el contenido o propósito antes de la reunión real. Esta estrategia no solo es útil para reducir el tiempo de la reunión, sino que también permite que los introvertidos y otras personas participen de maneras que pueden ser más fáciles y cómodas que hablar en una reunión.
¿Cómo lo haces? Utilice una herramienta de colaboración asincrónica, como un documento compartido o una pizarra en línea, donde las personas pueden leer la agenda, escribir preguntas, intercambiar ideas o hacer cualquier otra cosa que desee que hagan para "participar" en la reunión. Cuando le das a la gente un lugar para leer, digerir, comentar, intercambiar ideas y pensar de manera asincrónica, cuando no se les pone en el lugar, pueden tomarse su tiempo para hacerlo. También pueden hacerlo en el momento que sea mejor para ellos y no interrumpa su trabajo principal.
Algunas aplicaciones que podría considerar usar son Miro, Mural, Conceptboard (mostrado), aplicaciones de Google Workspace como Google Docs e incluso aplicaciones colaborativas para tomar notas como Microsoft OneNote.
Al brindar a las personas un lugar para registrar sus ideas antes de la reunión real, obtendrá una mejor participación de cualquiera que de otro modo no hablaría. Más importante aún, debería poder reducir significativamente el tiempo real de la reunión, posiblemente a la mitad, porque se ha hecho mucho trabajo por adelantado.
Esta estrategia no funciona para todos los tipos de reuniones, pero es ideal para reuniones en las que todos los participantes deben contribuir, como una reunión de lluvia de ideas o una reunión de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Asigne un cronometrador
Asigne un cronometrador y asegúrese de presentar a esa persona como el cronometrador de la reunión. El cronometrador es responsable de asegurarse de que la reunión comience y termine a tiempo, y de que cualquier segmento que deba mantenerse dentro de un límite de tiempo lo sea.
Para comenzar a tiempo, simplemente presentar el cronometrador es una excelente manera de hacerlo. "Phil será el cronometrador en la reunión de hoy. Hagamos que el trabajo de Phil sea fácil y comencemos de inmediato".
Para terminar a tiempo, el cronometrador puede anunciar cuando quedan cinco, dos o un minuto, según el ambiente y la importancia de la reunión.
Para administrar segmentos, es más fácil dar un ejemplo. Supongamos que está planeando una reunión en la que las personas necesitan presentarse. Podrías decir: "Preséntate y explica por qué estás en esta reunión en unos 15 segundos. Jill es nuestra cronometradora hoy. Jill, configura tu cronómetro para que suene después de 15 segundos para que podamos cumplir con el cronograma". De esa manera, Jill no tiene que sentirse mal por interrumpir a alguien y decirle que termine. El timbre hace el trabajo.
Puede usar una redacción similar cuando tenga segmentos de una reunión para que diferentes personas presenten sus ideas o información.
Las aplicaciones de temporizador, los sitios web y los complementos son una moneda de diez centavos por docena. Use la aplicación de stock en su teléfono o un sitio web gratuito, como vclock.com (que se muestra).
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3. Solicite comentarios sobre reuniones periódicas
Aquí hay una estrategia para ayudarlo a reducir la duración de las reuniones periódicas: solicite comentarios a los asistentes. Es más efectivo con reuniones periódicas, como reuniones permanentes de equipos y controles semanales o mensuales, porque el formato y algunos de los temas suelen ser los mismos cada vez.
Después de una reunión, pida comentarios específicos, como:
¿Fue esa reunión más larga de lo necesario? ¿Fue demasiado corto? ¿No cubrimos algo que querías discutir?
¿En qué no necesitábamos dedicar tanto tiempo?
¿Hubo partes de la reunión que habrían sido mejores si las hubiéramos hecho de otra manera, como por ejemplo, mediante una lluvia de ideas en un documento compartido?
Es muy posible que los asistentes a sus reuniones tengan excelentes ideas sobre cómo mejorar la reunión, ya sea que eso signifique acortarla, cambiar el formato o ambas cosas.
4. Personaliza tus encuentros individuales
Es posible que su organización tenga una norma para las reuniones individuales, es decir, reuniones periódicas entre un empleado y un gerente. A menudo se llevan a cabo una vez a la semana, por lo general entre media hora y 45 minutos. Pero, ¿quién puede decir que ese horario es ideal para ti?
Con uno a uno, las dos partes pueden y deben tener un diálogo abierto sobre si la frecuencia y duración de las reuniones es útil y efectiva. Una reunión de media hora cada dos semanas puede ser todo lo que necesita. Un check-in semanal de 15 minutos podría ser mejor para usted.
No hay razón para que las reuniones individuales sean más largas o más frecuentes de lo necesario para cualquiera de las partes. Trate de mencionar este tema en su próxima reunión individual y vea si usted y su contraparte pueden llegar a un acuerdo sobre la cantidad de tiempo ideal para pasar juntos.
Reuniones más breves y eficientes
No todas las reuniones se pueden cancelar. No todas las reuniones deben ser más cortas de lo que originalmente anticipó, dependiendo de su propósito y resultado deseado. Pero ciertamente la mayoría de las reuniones que tienen los trabajadores del conocimiento podrían tomar menos tiempo y ser más eficientes. Al concentrarse activamente en reducir la cantidad de tiempo que toman sus reuniones, aliviará una buena parte del dolor causado por las reuniones. Más importante aún, sus colegas se lo agradecerán.