El futuro de la comunicación es visual. Aquí hay 6 formas en que su equipo puede innovar.

La mayoría de las personas entienden la información más rápido y mejor cuando se presenta de forma visual.

Es por eso que emojis, GIF, capturas de pantalla y videos han inundado nuestra comunicación diaria. Y es cierto en el trabajo también.

Era cierto cuando la mayoría de nosotros trabajábamos en entornos de oficina tradicionales, y es cierto ahora que muchos de nosotros trabajamos de forma remota y es posible que nos falte esa verdadera conexión con los compañeros de trabajo.

Eso significa que es aún más crucial para las empresas adoptar imágenes y videos.

Entonces, ¿por qué tantas empresas confían en correos electrónicos largos e interminables llamadas de Zoom para sus comunicaciones remotas?

Para la mayoría de las organizaciones, directores ejecutivos y gerentes, la respuesta es tan simple como: “¡Así es como siempre lo hemos hecho y funciona bien!”.

Pero aquí está la cosa: lo que funcionó ayer no necesariamente garantiza el éxito hoy, especialmente cuando hay opciones más efectivas.

Las empresas que tardan en innovar o actualizar los procedimientos se quedarán atrás.

[Seminario web] El valor de las imágenes y 6 formas en que puede comenzar a usarlas ahora mismo

El trabajo remoto requiere encontrar nuevas y mejores formas de conectarse en línea con los compañeros de trabajo, y las imágenes y el video son las claves para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo (ya sea a distancia o en persona).

Lo entendemos. El cambio es difícil. Estás ocupado. Tu equipo está ocupado. Y la idea de aprender a hacer imágenes y videos es desalentadora (especialmente si nunca lo has hecho antes).

Pero, ¿y si crear imágenes y videos de calidad profesional para comunicarse fuera, en muchos casos, más fácil que escribir un correo electrónico largo y aburrido?

¡Está!

Y, lo mejor de todo, la comunicación remota no solo es mejor para sus empleados, es mejor para su empresa. Aumentará la productividad, cometerá menos errores y eliminará los ciclos de retroalimentación.

Además, sus empleados estarán más comprometidos que nunca.

No se preocupe, no le estamos pidiendo que renuncie por completo al correo electrónico. Solo estamos sugiriendo una mejor manera.

Y es increíblemente fácil empezar.

Te mostraremos cómo.

Esto es lo que aprenderá:

• Por qué el uso exclusivo de comunicaciones de texto sin formato (como el correo electrónico) en realidad le cuesta tiempo y dinero.
• Cómo las imágenes y los videos mejoran la productividad y el compromiso de los empleados.
• Seis maneras en las que usted y su equipo pueden comenzar a usar fácilmente imágenes y videos para las comunicaciones en el lugar de trabajo, sin necesidad de habilidades profesionales.
• Los tres mitos de la comunicación visual y por qué no son ciertos.

Cómo las imágenes son mejores para la comunicación remota (y su negocio)

Todos hemos estado allí. Escucha el pequeño "ding" de su bandeja de entrada de correo electrónico. Haces clic para verificarlo, y allí mismo, mirándote fijamente, hay una pared gigante de texto. Cinco párrafos, seis oraciones cada uno. Sin personalidad No hay descansos. Sin imágenes.

No, gracias.

Alerta de spoiler: su correo electrónico NO me encontró bien.

Pero seamos claros en algo. No estamos diciendo que el correo electrónico esté obsoleto. El correo electrónico es y seguirá siendo uno de los pilares de las comunicaciones empresariales.

Es genial cuando se usa correctamente. Desafortunadamente, hemos llegado a confiar en el correo electrónico como el final de todas las comunicaciones en el lugar de trabajo.

El correo electrónico es perfecto para actualizaciones rápidas o notas de unas pocas oraciones. ¿Necesita hacer un seguimiento de una solicitud o comprobar el estado de un proyecto? El correo electrónico es tu opción.

¿Necesita dar instrucciones o entregar mucha información a la vez? Ese no es realmente el punto fuerte del correo electrónico.

Las aplicaciones de chat como Slack y Microsoft Teams se han vuelto tan populares, al menos en parte, porque hemos estado abusando del correo electrónico.

Cuando se trata de comunicaciones basadas en texto, la gente las quiere breves y sencillas.

Pero no confíe en nuestra palabra. ¡Hicimos la investigación!

¿Cuál es el verdadero valor de las imágenes?

Hace un par de años, hicimos un proyecto de investigación bastante importante llamado El valor de las imágenes. Queríamos saber si la comunicación con imágenes y videos era realmente mejor que con texto simple, pero también queríamos descubrir si había un beneficio económico para las comunicaciones visuales.

Probamos a 125 personas que realizaban tareas de oficina del mundo real, como actualizar una página web, completar un informe de gastos y descargar e instalar software nuevo. Para cada persona, las instrucciones para cada tarea se dieron aleatoriamente como texto sin formato, texto con capturas de pantalla/imágenes marcadas o video.

Luego, medimos su desempeño a medida que completaban sus tareas.

Los resultados fueron asombrosos.

En total, el 67 % de los evaluados completaron mejor las tareas cuando las instrucciones se proporcionaron en forma de imágenes o videos. De media, absorbieron la información un 7 % más rápido y, cuando se les preguntó más tarde sobre las tareas, recordaron mejor la información y durante más tiempo.

De hecho, nuestra investigación estima que cuando las empresas usan más imágenes y videos en las comunicaciones en el lugar de trabajo, cada empleado podría ganar casi siete minutos de productividad por día.

Eso es casi 34 minutos por semana laboral de cinco días y 2,25 horas por mes, para cada empleado.

Eso significa que si su empresa tiene 100 empleados, podría recuperar 225 horas de productividad cada mes. Si su empresa tiene 500 empleados, son 1100 horas de productividad ganadas.

En términos monetarios, eso representa alrededor de $1200 en productividad por año para cada empleado, simplemente usando más elementos visuales en las comunicaciones en el lugar de trabajo.

Los empleados quieren más imágenes

Si los beneficios puramente económicos no fueran suficientes, sus empleados anhelan más comunicación visual en el trabajo.

Nuestro estudio encontró que el 48% de los empleados consideran que el video es la forma de comunicación más atractiva. El 37% considera que el texto con imágenes es el más atractivo.

Solo el 15% dijo que el correo electrónico era el más atractivo.

Y, sin embargo, casi el 50 % de las empresas están aumentando el uso del correo electrónico.

Los empleados que están menos comprometidos se sienten menos conectados con su trabajo, su empresa y sus compañeros. Y a eso se suma la sensación de desconexión que ya puede darse con el trabajo remoto.

Pero los empleados verdaderamente comprometidos sienten que son parte de algo más grande que ellos mismos. Tienen motivación para hacer un mejor trabajo.

Cuando sienten que su empresa se preocupa por ellos, se preocupan más por su empresa.

Seis formas sencillas de comenzar a usar imágenes en el trabajo ahora mismo, sin necesidad de habilidades profesionales

1. Reemplace las reuniones con video

Las reuniones puramente informativas no deberían requerir que todos estén en el mismo lugar al mismo tiempo, incluso si ese lugar es virtual.

Si tiene información para compartir con su equipo que no requiere comentarios inmediatos o lluvia de ideas, intente reemplazar esa reunión con un video.

Puede escribir exactamente lo que quiere decir y compartir la información sin interrupciones o sin que las conversaciones se desvíen o se salgan de curso.

Si tiene diapositivas para mostrar, use Snagit para grabar su pantalla mientras narra. ¿Sin diapositivas? No hay problema. Snagit puede grabar su cámara web para darle a su video un toque más personal.

Este tipo de entrega es más respetuosa con el tiempo de tu equipo. Si no es urgente que conozcan la información en este segundo, pueden ver el video en su propio tiempo. Y, si necesitan un repaso, siempre pueden regresar y mirar de nuevo.

Además, si necesita comentarios o si tienen preguntas, pueden acudir a usted individualmente.

Según nuestra experiencia, las reuniones que normalmente se programan para una hora pueden reducirse a un video de 20 minutos (o menos). ¡Eso es una TONELADA de tiempo ahorrado!

2. Proporcione retroalimentación visual

Esta es una de las mejores maneras de comenzar a usar imágenes en el lugar de trabajo y las comunicaciones remotas, porque probablemente ya esté haciendo algo similar.

Casi todos nosotros hemos tenido que revisar y editar un documento que otra persona ha creado. Lo imprimimos, tomamos nuestro bolígrafo rojo y anotamos en las páginas impresas dónde realizar los cambios solicitados.

Desafortunadamente, a menos que desee escanear sus páginas y enviarlas por correo electrónico, eso realmente no funciona en un entorno remoto.

¡Snagit puede ayudar!

En este ejemplo, usé Snagit para tomar capturas de pantalla de páginas específicas en un libro electrónico y anotar dónde se necesitaban cambios. Al igual que con la edición tradicional de documentos, el destinatario puede ver exactamente lo que quiero y dónde lo quiero.

Esto tomó casi nada de tiempo.

Además, funciona para casi cualquier tipo de comentario similar. ¿Necesitas hacer cambios en un sitio web? Simplemente tome sus capturas de pantalla, anote los cambios necesarios y envíelos a su equipo web.

También puede hacer esto combinando imágenes y video. El cliente de Snagit, Referral Rock, cuyo equipo ha trabajado de forma remota desde el primer día, nos dijo que regularmente toma las capturas de pantalla que necesita y agrega el marcado. Luego, hará un video de screencast rápido que guiará a su equipo a través de los cambios para que pueda agregar contexto cuando sea necesario.

Ahora, entienden lo que debe cambiarse Y por qué.

Es más rápido que escribir y enviar un correo electrónico, y mucho más atractivo y agradable.

3. Haga que la incorporación sea permanente y el contenido de capacitación enfocado

Una excelente incorporación brinda a los nuevos empleados las herramientas y la información que necesitan para tener éxito en sus nuevos roles. En un entorno remoto, obtener tiempo cara a cara para la capacitación no es una gran opción, pero la creación de contenido de capacitación visual y en video puede ser de gran ayuda para encaminarlos hacia el éxito.

Ya sea que se trate de capacitación para el primer día o capacitación continua para la mejora de los empleados, el contenido visual y de video tiene mucho sentido.

Es excelente para cosas como cómo usar los sistemas de recursos humanos o iniciar sesión en la red. Incluso puede hacer un video rápido de responder cuatro (o seis o 10) preguntas más frecuentes de los nuevos empleados.

Y es fácilmente escalable. Sus guías prácticas, ayudas de trabajo o videos breves de capacitación funcionan para una, 100 o 1,000 personas o más.

Incluso para organizaciones más pequeñas, esto tiene más sentido. Su contenido de capacitación puede funcionar para usted incluso cuando está haciendo otras cosas. Pasará menos tiempo fuera de su trabajo y más tiempo haciendo otro trabajo.

Ya sea que necesite crear ayudas de trabajo, microvideos de capacitación de software, guías paso a paso o más, Snagit es la herramienta perfecta para crear contenido de capacitación interna.

4. Tener implementaciones de software más eficientes

Casi todas las organizaciones tienen que implementar un nuevo software en algún momento u otro. Puede ser increíblemente frustrante e inquietante para sus empleados, especialmente si no se comunica bien.

Use capturas de pantalla y screencasts para mostrar cómo mostrar las características del software durante una implementación interna. Grabe un screencast rápido que se pueda compartir fácilmente con los miembros del equipo o con toda la empresa.

Las sesiones breves de capacitación pueden ayudar a los usuarios a mantener sus habilidades mientras aprenden nuevas funciones. Hacer que los empleados se capaciten para las implementaciones de software puede ayudar a prevenir la pérdida de productividad.

Recientemente pasamos por una importante implementación de software en TechSmith. Nuestro equipo de TI usó una combinación de capturas de pantalla, videos cortos e incluso correo electrónico para ayudarnos a prepararnos para lo que estaba por venir, guiarnos a través del proceso de implementación y hacer un seguimiento con nosotros después de que se instaló el software.

En lugar de abrirnos camino a través de párrafos de texto (que la mayoría de la gente no hará más que hojear), pudimos ver lo que venía, lo que necesitábamos hacer y brindar comentarios según lo solicitado.

5. Brindar capacitación/ayuda entre pares (también conocido como aprendizaje social o capacitación informal)

La mayoría de nosotros probablemente no nos consideramos entrenadores, pero lo más probable es que, si trabaja con otras personas, haya tenido que mostrarle a alguien cómo hacer algo en un momento u otro.

Puede ser cualquier cosa, desde mostrarle a un colega cómo agregar un mensaje de fuera de la oficina a su correo electrónico hasta cómo ajustar la configuración del micrófono en su aplicación de reunión virtual.

En lugar de saltar a una reunión cada vez que alguien necesita ayuda, cree un video de captura de pantalla rápido que muestre el proceso. O tome algunas capturas de pantalla y use la herramienta de pasos de Snagit para hacer una guía paso a paso.

Ahorrará tiempo en su día y les dará a sus compañeros de trabajo una buena referencia para cuando necesiten un repaso.

6. Responda preguntas técnicas más rápido

Su personal de TI puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo al crear instrucciones y ayudas de trabajo para las preguntas más frecuentes. Luego, cuando llega una solicitud, tienen la respuesta lista.

Incluso las preguntas más complejas o menos comunes también se beneficiarán de las imágenes y los videos. Cuando uno de sus usuarios tiene un problema o una solicitud, su equipo de TI puede tomar capturas de pantalla de dónde ir exactamente y qué hacer para solucionar el problema. O bien, haga un video de captura de pantalla recorriendo varias opciones o soluciones potenciales.

¡Esto también funciona para sus usuarios! ¿Alguien recibió de repente un nuevo mensaje de error extraño? Tome una captura de pantalla y envíela a su equipo de TI. Ellos pueden diagnosticar el problema y hacer que vuelvas a trabajar.

O, si una aplicación de software falla repetidamente, tome una grabación de pantalla de los pasos que tomó antes del bloqueo para ayudar a su personal de TI a identificar y corregir el problema.

Tres mitos sobre la creación de contenido visual (y por qué no son ciertos)

Entonces, sabes que deberías usar más contenido visual en las comunicaciones en el lugar de trabajo, pero ¿no es mucho más difícil? Es mucho más fácil escribir un correo electrónico, ¿verdad?

Veamos eso.

Mito 1. La creación de imágenes y videos lleva demasiado tiempo

El video y las imágenes PUEDEN tomar mucho tiempo. Pero no tienen que hacerlo.

Recuerda que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Si bien muchos de nosotros no tenemos reparos en enviar un correo electrónico rápido sin corregir o asegurarnos de que toda nuestra gramática y puntuación sean perfectas, por alguna razón creemos que las imágenes y los videos deben ser perfectos antes de compartirlos.

No tan.

Abraza la pendiente. Defiende el screencast de una sola toma. Celebre y use la captura de pantalla rápida con marcado.

Si te encuentras en un ciclo de perfección, da un paso atrás y piensa en el objetivo y la audiencia. Estos dos factores lo ayudarán a determinar qué tan pulido debe ser su video.

Como gerente o director ejecutivo, aumente la confianza de su equipo describiendo explícitamente qué contenido es de mayor prioridad y necesita más pulido. La mayoría de las comunicaciones internas probablemente no necesitan ser perfectas para ser efectivas.

Mito #2: Necesitas conjuntos de habilidades especiales

Cambiar a algo nuevo puede hacer que algunas personas se sientan incómodas. Ya sea por los nervios de ser un creador primerizo o por la incertidumbre sobre la ejecución, muchas personas no tienen idea de lo fácil que es crear imágenes.

La tecnología ha traído muchas formas de crear fácilmente imágenes y videos realmente increíbles sin la necesidad de habilidades profesionales.

El software de comunicación visual como TechSmith Snagit facilita la creación y el intercambio de imágenes y videos de alta calidad que entregan mensajes más rápido que el texto solo.

En muchos casos, es mucho más fácil y rápido que escribir un correo electrónico largo y complicado.

Mito #3: No sabrás por dónde empezar

Encontrar nuevas formas de incorporar contenido visual en su organización no tiene que ser demasiado elaborado o complicado, está destinado a simplificar. Hay muchas maneras de usar elementos visuales para facilitar la comunicación y ayudar a transmitir el mensaje.

Primero, determine lo que está tratando de lograr y cómo las imágenes pueden ayudar con eso. Luego, capacite a sus empleados y guíelos para asegurarse de que realmente se haga.

Puede tomar algún tiempo dejar el hábito del correo electrónico, pero usted y sus empleados estarán más felices cuando lo hagan.

Al igual que escribir un correo electrónico o armar la agenda de una reunión, piense en el propósito del video o la imagen y luego lo que quiere lograr con él. Luego, crea algo que haga eso.

Si aún necesita ayuda, Snagit viene con plantillas diseñadas profesionalmente y fáciles de usar para esos momentos en los que comenzar desde cero parece demasiado. Y, con una suscripción a TechSmith Assets for Snagit, obtendrá acceso a aún más.

Lleve sus comunicaciones remotas al siguiente nivel con imágenes y videos

Las empresas que utilizan más contenido visual y de video para las comunicaciones internas pueden aumentar la productividad, reducir los errores, eliminar los ciclos de retroalimentación y tener empleados más felices y comprometidos.

Y, con herramientas de software como TechSmith Snagit, nunca ha sido tan fácil crear contenido altamente efectivo y de calidad profesional con solo unos pocos clics, incluso si nunca ha creado una imagen o un video en su vida.

Derrote al monstruo del correo electrónico innecesario y póngase en camino hacia comunicaciones atractivas y efectivas.