Cómo reemplazar reuniones con video

¿Pasa una parte alarmante de su día o semana en reuniones de trabajo?

¡Sentimos ese dolor!

La comunicación en el lugar de trabajo actual ocurre de muchas maneras diferentes. Algunos de los métodos más comunes incluyen:

• Reuniones cara a cara
• Reuniones virtuales
• Correo electrónico
• Herramientas de chat

Si bien cada uno tiene un propósito, dependiendo de lo que necesite compartir, cada uno también tiene inconvenientes.

Nuestra investigación encontró que la mayoría de los empleados sienten que las comunicaciones de su empresa no envían un mensaje claro y que los líderes no se comunican de la mejor manera para los empleados. Eso puede tener un gran impacto en la productividad, el compromiso de los empleados e incluso el desempeño laboral.

¿Un gran culpable? Demasiadas reuniones.

Cómo las reuniones interrumpen el trabajo

Eso no quiere decir que las reuniones sean intrínsecamente malas o improductivas. A veces, una reunión cara a cara es la mejor manera de comunicarse. Sentarse, hablar sobre ideas y tomar decisiones funciona muy bien en varias situaciones.

Desafortunadamente, debido a que funciona parte del tiempo, muchas empresas tienden a usarlo TODO el tiempo.

Este enfoque no siempre es posible. Incluso con las opciones de reuniones virtuales, puede ser difícil programar debido a las limitaciones de la zona horaria y la disponibilidad limitada en los calendarios ya ocupados de las personas.

A veces, incluso puede llevar más tiempo programar una reunión con un grupo ocupado de partes interesadas que la reunión en sí.

Las reuniones también presentan otros desafíos menos obvios, como:

• Gente hablando unos sobre otros
• Las personas tranquilas no siempre hablan
• Personas multitarea o no comprometidas
• Escuchar, "Lo siento, tengo que correr a otra reunión"

¿Cuántas veces has estado en una reunión donde dos o tres personas dominaban la conversación y todos los demás tenían que luchar para que se escuchara su voz? No todos tienen una personalidad que se preste a interrumpir y hablar, especialmente en entornos grupales o con liderazgo.

Algunas personas también necesitan más tiempo para procesar la información antes de ofrecer ideas o contrapuntos. Pueden tener grandes cosas para compartir, pero una reunión puede no ser el mejor lugar para hacerlo.

Además, todos hemos estado en reuniones en las que al menos algunos de los asistentes están revisando sus teléfonos o trabajando en otra cosa.

Tal vez en realidad no necesitaban estar en la reunión. O tal vez solo una pequeña parte de la reunión de una hora fue realmente relevante para ellos. De cualquier manera, probablemente no fue un uso efectivo de su tiempo.

Irónicamente, otro inconveniente de las reuniones ocurre cuando van muy bien. ¿Alguna vez ha estado en medio de una buena discusión solo para que se interrumpa porque se acabó el tiempo? Es posible que solo necesite de 10 a 20 minutos más, pero en cambio, debido a que las personas tienen otros compromisos, debe detenerse e intentar continuar donde lo dejó en otro momento.

Entre tratar de encontrar tiempo en el calendario de todos nuevamente y hacer que todos vuelvan a estar en la misma página, es casi imposible volver al flujo. Es posible que muchas grandes ideas se hayan perdido en el tiempo entre reuniones.

Deshazte de las reuniones innecesarias con video

A pesar de todos estos inconvenientes, la mayoría de las organizaciones continúan programando reuniones innecesarias.

No tiene que ser de esta manera. Tú y tu equipo pueden deshacerse de esas reuniones con video. Aumentará el compromiso y la productividad, y reducirá el tiempo perdido. La investigación lo confirma. De hecho, descubrimos que el 48 % de los empleados considera que el video es la forma de comunicación más atractiva .

¿Pero los videos no son mucho trabajo?

Sé lo que podría estar pensando... si nunca he hecho un video, ¿cómo va a ahorrar más tiempo aprender a hacerlo que tener la reunión? Esa es una reacción normal, y no estás solo. Estos temores pueden provenir de la creencia de que:

• Los videos deben verse perfectos para ser efectivos.
• Los videos siempre toman mucho tiempo para hacer
• Los videos serán difíciles de monitorear y mantener actualizados con el tiempo
• Los videos requieren mucha preparación, como secuencias de comandos y guiones gráficos.

Si bien en algunos casos todo lo anterior puede ser cierto, en la mayoría de las situaciones de comunicación en el lugar de trabajo, no necesita prepararse más para hacer un video de lo que lo haría para tener una reunión.

Snagit es una fantástica herramienta de captura todo en uno que puede ayudarlo a capturar o grabar fácilmente su pantalla y realizar ediciones simples.

Además, Snagit le brinda una manera simple de grabar su voz y pantalla (o cámara web) al mismo tiempo, lo que hace que la creación de videos informativos atractivos sea una brisa absoluta.

Y recuerda, no estás haciendo el próximo éxito de taquilla de Hollywood. No tiene que ser perfecto. Estos tipos de videos generalmente están destinados a un pequeño grupo de personas y tienen una vida útil relativamente corta.

A menudo, puede ser tan fácil como abrir una presentación de diapositivas o una hoja de cálculo y simplemente hablar mientras se graba. Si cometes un error, sigue adelante. Puedes cortar fácilmente los realmente atroces cuando hayas terminado.

Beneficios de usar video para reemplazar reuniones

Echemos un vistazo a un ejemplo rápido de cómo funciona realmente este concepto.

Bastante simple, ¿verdad? Nosotros también lo pensamos. Es por eso que nuestros equipos en TechSmith se apoyaron en este modelo y eliminaron un montón de reuniones que saturan nuestros calendarios.

A veces, es posible que aún desee tener una reunión después de la discusión inicial basada en la web. Si ese es el caso, ahora puede pasar directamente al modo de toma de decisiones en lugar de pasar la primera mitad de la reunión teniendo a alguien presentando información o datos y respondiendo preguntas.

Cuando esto sucede, ¿adivina qué? Acabas de hacer una "reunión invertida". Esta es otra gran técnica para reuniones más efectivas, que simplemente significa compartir información por adelantado para que todos lleguen a una reunión mejor preparados.

Sin embargo, a menudo encontrará que puede lograr todo lo que necesita a través de una discusión de video basada en la web, ¡y puede omitir la reunión por completo!

7 beneficios de las discusiones basadas en video

Después de usar esta técnica cada vez más en TechSmith para cosas como actualizaciones de estado, hallazgos de investigación y propuestas de estrategia, estos son los siete beneficios principales que hemos visto:

1. Todos tienen la misma voz

Tener una discusión basada en video permite que incluso los colegas de voz más suave participen cada vez que tengan algo que aportar. Sin nadie más con quien contentarse en tiempo real, todos los espectadores pueden dejar comentarios según sea necesario.

2. Todos pueden ver el contenido cuando y donde sea conveniente para ellos

Ya no tendrá que luchar para encontrar una sala de reuniones o luchar para encontrar un espacio de calendario que funcione para todos. Con el video, cada miembro del equipo puede ver la información cuando le resulte más conveniente, y no tienen que sentirse desprevenidos para una reunión en persona si su agenda está ocupada.

3. Da tiempo a las personas para digerir el contenido antes de que respondan

A veces, puede ser difícil dar retroalimentación inmediata durante una reunión. Es posible que necesite tiempo para asimilar el contenido y tal vez revisarlo antes de expresar su opinión. ¡El video asíncrono resuelve ese problema!

4. Documenta y archiva la conversación en un solo lugar

¿No desea a veces poder volver atrás y ver una grabación de todo lo que se dijo en una reunión en persona? Cuando comparte un video, la información vive permanentemente en un formato de fácil acceso.

5. Permite que todos tengan un contexto compartido al entrar

Si planea tener una reunión de seguimiento, los videos son una excelente manera de brindarles a todas las partes el tiempo y la información que necesitan para sentirse preparados para participar. Además, esa información se transmitirá de manera uniforme.

6. Podemos hacer un mejor uso del tiempo en persona (si todavía es necesario)

Cuando los compañeros de trabajo tienen un video con excelente información, todos podemos hacer un mejor uso de nuestras reuniones en persona y no perder el tiempo transmitiendo estadísticas por primera vez. Es decir, si se necesita una reunión en persona después de compartir un video.

7. A veces podemos reemplazar una reunión completa

Si un gran video puede transmitir toda la información que tendría una reunión en persona, ¿por qué reunirse? Los videos pueden ahorrar tiempo a todos y aumentar la productividad.

Resumen

Las reuniones innecesarias pueden causar estragos en la productividad y la moral. El correo electrónico y otras formas de comunicación también presentan su propio conjunto de desafíos.

Sin embargo, el video ofrece una gran alternativa a la reunión tradicional.