Dominar las transiciones laborales: una guía completa para traspasos efectivos

¿Alguna vez ha notado cómo los días previos a las vacaciones parecen acelerarse y rápidamente se llenan de tareas urgentes y plazos? Luego, para colmo, debe encontrar tiempo en medio del caos para preparar una entrega meticulosa que garantice que todo funcionará sin problemas durante su ausencia.

Ya sea que se trate de vacaciones, licencia por paternidad o cualquier licencia prolongada, las personas siempre necesitarán tomarse un tiempo libre del trabajo, ¡y con razón! Sin embargo, a pesar de la frecuencia con la que las personas toman tiempo libre, el arte de producir un traspaso efectivo parece elusivo y, a menudo, se vuelve más complejo de lo que debería ser.

¡Pero no temas! Con nuestra guía de siete pasos, lo armaremos con todo lo que necesita para facilitar traspasos de responsabilidades más fluidos y eficientes para que realmente pueda disfrutar de su tiempo libre, sabiendo que sus proyectos y responsabilidades están en buenas manos.

¡Comunícate mejor con tu equipo ahora!

Snagit es la herramienta secreta para un exitoso lugar de trabajo híbrido y remoto.

¡Descargar ahora!

1. Establecer la documentación y el intercambio efectivo de conocimientos

Trate de adquirir el hábito de documentar regularmente (y meticulosamente) los flujos de trabajo y procesos recurrentes. Este tipo de documentación detallada puede resultar invaluable cuando necesita delegar tareas a colegas, incluso con poca anticipación.

De manera similar, es esencial mantener un sistema de archivo organizado para documentos, archivos y otra información, especialmente cuando se prepara para una entrega.

Incluso si su empresa aún no ha implementado un sistema de archivo unificado, debe mantener sus archivos organizados lógicamente y fáciles de encontrar. Si lo hace, hará que incluso las tareas más complicadas sean más fáciles para cualquier persona que asuma su función.

Al crear un traspaso completo, también puede considerar proporcionar videos y grabaciones de pantalla que complementen su guía de texto. Por ejemplo, el contenido de video a menudo puede hacer mucho más que solo texto cuando se trata de explicar cómo realizar ciertos procesos y usar herramientas específicas.

Si hay mucho que cubrir, proporcionar videos cortos suele ser mejor que crear uno realmente largo. Sin embargo, enviar a alguien muchos enlaces de video diferentes puede ser complicado y abrumador. Aquí es donde entra en juego Screencast Collections.

Con Screencast Collections, puede compartir rápidamente un conjunto de medios con solo un enlace. También puede configurar una colección para permitir que los miembros de su equipo contribuyan y carguen contenido, lo cual es una excelente manera de fomentar el intercambio de conocimientos y mantener el contenido actualizado para la próxima vez que alguien esté fuera.

2. Dése una ventaja inicial

Si planea delegar todo su trabajo el último día antes de sus vacaciones, antes de correr a casa para empacar, entonces tenemos miedo de decir que esa no es la estrategia de transferencia más efectiva.

Asignar suficiente tiempo para producir un traspaso es absolutamente crucial para garantizar que sea lo más exitoso y fluido posible. ¿Cuánto tiempo necesitas para prepararte? Bueno, eso dependerá de algunas cosas, que incluyen:

• La duración de tu ausencia.
• La familiaridad de su reemplazo con su rol
• Los proyectos y tareas pendientes mientras estás fuera

Dado que las vacaciones y las ausencias planificadas generalmente se programan con mucha anticipación, siempre debe haber suficiente tiempo para garantizar una transición sin problemas, si no perfecta.

Si bien debe comenzar a planificar, o al menos pensar en, su traspaso el día en que se le conceda su solicitud de tiempo libre, también debe discutirlo con su equipo o el sustituto designado al menos dos semanas antes de sus vacaciones. Esto ayudará a garantizar que todos estén preparados para su tiempo libre.

¿Listo para adoptar la comunicación asíncrona?

¿Cómo podemos tener menos y mejores reuniones? Decidimos que era hora de reiniciar nuestra cultura de reuniones y normas de comunicación en TechSmith.

¡Descargar ahora!

3. Implementar un protocolo de traspaso

Un protocolo de traspaso será su nuevo mejor amigo tanto para usted como para la persona que se ponga en su lugar. Este documento relativamente simple debe resumir los elementos más críticos que está entregando, incluidos:

• Proyectos en marcha
• Plazos pendientes
• Contactos clave
• Acceso a documentos y manuales esenciales

Esta es una especie de lista de verificación de progreso de trabajo que puede mantener actualizada a medida que se acercan sus vacaciones. Es un concepto simple, pero que valdrá su peso en oro para garantizar que nada se pase por alto ni se olvide.

4. Usa capturas de pantalla y grabaciones

Dicen que una imagen vale más que mil palabras, pero cuando se trata de traspasos, ¡valen más que mil horas!

En lugar de perder tiempo escribiendo largas descripciones para explicar tareas y procesos, considere usar capturas de pantalla y grabaciones de pantalla cortas. Las instrucciones visuales pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo tanto para usted como para su sustituto.

Las imágenes también brindan contexto y matices adicionales a sus instrucciones que podrían pasarse por alto en un documento basado en texto. Si bien las grabaciones de pantalla son excelentes para explicar cómo usar el software o navegar por un sitio web, las capturas de pantalla pueden ser excelentes instrucciones paso a paso.

Con un grabador de pantalla como Snagit de TechSmith, puede mejorar las capturas de pantalla con anotaciones, viñetas y gráficos. Snagit incluso le permite crear grabaciones de pantalla informales, lo que le permite demostrar flujos de trabajo y procesos típicos.

¡Comunícate mejor con tu equipo ahora!

Snagit es la herramienta secreta para un exitoso lugar de trabajo híbrido y remoto.

¡Descargar ahora!

5. Opta por una entrega personal (¡y grábala!)

Ya sea que esté operando desde una oficina o trabajando de forma remota, apunte a un intercambio directo con su suplente durante la entrega. Una conversación cara a cara, ya sea a través de una videollamada o en la oficina, hará que la entrega sea mucho más efectiva en comparación con una que se base únicamente en instrucciones y documentos digitales.

Incluso podría considerar programar varias citas cortas en lugar de una sesión larga. Al hacerlo, evitará la fatiga (para usted y su sustituto), que de otro modo podría llevar a que se pasen por alto detalles importantes.

Si está involucrado en un trabajo particularmente complejo, definitivamente le recomendamos dividir su entrega en partes manejables, dando tiempo para responder preguntas y aclarar cualquier duda.

Si termina dando su traspaso a través de una llamada de Zoom, ¡asegúrese de grabarlo! Esto demostrará ser un recurso valioso al que su suplente puede consultar mientras está fuera, cuando lo necesite.

6. Notifique a los clientes clave y partes interesadas de su ausencia con anticipación

Antes de comenzar a empacar su maleta, asegúrese de decirles a sus clientes (y partes interesadas importantes) que se tomará un tiempo libre y aproveche esa oportunidad para presentarles a su sustituto.

Además de ser una cortesía profesional que muestra consideración por sus clientes y las personas con las que trabaja, también evitará sorpresas desagradables o confusión por parte del cliente.

¡Comunícate mejor con tu equipo ahora!

Snagit es la herramienta secreta para un exitoso lugar de trabajo híbrido y remoto.

¡Descargar ahora!

7. Configure avisos de fuera de la oficina para correos electrónicos y teléfono

Además de notificar a las personas que estará fuera, también deberá programar su mensaje de fuera de la oficina (OOO).

Sugerimos escribir y programar esto con anticipación también. Porque si lo dejas para el último momento, ¡podrías olvidarlo por completo! ¿Y quién podría culparte? El último día en la oficina siempre es un torbellino, por lo que es mejor marcar esta tarea desde el principio.

También hay información clave que deben mencionar tanto su correo electrónico de fuera de la oficina como su correo de voz, que incluyen:

• Duración de su ausencia
• Información de contacto para su reemplazo

Asegúrese de revisar su mensaje también antes de que se envíe. Cualquier error tipográfico o error que se te pase por alto podría hacerte lucir poco profesional para cualquiera que lo note.

En lugar de configurar un correo de voz OOO, puede que le resulte más útil redirigir su número a su reemplazo oa una oficina central. A quienquiera que redirija sus llamadas, ¡asegúrese de hacérselo saber con anticipación!

¡Comunícate mejor con tu equipo ahora!

Snagit es la herramienta secreta para un exitoso lugar de trabajo híbrido y remoto.

¡Descargar ahora!

Objetivos principales de un traspaso de trabajo

Hay muchas personas que se beneficiarán de una entrega bien ejecutada, incluidos usted, sus colegas, su empresa y sus clientes.

Con sus responsabilidades y proyectos en manos seguras y capaces, puede descansar tranquilo durante su tiempo libre ganado con tanto esfuerzo. ¡En un escenario ideal, tus clientes apenas notarán tu ausencia!

Pero lo más importante, regresará a un espacio de trabajo ordenado después de sus vacaciones sin plazos incumplidos ni proyectos estancados. Después de todo, un primer día de regreso caótico y estresante puede erosionar rápidamente los efectos restauradores de unas vacaciones, ¿y quién necesita eso?