Cómo usar Microsoft Teams gratis

Si dirige su propio negocio o es parte de un grupo de trabajo dentro de una empresa más grande, es probable que necesite un lugar para comunicarse y colaborar con personas dentro y fuera de su organización. Pero no necesita pagar por costosas herramientas de colaboración como Office 365 o SharePoint porque Microsoft Teams es de uso gratuito.

Con la versión gratuita de Microsoft Teams, obtiene chats, llamadas de audio y video ilimitadas y 10 GB de almacenamiento de archivos para todo su equipo, más 2 GB de almacenamiento personal para cada individuo. Microsoft Teams se integra con todas las aplicaciones de Office en línea, así como con más de 140 aplicaciones comerciales. Agregue hasta 299 personas a su red de contactos, que pueden estar dentro o fuera de su organización.

Tenga en cuenta que la versión gratuita de Microsoft Teams está disponible solo para aquellos que no tienen una suscripción comercial paga de Office 365. Los suscriptores de Office 365 que intentan registrarse en Teams son redirigidos a una cuenta administrada para su plan existente. Los clientes que no tengan una licencia de Teams como parte de una suscripción de Office 365 pueden registrarse para una prueba gratuita de un año.

Configurar equipos de Microsoft

Para configurar Team, necesitará una cuenta de Microsoft. Vaya al sitio web de Microsoft Teams y haga clic en el botón Registrarse gratis para comenzar. Ingrese el nombre de usuario de la cuenta que desea usar e indique cómo desea usar Teams: para la escuela, para amigos y familiares, o para el trabajo y las organizaciones.

Escriba su contraseña y confirme su nombre, el nombre de la empresa y otros detalles relevantes. Luego haga clic en el botón Configurar equipos . A continuación, se le preguntará si desea usar la aplicación Teams o la aplicación web. La aplicación web de Teams está bien para la mayoría de las funciones básicas, pero querrá instalar la aplicación de escritorio para aprovechar al máximo el servicio.

Si no lo descarga durante la configuración inicial, consígalo del sitio web de Download Teams. También puede instalar la versión móvil de Microsoft Teams (iOS, Android), que ofrece muchas de las mismas características que se encuentran en la aplicación de escritorio y lo ayudará a mantenerse en contacto con otras personas mientras viaja. En aras de la simplicidad, trabajaremos con la aplicación web aquí.

Invitar a los miembros

En la pantalla de bienvenida, confirme el nombre de su organización de Teams y haga clic en Continuar . En la pantalla principal, puede elegir entre una variedad de tareas, pero su primer paso debe ser invitar a otras personas a unirse a su equipo.

Haz clic en el enlace Invitar personas en la barra lateral izquierda. Luego puede invitar a personas a través de un enlace para compartir, su propia lista de contactos de correo electrónico o un correo electrónico directo. Elige tu opción preferida.

Para este ejemplo, veamos el correo electrónico. Puede invitar a otros a unirse a su equipo ingresando sus direcciones de correo electrónico. Agregue un nombre para mostrar para cada persona en la columna de la derecha. Haga clic en el enlace Agregar más si necesita espacios para más direcciones. Haga clic en Enviar invitaciones y cierre la ventana Invitaciones.

Las personas que invitó recibirán un aviso de invitación por correo electrónico y podrán unirse a su equipo haciendo clic en el enlace adjunto. Luego serán llevados a Microsoft Teams, donde también pueden elegir un nombre para mostrar y agregar una foto.

Chat de equipo

La siguiente tarea que quizás desee abordar es iniciar una conversación dando la bienvenida a todos a su equipo. Toque el icono de Teams en la barra de herramientas izquierda y luego seleccione el icono de Nueva conversación en la parte inferior. Escribe tu mensaje. Cualquier otra persona del equipo puede responder a su mensaje y comenzar la conversación. Puede mejorar sus mensajes formateando el texto, adjuntando archivos, agregando emoji o GIF, y más.

Para compartir un archivo con todos los miembros de su equipo, haga clic en el icono Adjuntar del clip y seleccione el archivo que desea compartir. Elija un archivo de su sitio de Microsoft Teams, de OneDrive o de su computadora.

La integración con Microsoft Office significa que los archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote se pueden ver y editar directamente desde Teams. Los miembros del equipo podrán editar el archivo en su navegador a través de Office para la web o en la versión completa de la aplicación de Office, si está instalada en su computadora.

En lugar de hablar con todo el equipo, puede chatear en privado con una persona o un grupo más pequeño. Para comenzar, haga clic en el icono de chat en la barra de herramientas de la izquierda. Ingrese el nombre de la persona o personas con las que desea hablar en el campo Para en la parte superior de la pantalla.

Escriba su mensaje en el campo Nuevo mensaje en la parte inferior y haga clic en Enviar . Los chats existentes se guardan en el lado izquierdo de la pantalla para facilitar el acceso.

Reuniones Virtuales

Teams tiene una herramienta integrada para llamadas de audio y video. Para usar esta función, deberá trabajar en Chrome, Edge o la aplicación de escritorio de Windows Teams (Firefox no es compatible). Inicie una reunión de audio o video haciendo clic en el ícono Reuniones en la barra de herramientas izquierda. Elija si desea reunirse ahora o programar una reunión.

Antes de que comience la reunión, tiene la oportunidad de cambiar ciertos detalles. Puede agregar un tema para su reunión y decidir si deshabilitar el video y/o el audio. Haga clic en el botón Unirse ahora para iniciar oficialmente la reunión. Luego puede invitar a otras personas a la llamada copiando un enlace a la reunión o compartiéndolo por correo electrónico.

Dentro de la pantalla de la reunión, puede controlar la transmisión de video y audio, transmitir a otra pantalla, editar otras configuraciones y finalizar la llamada. Haga clic en el icono de puntos suspensivos para mostrar la configuración del dispositivo, mostrar las notas de la reunión y cambiar a pantalla completa.

También puede cambiar el modo de reunión. La galería muestra a la otra persona. Galería grande te muestra a ti y a la otra persona. Y el modo Juntos los muestra a todos en un entorno virtual como un auditorio.

También puede llamar a alguien directamente por video o audio. Haz clic en el ícono Llamadas en la barra lateral izquierda. En el campo Realizar una llamada , escriba el nombre de la persona. Luego haga clic en el ícono de audio o video a continuación, según cómo desee hablar con esta persona. También puede agregar otras personas a su lista de llamadas configurándolas como contactos.

Integración de aplicaciones

Microsoft Teams se integra con aplicaciones y servicios de terceros para ampliar su funcionalidad. Haga clic en el icono de aplicaciones en la parte inferior de la barra de herramientas de la izquierda. Seleccione la aplicación que desea instalar. En la pantalla de configuración, elija su equipo y luego haga clic en el botón Instalar .

Los equipos pueden integrarse con diferentes programas de Microsoft y servicios de terceros, como las aplicaciones de gestión de proyectos Trello y Asana, aplicaciones de productividad como Evernote y SurveyMonkey, utilidades como Polly y GitHub, y más.

Una vez que una aplicación se haya integrado con Teams, tendrá acceso a ella directamente desde su página de Teams. Por ejemplo, si instala la aplicación de YouTube, aparecerá un botón debajo del cuadro de texto en la página de su equipo, lo que le permitirá agregar contenido de la aplicación a sus conversaciones.