Cómo hacer mil videos de capacitación para YouTube RÁPIDAMENTE (Historia de un cliente)

de un vistazo

• Avaya, un proveedor global de software y servicios de comunicaciones y colaboración empresarial, creó una videoteca de recursos para clientes y empleados.
• Usando micrófonos Camtasia y Blue Yeti, produjeron 995 videos en los primeros 20 meses y más desde entonces.
• Los artículos de video de Avaya reciben significativamente más páginas vistas que sus artículos basados ​​en texto.

Acerca de Avaya

Avaya es un proveedor global de software y servicios de comunicaciones y colaboración empresarial, que proporciona comunicaciones unificadas, centros de contacto, redes y servicios relacionados a empresas de todos los tamaños en todo el mundo.

El problema

En 2011, Carl Knerr era el director de servicios de Avaya. Se le asignó la tarea de crear e implementar una biblioteca de videos de capacitación para los productos y servicios de Avaya.

El problema era que tenía la tarea de crear videos de capacitación y tutoriales en video en muy poco tiempo. Y él no era un creador de contenido o camarógrafo profesional.

Knerr se inspiró en Khan Academy, el sitio web sin fines de lucro con miles de tipos diferentes de videos para el aprendizaje y la educación, pero no estaba seguro de cómo podría lograr ese tipo de logro.

Knerr y su equipo se preguntaron: "¿No se beneficiarían los empleados y clientes de Avaya con la propia Khan Academy de la empresa?"

Y el desafío de Knerr fue más grande que hacer videos. Tuvo el desafío de hacer de Avaya una organización exitosa que pudiera generar entusiasmo.

Avaya quería tomar la iniciativa y crear videos instructivos para sus clientes y empleados era la forma en que iban a hacerlo.

Uso de YouTube para entrenar

Luego, Knerr decidió armar una serie de videos orientados a los productos y servicios de Avaya. Limitó el alcance a videos instructivos básicos diseñados para ayudar a quienes instalan, mantienen y respaldan los productos de Avaya, ya sean clientes, socios o empleados de Avaya.

Estos tipos de lecciones en video son creados tradicionalmente por diseñadores de instrucción y pueden requerir un sistema de gestión de aprendizaje dedicado y herramientas de creación especiales.

Knerr propuso que, a diferencia de la base de conocimiento existente de Avaya, que solo está disponible para los clientes de Avaya con un acuerdo de mantenimiento, la gran mayoría de los videos estarían disponibles de forma gratuita en la plataforma de videos de YouTube.

Esto permitiría que los motores de búsqueda como Google estuvieran al tanto del contenido, lo que haría mucho más fácil para alguien encontrar la respuesta a una pregunta relacionada con Avaya.

Este es un paso importante en el que debe pensar al crear su contenido de capacitación en línea. Porque si alguien no puede encontrar su video, no puede ser útil.

Sugerencias para crear videos "encontrables"

Los siguientes consejos lo ayudarán a optimizar sus videos de YouTube y asegurarse de que sus usuarios puedan encontrar fácilmente el contenido correcto.

• Escriba un título de video claro: su título debe indicar claramente el problema que su video está resolviendo, cómo se presenta y el producto al que se aplica.
• Cree una descripción detallada: elabore una descripción que describa cuidadosamente el contenido y los puntos clave de aprendizaje de su video.
• Realice una investigación de palabras clave: incorpore términos y expresiones alternativos en su descripción y etiquetas de video.
• Etiquete su video : elija su palabra clave de destino como una etiqueta y luego elija otras etiquetas relacionadas con su palabra clave principal.
• Agregue subtítulos: los subtítulos harán que su contenido sea más accesible y, además, los sitios de videos como YouTube los utilizan para indexar contenido y mejorar los resultados de búsqueda.

Cómo crea Avaya videos de capacitación para YouTube

El equipo de Knerr evaluó varias suites de software de producción de video y se decidió por Camtasia, la herramienta de grabación de pantalla y edición de video de TechSmith. Con Camtasia, el equipo podía usar plantillas, unir video y audio, así como funciones especiales de edición para resaltar o hacer zoom en ciertas partes de la pantalla. El equipo también compró micrófonos de alta calidad llamados Blue Yeti.

Knerr sintió que era importante mantener una apariencia común en los videos, por lo que el equipo creó una plantilla para Camtasia con introducciones y cierres legales y aprobados por la marca mientras estandarizaba otros aspectos como las transiciones y la duración del video.

Una vez que el equipo comenzó a crear contenido consistente y de alta calidad, el equipo de marca de Avaya le dio a Knerr la libertad de publicar en YouTube sin más supervisión.

Cómo Avaya mantuvo el control de calidad y amplió sus videos

Para reducir la cantidad de errores cometidos por los autores de videos, Knerr compartió con frecuencia una lista de problemas comunes que encontró durante una revisión.

Los errores comunes incluían ruido de fondo o transiciones extrañas dentro de los videos. Si bien esto fue a menudo una molestia, los espectadores notaron y felicitaron al equipo de Knerr por la calidad de sus videos.

Después de seis meses, Knerr transfirió el proceso de aprobación a uno de los principales autores de videos del equipo, Bhavya Reddy.

Después de un año de aprobación de videos dentro del equipo, Knerr y Reddy transfirieron el proceso de aprobación al equipo formal de gestión del conocimiento de la empresa, donde podría integrarse mejor con los demás procesos de gestión del conocimiento.

Esto también aseguró que cualquier video que el equipo publicara en YouTube también estaría disponible en la base de datos de conocimiento estándar en support.avaya.com.

Cómo Avaya corrió la voz sobre su contenido

“Construir una base de conocimiento, o cualquier herramienta, no tiene sentido si no puede lograr la adopción por parte del usuario”, dijo Knerr. “Sentí que era importante retrasar el anuncio inicial hasta que tuviéramos los primeros 100 videos publicados. Me preocupaba que si alguien llegaba al sitio y solo veía 5 videos, es posible que nunca regresen”.

Una vez que el equipo alcanzó los 100 videos, Knerr hizo que el presidente de servicios anunciara el programa internamente, seguido de anuncios similares en comunicaciones externas a los socios y clientes de Avaya.

Para reforzar esto de una manera más detallada, Knerr escribió una publicación de blog para el sitio corporativo de Avaya y creó una cuenta de Twitter para Avaya Mentor, lo que permite a las personas recibir tweets cuando se cargan nuevos videos.

En la próxima Conferencia Internacional del Grupo de Usuarios de Avaya (IAUG), Knerr y su equipo distribuyeron materiales a todos los clientes y socios que conocieron. La IAUG incluso ayudó con la publicidad en todas las pantallas de plasma del centro de conferencias.

Knerr también se asoció con los equipos de documentación de productos de Avaya para incluir referencias al programa Avaya Mentor directamente en la documentación del usuario.

Los resultados

Después de 20 meses, Knerr y su equipo publicaron casi 1000 videos en YouTube que se vieron más de 350 000 veces.

Si bien EE. UU. proporciona el conjunto más grande de espectadores, Knerr observa felizmente que el programa Avaya Mentor llega a 196 geografías distintas. Además, los clientes, empleados y socios vieron más de 1200 horas de videos Mentor de Avaya por mes, lo que equivale a aproximadamente 11 empleados de soporte de tiempo completo.

“Quizás la métrica más interesante es que estamos viendo significativamente más vistas por artículo que los artículos basados ​​en texto de Avaya”, dijo Knerr. “Esta no es una comparación de manzanas con manzanas dado que utilizamos algunos de los recursos más informados de la compañía y publicamos nuestro contenido públicamente. Sin embargo, sigo pensando que está claro que el contenido habilitado para video es mucho más atractivo que el texto solo”.

Desde 2011, Avaya ha creado más de 1000 videos y el canal Avaya Mentor ha acumulado más de 12 000 suscriptores y ha tenido más de 3 millones de visitas.

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