¿Cuáles son las características principales del software de seguimiento del tiempo?

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo utilizan la automatización para controlar el tiempo tanto en el lugar de trabajo como en entornos personales. Cuando se trata de monitorear el tiempo con un software dedicado, la primera pregunta que querrá hacer es probablemente esta: "¿Cómo puedo conocer las características esenciales de una buena herramienta de seguimiento del tiempo y qué software tiene estas cualidades básicas?"

En este artículo, le mostraremos los ingredientes más importantes de un rastreador de tiempo confiable y luego le sugeriremos la herramienta ideal que puede usar.

¿Cuáles son los beneficios del software de seguimiento de tiempo?

Primero, debe comprender que el uso de software de seguimiento de tiempo será de gran utilidad para su negocio. Algunos de los beneficios incluyen lo siguiente:

1. Productividad mejorada

Al realizar un seguimiento de la actividad de sus empleados, frenará rápidamente las actitudes negativas que pueden obstaculizar la productividad en el lugar de trabajo. Además, le resultará más fácil hacer que su personal se concentre en alcanzar su verdadero potencial. Cuando las personas pueden medir sus actividades y también monitorear sus horas productivas, pueden identificar fácilmente las cosas que reducen su productividad y corregirlas.

2. Grabación de tiempo continuo

Por mucho que desee vigilar de cerca la actividad de los empleados, hay otras cosas importantes que requieren su atención. Además, tratar de capturar el tiempo, registrar las horas facturables, calcular los salarios de los trabajadores y también redactar las facturas de los clientes manualmente lo agotará.

Si usa un rastreador de tiempo, solo necesita hacer una configuración única de su configuración de captura de tiempo y presentar sus términos de facturación. La herramienta automáticamente se encarga de todo lo demás después de eso.

3. Mayor transparencia

Si su personal se siente engañado cuando señala su laxitud en el trabajo, los registros precisos del rastreador de tiempo proporcionarán una solución pacífica. Puede utilizar la información para evaluar la productividad de sus empleados e identificar las áreas grises que deben abordarse, y no parecerá poco razonable al hacerlo.

4. Mejor conocimiento de los plazos y gestión del tiempo

Al observar la actividad de los empleados en tiempo real, será fácil predecir los tiempos de finalización de tareas y asignaciones. Además, puede identificar rápidamente los factores de retraso clave. Los efectos negativos de los ajustes a corto o largo plazo no serán tan obvios ya que ya cuenta con un sólido sistema de administración del tiempo.

5. Una cultura sólida en el lugar de trabajo

Al poner un énfasis estricto en el seguimiento efectivo del tiempo, construirá gradualmente una cultura de disciplina y responsabilidad en el lugar de trabajo. Es decir, sus empleados se volverán orientados a objetivos. Además, aprenderán a confiar más en usted y siempre se sentirán motivados para desempeñarse de acuerdo con los KPI de la empresa.

¿Cuáles son las características esenciales de un buen rastreador de tiempo?

El software de seguimiento del tiempo generalmente recopila datos relacionados con la cantidad de tiempo que los empleados usan para terminar las tareas que se les asignan. Es conveniente y más eficiente que las hojas de tiempo tradicionales, como Excel, que requiere una entrada manual por cada segundo o minuto trabajado.

La mayoría de los dueños de negocios están comenzando a darse cuenta de la necesidad de aprovechar este análisis del tiempo de trabajo para obtener información y optimizar los diferentes aspectos de sus operaciones. Por ejemplo, para calcular con precisión la cantidad de horas productivas trabajadas por un miembro del personal y administrar los pagos semanales o mensuales del empleado, puede usar una solución de seguimiento de tiempo que tenga una función de facturación integrada.

En ese sentido, además de su función básica de monitorear el tiempo dedicado a los proyectos, un buen rastreador de tiempo debe tener las siguientes características clave:

1. Seguimiento holístico del tiempo

El control del tiempo por sí solo no es suficiente. Muy importante, los formatos usados ​​en la presentación de los resultados pueden hacer que la información sea más significativa. Hoy en día, algunos de los mejores rastreadores de tiempo presentan la información registrada de una manera que facilita a los gerentes filtrar los datos de tiempo según proyectos, clientes, unidades y tareas individuales. Además, es una ventaja si el software tiene una interfaz simple que lo hace adecuado para múltiples propósitos.

2. Hojas de tiempo automatizadas

Las hojas de tiempo ayudan a monitorear la ausencia del trabajo de los empleados, los tiempos de descanso, las vacaciones y la cantidad de horas trabajadas. La función utiliza esta información para calcular las horas facturables y, por extensión, los montos pagaderos mensuales/semanales de cada empleado, lo que la hace útil para el procesamiento de nóminas y facturas.

Algunos rastreadores de tiempo carecen de esta característica. Sin embargo, aquellos que lo tienen tienen una plantilla integrada para generar hojas de tiempo en formato PDF, CSV o DOC. Además, puedes exportar los resultados a un correo electrónico.

3. Herramientas integradas para informes y análisis

El software confiable de seguimiento del tiempo le permitirá crear resúmenes del trabajo de cada empleado. Estos generalmente incluyen lo siguiente:

• Detalles relacionados con la actividad, como la cantidad total de horas dedicadas por su empleado, el tiempo de inactividad general, el tiempo productivo general y los niveles de actividad del usuario para cada período de tiempo.
• Detalles del desempeño del personal, especialmente relacionado con los proyectos del equipo, para que pueda medir la contribución de cada miembro.
• Informes relacionados con tareas de cada miembro del equipo para ver la naturaleza del trabajo realizado. Algunos empleados pueden estar registrando grandes cifras sin estar involucrados en actividades relacionadas con el trabajo.

La función Informe y análisis del rastreador de tiempo debería permitirle generar estos datos en unos pocos pasos.

También es ideal si los resúmenes se muestran en formatos similares a tablas o gráficos para facilitar las búsquedas. Sin embargo, las plantillas personalizables serán mucho más útiles.

4. Capacidades de gestión de proyectos de talla única

El software de seguimiento del tiempo es esencialmente útil en la gestión de proyectos. Sin embargo, mientras que la mayoría de las aplicaciones de seguimiento de tiempo en el mercado tienden a incluir módulos simples que las hacen adecuadas para la mayoría de los proyectos de tamaño pequeño, es posible que las siguientes capacidades de gestión de proyectos falten en muchos rastreadores de tiempo populares:

• Agrupación de tareas entre subdivisiones de un equipo
• Fijación de plazos para proyectos y tareas individuales.
• Supervisión del progreso de los trabajos en curso
• Administración de presupuesto

El punto es que lo anterior puede no ser necesario para una pequeña empresa. Aún así, no puede ignorar estas funciones si desea asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad deseada.

5. Una función de alerta para recordatorios oportunos

Un rastreador de tiempo puede ser la diferencia entre un retraso y una respuesta oportuna a un problema. Por ejemplo, algunos empleados pueden olvidarse de cerrar sesión, en cuyo caso el software les envía una notificación antes de que desalojen completamente las instalaciones. Además, la aplicación debería poder advertirle cuando se acerca rápidamente una fecha límite y está retrasado. De la misma manera, debería ser posible otorgar a los miembros de su equipo permiso para recibir alertas de tareas pendientes. Algunas aplicaciones de administración del tiempo envían automáticamente dichas notificaciones por correo electrónico, SMS y sala de chat (si están integradas).

6. Gestión de facturas

Si bien las hojas de tiempo ayudan a simplificar la forma en que se registran las horas facturables, es posible que usted mismo deba ordenar manualmente el proceso de facturación. Sin embargo, eso no es ideal si cobra a sus clientes por hora o por día. Además, las cosas pueden complicarse más a medida que su negocio se expande.

Por lo tanto, debe estar disponible en el rastreador de tiempo una función de administración de facturas separada para rastrear las horas trabajadas y generar automáticamente documentos de facturación de acuerdo con los términos acordados. Además de quitarle la carga de trabajo de los hombros, la herramienta también garantiza que pueda enviar a sus clientes detalles de facturación precisos de manera consistente. Eso generará confianza a largo plazo.

7. Integración con otro software

La mezcla entre varias plataformas y aplicaciones de terceros es un aspecto inevitable de la mayoría de los proyectos en la actualidad. Además, las herramientas podrían estar ofreciendo servicios que las hacen indispensables para los equipos multifuncionales.

Algunos ejemplos son los siguientes:

• ásana
• Fuerza de ventas
• Paypal
• gramaticalmente
• Trello
• Flojo

El software de seguimiento de tiempo que puede integrarse perfectamente con aplicaciones de terceros facilitará la forma en que administra sus proyectos. Dicho esto, es posible que la necesidad de un rastreador de tiempo multipropósito de este tipo no se note fácilmente hasta que simplifique las operaciones de su lugar de trabajo. Al centralizar aplicaciones útiles para su proyecto en un solo lugar, puede implementar estrategias de desempeño a corto y largo plazo de manera efectiva. Simplemente elija un rastreador de tiempo pagado o gratuito que valga la pena usar.

8. Una aplicación móvil

Tener un software de seguimiento del tiempo al que se pueda acceder en los teléfonos inteligentes puede contribuir a la continuidad del negocio. Algunas marcas tienen aplicaciones móviles donde los usuarios pueden acceder a casi todas las funcionalidades de las versiones de escritorio de sus rastreadores de tiempo.

Con la versión móvil de su aplicación de seguimiento de tiempo, puede mantener su negocio en funcionamiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, puede recibir actualizaciones en tiempo real sobre el progreso realizado con proyectos inconclusos. Además, puede ver los niveles de rendimiento de sus empleados. Además de eso, poder usar un rastreador de tiempo en su teléfono puede adelantarlo.

Es un beneficio adicional si la aplicación está integrada con el almacenamiento en la nube.

¿Qué Time Tracker tiene todas las funciones necesarias?

Algunas excelentes opciones están disponibles por ahí. Dicho esto, si bien algunos pueden ser buenos para permitirle tener una visión completa de las actividades de su personal, es posible que no sean adecuados para una agrupación de tareas efectiva, y algunos de los mejor calificados son más bien limitados a un nicho.

Afortunadamente, hay un poderoso rastreador de tiempo que tiene todas las funciones deseadas. Esta herramienta se llama Traqq Time tracker. Viene con estas y algunas otras funciones interesantes y se puede acceder de forma gratuita.

Recomendamos usar Traqq si desea un rastreador de tiempo con un conjunto completo de funciones para monitorear la actividad y el rendimiento de su equipo.

Conclusión

El uso de rastreadores de tiempo es más que una tendencia. Sin embargo, no todos los rastreadores de tiempo valen la pena. Este artículo cubrió los puntos clave a considerar al seleccionar un software de seguimiento de tiempo.

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