3 técnicas imprescindibles para aprovechar al máximo su inversión en BI

Publicado: 2022-01-29

Hace una década, si le hubieras preguntado a un gerente comercial típico sobre su desafío más apremiante, probablemente te habrían dicho que era falta de información. Muchas empresas operaban esencialmente por instinto porque carecían de conocimientos sólidos sobre cómo operaba su negocio.

Hoy en día, nos enfrentamos al problema contrario. Las aplicaciones de servicios en la nube arrojan montañas de datos incluso a las pequeñas empresas. Desde su granja de servidores virtuales hasta el éxito de su campaña de marketing por correo electrónico, e incluso todo el inventario que tiene en su almacén, los números fluyen hacia su negocio desde todos los ángulos. Afortunadamente, las herramientas accesibles de inteligencia comercial (BI) tienen el potencial de permitir que incluso las pequeñas y medianas empresas (PYMES) analicen esos datos en ese unicornio de éxito analítico, la información procesable. La dificultad es conseguir que tus brazos rodeen los números.

Ahí es donde entra en juego el análisis de negocios. Como explicaremos en este artículo, las técnicas de análisis de negocios no son los tableros coloridos que su herramienta de BI eventualmente le permitirá construir. Son lo que le permite tomar sus datos sin procesar y usarlos para construir un mapa que lo lleve directamente a la acción del mundo real. La herramienta de BI es la mula de carga que lo ayuda a llegar allí.

Muchos gerentes de empresas más pequeñas se alejan de las herramientas de BI porque creen que son demasiado difíciles de usar, pero en realidad, no son tan difíciles una vez que sabe lo que quiere que le digan. Las técnicas a continuación le permitirán comprender cuáles deben ser esas preguntas y cómo querrá que se respondan.

Qué hace que el análisis sea importante

El análisis empresarial debe comenzar antes de iniciar su herramienta de BI. Un servicio de BI por sí solo no vale mucho. Para beneficiarse de uno, debe habilitarlo para que le brinde a usted, a sus gerentes y a sus empleados la información que necesitan saber. Datos que les permitirán hacer mejor su trabajo con el correspondiente beneficio para el resto del negocio.

Eso debería incluir los datos que necesitan regularmente y también debería hacer que sea más fácil acceder a ellos que cualquier método que estuvieran usando para encontrarlos antes. La guinda del pastel debe ser la capacidad de agregar nuevos conocimientos. Ideas que tal vez no hayan tenido antes y que, con suerte, hagan que su trabajo sea más fácil y efectivo. Eso es bueno para problemas comerciales repetibles y a largo plazo, pero también puede ser excelente para desafíos a corto plazo.

Un gran ejemplo es la pandemia. COVID-19 está obligando a las empresas a cambiar todo, desde las operaciones hasta las estrategias financieras, para que todo funcione en la nueva normalidad. Eso significa que una nueva perspectiva de los datos actuales ahora es fundamental. Según una encuesta realizada por el equipo de Freshbooks Communications and Research, solo el 21% de las empresas dijeron que tienen suficiente personal o recursos para enfrentar el desafío que plantea la pandemia.

Si bien ambas son plataformas poderosas, ni Tableau ni Microsoft Power BI pueden administrar esa reasignación de recursos por usted. El análisis empresarial es lo que deberá hacer antes para que pueda orientar esas herramientas hacia los problemas precisos que necesita solucionar.

Tres técnicas principales de BI

Puede parecer extraño para los principiantes, pero la mayoría de las técnicas populares de BI se denominan acrónimos. Estos generalmente abrevian los pasos que la técnica utiliza para realizar su función. Las tres que se describen a continuación ciertamente no son las únicas técnicas disponibles, pero todas se pueden aplicar a empresas de cualquier tamaño, por lo que son un buen punto de partida.

1. FODA

El análisis FODA es probablemente la técnica más conocida, por lo que es la primera de nuestra lista. FODA significa Fortaleza, Debilidad, Oportunidades y Amenazas. Debido a que es tan ampliamente aplicable, podría decirse que es la técnica más popular en uso hoy en día. Esto se debe a que el análisis FODA se puede, y se debe, realizar en toda la organización, no solo en un departamento o carga de trabajo.

Hacer esto revela mucho sobre cómo los diferentes equipos ven la posición de su empresa y las oportunidades disponibles para usted. Al reunir estas respuestas, podrá crear una imagen más holística de cómo funciona su negocio y cómo le está yendo.

Un ejemplo de esto podría ser la actitud de los miembros de su equipo hacia las nuevas tecnologías. Dependiendo de su sector de mercado, podría ser que sus equipos de marketing estén muy entusiasmados con el Internet de las cosas, o que sus equipos de atención al cliente vean una oportunidad en los chatbots impulsados por IA. Por el contrario, sus equipos de TI podrían considerar precisamente esas tecnologías como la mayor amenaza a la que se enfrenta. La aplicación de FODA priorizaría las necesidades de marketing o de la mesa de ayuda frente a su misión de TI. También cubriría exactamente cómo tomar esas decisiones al proporcionar datos relevantes para esa decisión.

Eso podría cubrir cosas como cómo se sienten sus clientes acerca de los chatbots de IA a partir de una encuesta que les haya dado o de las respuestas que sus técnicos de la mesa de ayuda hayan ingresado en sus aplicaciones de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o gestión de tickets. Luego, esos datos se correlacionarían con datos de TI relevantes, como cuánto costaría instalar, administrar y solucionar problemas de un sistema de chatbot de IA, y lo más importante, cómo probaría una tecnología tan nueva antes de comprarla.

Debido a que se centra en cuatro áreas bien definidas, las preguntas iniciales y los resultados finales de un análisis FODA generalmente se muestran en una cuadrícula básica de cuatro puntos. Para un ejemplo demasiado simplificado, supongamos que tiene un negocio de plomería y está buscando expandirse. Sus preguntas FODA iniciales podrían verse así:

Abordar estas preguntas afectará a diferentes partes del negocio, incluido el marketing, las ventas, las finanzas y las operaciones. Cada área deberá abordar esas preguntas en términos de qué información se necesitará para obtener una respuesta y construir un plan para avanzar.

El análisis FODA le permite equilibrar las perspectivas y necesidades de todos sus equipos y garantizar que no se pierda una parte importante de la imagen. Un concepto erróneo común sobre FODA (y varias otras técnicas de BI) es que son "plug and play", lo que significa que crea un conjunto de consultas una vez y luego las sigue ejecutando regularmente para registrar el crecimiento/declive o el éxito/fracaso a lo largo del tiempo.

Puede usar elementos de FODA para esto, pero el concepto FODA se trata de cómo abordar una iniciativa de BI estratégicamente. Su enfoque de consulta viene después de su proceso FODA, no durante. Y puede y debe aplicar el proceso FODA con la mayor frecuencia posible a tantos aspectos de su negocio como sea posible, en particular aquellos que cambian constantemente.

Para una comprensión práctica y más profunda de cómo usar FODA en el mundo real, consulte un manual en línea como este de Udemy.

2. LA MAYORÍA

Si bien puede aplicar DAFO a un problema específico, en realidad está dirigido a un análisis más completo de toda su organización o departamento. Para resolver problemas más pequeños o únicos, un mejor enfoque se llama MOST, que significa Misión, Objetivo, Estrategia y Táctica. De alguna manera, esta técnica es similar a SWOT, pero la diferencia aquí es que el análisis MOST funciona de manera más jerárquica.

Comenzará con un solo problema en el nivel más alto. Luego, cada paso debajo de eso está diseñado para ser más específico. Si fue amplio con MOST, podría definir su negocio por sus niveles ejecutivos. Luego podría usar esa jerarquía para recopilar y medir las métricas más amplias disponibles para usted. Por ejemplo, las ventas brutas o el crecimiento de la cuota de mercado. Luego, los gerentes senior utilizan esos datos para crear objetivos, es decir, los objetivos que quieren alcanzar en el futuro. Específicamente cuánto creen que pueden aumentar las ventas. O cuánto más esperan que crezca su cuota de mercado y, muy importante, cómo lo van a medir con precisión. Las estrategias son sus planes para lograrlos, y las tácticas son cómo los miembros individuales del personal contribuirán a eso.

Los últimos dos pasos de MOST serán los más aplicables cuando esté diseñando métricas continuas y cómo las analizará con su plataforma de BI. Pero antes de llegar allí, también debe averiguar cómo va a recopilar esos datos.

Si su objetivo es aumentar la audiencia de su comunidad en un 15 % en dos trimestres, ¿qué métricas necesitará saber si lo logró? Definitivamente, visitantes generales del sitio de redes sociales, pero también cosas como asistentes a seminarios web, respuestas a eventos o visitas al sitio que se originan en la comunidad y el correo electrónico. Con todos estos canales disponibles, debe establecer métodos de recopilación de datos antes de pasar al diseño de consultas, ya que las preguntas que puede hacer estarán determinadas por los datos que tenga.

En el ejemplo anterior, serían medidas como contadores de visitas al sitio, entrega de correo electrónico, estadísticas de apertura y clics, y un contador preciso de asistentes al seminario web en múltiples eventos. Una vez que esos datos tienen una herramienta de recopilación designada y una ruta establecida a su sistema de BI, puede comenzar a determinar las consultas que necesitará para realizar un seguimiento de todo.

3. Diseño de procesos

Tanto DAFO como especialmente MOST pueden ser utilizados por empresas de cualquier tamaño con buenos resultados. Pero para el segmento de las PYMES, mantenerse constantemente competitivo, eficiente y rentable es el mayor desafío. Para eso, un enfoque más directo y práctico de la inteligencia comercial podría ser más efectivo. Ahí es donde entra en juego el diseño de procesos. La idea central es que algunas de las herramientas que normalmente se utilizan para planificar y administrar proyectos también se pueden aplicar a los procesos comerciales en curso.

El truco es entender cómo funciona tu negocio. Si está ejecutando un almacén de cumplimiento de comercio electrónico, sabe que está ganando dinero al almacenar los productos de sus clientes, medir su inventario, cumplir y enviar sus pedidos y recopilar los datos que necesitan para mantener sus operaciones en funcionamiento. Con esos procesos en mente, probablemente pueda hacer un mapa de cuánto dinero está gastando en esos servicios en comparación con cuánto están generando. ¿O puede hacerlo?

¿Exactamente cómo se gestiona su almacén? Para responder a eso, debe observar el proceso que rige la llegada de un nuevo producto, la organización del almacenamiento y las características de envío. También debe saber con precisión cómo entran los pedidos, cómo se procesan y cómo funciona el intercambio de dinero y datos. Está buscando detalles con el diseño de procesos. Cuanto más granular pueda obtener, mejor funciona.

Eso significa identificar cada una de estas cadenas de tareas, categorizarlas y mapear cada paso en el proceso. Esa información le permite ajustar el proceso para una nueva eficiencia, mejores números de costo/beneficio o cualquier optimización que sea más importante para usted. Como tal, no hay un conjunto establecido de pasos para este método de análisis. Cada negocio dictará su enfoque. Probablemente la forma más popular es robar el enfoque MÁS de granularidad descendente y aplicarlo a la mecánica de su negocio.

Comience con la definición más amplia de lo que hace su empresa. Divídalo en sus partes, que probablemente serán las mismas que los departamentos en los que lo ha organizado. Reunirse con esos jefes de departamento, sus gerentes de segundo nivel e incluso los muchachos en las líneas del frente es cómo eventualmente establecerá un compendio detallado de cómo funciona exactamente su negocio. Lo quieres todo, incluidos los éxitos inteligentes, los obstáculos crónicos y las verrugas vergonzosas. Tu primera vez será un proceso largo y tedioso pero la información es oro.

Una vez que tenga la realidad, ahora puede compararla con preguntas hipotéticas: pedir a los gerentes que visualicen cómo funcionarían los procesos "en un mundo perfecto". Comparas esas respuestas con lo que está pasando, lo que te permite descubrir por qué va de la manera en que va y qué necesitas hacer para mejorar. Ninguna organización funciona a la perfección, lo que significa que puede ejecutar un proyecto de diseño de procesos regularmente y siempre encontrar nuevos conocimientos. Para las PYMES, esa es una manera fantástica no solo de operar mejor, sino también de mantener a la alta gerencia, incluso si es solo un pequeño grupo de propietarios o socios, en estrecho contacto con todos los aspectos de cómo funciona su negocio.

La aplicación de una herramienta de BI a este proceso funciona mejor si realiza el diseño del proceso a intervalos regulares. Un enfoque de una sola vez realmente no se beneficiará mucho de una herramienta como Tableau. Pero entonces, un proyecto de diseño de procesos de una sola vez tendrá un potencial de éxito limitado de todos modos. Pero haga uno anualmente, por ejemplo, y puede pasar un año entero recopilando datos que sean relevantes para cada proceso que hace avanzar su negocio. Visualizar esos datos cada vez que inicia una sesión de diseño de procesos le brinda una imagen muy detallada de cómo le está yendo en su mercado y frente a su competencia.

Una talla no sirve para todos

La recopilación de datos sin un propósito expreso es una pérdida de espacio en disco. Solo vale la pena si lo usa para planificar y realizar cambios, ya sean estratégicos o tácticos.

Una buena herramienta de inteligencia comercial le permite usar datos para realizar esos cambios. Es ese objetivo el que también debe determinar qué herramienta de BI usará eventualmente. Puede ser una inversión costosa, por lo que hacer coincidir los datos que tiene y las preguntas que va a hacer con las capacidades de la plataforma de BI debe formar la línea de base para determinar si una herramienta en particular es adecuada para usted.

Para cualquier PYME, aplicar al menos una de las técnicas descritas anteriormente es la forma de hacerlo.