¿Texto, imágenes o video en su comunicación técnica?
Publicado: 2017-06-06La empresa para la que trabaja intenta ofrecer a su audiencia la mejor experiencia de producto del mundo. Como escritor técnico, desea contribuir a eso creando una excelente asistencia para el usuario para ese producto.
Existen muchas herramientas excelentes que pueden ayudarlo a lograr esto. Estas herramientas incluyen editores de texto y herramientas gráficas y de video. Pero, ¿cómo decide cuándo usar texto, imágenes o video para la asistencia de su producto?
En esta publicación, le daré 15 preguntas que puede hacer y que lo guiarán para elegir el medio adecuado.
15 preguntas que debes hacerte para elegir el medio adecuado
1. ¿Está prohibido por ley el uso de imágenes o videos?
La mayoría de las regulaciones no dicen si es legal o no usar videos y/o imágenes, pero el uso de estos medios a veces puede ser difícil debido a las leyes aplicables que podrían causar problemas.
Dependiendo del tipo de producto en el que esté trabajando y en qué país se venda, a veces es obligatorio entregar las instrucciones impresas para ese producto. Esto hace que el uso del video como medio principal sea bastante difícil, pero el uso de imágenes tampoco siempre es la mejor solución.
De acuerdo con las leyes estadounidenses de seguridad de productos, existe la obligación de advertir sobre posibles riesgos relacionados con el uso del producto. Un defecto de advertencia (causado por advertencias inadecuadas, poco claras o incompletas) puede responsabilizar al fabricante en virtud de una reclamación de responsabilidad estricta por los daños causados por un producto defectuoso.
También dentro de la Unión Europea, las regulaciones de directivas de seguridad de productos requieren instrucciones claras. A modo de ejemplo, la Directiva de Baja Tensión 2014/35/UE establece que “Dichas instrucciones e información de seguridad, así como cualquier etiquetado, deberán ser claros, comprensibles e inteligibles”.
Como fabricante, usted será responsable cuando no se advierta a los compradores.
No todas las instrucciones o advertencias pueden explicarse claramente en forma de imágenes, por lo que a veces es necesario imprimir las instrucciones.
Las fotos pueden degradarse con gracia, incluso cuando se imprimen en blanco y negro, pero la información del video se pierde por completo. Esto significa que necesita instrucciones infalibles en un formato que no se degrade. Debe usar texto cuando pueda haber consecuencias legales. Use imágenes o video solo para apoyar el texto.
2. ¿Tu usuario tiene acceso a internet?
Reproducir un video generalmente requiere Internet de alta velocidad. Los usuarios no siempre tienen acceso a Internet cuando buscan información sobre productos específicos.
Un usuario buscará en YouTube un video de "Cómo hacer" cuando tenga tiempo y cuando haya Internet disponible. La necesidad de información en este caso es menos urgente que cuando, por ejemplo, un tren se atasca en un túnel. En ese caso, ¡definitivamente querrías tener información disponible sin conexión! Es mejor usar texto (con el apoyo de imágenes) cuando la información está disponible sin conexión.
3. ¿Se actualiza periódicamente el contenido?
Los productos que se están revisando, actualizando o desarrollando pueden ser menos adecuados para la documentación en video. Actualizar videos para nuevas revisiones es más inconveniente y costoso que actualizar imágenes y texto. Use texto, si es necesario en combinación con imágenes, cuando espere que la interfaz de usuario o el diseño del producto físico cambien con frecuencia.
4. ¿Pueden las imágenes apoyar, reemplazar o aumentar el texto?
Las imágenes en la asistencia al usuario pueden incluir fotos, ilustraciones, tablas, capturas de pantalla, diagramas y esquemas. Las ilustraciones y los diagramas son una buena manera de brindarle a su audiencia una descripción general de los dispositivos, las piezas y los componentes.
La instalación de un producto se puede explicar muy fácilmente mediante ilustraciones. Las ilustraciones pueden apoyar el texto, o incluso reemplazarlo por completo.
Las especificaciones o datos técnicos son más legibles cuando se usan en una tabla. En algunos casos, la tabla puede reemplazar el texto.
Una descripción de cómo usar una herramienta de software podría explicarse mejor agregando capturas de pantalla.
Cuantas más imágenes incluyas, menos palabras tendrás que usar. Sin embargo, las imágenes no siempre pueden reemplazar el texto. Las advertencias, por ejemplo, pueden ser difíciles de explicar visualmente, lo que puede generar situaciones peligrosas.
Use imágenes solo cuando apoyen, reemplacen o aumenten el texto de una mejor manera que si usara texto solo.
5. ¿El uso de imágenes o videos podría ahorrar costos de localización?
Aunque la razón principal para usar imágenes debería ser crear una mejor comprensión para el usuario, en algunos casos la decisión de usar imágenes podría basarse en los costos. Los manuales de instalación de IKEA, por ejemplo, en su mayoría no usan texto. Esto ahorra muchos costos de traducción ya que IKEA vende sus productos en 28 países (con 17 idiomas diferentes).
Crear algunas imágenes para una audiencia global puede tomar un par de horas, pero traducir el mismo texto a 17 idiomas diferentes sería mucho más costoso. Si está creando asistencia para el usuario para una audiencia global, considere usar ilustraciones o videos sin texto cuando podría ahorrar en costos de localización.
6. ¿Cómo es el proceso de localización de su asistencia al usuario?
De nuevo, esto puede ser una decisión basada en los costos, pero debemos ser realistas. Aunque está cambiando rápidamente, la comunicación técnica en la mayoría de los casos aún no es donde se gasta el dinero.
Entonces, antes de comenzar a crear su asistencia de usuario, mantenga el proceso de localización de imágenes y videos.
¿Necesitas texto en tus ilustraciones? ¿Hacéis envíos a 28 países?
Es una sabiduría convencional que traducir imágenes puede ser un proceso costoso.
Aunque existen funciones/herramientas avanzadas para localizar texto en imágenes (por ejemplo, mediante la función de traducción en Snagit), lo que no desea hacer es editar todos sus archivos de Illustrator en 28 idiomas diferentes.
Como regla general, usar solo texto es más fácil de traducir que una combinación de texto e imágenes.
No use documentación visual cuando el costo de la localización esté más allá de su presupuesto o no valga la pena el gasto adicional.
Cuando busque herramientas que puedan ayudarlo en el proceso de localización, asegúrese de que también envíen datos como el texto de imágenes, variables, metadatos, ToC y textos en imágenes (capas) para traducir.
7. ¿Tiene los recursos para crear imágenes o videos?
La creación de videos e imágenes requiere muchas más habilidades que las necesarias para la escritura técnica.
Muchos redactores técnicos pueden crear asombrosas instrucciones textuales, pero eso no significa necesariamente que sean creadores de imágenes o videos experimentados.
Y lo más probable es que una imagen o video mal hecho no alcance su objetivo.
Las fotos pueden ser una alternativa barata para las ilustraciones. Pero a menudo no son tan informativos porque contienen demasiada información. Agregar flechas usted mismo no siempre hace que la foto sea más fácil de entender.
Cuando desee utilizar documentación visual de alta calidad, debe aprender las habilidades necesarias para crear imágenes que sean claras y útiles. Existen excelentes herramientas que pueden ayudar a los no expertos con su comunicación visual.
De esta manera, es posible que los comunicadores técnicos incluyan elementos visuales atractivos en su trabajo sin pasar por una curva de aprendizaje pronunciada.
8. ¿Necesito demostrar algo?
La información de procedimiento para aprender una tarea debe contener los pasos generales necesarios para realizar una tarea.
La investigación ha demostrado que agregar una demostración a la información de procedimiento, mostrando cómo realizar una tarea, respalda la efectividad del aprendizaje.
El video podría usarse para complementar la información de procedimiento con demostraciones de funciones y flujos de trabajo clave.
Una regla general para determinar si se necesita una demostración es comenzar con una descripción del procedimiento (si es necesario, mejorada con fotos). Si encuentra procedimientos específicos que son demasiado difíciles de explicar claramente solo con texto o imágenes, entonces el video puede ser de valor agregado.
9. ¿Necesito demostrar movimiento?
La asistencia al usuario a menudo incluye movimiento.
Esto puede ser el movimiento de un mouse cuando se usa la herramienta Lazo poligonal de Photoshop, la rotación de una válvula apartada, enhebrar una máquina de coser o forzar un candado.
El movimiento es difícil de explicar solo con texto o fotos.
Usa videos cuando quieras demostrar movimiento.
10. ¿Necesito demostrar un estado?
El estado de algo es difícil de traducir con imágenes, fotos o texto por sí mismos.
La señalización visual de las luces LED, identificar qué sonido está haciendo un motor, determinar si el concreto mezclado es lo suficientemente líquido o incluso probar si la crema que está haciendo es lo suficientemente "movible" son buenos ejemplos de lo que queremos decir con el "estado". " de algo.
Agregar video lo ayuda a explicar cómo debe verse el estado de algo.
11. ¿Necesito demostrar una fuerza?
Además, cómo aplicar fuerzas es difícil de explicar en fotos o texto.
Para obtener instrucciones sobre cómo usar la fuerza correcta en una llave inglesa al apretar los pernos, cómo girar 'cuidadosamente' un ensamblaje a una situación de 'apriete manual' o qué tan fuerte debe tirar de la cubierta de un iMac antes de que realmente salte son todos buenos ejemplos.
Cuando necesite demostrar cuánta fuerza usar, el video es su solución.
12. ¿A cuántas personas quiero llegar?
Lo único que a la gente le gusta más que una imagen es una imagen en movimiento.
Y la gente se siente atraída por los videos instructivos.
Al buscar un "cómo hacer" en YouTube, ¡obtendría 439 millones de visitas! ¡Un tutorial de YouTube sobre cómo doblar una camiseta ha sido visto casi 9 millones de veces!
La posibilidad de que alguien vea un video es un 75% mayor que leer un texto (fuente). Se ven tutoriales en video; se salta el texto.
Cuando desee asegurarse de que su asistencia al usuario llegue a la mayor audiencia posible, el video debe ser su elección.
13. ¿Mi usuario necesita información muy específica?
Los videos pueden ser bastante frustrantes si su público busca información muy específica.
No desea ver un video de 20 minutos cuando solo está interesado en ubicar un tornillo específico. Hojear las páginas de un manual de usuario o simplemente usar ctrl +f en la versión electrónica funciona mejor.
Escanear un video para ese tipo de información específica es más difícil que escanear texto o imágenes.
Puede hacer que sus videos sean más fáciles de escanear manteniéndolos cortos, agregando leyendas o subtítulos y haciendo que el texto se pueda buscar.
De lo contrario, no use el video cuando su usuario a menudo necesite hacer referencia a información específica. Utilice texto en su lugar.
14. ¿Cuál es mi presupuesto?
¡Dinero! Los videos e imágenes hechos profesionalmente pueden ser costosos. Cuando no están hechos profesionalmente, pueden verse terribles.
Según su grupo objetivo (uso interno o externo, por ejemplo) y el esfuerzo que haya realizado para crear un buen video, un video amateur podría ser aceptable.
La mayoría del software puede explicarse mediante videos de proyección de pantalla económicos.
15. ¿Es importante que el usuario tenga que recordar la
información en una etapa posterior?
Los usuarios pueden necesitar información de referencia de una sola vez, o pueden necesitar aprender información para recordar a menudo o mucho más tarde.
Cuando se elabora con cuidado, el video es un medio más eficiente y efectivo para usar con fines de aprendizaje y capacitación (fuente), lo que significa que es más fácil recordar que se aprendió en una etapa posterior.
Cuando los usuarios necesitan recordar y reproducir información en una etapa posterior, el video sería el medio adecuado.
Conclusión
Las imágenes y los videos pueden ayudarlo a crear una mejor documentación. Sin embargo, hay algunas cosas a tener en cuenta:
- Puede haber algunas restricciones en el uso de ilustraciones y videos solo como resultado de condiciones legales
- El uso de video requiere principalmente acceso a Internet.
- Actualizar videos puede ser un proceso costoso
- Dependiendo de su proceso de localización, traducir ilustraciones o videos puede ser costoso.
La mayoría de las veces, el texto, mejorado con imágenes, será suficiente para crear una documentación más clara. Considere usar video en las siguientes situaciones:
- Cuando necesitas demostrar algo
- Cuando la eficacia del aprendizaje juega un papel importante
- Cuando te diriges solo a usuarios de dispositivos móviles y tu público siempre tiene acceso a Internet
- Cuando tienes los recursos para crear videos de alta calidad
- Cuando quieres llegar a una gran audiencia
Al igual que escribir instrucciones claras e inequívocas, crear imágenes y videos profesionales requiere habilidades específicas. Las herramientas y los tutoriales pueden ayudarlo en esto.
Lo más importante es que su usuario quiera una gran experiencia de usuario en cada etapa del viaje del cliente.
¡Es su responsabilidad entregar esto!
Después de pasar todo ese tiempo en un gran producto, también desea brindarle a su usuario una buena experiencia al consultar la asistencia al usuario.
Imagine que un usuario puede instalar o utilizar su producto sin la ayuda del servicio de atención al cliente.
Imagine una asistencia al usuario que contribuya a una experiencia de usuario aún mejor.
¡Puedes lograr esto!
Para hacerlo, hágase las preguntas de esta publicación y sus usuarios se entusiasmarán al instalar, usar o resolver problemas con su producto.