Qué hacen los equipos de alto rendimiento para tener éxito en un lugar de trabajo moderno

En el mundo del trabajo híbrido, existe un feroz debate sobre cuándo y dónde deben trabajar los empleados. Hay mucho menos enfoque, sin embargo, en el cómo. Ahí yace el problema. El cómo es la parte más difícil de acertar, pero la más importante.

Las organizaciones todavía están confundidas por su pensamiento heredado. Incluso cuando se vieron obligados a trasladar sus oficinas a Internet, adoptaron los malos hábitos que infundieron sus lugares de trabajo con ellos: demasiadas reuniones, mala infraestructura tecnológica, enfoques gastados de liderazgo y la lista continúa. Si bien el mundo del trabajo estaba cambiando rápidamente, las organizaciones cambiaron a regañadientes el lugar donde trabajaban las personas y, en algunos casos, incluso cuando trabajaban. Lo que tardó en cambiar fue darse cuenta de que la forma en que se realiza el trabajo debe reflejar las realidades del lugar de trabajo que cambia rápidamente.

Los líderes tienen que mejorar la forma en que trabaja su gente. El enfoque de comunicación asincrónica primero es imprescindible para las organizaciones y los líderes que desean prosperar en el nuevo y desafiante mundo laboral, ya sea que su lugar de trabajo sea completamente remoto, híbrido o en persona.

Es hora de que dejemos de escondernos detrás de la manta de seguridad del enfoque familiar de trabajo primero sincrónico y de decirnos a nosotros mismos que tener a los miembros de nuestro equipo en la misma sala (virtual) al mismo tiempo es lo que hace que el equipo funcione correctamente. ¡Porque no lo es! Eso sí, soy un extrovertido tipo A que prospera con las interacciones sociales en persona, pero seré el primero en admitir que las reuniones largas y sin sentido (en persona o no) no son lo que me hace productivo.

Mire, no estoy diciendo que la comunicación sincrónica no sea importante. Pero cuando se convierte en el valor predeterminado, crea un entorno y una expectativa de hiperreactividad constante. Cada interacción se convierte en un simulacro de incendio. Por el contrario, cuando los líderes planifican y ejecutan cuidadosamente, la puerta se abre para que prospere la comunicación asíncrona.

Durante la última década, he visto a algunos de los líderes más exitosos reequilibrar drásticamente la combinación de comunicación sincrónica y asincrónica para crear un entorno dinámico y saludable para sus equipos. Hice lo mismo y aprendí mucho en el proceso.

Pero antes de profundizar en eso, pongámonos de acuerdo en la definición y la importancia de la comunicación asincrónica.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

Si bien la comunicación sincrónica es la comunicación que ocurre en tiempo real, con todas las partes involucradas simultáneamente (p. ej., llamada de Zoom), la comunicación asincrónica es un estilo de comunicación que permite a los empleados organizar y realizar el trabajo de acuerdo con su propio horario, brindando espacio para elaborar estrategias y definir -afinar los entregables.

¿Por qué asíncrono primero?

En pocas palabras, el trabajo asincrónico permite una fuerza laboral más feliz, saludable y productiva. El trabajo pesado síncrono puede disminuir la productividad de cualquier equipo y crear ansiedad innecesaria. A pesar de eliminar los tiempos de viaje durante la pandemia, trabajar desde casa aumentó la cantidad de horas de trabajo, lo que llevó a un equilibrio sesgado entre el trabajo y la vida personal. Al mismo tiempo, el 94% de los trabajadores estadounidenses informan que experimentan estrés en su lugar de trabajo.

No ayuda que determinados tipos de trabajo sincrónico, como las reuniones, dominen constantemente los calendarios de los empleados. La Ley de Bartleby especula que las reuniones desperdician el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. La persona promedio pasa entre el 35% y el 50% de su tiempo en reuniones, y los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son improductivas. Dadas estas estadísticas, creo firmemente que los líderes deben defender la comunicación asincrónica para liberar el tiempo de las personas para aumentar su efectividad y priorizar la salud mental de los empleados.

Reducir los tiempos de reunión y aumentar el énfasis en la comunicación asincrónica permitirá a los líderes romper el ciclo de hiperreactividad, creando un espacio para el tiempo de trabajo enfocado y el compromiso reflexivo, aumentando así la eficacia y la colaboración al tiempo que disminuye significativamente el estrés y la ansiedad. Además, esto profundizará la inclusión, ya que no todos pueden aportar lo mejor de sí mismos a la mesa en el impulso del momento en un entorno sincrónico.

Cómo liderar con un primer trabajo asíncrono

Los equipos de alto rendimiento lideran con un enfoque asincrónico primero. Utilizan la creatividad y la tecnología para crear un entorno de colaboración e inclusión a través de la comunicación asíncrona. Las organizaciones líderes incluso revisan sus normas culturales para adaptarse a las necesidades de su fuerza laboral.

Estas son las cinco cosas con las que te recomiendo que empieces.

Establecer un día de “no reuniones”

He trabajado en dos empresas que instituyeron "los viernes sin reuniones". Solo uno tuvo éxito al implementarlo culturalmente por completo porque vino de arriba y los ejecutivos lideraron con el ejemplo. Fue el día más productivo de la semana para mis compañeros y para mí. Además, la misma empresa daba libre a sus empleados viernes alternos durante los meses de verano. Ambos contribuyeron a aumentar los niveles de productividad y camaradería entre colegas. Esto también nos llevó a priorizar la colaboración asíncrona.

Considere y respete las zonas horarias y las personalidades

He pasado casi tres décadas trabajando con personas de todo el mundo. ¿Sabes lo que encontré más efectivo? ¡Un enfoque de trabajo primero asincrónico!

Con equipos globales, la colaboración funciona mejor cuando no es en tiempo real. En lugar de convocar una reunión con algunas personas saltando a las 6 a. m. y otras a las 10 p. m., cree un entorno en el que todos puedan contribuir mientras son más productivos.

No se trata solo de diferencias horarias; debe considerar las preferencias laborales de las personas. Por ejemplo, tenía una persona de alto rendimiento en mi equipo que era un ave nocturna; aunque residía en Estados Unidos, hacía su mejor trabajo entre las 5 y las 11 de la noche. Además, no era el tipo de persona que se sentía cómoda brindando ideas en tiempo real (en una llamada); necesitaba tiempo para procesar, investigar y luego formar su opinión. Sabiendo todo eso, utilicé un enfoque de trabajo asíncrono con él el 90 % del tiempo. ¿El resultado? trabajo excepcional

Algunos de mis proveedores y agencias favoritos están en Asia y África. Con diferencias de tiempo tan grandes, utilizamos varias herramientas de comunicación (incluido WhatsApp) para colaborar. Alrededor del 98% de esta comunicación se realiza de forma asíncrona y funciona sin problemas.

Reemplace las reuniones con actualizaciones de video

Muchas reuniones se pueden reemplazar simplemente creando un video y enviándolo a colegas, partes interesadas o socios. No solo reduce el tiempo perdido, sino que también aumenta el compromiso. La investigación de TechSmith muestra que el 48 % de los empleados considera que el video es la forma de comunicación más atractiva.

Los tipos de reuniones perfectos para este enfoque son:

1. Reuniones de "información": actualizaciones de estado, informes de métricas, demostraciones de proyectos, presentaciones de nuevos empleados, información del proyecto "detrás de escena", actualizaciones mensuales de liderazgo, etc.
2. Capacitación de "toque de hombro": respuestas a preguntas de "cómo hacer", mostrando una nueva herramienta, describiendo un nuevo proceso, etc.
3. Reuniones de retroalimentación: revisiones de partes interesadas, informar un defecto, felicitar a un miembro del equipo por un trabajo bien hecho, etc.

Como fanático de los productos TechSmith durante más de una década, utilizo la herramienta de captura todo en uno de Snagit para grabar fácilmente mi pantalla y realizar ediciones simples en tiempo real si es necesario. Snagit me brinda una manera simple de grabar mi voz y mi pantalla (o cámara web) simultáneamente, lo que da como resultado videos informativos atractivos que son muy fáciles de crear. A menudo, puede ser tan fácil como abrir una presentación de diapositivas o una hoja de cálculo y hablar mientras se graba. Luego, puedo cortar fácilmente cualquier parte que no me guste para crear un producto acabado pulido para compartir con el equipo.

Lluvia de ideas y colaboración a través de documentos compartidos y plataformas de colaboración visual

Herramientas como SnagIt o InVision para la colaboración en el diseño, Pastel para la colaboración en el desarrollo de sitios web y Miro y Mural para la lluvia de ideas visual le permiten colaborar de forma eficaz. Junto con Google Docs, OneDrive y DropBox, estas son solo algunas herramientas invaluables en la caja de herramientas que permiten simultáneamente una alta productividad y una gran flexibilidad.

Establezca límites y use herramientas para reducir las distracciones

Una encuesta realizada por The Economist encontró que el 34% de los trabajadores pierden el enfoque en el trabajo debido a las interrupciones cara a cara de los colegas. Sospecho que esta pérdida de enfoque es aún más sustancial en un entorno virtual con distracciones de herramientas como Slack, Microsoft Teams y plataformas de mensajería de texto. Los equipos de alto rendimiento se alinean y respetan los patrones de trabajo preferidos de los demás. Crean "horas de oficina" y utilizan complementos para reducir las interrupciones y maximizar los períodos de concentración. Confían en una planificación cuidadosa y una comunicación asíncrona para dar lo mejor de sí mismos al trabajo y al mismo tiempo dar a sus colegas espacio para trabajar de una manera que permita a los miembros individuales del equipo ser más productivos y comprometidos.

En conclusión, en medio de la “Guerra del Talento” y el movimiento de la “Gran Renuncia”, la forma en que trabajan las personas determinará el futuro de su organización. Maximizar la productividad sin sacrificar la salud mental de los empleados es ahora un imperativo empresarial. Un enfoque de trabajo primero asincrónico debe convertirse en una regla, no en una excepción.