Comunicación síncrona vs. asíncrona: cómo usar ambas para dominar el trabajo remoto

Cuando llegó la pandemia de COVID-19, muchos de nosotros nos enfrentamos repentinamente a trabajar y aprender desde casa. Si bien el trabajo remoto y la educación no son conceptos nuevos, la mayoría de nosotros no habíamos experimentado los desafíos (y, sí, las recompensas) de un lugar de trabajo o aula totalmente digital.

Para los nuevos trabajadores remotos, planteó muchas preguntas. ¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con sus colegas? Como instructor, ¿cómo puede asegurarse de que sus alumnos no solo obtengan la información que necesitan, sino que también aprendan realmente? ¿Cómo sé cuándo debo hacer una llamada telefónica o realizar una reunión en línea, en lugar de enviar un correo electrónico o hacer un video?

Las respuestas a menudo se reducen a la elección entre comunicación sincrónica o asincrónica. Ambas son formas útiles y válidas de comunicar y compartir conocimientos, pero cada una tiene sus fortalezas y debilidades también.

Puede ser difícil saber cuál usar y cuándo, pero armado con el conocimiento y las herramientas adecuadas, puede dominar absolutamente el trabajo y el aprendizaje remotos.

¿Qué es la comunicación sincrónica?

Síncrono simplemente significa que las comunicaciones ocurren en tiempo real, con todas las partes involucradas simultáneamente . ¿Alguna vez ha hablado con alguien por teléfono o ha tenido una reunión o conversación en persona? ¡Felicidades! Te has involucrado en una comunicación sincrónica.

Para la mayoría de nosotros, volverse remoto significaba perder la comunicación cara a cara a la que todos estamos acostumbrados. De repente, cuando quiere hablar con un colega, no es tan simple como aparecer para conversar.

Ahora, está sentado en su escritorio con una cámara web y un micrófono hablando con imágenes en una pantalla. Si nunca había oído hablar de Zoom o de un servicio de videoconferencia similar o nunca lo había usado, es casi seguro que ahora lo haya hecho.

Pero las reuniones virtuales no son los únicos tipos de comunicaciones sincrónicas remotas. El chat por mensaje de texto SMS o el chat en línea, como Microsoft Teams o Slack, también suelen ser sincrónicos.

¿Qué hace que la comunicación sincrónica sea útil?

La comunicación síncrona es perfecta para cuando necesita respuestas a una pregunta de inmediato. Su mayor fortaleza es su inmediatez. También es ideal para momentos en los que necesita una lluvia de ideas o cuando desea poder obtener opiniones o ideas en tiempo real. Se parece más a las reuniones y conversaciones a las que está acostumbrado en la vida diaria de la oficina.

Mucha gente cree que la comunicación sincrónica es mejor para establecer una relación o involucrar a aquellos con los que se está comunicando o enseñando. Si bien eso puede ser cierto en algunos casos, no tiene que ser una verdad universal.

¡Pero más sobre eso más tarde!

¿En qué se queda corta la comunicación sincrónica?

Debido a la inmediatez, requiere que todos estén en el mismo lugar (virtual) al mismo tiempo. Esta es una gran desventaja para las personas que pueden estar en varias zonas horarias o que pueden tener dificultades con las conexiones a Internet, la disponibilidad de tecnología u otros desafíos. La mayor fortaleza de la comunicación sincrónica es también su mayor debilidad.

Aquí en TechSmith, solía coordinar el trabajo de varias agencias de consultoría externas. Algunos de esos consultores estaban en los EE. UU., pero otros estaban en Francia, Alemania, el Reino Unido y Australia. Tratar de coordinar un momento en el que todos pudiéramos estar disponibles para una reunión sincrónica resultó ser imposible.

Para que una reunión funcionara para mis consultores europeos, por ejemplo, normalmente tenía que celebrar la reunión antes de las 10 am ET para que no los obligara a quedarse hasta tarde en la oficina. Pero eso significaría que los australianos tendrían que estar en la llamada alrededor de la medianoche.

Eso es simplemente una cosa irrazonable para pedir. En lugar de eso, llevaríamos a cabo las reuniones con tantas personas como pudiera razonablemente asistir y yo grabaría la reunión para compartirla con aquellos que no pudieron asistir.

Funcionó, pero también significó que los australianos no tenían a menudo la oportunidad de participar como lo hacían los otros consultores.

Pero, ese también es un ejemplo bastante extremo. La comunicación sincrónica puede ser igual de problemática para las personas que no se encuentran a miles de kilómetros de distancia.

Todos hemos estado en reuniones en las que nos preguntamos por qué estamos allí y maldecimos en silencio la interrupción de nuestra productividad. Lo mismo ocurre con las charlas rápidas en el escritorio de alguien. Es posible que la persona a la que interrumpes no siempre comparta tu sentido de urgencia sobre un tema en particular.

La comunicación sincrónica requiere que todos estén presentes, ya sea que sea el mejor momento para ellos o no.

Finalmente, con la comunicación síncrona, hay poco margen de error. En una reunión de transmisión, si la tecnología falla, todos deben esperar a que se resuelva el problema o es posible que se deba reprogramar la reunión.

Este tweet reciente de nuestro amigo Brian Fanzo resume bastante bien:

Además, en una conversación en tiempo real, a veces hay poco tiempo para considerar una respuesta a las preguntas o soluciones alternativas a los problemas. Es posible que no tenga tiempo para recopilar la información o los recursos necesarios para abordar adecuadamente un problema.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

Si ha leído hasta aquí, probablemente ya haya adivinado que, si la comunicación síncrona ocurre en tiempo real, la comunicación asíncrona debe ser cualquier comunicación que no lo haga. No requiere que todas las partes participen al mismo tiempo para ser efectivo.

Es realmente así de simple. ¡Pero hay una gran variedad de formas de hacerlo!

El correo electrónico es probablemente la forma más común de comunicarse de forma asíncrona en un entorno empresarial. Pero hay. múltiples formas de comunicación.

Otros ejemplos incluyen:

• Herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello.
• El sitio wiki o Sharepoint de su organización.
• Vídeos informativos o instructivos.
• Guías de referencia rápida.
• Capturas de pantalla con marcado.
• Suministre realimentación.

Pero algunos de los métodos síncronos también pueden ser asíncronos o híbridos. Si bien los mensajes directos y los mensajes de texto se pueden enviar en tiempo real, es posible que no esté disponible para responder la pregunta de un colega de inmediato.

Lo mismo ocurre con los mensajes que se dejan en herramientas como Slack o Teams. Las personas pueden optar por responderlas de inmediato o cuando estén disponibles.

Mi ejemplo anterior de grabar una reunión de transmisión y compartir con los participantes ausentes es un ejemplo de una especie de híbrido de sincrónico y asincrónico.

¿Qué hace que la comunicación asincrónica sea útil?

La comunicación asincrónica funciona mejor cuando no se requiere inmediatez. Permite que todas las partes consuman y respondan al contenido cuando sea conveniente, apropiado o posible para ellos. No tienen que detener su trabajo para participar en el horario de otra persona.

Además, la comunicación asincrónica permite más tiempo para recopilar información, recursos, pensamientos y opiniones antes de responder preguntas, abordar inquietudes u ofrecer ideas.

La comunicación asincrónica también es más indulgente con los errores y los problemas tecnológicos. Si su computadora falla en medio de escribir un correo electrónico, puede volver a él cuando se reinicie su computadora. Si hace un video para compartir, puede revisar y editar sus errores verbales y dudas.

La comunicación asincrónica es escalable de una manera que la comunicación sincrónica a menudo no lo es.

Por ejemplo, la mayoría de los espacios de reuniones virtuales tienen al menos algún tipo de límite en el número de asistentes. Para muchas organizaciones, estos límites a menudo no serán un problema. Pero para empresas más grandes o para instancias en las que puede ser necesario compartir información con un grupo más grande de personas, estos límites pueden afectar gravemente sus comunicaciones.

Sin embargo, si convierte esa reunión informativa o educativa en un video pregrabado, prácticamente no hay límite en la cantidad de personas que pueden verlo.

Finalmente, la comunicación asíncrona deja más espacio para el error y la corrección de errores o posibles errores de comunicación. Tiene más tiempo para redactar un mensaje, garantizar su precisión y revisar los errores antes de compartirlo.

La comunicación asíncrona no intenta replicar la experiencia de la comunicación cara a cara, sino que aprovecha las ventajas únicas del entorno en línea.

¿Dónde falla la comunicación asíncrona?

Imagínese esto: tiene un plazo ajustado y necesita que le respondan un par de preguntas finales antes de terminar. Le envías un correo electrónico a tu compañero de trabajo y luego esperas.

Y espera.

Y espera.

En la mayoría de los casos, la comunicación asíncrona no es tan efectiva en tiempos de crisis o cuando necesitas una respuesta ahora mismo.

También existe cierta preocupación de que, en muchos casos, la comunicación asincrónica puede ser menos atractiva o personal que la comunicación sincrónica.

Eso ciertamente puede ser cierto. Un correo electrónico casi nunca será tan personal como una llamada telefónica o una conversación cara a cara.

Pero, si se hace correctamente, muchas formas de comunicación asíncrona pueden ser increíblemente atractivas y personales. En nuestra publicación reciente Cómo cambiar de manera efectiva a la enseñanza en línea: la guía definitiva, presentamos varias formas de garantizar que su aprendizaje asincrónico atraiga a su audiencia, especialmente cuando se trata de hacer videos.

Algunos ejemplos incluyen:

• Incluir el video de la cámara web de su rostro al grabar una plataforma de diapositivas para una presentación.
• Mantén tus videos lo más cortos posible.
• No exagere con un alto valor de producción.
• Hablar con entusiasmo.

Echa un vistazo a esa publicación para obtener más información excelente.

¿Es mejor sincrónico o asincrónico para la comunicación remota?

Ninguno es intrínsecamente mejor que el otro. Todo depende de tus necesidades (y las de tu audiencia).

Como se señaló anteriormente, cuando la mayoría de nosotros nos volvimos remotos hace unos meses, probablemente intentamos descubrir cómo podíamos replicar el entorno de la oficina (o el aula) con videollamadas, reuniones de transmisión, mensajes directos y otros métodos. Y, si bien eso funcionó a corto plazo, es probable que no pueda mantenerse indefinidamente.

Para la mayoría de las organizaciones, una combinación de métodos de comunicación sincrónicos y asincrónicos será más eficiente y eficaz.

¿Debo elegir comunicación síncrona o asíncrona?

Si no está seguro de si la comunicación sincrónica o asincrónica es adecuada para su necesidad particular, hágase estas preguntas:

• ¿Es esto lo suficientemente urgente como para interrumpir el trabajo de otros?
• ¿Necesito una respuesta inmediatamente?
• ¿Mis compañeros de trabajo necesitan esta información en este mismo instante?

Recuerde, una emergencia de su parte no se traduce necesariamente en una emergencia para otra persona.

Considere esto: el entorno en línea nos brinda una serie de oportunidades para comunicarnos de manera efectiva sin tener que hacerlo necesariamente de manera sincrónica. Y, en muchos casos, la comunicación asíncrona funcionará mejor.

¿Recuerda nuestro ejemplo anterior de la reunión que podría haber sido un correo electrónico? Si está organizando reuniones que son puramente informativas, considere convertir esa reunión en un video. Tu audiencia puede consumir el contenido sin tener que interrumpir su trabajo. Y, con una herramienta como TechSmith Video Review, incluso pueden hacer preguntas y ver las respuestas mientras miran.

Aquí hay algunas formas en que puede usar la comunicación asíncrona de manera más efectiva, incluso si no está trabajando de forma remota.

• Enviar un correo electrónico.
• Convierta una reunión informativa en un video.
• Cree un screencast rápido para repasar los cambios propuestos en el documento en lugar de reunirse en persona.
• Tome capturas de pantalla y guíe a su audiencia a través de los pasos para completar una tarea.
• Haga un video de capacitación en lugar de hacer una capacitación en persona.

Para obtener más información y consejos, consulte esta excelente publicación sobre cómo transformar sus comunicaciones remotas con imágenes.

¿Qué herramientas están disponibles para la comunicación sincrónica?

Hay una serie de herramientas disponibles para ayudarlo con su comunicación sincrónica remota, incluido el software de videoconferencia y herramientas de comunicación en tiempo real como el chat.

Aquí están algunos de los más populares:

• Zoom
• Reunión de Google
• Equipos de Microsoft
• Teléfono (incluidas funciones como Facetime)
• Flojo
• SMS de texto

¿Qué herramientas están disponibles para la comunicación asíncrona?

Si bien algunas de las siguientes herramientas son más útiles para la comunicación asíncrona, notará que hay algunos cruces. Por ejemplo, si le envías un mensaje de texto a alguien, ciertamente puede responder de inmediato, pero también puede responder cuando sea más conveniente o apropiado.

Estas son algunas de las herramientas más populares para la comunicación asincrónica.

• Correo electrónico
• Grabadores de pantalla/editores de video como TechSmith Camtasia.
• Software de captura de pantalla como TechSmith Snagit.
• Plataformas de video como TechSmith Knowmia Pro.
• Equipos de Microsoft
• Flojo
• SMS de texto

¿Síncrono vs. asíncrono? ¡Más como síncrono Y asíncrono!

No existe una manera perfecta de comunicarse cuando se trabaja o se aprende de forma remota. Hay beneficios de la comunicación asincrónica y la comunicación sincrónica, así como contras.

Algunas comunicaciones son urgentes y necesitan atención inmediata. Otros, sin embargo, son menos urgentes y pueden manejarse de una manera menos disruptiva y tal vez incluso más útil.

Con las herramientas adecuadas y una mejor comprensión de dónde brilla realmente cada método, puede usar ambos para ayudarlo a comunicarse mejor con sus colegas, estudiantes y otras audiencias, ya sea que estén a 5,000 millas de distancia o al final del pasillo.