Cómo aplastar su próximo lanzamiento de software

Los cambios dan miedo, y las principales implementaciones de software pueden ser algunos de los cambios más aterradores que experimentan los usuarios de su organización.

Es fácil olvidar que no todo el mundo es un gurú de la tecnología.

Para algunos de sus colegas, dominar una nueva tecnología o aplicación de software puede ser, en el mejor de los casos, desalentador y, en el peor, increíblemente perturbador y frustrante.

Al final, una implementación exitosa equivale a una adopción exitosa del software.

Entonces, ¿cómo gestiona las expectativas y experiencias de los usuarios mientras se asegura de que el lado tecnológico también funcione sin problemas?

Te mostrare.

Un buen plan que centre a sus usuarios y se concentre en la comunicación y la capacitación puede contribuir en gran medida a garantizar que la implementación del software de su organización no solo sea buena, sino también un éxito rotundo.

Esto es lo que aprenderá en nuestra guía de implementación de software:

• Los elementos esenciales de su plan de implementación.
• Cómo lograr la aceptación en toda su organización.
• Cómo comunicarse efectivamente con sus usuarios.
• Por qué la formación es tu principal prioridad.
• Cuatro errores que pueden hundir su lanzamiento antes de que comience.

Cómo crear un plan de implementación de software

Puede parecer una obviedad, pero al igual que cualquier proyecto en su organización, debe crear un plan sobre cómo implementar un nuevo software. Y ese plan debe abordar el período previo al lanzamiento, el lanzamiento en sí y el poslanzamiento.

Para este artículo, supondremos que usted y su equipo han realizado la debida diligencia al evaluar los objetivos y necesidades comerciales de su organización, incluido el presupuesto, las capacidades del software, los problemas de seguridad, etc.

Descubrir todo esto con anticipación garantizará que los miembros del equipo dediquen menos tiempo y esfuerzo a largo plazo.

Ya ha elegido el programa de software o el software empresarial que necesita, ahora debe abordar cómo hacérselo llegar a sus usuarios.

Siga las mejores prácticas de implementación de software

Mucho antes de siquiera pensar en lanzar su nuevo software, necesita un nuevo plan de implementación de software que cubra: cómo lo implementará, para quién, en qué programa y, lo más importante, cómo se comunicará con sus usuarios sobre la implementación. y proporcionar los documentos de formación que puedan necesitar.

Si bien la mayoría de los equipos de TI entienden la importancia de planificar el trabajo técnico de la implementación de un software, es fácil olvidar el impacto humano de su proyecto.

Usted y su equipo obviamente harán el trabajo de implementar el nuevo software, pero su planificación debe centrarse en las necesidades, temores, expectativas e inquietudes de sus usuarios sobre el próximo lanzamiento.

En su planificación, piense detenidamente en las mejores prácticas para implementar el nuevo software haciendo preguntas clave:

• ¿Será este un lanzamiento para toda la organización o un enfoque por etapas?
• Si es gradual, ¿quién lo obtiene primero y por qué?
• ¿Cómo afectará esto a nuestros usuarios?
• ¿Cómo afectará esto a nuestros clientes u otras partes interesadas?
• ¿Qué podemos hacer para ayudar a los usuarios a entender lo que esto significa para ellos?
• ¿Quién será la persona de contacto para la comunicación en el lanzamiento?
• ¿Cómo abordaremos los temores, las preocupaciones y las quejas?
• ¿Cómo apoyaremos a nuestros usuarios durante la transición y después del lanzamiento?
• ¿Quién en nuestra organización puede ayudar con la comunicación y la capacitación?

Planea para todos

Incluso si su empresa es un proveedor de software o tecnología, puede apostar a que no todos en su equipo se sienten tan cómodos con la tecnología como usted. Siempre es mejor asumir que habrá usuarios que saben exactamente lo que necesitan para hacer su trabajo y nada más.

Una vez, cuando capacitaba a los usuarios de Microsoft Word sobre accesibilidad, hice una referencia casual al uso de CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar. Me miraron como si estuviera hablando en otro idioma.

Eran personas que habían estado usando Word y otras aplicaciones de MS Office durante años, si no décadas. A pesar de su uso prolongado del producto, casi ninguno de ellos había oído hablar de las teclas de acceso rápido o las había usado alguna vez.

Esa fue una experiencia increíblemente reveladora para mí en términos de entrenamiento. Nunca suponga que incluso los usuarios experimentados saben lo que usted sabe.

No querrás tratarlos como novatos, pero recuerda que habrá diversos grados de experiencia y conocimiento.

Obtenga aceptación para la implementación de su software en toda su organización

Ha elegido su nuevo software. Ha presentado su caso a sus gerentes y otros líderes sénior en su organización. Ha enumerado los pros y los contras y ha hecho recomendaciones, y le han dado luz verde.

Estás listo para rodar, ¿verdad?

Bueno eso depende. ¿Con quién MÁS hablaste?

Es tentador suponer que al obtener la aprobación de sus jefes, tiene toda la aceptación que necesita.

Pero, ¿ha hablado con las personas que se verán más afectadas por este cambio? ¿Ha preguntado sus necesidades y esperanzas para cualquier software nuevo? ¿Ha discutido las posibles trampas o preocupaciones que puedan tener sobre el cambio?

Cualquier movimiento para actualizar o cambiar las soluciones de software debe involucrar en gran medida a las personas que dependen de él para hacer su trabajo. Puede hacer toda la investigación del mundo y aun así no estará tan bien informado sobre los requisitos del día a día como los que realmente hacen el trabajo.

Eso puede ser más fácil en organizaciones más pequeñas donde simplemente puede hablar con todos uno a uno. Las empresas más grandes pueden necesitar ser creativas.

Aquí hay algunas formas de hablar con los usuarios sin tener que hablar con CADA usuario:

• Grupos de enfoque
• Encuestas
• Sesiones de preguntas y respuestas en vivo
• seminarios web
• Canales de Slack/Teams

Independientemente de cómo lo haga, comprender lo que necesitan sus usuarios ayudará a obtener su aceptación cuando les informe qué está cambiando. Si bien es posible que no pueda satisfacer todos sus requisitos o inquietudes (seamos realistas, no existe el software perfecto), se sentirán escuchados y demostrará que se preocupa por su trabajo.

¡Y hay una bonificación potencial! Al trabajar con los diversos departamentos y colegas que utilizarán el nuevo software, puede identificar campeones potenciales que pueden ayudar a defender y evangelizar la nueva herramienta.

Ya sea que actúen como enlaces entre sus equipos y el suyo o simplemente se conviertan en una especie de expertos sobre el terreno, a menudo es muy útil tener a alguien de su lado a nivel de usuario.

Comuníquese de manera efectiva para una implementación de software exitosa

¿Has sentido un tema en este post? La comunicación es la mejor herramienta en su caja de herramientas para garantizar una implementación exitosa del software.

Pero la comunicación no puede consistir únicamente en largos correos electrónicos tuyos y de tu equipo sobre lo que sigue.

El correo electrónico seguramente será una forma importante de comunicarse con sus usuarios, pero no debería ser la única forma.

A lo largo de las fases de prelanzamiento, lanzamiento y poslanzamiento de su lanzamiento, utilice diferentes medios de comunicación para asegurarse de que todos sus usuarios tengan acceso a la información que necesitan.

Cómo comunicarte con tus usuarios

Al igual que los ejemplos anteriores sobre cómo obtener aceptación, aquí hay algunas buenas maneras de comunicar información importante:

Correo electrónico

El correo electrónico es una excelente manera de hacer actualizaciones y anuncios rápidos. Para la mayoría de nosotros, nuestra aplicación de correo electrónico (como MS Outlook) también es la forma en que programamos reuniones y otros eventos. Definitivamente usa eso a tu favor.

El correo electrónico también es increíblemente impersonal y puede resultar abrumador. Úselo con moderación. Evite correos electrónicos largos que requieran que los usuarios asimilan y recuerdan mucha información.

Reuniones y eventos remotos en persona/en vivo

Ya sea una sesión de preguntas y respuestas, una presentación de seminario web sobre nuevas funciones o una mesa redonda, los eventos en vivo ofrecen una experiencia más personal y atractiva para muchos usuarios.

Sugerencia profesional: Grabe sus sesiones en vivo y compártalas con cualquiera que no haya podido asistir, de modo que los usuarios puedan regresar y ver si es necesario revisarlas.

Video

Los videos informativos rápidos cierran la brecha entre el correo electrónico y las presentaciones en vivo. Puede ser más deliberado con lo que quiere presentar y tiene más control sobre el ritmo y el contenido.

El video es atractivo y nuestra investigación muestra que cada vez más personas buscan videos informativos por su cuenta.

Al igual que con el correo electrónico, evite videos largos y abrumadores. Si tiene varios temas que cubrir, considere crear una serie de videos que cubran temas específicos. De esa manera, las personas pueden regresar y revisar las que necesitan sin tener que recordar dónde habló sobre una función en particular en su video de 30 minutos.

Sugerencias para una comunicación efectiva sobre el lanzamiento de su software

Todas y cada una de las comunicaciones con su organización deben centrarse en sus usuarios. Responda sus preguntas, bríndeles la información que necesitan para tener éxito y disipe sus temores e inquietudes.

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

1. Piense como un usuario, no como un administrador

Evite la jerga tecnológica o las palabras y siglas demasiado técnicas. Si es absolutamente necesario usar un término técnico, asegúrese de definirlo de una manera que cualquiera pueda entender. Como se señaló anteriormente, recuerde que no todos son expertos en tecnología. Asegúrese de que todas las comunicaciones sean fáciles de comprender.

2. Considere asociarse con recursos humanos o marketing

Si realmente quiere sacar el máximo partido a sus comunicaciones, considere asociarse con los expertos en comunicación de su organización. Sus colegas de recursos humanos y marketing están bien versados ​​tanto en ayudar a las personas a comprender conceptos complejos como en abordar temores e inquietudes.

3. Recuerda que la comunicación real es una calle de doble sentido

La comunicación no es solo lo que le dices a tu audiencia. La comunicación real incluye escuchar y abordar los comentarios. Asegúrese de que sus usuarios tengan una forma de hacer preguntas, plantear inquietudes y pedir ayuda.

4. Continuar el alcance más allá del día del lanzamiento

La implementación de su software no termina después de la implementación y tampoco deberían hacerlo sus comunicaciones. Mantenga abiertas las líneas de comunicación después de la implementación y no olvide recopilar comentarios sobre cómo fue todo.

Haga del entrenamiento su prioridad número 1

Pero espere, ¡pensé que la comunicación era clave para una implementación exitosa del software! ¿Lo que da?

Bueno, ¿qué es la formación, sino la comunicación de conceptos y conocimientos a quienes lo necesitan?

La razón por la que las personas temen el cambio en el trabajo es porque les preocupa no poder funcionar en el nuevo entorno. Su trabajo como profesional de TI es brindarles el conocimiento y las habilidades que necesitan para superar sus miedos.

Al igual que sus comunicaciones a lo largo del proceso de implementación, su capacitación debe tomar varias formas según la necesidad. Es una buena idea ofrecer opciones flexibles como imágenes y videos para implementar plataformas de software en toda la empresa. De esa manera, los usuarios siempre pueden regresar y volver a ver la información o se puede reutilizar como parte de la incorporación de nuevos empleados.

No hay nada más desalentador para la mayoría de los usuarios (que ya están nerviosos por el nuevo software) que enfrentarse a un documento de texto gigante o correos electrónicos llenos de párrafo tras párrafo de información técnica.

No les diga a sus usuarios cómo usar el nuevo software, ¡enséñeles!

Los métodos comunes de capacitación efectivos incluyen:

• Sesiones de capacitación presenciales o remotas en vivo.
• Videos de entrenamiento de formato largo.
• Una biblioteca de videos breves de capacitación que abordan temas o funciones específicos.
• Documentación de usuario y documentos de ayuda muy visuales.

Recuerde, no necesita ser un profesional de video o gráficos para crear videos y documentos de capacitación de calidad profesional. TechSmith Camtasia y TechSmith Snagit ofrecen funciones potentes pero fáciles de usar que permiten a cualquier persona compartir conocimientos y habilidades de forma rápida y sencilla.

Además, Camtasia y Snagit funcionan muy bien juntos, lo que hace que sus videos y documentos de capacitación sean aún más efectivos.

Independientemente de los métodos de capacitación que utilice, recuerde centrar a sus usuarios y sus necesidades al crear su contenido.

Cuatro errores que debe evitar en la implementación de su software

Incluso la implementación de software mejor planificada y ejecutada puede fallar, pero evitar estos cuatro errores comunes puede ayudarlo a evitar una catástrofe.

1. Ignorar la disidencia

¿Alguna vez escuchó la frase "no se puede complacer a todos"? Incluso con la mejor comunicación, no todos en su organización estarán contentos con los cambios. Siempre habrá alguien que no esté de acuerdo. Y, si bien es fácil descartar a los detractores como, bueno, detractores, ignorarlos puede generar problemas mayores en el futuro.

En el mejor de los casos, pueden sentir que no se toma en serio sus inquietudes y, en el peor de los casos, corre el riesgo de perderse información importante que podría ayudarlo a tomar mejores decisiones en el proceso de implementación.

Escuche a todos y utilice la información lo mejor que pueda.

2. Apurar el proceso

Brinde a todos (incluido su equipo de TI) el tiempo que necesitan para poner las cosas en orden antes de cualquier lanzamiento de software. Avise a sus usuarios con suficiente anticipación sobre los próximos cambios para que tengan tiempo de abordar su trabajo y usted tenga tiempo para abordar cualquier inquietud que pueda surgir.

3. No incluir personal que no sea de TI en el proceso de toma de decisiones

En un enfoque centrado en el usuario para la implementación del software, desea asegurarse de incluir a los usuarios reales en cualquier decisión que afecte su trabajo. Eso no significa que tenga que hablar con todos los empleados, pero asegúrese de que haya muchas oportunidades para que los usuarios ofrezcan sugerencias, comentarios e ideas sobre cómo hacer que funcione.

4. No escuchar a tus usuarios después del lanzamiento

Recopile comentarios y escuche lo que funcionó y lo que no. Utilice esta información para ayudar a abordar los problemas con el lanzamiento actual y para informar mejores procesos para el próximo.

¡Centre a sus usuarios para el éxito de la implementación del software!

Centrar a sus usuarios en cualquier implementación de software ayuda a garantizar que todos obtengan lo que necesitan cuando lo necesitan.

Ya sea que esté implementando software nuevo o actualizado para 3, 30 o 3000 personas, tener un plan sólido que centre a sus usuarios, tenga la aceptación de todos los niveles de su organización y continúe más allá del día del lanzamiento ayudará a garantizar el éxito.

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