Una breve guía para compartir conocimientos: cómo empezar

Las empresas que hacen que el intercambio de conocimientos sea parte de su cultura organizacional tienen una clara ventaja competitiva.

Gallup, la firma de análisis y asesoría, señala: "La gestión del conocimiento debe verse como una estrategia comercial clave y debe recibir el mismo tiempo y atención que cualquier otra iniciativa de TI o de recursos humanos".

Los beneficios del intercambio de conocimientos están muy extendidos, desde una mayor agilidad e innovación hasta una mayor participación de los empleados. También es una de las mejores formas de garantizar la continuidad del negocio en medio de la rotación normal del personal.

Pero el término e incluso la práctica en sí pueden ser un poco opacos, lo que dificulta priorizar e implementar.

Entonces, dibujemos una imagen más clara de qué es exactamente el intercambio de conocimientos, los beneficios específicos e identifiquemos oportunidades para que su organización comience a hacerlo ahora mismo.

¿Qué es el intercambio de conocimientos?

En pocas palabras, el intercambio de conocimientos es el intercambio de habilidades, información y experiencia entre una red o un grupo de personas.

En este contexto, hay dos tipos de conocimiento: el conocimiento explícito y el conocimiento tácito.

El conocimiento explícito es el tipo que se puede registrar, codificar, articular y acceder fácilmente. A menudo son cosas que pueden estar contenidas en documentación, manuales, tutoriales o videos instructivos.

El conocimiento tácito, que es complementario a la forma explícita, es la sabiduría, la experiencia, la perspicacia y la intuición que construye el contexto en torno al conocimiento explícito. Aquellos con conocimiento tácito saben por qué una práctica en particular es fundamental para un negocio o cómo se tomó un conjunto de decisiones.

La forma más fácil de compartir conocimientos.

No importa si está tratando de compartir conocimiento explícito o tácito, puede parecer una tarea difícil.

¿Cómo una organización hace que la información crítica sea fácilmente accesible para todos sin gastar una cantidad exorbitante de tiempo o dinero?

La respuesta es crear una cultura de intercambio de conocimientos.

Las organizaciones deben alentar a los empleados a compartir sus conocimientos y proporcionar herramientas que faciliten la tarea.
Lo bueno es que no necesita implementar un sistema completo de gestión del conocimiento para comenzar. Algunas herramientas simples de captura o grabación de pantalla como TechSmith Snagit y Camtasia son más que suficientes.

Herramientas como Snagit y Camtasia ayudan a los empleados a crear ayudas de trabajo, capturas de pantalla, tutoriales y otro contenido informativo. Almacene y comparta estos recursos en una base de conocimiento, una intranet de la empresa o incluso espacios de colaboración simples como Google Docs para un acceso rápido y fácil.

La clave es proporcionar las herramientas y el empujón de aliento.

Tres razones para comenzar a compartir conocimientos ahora mismo

Cuando el conocimiento fluye con facilidad en una organización, prosperan numerosas facetas del negocio.

Aquí hay tres formas en que el intercambio de conocimientos ha demostrado beneficiar a las organizaciones.

1. Aumentar el ROI de las herramientas de software y otras inversiones comerciales

En su State of Tech Spend de 2020, Flexera, un proveedor de gestión de TI, descubrió que la empresa promedio gasta casi el diez por ciento de sus ingresos en recursos de TI. Las empresas financieras, de servicios en la nube y de software gastan por encima del promedio con las empresas de software, en promedio, gastando casi el 25 por ciento de sus ingresos en recursos de TI.

Es imperativo maximizar el ROI de estas inversiones.

¿La mejor forma de hacer eso?

Fomentar el intercambio de conocimientos. Esto ayudará a garantizar que tantos empleados como sea posible entiendan el propósito de las herramientas y cómo usarlas.

Delegue a personas con experiencia o interés con nuevo software o tecnología para crear algunos screencasts que demuestren los elementos clave. Compartir videos y hacer que otros recursos estén disponibles es una manera fácil de crear una base de conocimiento simple.

El resultado ideal es que la experiencia fluya libremente en toda su organización, maximizando el ROI de su inversión en tecnología.

2. Facilitar los desafíos asociados con la rotación de empleados y la "fuga de cerebros"

Una de las mayores amenazas para la eficiencia de una empresa es la rotación de conocimientos y talentos.

Aquí, una vez más, Gallup brinda información, observando que actualmente estamos o pronto veremos un gran éxodo de empleados a medida que la generación de la posguerra llega a la edad de jubilación y deja la fuerza laboral.

Pero no es solo la transición generacional que las organizaciones deben navegar.

La fuerza laboral actual es transitoria, con una permanencia promedio de un empleado de alrededor de 4,2 años y muchos empleados están permanentemente abiertos a nuevas oportunidades.

Las empresas pueden crear "niveles de conocimiento" haciendo que los empleados veteranos registren su conocimiento colectivo en screencasts, procedimientos, ayudas de trabajo y otra documentación. Ponga estos recursos a disposición de otros empleados y podrá llenar fácilmente un vacío de habilidades en caso de que surja.

La implementación incluso de un sistema de intercambio de conocimientos flexible puede evitar la pérdida de información y experiencia clave cuando se van empleados de alto rendimiento o de larga duración.

3. Apoyar el desarrollo, la satisfacción y la retención de los empleados

El Informe de aprendizaje en el lugar de trabajo 2021 de LinkedIn Learning encontró que las empresas que brindan oportunidades de crecimiento y movilidad tienen más probabilidades de retener a los empleados durante un período de tiempo más largo.

De hecho, “según datos de LinkedIn, los empleados de empresas con alta movilidad interna se quedan casi dos veces más que los que no la tienen”.

En otras palabras, las personas quieren trabajar en un lugar donde tengan oportunidades de crecer, asumir nuevos desafíos y avanzar en sus carreras. Adquirir nuevas habilidades aprendiendo en el trabajo y en el trabajo es una de las principales formas en que las personas hacen esto.

Los programas de capacitación formales juegan un papel importante aquí, pero el intercambio informal de conocimientos cotidianos también puede tener un gran impacto.

Fomentar un entorno colaborativo que fomente y facilite el intercambio efectivo de conocimientos será un gran impulso para el desarrollo y la retención de los empleados.

Tres oportunidades para compartir conocimientos en cada organización

Hay oportunidades para compartir conocimientos que son exclusivas de algunas organizaciones e industrias, pero muchas son consistentes dondequiera que vaya. Aquí hay tres oportunidades disponibles para todas las organizaciones.

1. Contenido de incorporación y formación

Comience a compartir conocimientos desde el principio vinculándolos con el contenido de capacitación e incorporación de nuevos empleados.

Convoque a un grupo de empleados veteranos para identificar oportunidades iniciales de intercambio de conocimientos. Luego, haga que los miembros de este grupo creen recursos que puedan enseñar a los nuevos empleados sobre las normas, los sistemas, los procesos y las prácticas de la empresa.

Utilice estos recursos para proporcionar a los nuevos empleados un curso de aprendizaje seleccionado en sus primeros días en el trabajo. Apreciarán el apoyo y su organización se beneficiará del tiempo acelerado para la productividad.

2. Implementaciones de software y sistemas

Las organizaciones siempre están agregando, actualizando o reemplazando tecnología y sistemas. Estas transiciones pueden crear períodos de ineficiencia.

Cuando implemente una nueva tecnología o realice una actualización importante, prepare la bomba con contenido de apoyo. Cree capturas de pantalla, tutoriales y otra documentación para ayudar a los empleados a sentirse cómodos. Los temas como la configuración de la cuenta y cómo usar las nuevas funciones son buenos lugares para comenzar, pero habrá muchos más dependiendo de su situación.

A menudo, la creación de materiales de apoyo para implementaciones de tecnología puede ser un esfuerzo de equipo y no es necesario recurrir a personas que ya son expertos para crear recursos.

Reúna a un grupo de partes interesadas y asigne a cada uno la tarea de aprender o comprender un elemento particular del nuevo sistema. Luego pueden crear los materiales de apoyo para su área asignada.

Un enfoque distribuido y activo para compartir conocimientos, como el que se explica aquí, es ideal.

3. TI y soporte técnico (interno y de cara al cliente)

Los equipos de soporte técnico y de TI están constantemente abrumados.

Internamente, admiten una amplia gama de tecnología que mantiene el negocio en funcionamiento.

Externamente, se aseguran de que sus clientes permanezcan contentos y satisfechos al resolver los problemas lo más rápido posible.

Encontrar formas de administrar e incluso aligerar esta pesada carga de trabajo es fundamental. Naturalmente, el intercambio de conocimientos es una forma ideal de hacerlo.

La mayoría de los equipos de soporte y TI encuentran algunas preguntas con más frecuencia que otras. Para muchas de estas preguntas, un video simple o un documento instructivo puede proporcionar una respuesta fácil.

Proporcione a sus equipos de TI y soporte herramientas simples de captura de conocimiento. Luego, ofrezca tiempo y aliento para crear y compartir recursos que respondan a esas consultas comunes de soporte.

Una vez que existen los recursos, se pueden utilizar para responder a solicitudes relevantes, proporcionando un atajo que ahorra tiempo regularmente.

Dos grandes razones para apoyarse en el intercambio de conocimientos

Tengo dos razones finales por las que toda organización debería hacer del intercambio de conocimientos una prioridad.

En primer lugar, en la sociedad actual el intercambio de conocimientos es un lugar común. Innumerables cursos en línea, canales de YouTube y cuentas de redes sociales dedicadas a enseñar nuevas habilidades y conocimientos. Muchos de sus empleados participan regularmente en este ecosistema, aunque en temas de su propio interés.

En segundo lugar, los beneficios de compartir conocimientos se acumulan rápidamente.

Ayuda a la eficiencia en toda la empresa. Cuando los nuevos empleados se ponen al día más rápido, los veteranos dedican menos tiempo a capacitarse y responder preguntas.

Además, los empleados están más dispuestos a trabajar en cosas nuevas y desafiantes cuando saben que el conocimiento y la información son accesibles. Las empresas que comparten conocimientos se vuelven más innovadoras como resultado.

El poder del intercambio de conocimientos está muy extendido, es omnipresente y fácil de empezar. ¿Que estas esperando?