Liderando equipos y ahorrando tiempo con video con Sherri Powers

Cuando se trata de la comunicación del equipo, a veces la velocidad es el factor más importante. Una organización ocupada puede ahorrar horas y horas de tiempo de trabajo en conjunto organizando una simple reunión de 30 minutos. Las soluciones de correo electrónico y mensajería instantánea como Slack son las opciones preferidas para la comunicación interna del día a día, pero incluso esas tienen sus desventajas.

En este episodio de The Visual Lounge, Sherri Powers, vicepresidenta de marketing de TechSmith, habla sobre cómo la comunicación por video puede ahorrar tiempo.

Los videos cortos y las grabaciones de pantalla simples a menudo pueden transmitir el mensaje de manera más rápida y eficiente que el correo electrónico o las reuniones en persona. Sherri desglosa las matemáticas en este episodio para mostrarte cuánto tiempo podrías ahorrar si adoptas el video.

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La importancia de una buena comunicación.

La buena comunicación del equipo siempre es imprescindible en cualquier organización, especialmente si es grande con varios departamentos. Sin embargo, es algo en lo que las empresas pueden dedicar fácilmente más tiempo del necesario.

Como vicepresidenta de marketing de TechSmith, Sherri sabe mejor que nadie lo difícil que puede ser trabajar con varios departamentos, líderes y el equipo en general para transmitir los mensajes. Uno de los mayores desafíos es el tiempo y cuánto puede durar una simple reunión.

No solo eso, sino que también debe asegurarse de que su mensaje se transmita claramente, sin lugar a malas interpretaciones. Conseguir ese equilibrio correcto puede sentirse como una forma de arte.

“Tienes que ser realmente estratégico para asegurarte de que tus mensajes lleguen y de que estás brindando la información adecuada. Debe mantener a las personas comprometidas con ese mensaje para que, en última instancia, pueda asegurarse de que se absorba bien”.

Uso de datos para respaldar su punto

Cuando se trata específicamente de marketing, debe poder respaldar lo que está diciendo con algunas cifras frías y duras.

Si necesita hablar con un departamento diferente sobre el crecimiento de la empresa o el potencial de marketing, las palabras vagas no funcionan. Necesita poder respaldar esos puntos.

Sherri dice que la clave es usar imágenes para demostrar hechos y cifras. Ella sugiere que usar datos y proporcionar una representación visual de ellos en una pantalla es la mejor manera de llevar su punto a casa.

“Creo que en 2021, si no está utilizando datos para ayudar a transmitir su mensaje y mostrando una representación visual de eso en la pantalla, definitivamente está detrás de sus colegas en la forma en que se comunica para transmitir realmente su mensaje. línea de meta."

¿Qué hace que una imagen sea excelente?

¿Cómo sabes que tus imágenes son efectivas? Sherri dice que pregunte, "¿hace el trabajo?" Cuando se trata de comunicación interna, su audiencia ya está en la misma página que usted. Por lo tanto, las imágenes no tienen que ser elegantes o pulidas. Solo necesitan ser claros.

“Puedo ser más 'rápido y sucio' acerca de cómo estoy armando una pieza de contenido para comunicarme con ellos... Creo que un gráfico perfecto o una comunicación o un video rápido es uno que, en última instancia, te ayuda a comunicar lo que estás tratando de comunicar. comunicar."

Si bien Sherri aprecia una imagen buena y nítida, especialmente para el contenido orientado al cliente, el resultado final es que debe ser claro.

“El polaco no necesariamente tiene que ser el elemento principal de la ecuación”.

Por qué los videos pueden ser más rápidos que el correo electrónico

La mayoría de nosotros no lo pensamos dos veces antes de redactar un correo electrónico rápido, pero si está comunicando algo complejo, ¿alguna vez es un correo electrónico rápido ?

Al enviar un correo electrónico, está el tiempo que lleva escribirlo, corregirlo, corregir errores tipográficos, verificar que todo esté claro y luego esperar la respuesta. Si necesita transmitir una solicitud o instrucción compleja, el significado puede perderse en el camino, lo que puede significar un poco de ida y vuelta. Hay mucho pulido excesivo al escribir un correo electrónico.

Sherri descubrió que crear un video de grabación de pantalla de tres a cuatro minutos es mucho más rápido que escribir todo en un correo electrónico.

“Creo que poder obtener esa información rápidamente es mucho mejor que no poder obtener la información de manera oportuna”.

En el caso de que tenga que mostrar algo físicamente a alguien, por ejemplo, una nueva función en un sitio web, las imágenes son mucho más efectivas.

“Comparto muchas grabaciones de pantalla orientadas a la retroalimentación con el equipo. Tal vez estamos editando una parte de nuestro sitio web y no hay tiempo para hacer una reunión de media hora para poder recibir esos comentarios. Puedo lanzar ese borrador en una pantalla y hablar a través de esa página como si estuviera sentado al lado de alguien”.

Saber cuándo hacer un video

Sherri cree que parte del desafío aquí es saber cuándo hacer un video y qué estilo tendrá.

Si se necesita un video que deba profundizar en un tema o que se consultará en los próximos años, dedicará un poco más de tiempo a él.

Ella podría darle un poco más de brillo, un guión o combinarlo con una presentación de PowerPoint. No todos los videos hechos para ahorrar tiempo deben ser súper apresurados. Todavía ahorrarán tiempo a largo plazo y lo ayudarán a evitar que se repita.

Construyendo tus habilidades de creación de videos

Incluso aquellos que usan videos en un negocio diario todavía tienen mucho que aprender en el camino. Sherri usa mucho el video, pero describe esto como su "viaje de crecimiento hacia la creación de videos".

“Creo que los primeros videos que hice fueron grabaciones de pantalla muy simples, donde solo estoy hablando con la cámara. Evolucioné eso para agregar diapositivas detrás de mí, luego pequeñas transiciones entre esas diapositivas. Cada vez que abro Camtasia, trato de explorar algo más que haría que el video fuera un poco más atractivo”.

¿Cuánto tiempo puede ahorrar realmente el vídeo?

Sherri compartió algunas de sus matemáticas al dorso de la servilleta para ayudarlo a determinar cuánto tiempo le cuestan realmente las reuniones al equipo.

Una reunión de 30 minutos con 25 miembros del personal cuesta alrededor de 12 horas y media de tiempo de equipo en conjunto. Pero reemplace eso con un video de diez minutos que ve a una velocidad de 1.5, puede ahorrar mucho tiempo.

“Si comparto un video de 10 minutos que pueden ver a una velocidad de 1,5, les cuesta, colectivamente a 25 personas, alrededor de tres horas de tiempo. Cuando haces los cálculos, son nueve horas y media de tiempo ahorrado. Entonces, durante un día completo de tiempo de equipo, puedo ahorrar eligiendo hacer un video para comunicar ese mensaje en lugar de llevar a todos a una habitación durante media hora”.

Comenzando en video

¿Qué pasa si nunca antes has hecho videos para tu equipo? Sherri destaca que cualquiera que haya hecho presentaciones, ya sea en Google Slides o PowerPoint, ya tiene las herramientas para crear un video. Si bien puede ser un poco intimidante al principio, Sherri lo guía de una manera simple para comenzar.

“Si solo puede armar una plataforma de diapositivas, ponerla en modo de presentación, usar una herramienta de grabación de pantalla como Camtasia y hablar, esto es algo que ha hecho una y otra vez a lo largo de su carrera frente a una audiencia. .”

Una de las cosas que preocupan a la gente con el video es cometer un error. Pero la naturaleza misma del video significa que puede editar esos errores, a diferencia de una reunión o una presentación.

“Si alguna vez tropiezo con algunas palabras o pierdo el hilo de mis pensamientos, puedo recortar esa sección. Todo lo que hago es hacer una pausa, comenzar de nuevo desde el principio de esa diapositiva y luego puedo volver atrás y recortar esa parte. Nadie sabe nunca la diferencia.

¿El resultado? Obtiene una presentación mucho más suave y fluida que ahorra tiempo a todos porque puede eliminar cualquier cosa innecesaria.

Comenzar con un video no tiene que ser intimidante. No necesita ser perfecto. El consejo de Sherri es comenzar poco a poco y probarlo usted mismo primero. Si es nuevo en la exploración del mundo de la creación de videos en el lugar de trabajo, tenemos fantásticos recursos gratuitos en TechSmith Academy.

Para obtener más consejos y sugerencias de expertos, visite TechSmith Academy en YouTube o escuche el Podcast.