Cómo transformar su comunicación remota con imágenes y videos

Hace un año nuestra comunicación en el lugar de trabajo era muy diferente.

Íbamos a nuestras oficinas. Las reuniones en persona eran la norma, podías pasar rápidamente a la oficina de alguien para conversar y "trabajar desde casa" era algo que solo hacías por necesidad.

Ahora, no soy solo yo trabajando desde casa. Ni siquiera es solo nuestra empresa. Casi todos los que pueden trabajar se quedan en casa.

Toda la situación no solo ha cambiado la forma en que me comunico con otras personas en este momento, sino muy posiblemente para siempre.

Afortunadamente, algunos cambios podrían ser para mejor.

Y con las personas que buscan "trabajo desde casa" y "comunicación remota" en un máximo de cinco años, no hay duda de que todos necesitamos cambiar la forma en que nos comunicamos con los demás.

En esta guía, lo guiaremos a través del estado actual de la comunicación remota y los conceptos erróneos comunes que impiden que su empresa se comunique de manera efectiva mientras trabaja desde casa.

También destacaremos los cambios fáciles que puede realizar para comenzar a incorporar videos instructivos, screencasts (una grabación de video de una pantalla), capturas de pantalla e imágenes en sus comunicaciones, así como las mejores prácticas para la transición al trabajo remoto a tiempo completo.

¿Qué es la comunicación remota?

La comunicación remota es una forma de comunicarse con otros en línea. Las reuniones, la información y los materiales de capacitación se comparten a través de Internet. Las empresas crean equipos virtuales. Se comunican y colaboran en línea y no en un espacio de oficina compartido.

Tipos de comunicación remota

Hay dos tipos de comunicación remota: síncrona y asíncrona. La comunicación sincrónica ocurre en tiempo real y la comunicación asincrónica no requiere que todas las partes participen al mismo tiempo.

Tipos comunes de comunicación síncrona remota

1. Zoom u otras videollamadas.
2. Llamadas telefónicas.
3. Reuniones virtuales.
4. Mensajes de texto SMS.
5. Conversaciones de Slack o Microsoft Teams.

Tipos comunes de comunicación asíncrona remota

1. Aplicaciones de gestión de proyectos.
2. Sitio Wiki o Sharepoint.
3. Vídeos informativos o instructivos.
4. Guías de referencia rápida.
5. Capturas de pantalla con marcado.
6. Chats de Slack o Microsoft Teams.

No todo tiene que ser una llamada de Zoom o un correo electrónico.

¿Qué pasa si hay una manera diferente de abordar esta situación?

Llevamos poco más de una década en la revolución del iPhone. Las tabletas y las computadoras portátiles han comenzado a reemplazar a las computadoras de escritorio. Las máquinas de fax son una reliquia antigua. Y los millennials ahora son la generación más grande en la fuerza laboral de los EE. UU.

Hoy en día, la persona promedio pasa más de cuatro horas en su teléfono al día, y el tiempo de pantalla en general solo aumenta a medida que más personas se quedan en casa.

La forma en que consumimos información y nos comunicamos ha cambiado fundamentalmente en la última década. Ahora que la mayoría de la fuerza laboral trabaja desde casa, estamos volviendo a aprender lo que significa comunicarse de forma remota.

Salir de la monotonía digital

Demasiadas empresas tienen el hábito de comunicarse en un tono monótono digital. Sé que ciertamente caigo en esta trampa: la mayor parte de mi comunicación digital tiende a ser correo electrónico o chat.

El correo electrónico es una herramienta valiosa, pero se queda corta cuando se usa para comunicarse con solo un bloque de texto.

En un mundo en el que estamos aislados de nuestros compañeros de trabajo, debemos impulsar nuestra comunicación interna al mismo nivel que normalmente nos comunicaríamos fuera de la oficina.

Necesitamos dejar de depender de correos electrónicos y chats de texto sin formato para la mayoría de nuestras interacciones.

Porque nadie quiere leer todo ese texto.

Un flujo constante de correos electrónicos a menudo inunda a los empleados y puede ser abrumador.

Y a pesar de la evidencia de que las imágenes, como videos y capturas de pantalla, son más fáciles de digerir y aumentan la productividad y el compromiso, las empresas tienen el doble de probabilidades de aumentar el uso de correo electrónico de texto sin formato en lugar de cualquier otro tipo de comunicación.

Y eso se siente especialmente cierto con la mayoría de la fuerza laboral actual trabajando desde casa.

Un informe de The Economist Intelligence Unit que destaca las barreras de comunicación en el lugar de trabajo encontró que:

• El 60% de los encuestados usa el correo electrónico todos los días. Sin embargo, solo el 40% dijo que es un medio de comunicación muy efectivo.
• El 44 % de los encuestados dijo que las barreras de comunicación provocaron retrasos o fallas en la finalización de los proyectos, el 31 % mencionó la baja moral, el 25 % no cumplió con los objetivos de rendimiento y el 18 % perdió ventas.

Cómo se comunican los equipos remotos

La tecnología permite que las empresas de cualquier tamaño operen a escala global. Y adoptar fuerzas de trabajo regionales o permitir que los empleados trabajen de forma remota tiene muchos beneficios. También agrega complejidad a la forma en que nos comunicamos, especialmente cuando se tienen en cuenta las diferentes zonas horarias y las barreras del idioma.

Un estudio de dos años realizado por Stanford descubrió que, a pesar de las complejidades, los trabajadores remotos hacían más. Este aumento en la productividad entre los trabajadores remotos fue equivalente a un día completo adicional de trabajo cada semana, o un 13 % más de producción del grupo de trabajo desde casa.

Del aumento de producción del 13 %, el 9 % se atribuyó a trabajar más por turno, mientras que el 4 % restante se debió a menos distracciones en el hogar. Los participantes no solo tomaron menos descansos y días de enfermedad, sino que la deserción se redujo a la mitad.

Y, sin embargo, después de que concluyó el estudio, la mitad de los participantes optaron por dejar de trabajar desde casa.

¿La razón? Se sentían demasiado aislados.

¿Te identificas?

La realidad actual es muy diferente de lo que era hace apenas unos meses. No solo hay más personas trabajando desde casa, sino que tampoco tienen muchas opciones. Eso pone aún más énfasis en la comunicación efectiva entre los miembros del equipo.

Es más difícil programar reuniones. Es estresante estar en una llamada con otras personas corriendo por tu casa. Es difícil leer el lenguaje corporal y mantenerse verdaderamente conectado con las personas que te rodean.

Cuando trabajamos En un mundo donde no podemos ver físicamente a la mayoría de las personas con las que trabajamos, necesitamos encontrar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo.

El estado actual de la comunicación remota

No necesitábamos una fuerza de trabajo remota masiva para experimentar fallas en la comunicación interna. Para muchas empresas, la colaboración interdepartamental o las interacciones entre gerentes y empleados pueden ser un desafío en una configuración de oficina tradicional.

Incluso si se acercan con un lenguaje similar y objetivos comunes, los matices pueden generar malentendidos y confusión. Además, muchas organizaciones pierden oportunidades de obtener conocimientos de expertos en la materia dentro de diferentes departamentos.

¿Por qué es importante la comunicación visual para mi negocio?

Todas las empresas son únicas en términos de tamaño, objetivos, industrias y operaciones. Independientemente, todas las organizaciones pueden beneficiarse de un mayor intercambio de conocimientos e información internamente. Esto incluye brindarles a sus empleados las herramientas que necesitan para tener éxito, así como preparar adecuadamente el escenario para un cambio en la forma en que se comunica.

Visuales: La clave para una comunicación efectiva.

Los videos, las capturas de pantalla y los screencasts son poderosos porque no solo se retienen mejor los mensajes compartidos visualmente, sino que también son versátiles.

Hay varios lugares y momentos en los que el contenido visual se puede usar internamente. Los ejemplos incluyen la incorporación de nuevos empleados, la capacitación interna, el suministro de comentarios y mucho más.

El contenido visual también ahorra tiempo, ya que nuestro cerebro lo procesa más rápido. Más importante aún, garantiza que los mensajes sean claros y concisos para que todos tengan una experiencia compartida y consistente.

Antes de entrar en los detalles de cómo puede transformar sus comunicaciones internas, analicemos por qué la actualización de sus comunicaciones comerciales se ha vuelto tan importante.

En nuestro informe reciente, El valor de las imágenes, descubrimos que las empresas están perdiendo oportunidades para aumentar la productividad y mejorar la satisfacción de los empleados.

Por qué la comunicación con videos, screencasts y capturas de pantalla es fundamental para su negocio:

• Asegura que lo que está tratando de transmitir sea claro y conciso
• Todos tienen una experiencia compartida y consistente.
• Ahorra tiempo al transmitir mensajes más rápido
• Permite que la información sea entregada o capturada una vez y luego reutilizada y vista varias veces

Mitos comunes que impiden la colaboración remota visual y el intercambio de conocimientos

Tres errores comunes impiden la colaboración o que los empleados compartan lo que saben con otros, especialmente de forma remota. No permita que estos conceptos erróneos impidan que su empresa adopte prácticas de comunicación más eficientes.

Profundicemos en cada uno y cómo puedes resolverlos.

Mito #1: Lleva demasiado tiempo

El tiempo percibido que se tarda en crear un video o screencast o marcar una imagen casi siempre está relacionado con las expectativas de calidad. Especialmente en una época en la que se ven casi mil millones de horas de videos en YouTube todos los días, es fácil creer que cada contenido debe ser perfecto.

Pero todos los videos no requieren el mismo nivel de calidad.

Si te encuentras en un ciclo de perfección, da un paso atrás y piensa en el objetivo y la audiencia del video. Estos dos factores lo ayudarán a determinar qué tan pulido debe ser su video.

Aumente la confianza de su equipo describiendo explícitamente qué contenido es de mayor prioridad y necesita más pulido, como mensajes externos o que contienen mensajes de alto valor, y el contenido de menor prioridad que pueden crear.

Mito #2: Necesitas conjuntos de habilidades especiales

Cambiar a algo nuevo puede hacer que algunas personas se sientan incómodas. Ya sea por los nervios de ser un creador primerizo o por la incertidumbre sobre la ejecución, muchas personas no tienen idea de lo fácil que es crear imágenes.

La tecnología ha cambiado la forma en que las personas, especialmente las generaciones más jóvenes, se comunican. El software de comunicación visual como Camtasia y Snagit y Video Review hacen que sea rápido y fácil crear y compartir imágenes y videos de alta calidad que entregan mensajes más rápido y mejor que el texto solo.

En este ejemplo, grabé un video y lo subí a Video Review para que otras personas de mi equipo pudieran revisar la información y brindar comentarios sobre los temas.

Esto nos permitió reemplazar una reunión completa simplemente creando un video de seis minutos.

Nuestros productos son fáciles de usar por personas que no son expertas en creación de contenido. Sabemos que crear contenido digital para enseñar, capacitar y explicar conceptos puede llevar mucho tiempo. Y aprender un nuevo software puede ser intimidante.

Es por eso que nos enfocamos en crear un software fácil de usar que cualquier persona pueda tomar y aprender rápidamente.

Mito #3: No sabrás por dónde empezar

Encontrar nuevas formas de incorporar contenido visual en su organización no tiene que ser demasiado elaborado o complicado, está destinado a simplificar. Hay muchas maneras de usar elementos visuales para facilitar la comunicación y ayudar a transmitir el mensaje.

Primero, determine lo que está tratando de lograr y cómo las imágenes pueden ayudar con eso. Luego empodere a sus empleados y guíelos para asegurarse de que realmente se haga.

6 formas en las que puedes empezar a usar imágenes ahora mismo

Hay varias formas en que las imágenes pueden mejorar sus comunicaciones, permitiendo mensajes consistentes en toda su organización mientras trabaja de forma remota. Si bien cada departamento y equipo tendrá diferentes necesidades y usos, aquí hay algunos escenarios comunes para ayudarlo a comenzar:

1. Vídeos de incorporación y formación

Es un desafío capacitar a nuevos empleados cuando se trabaja de forma remota. También es abrumador ser un nuevo empleado con tanto que aprender desde el principio.

Facilite la incorporación creando videos regulares que muestren cómo usar los programas estándar de su organización.

Sus empleados podrán volver a verlo cuando necesiten un repaso, y ahorrará tiempo al evitar las sesiones de capacitación por conferencia telefónica.

2. Implementación y capacitación del software

Use capturas de pantalla y screencasts para mostrar a sus empleados cómo usar nuevos programas o software durante una implementación interna. Los equipos también pueden proporcionar respuestas a las preguntas que se hacen con frecuencia, creando respuestas fáciles y repetibles para el personal.

3. Seminarios web grabados y eventos en vivo

Si sus equipos de marketing o de productos están organizando un seminario web o un evento en vivo para los clientes, compartir internamente las grabaciones ayudará a mantener a todos los empleados informados sobre las actualizaciones. Esos equipos ya están creando el contenido, así que intente reutilizarlo.

Aquí hay un ejemplo de un seminario web reciente que hicimos para TechSmith:

4. Entrega de información

La entrega de información puede consistir en brindar una actualización, proporcionar contexto, compartir resultados o brindar antecedentes adicionales.

Si la información proviene de un departamento específico, es posible que puedan explicar la información de manera más rápida y sencilla, lo que le quitará la carga a su equipo.

Incluso una imagen simple puede ayudar mucho a explicar claramente algo al grupo más grande.

5. Genera entusiasmo

Use videos de alta energía para entusiasmar a su personal con un evento, nuevas oportunidades o hitos de la empresa. Y las mejores personas para generar entusiasmo en torno a estos escenarios son los equipos involucrados.

Por ejemplo, si su equipo de redes sociales crea informes mensuales, ¿por qué no crear un video y compartir las noticias con el resto de la organización?

6. Proporcione comentarios

Dar y recibir comentarios sobre contenido o proyectos puede ser un desafío. Los equipos a menudo se quedan esperando comentarios sobre los proyectos. Y a veces esa retroalimentación está en párrafos de texto, dejándolo abierto a la interpretación.

El uso de elementos visuales para mostrar comentarios específicos puede reducir el tiempo dedicado a enviar correos electrónicos de un lado a otro y ayuda a que todos estén en sintonía. También hace que el proceso de aprobación sea mucho más rápido y fluido.

Para el éxito, comience poco a poco

Recomiendo empezar poco a poco.

No todos los empleados remotos van a utilizar esta forma de comunicación desde el principio. Comience por encontrar un par de campeones que estén entusiasmados o que ya estén compartiendo información visualmente y bríndeles las herramientas que necesitan para hacerlo con éxito. Incluso podría considerar crear pautas de comunicación para transmitir a las personas.

Cuando algunas personas comienzan a comunicarse con videos, screencasts o capturas de pantalla, generalmente tiene un efecto influyente en todos los demás.

Comenzarás a ver a más personas mirando y participando. Sus colegas comenzarán a preguntar cómo crearon el contenido y más personas también querrán comunicarse visualmente. A partir de ahí, puede mejorar y optimizar para crear procesos estandarizados.

Paso 1: No asumas

Hable con sus empleados; pregúnteles cómo preferirían comunicarse y cualquier desafío que hayan experimentado. Esto le ayudará a reducir los objetivos y necesidades específicos de su organización.

Paso 2: Encuentra campeones

Identifique un puñado de campeones internos que hayan expresado su deseo de comunicarse en el pasado o compartir mucho conocimiento.

Paso 3: Establecer expectativas

Comunique a los empleados el valor de por qué deberían usar elementos visuales: qué les beneficia, cuánto tiempo les ahorrará y cómo mejorará su flujo de trabajo.

Paso 4: Crear un portal de comunicaciones internas

Esto actuará como una página de aprendizaje donde se alojan todas las herramientas y recursos, como instrucciones y plantillas.

Paso 5: Cultiva tu nueva forma de comunicarte

Infundir su nueva forma de comunicación en toda la empresa. Conviértalo en un hábito animando a los empleados a crear una nueva imagen, video o screencast una vez al mes.

Entonces, ¿cómo diablos voy a hacer esto?

Quizás tú también te estés haciendo esta pregunta.

Desde que comencé a trabajar de forma remota, ha cambiado bastante. Y mucho de eso tiene que ver con la forma en que me comunico con otras personas.

En lugar de tratar de empujar mi antigua forma de comunicarme a un nuevo mundo, me he adaptado.

Tengo más videoconferencias con mis compañeros de trabajo solo para ver cómo les va. Como ya no estoy en la oficina, comencé a grabar videos que muestran a otros cómo hacer las cosas. Hago capturas de pantalla de mis paneles mensuales y los comparto con el equipo.

Aprender una nueva forma de comunicarse no tiene por qué ser difícil. Como la mayoría de las cosas nuevas, es difícil empezar, pero no es un problema imposible de superar. Hay muchas maneras, muchas de ellas discutidas en esta guía, para comenzar.

Ahora, solo depende de ti hacerlo.