Cómo hacer una gran guía de referencia rápida

¿Qué es una guía de referencia rápida?

Una guía de referencia rápida es cualquier documentación que proporcione un conjunto de una o dos páginas de instrucciones resumidas sobre cómo usar un producto. Pueden ser muy detallados o muy simples, dependiendo de lo que se necesite.

Casi todos los productos requieren algún tipo de documentación para ayudar a los clientes a comprender cómo usarlo. Dependiendo del producto, a veces esas guías de usuario o manuales de productos pueden tener cientos de páginas con páginas llenas de largos bloques de texto.

En otras palabras, pueden ser bastante desalentadores, especialmente para los nuevos usuarios.

Obviamente, necesita documentación que cubra todo lo que su producto puede hacer. Pero a veces sus clientes solo quieren saber algo sin tener que navegar a través de una tonelada de contenido para encontrarlo.

Una guía de referencia rápida es una manera perfecta de proporcionar a sus usuarios una gran cantidad de información accesible rápidamente de una manera atractiva y fácil de digerir.

Esto es lo que aprenderá:

• ¿Por qué es importante?
• Los elementos esenciales para crear una gran guía de referencia rápida.
• Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos.
• Tipos comunes de guías de referencia rápida.
• Guía de referencia rápida que se debe y no se debe hacer.

¿Por qué es importante?

Son especialmente útiles cuando un producto o servicio tiene varias funciones diferentes o avanzadas, pero también se puede operar de manera más simple.

Por ejemplo, hace unos años, actualicé mi estufa básica con un modelo más bonito y avanzado. Mientras que el horno de la estufa anterior básicamente estaba encendido o apagado con ajustes de temperatura, el nuevo vino con todo tipo de características nuevas.

Había una configuración de horneado regular, así como horneado por convección, asado, prueba de pan y más. Además, el nuevo tiene botones y una lectura digital, mientras que el anterior era solo una perilla que girabas para encenderlo y ajustar la temperatura.

Ahora, he horneado una barra de pan o dos en mi día, pero seamos honestos. La mayor parte del tiempo cuando uso mi horno estoy calentando rollos de pizza o tostando un poco de pan de ajo, por lo que principalmente uso la configuración de horneado normal.

Afortunadamente, el fabricante proporcionó una guía de inicio rápido (uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida) para ayudarme a hornear de manera básica. En unos pocos pasos, supe exactamente lo que tenía que hacer para usar el horno para su función más básica.

Luego, cuando quería trabajar con las funciones más avanzadas, podía profundizar en el manual completo del producto.

Las guías de referencia rápida permiten a los usuarios encontrar rápida y fácilmente la información que necesitan para realizar una tarea específica o un conjunto de tareas. No reemplazan un manual de usuario completo, pero brindan una fantástica forma complementaria de brindar información.

Afortunadamente, Snagit hace que sea muy sencillo crear una guía de referencia rápida.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber para crear una guía de referencia rápida de alta calidad en poco tiempo.

¿Es una guía de inicio rápido una guía de referencia rápida?

La respuesta rápida: ¡Sí!

Como se indicó anteriormente, una guía de inicio rápido es uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida. Por lo tanto, aunque no todas las guías de referencia rápida son guías de inicio rápido, todas las guías de inicio rápido son guías de referencia rápida.

¿Tener sentido?

Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos

Y, si no tiene las herramientas adecuadas, aquí es donde las cosas pueden volverse realmente complicadas. Puede llevar mucho tiempo tratar de poner todo en un documento de Microsoft Word, por ejemplo.

Y si no tiene acceso a un diseñador profesional, asegurarse de que su guía de referencia rápida se vea bien puede ser un poco desalentador.

Pero no tiene por qué ser así.

Te contaré un pequeño secreto: cuando se trata de diseñar contenido excelente, las plantillas de Snagit 2020 son mi superpoder.

Proporcionan diseños de aspecto profesional que puede usar para crear guías prácticas rápidas con la facilidad de arrastrar y soltar.

Snagit 2020 viene con plantillas, pero también puede descargar docenas más con TechSmith Assets for Snagit.

Las plantillas de Snagit le permiten crear una variedad de diferentes tipos de procedimientos, documentos de procesos, tutoriales y más.

Pero, para este ejemplo, digamos que quería crear una guía de referencia rápida para cinco de las herramientas más comunes en Snagit.

Paso 1. Haz tus capturas de pantalla

Primero, tome todas las capturas de pantalla que necesite y haga las anotaciones (flechas, texto, etc.) que desee incluir en el gráfico.

Paso 2. Crea tu plantilla

Luego, en el editor de Snagit, elija Crear > Crear imagen a partir de plantilla.

Paso 3. Elige una plantilla

Seleccione la plantilla que desea utilizar. Hay muchas plantillas de guía de referencia rápida para elegir.

Para este ejemplo, elegí el paisaje básico de 5 pasos . Esta plantilla pretende ser una guía paso a paso, pero también es perfecta para esto.

Paso 4. Agrega imágenes

Desde la bandeja en la parte inferior del editor de Snagit (la bandeja Imágenes recientes), arrastre sus capturas de pantalla a los marcadores de posición en la plantilla.

Paso 5. Cambiar el tamaño de las imágenes

Cambie el tamaño o ajuste sus capturas de pantalla según sea necesario.

Paso 6. Agrega contenido escrito

Agregue sus descripciones en las secciones correspondientes en el espacio a la derecha de la plantilla y agregue un título en el cuadro de título.

¡Y tu estas listo!

Me tomó más tiempo escribir los pasos que crear esta pequeña guía de referencia rápida.

Luego, puede compartirlo, guardarlo, compartir un enlace o imprimirlo para ponerlo en su escritorio.

Tipos comunes de guías de referencia rápida

Hay varios tipos diferentes de guías de referencia rápida, por lo que desea saber exactamente qué necesita su audiencia antes de crear una.

¿Su audiencia necesita una manera rápida y fácil de comenzar a usar las funciones más básicas de su producto? Entonces desea crear una guía de inicio rápido.

¿O tal vez necesitan una referencia única para comprender la UX de su software? ¿Qué tal un glosario de términos comunes? ¿O una descripción general de las funciones principales de su producto?

O imagine que sus usuarios están pasando de una pieza de software a la suya. ¿Qué información podrían necesitar para facilitar la transición? Piense en cosas como las diferencias en los árboles de menú, iconos, nombres de funciones, etc.

Todas esas cosas (y MUCHO más) se pueden lograr con una guía de referencia rápida.

Pero, obviamente, todas esas son aplicaciones muy diferentes. Conozca las necesidades y expectativas de su audiencia y luego cree el contenido que necesitan para tener éxito.

1. Guía de inicio rápido
   Ayude a sus usuarios a ponerse en marcha rápidamente con su producto.
2. Guías de tareas principales o básicas
   Similar a una guía de inicio rápido, pero ofrece una descripción general de cómo usar las funciones más básicas o principales de su producto o servicio.
3. Guía de funciones más avanzadas
   Una vez que sus usuarios estén listos para llevar las cosas a un nuevo nivel, use una guía de referencia rápida para presentarles otras funciones o características.
4. Guía de cambios de producto
   ¿Su software se actualizó recientemente? Use una guía de referencia rápida para guiar a sus usuarios a través de los cambios.
5. Cómo hacerlo paso a paso
   ¿Tienes un proceso que necesitas explicar? ¡Enséñalo!
6. Manual de usuario para productos con funciones o funciones limitadas
   Si su producto no requiere un manual enorme, una guía de referencia rápida puede ser toda la documentación que necesita.

Elementos esenciales para crear una excelente guía de referencia rápida o de inicio rápido

Conoce a tu audiencia y sus necesidades

Cuantos más de estos blogs escribo, más me doy cuenta de temas consistentes. Crear el contenido que tu audiencia quiere (y no necesariamente lo que quieres decirles) es una de las más consistentes.

Como se señaló en este artículo sobre cómo crear contenido de educación para el cliente más efectivo, hay varias maneras de descubrir exactamente qué es eso, incluidos foros en línea, encuestas de clientes o incluso de su propio personal de soporte técnico.

Independientemente de cómo lo obtenga, brindar el contenido que sus clientes desean y necesitan contribuirá en gran medida a garantizar el éxito de sus materiales de referencia rápida.

La simplicidad es clave

El objetivo principal de una guía de referencia rápida es hacer que la información sea fácilmente accesible, así que asegúrese de que sea fácil de entender.

Usa imágenes

Evite grandes bloques de texto tanto como sea posible. En su lugar, use elementos visuales como capturas de pantalla con marcado, íconos o fotos de productos, y solo el texto suficiente para asegurarse de que sus puntos sean claros.

Incluir solo la información esencial

Guárdelo en una o dos páginas. No intente cubrir todo desde su manual de usuario completo. Piénselo: una guía de referencia rápida que necesita una tabla de contenido probablemente no sea tan rápida.

Elija la información más importante para realizar una tarea en particular o que transmita lo que desea mostrar. Reduzca los conceptos complejos a su forma más básica.

Sepa qué dejar adentro y qué dejar afuera. Recuerde, siempre puede crear otra guía de referencia rápida para cubrir otros temas importantes.

Use un diseño simple y fácil de seguir

Si su guía de referencia rápida no es visualmente atractiva y fácil de seguir, sus usuarios no la encontrarán útil.

No tienes que crear una obra de arte total para hacer una buena guía de referencia rápida. A veces, una simple captura de pantalla anotada con flechas, texto, etc. puede ser suficiente para que alguien obtenga la información que necesita.

Contenido visual

Siento que no puedo enfatizar esto lo suficiente: su guía de referencia rápida simplemente no será tan efectiva, atractiva y útil como puede ser sin buenas imágenes, íconos, capturas de pantalla u otros elementos visuales.

Las imágenes llaman la atención y ayudan a proporcionar puntos de anclaje a su contenido, lo que ayuda a sus usuarios a identificar rápida y fácilmente los puntos importantes de información.

De hecho, nuestra investigación sobre el valor de las imágenes descubrió que las personas aprenden mejor con imágenes y texto que con texto solo.

Puede aprender todo sobre lo valiosa que puede ser la comunicación visual con esta increíble infografía.

Y, ¿alguna vez has escuchado los términos una imagen vale más que mil palabras? Bueno, resulta que la mejor manera de mostrar algo es MOSTRARLO.

Una buena imagen puede transmitir una tonelada de información y ayudar a reducir la densidad del texto de su contenido y hacerlo más fácil de usar.

Nuestros amigos de Venngage tienen más información sobre la importancia del contenido visual.

Guía de referencia rápida qué hacer y qué no hacer

No todas las guías de referencia rápida serán tan simples como la que creé. Algunos necesitarán más texto, otros necesitarán más imágenes. Algunos necesitarán diseños más complejos. Dependiendo del tema, puede ser más largo.

Existe una amplia gama de tipos y usos para las guías de referencia rápida, y sería imposible cubrirlos todos aquí. Pero, hay algunos pros y contras comunes que son bastante universales:

Hacer

1. Manténgalo lo más corto posible. Una o dos páginas es lo mejor.
2. Use elementos visuales como capturas de pantalla anotadas, íconos, imágenes de productos o UX, etc.
3. Use un diseño sensato y fácil de seguir, con encabezados y subtítulos claros según sea necesario.
4. Conoce a tu audiencia y lo que necesita.
5. Haz que se sostenga por sí solo. Los usuarios no deberían tener que consultar su manual para comprender su guía de referencia rápida.

no

1. Introduce demasiada información. No está tratando de incluir todo su manual de usuario en esta guía.
2. Haga que sus fuentes sean tan pequeñas que nadie pueda leerlas sin un microscopio electrónico.
3. Repetir información innecesariamente.

Comience a crear increíbles guías de referencia rápida con Snagit 2020

Las guías de referencia rápida son una excelente manera de proporcionar a sus usuarios y clientes instrucciones rápidas y prácticas sobre las características más comunes de su producto o servicio.

Desde capturas de pantalla y edición de imágenes hasta plantillas y activos de imágenes, Snagit 2020 hace que sea increíblemente fácil crear guías de referencia rápida útiles, atractivas y visualmente atractivas.

Nota: este artículo se publicó originalmente en abril de 2020, pero se actualizó con nueva información.